ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 4279/QĐ-UBND	Khánh Hòa, ngày 24 tháng 11 năm 2021

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH ĐỀ ÁN “SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ VĨNH VIỄN TẠI TỈNH KHÁNH HÒA GIAI ĐOẠN 2021 - 2026”

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”;

Căn cứ Kế hoạch số 13788/KH-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước và phát triển chính quyền số tỉnh Khánh Hòa năm 2021;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 2688/TTr-SNV ngày 29 tháng 10 năm 2021.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ vĩnh viễn tại tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2026”.

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ triển khai thực hiện Đề án đảm bảo thời gian, tiến độ và hiệu quả; đồng thời báo cáo kết quả thực hiện Đề án cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài chính, Thông tin và Truyền thông, Kế hoạch và Đầu tư; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này kể từ ngày ký./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 3; - CT, PCT UBND tỉnh; - Các Sở, ban ngành; - UBND các huyện, thị xã, thành phố; - Công báo tỉnh; - Lưu: VT, HĐ, HM, SNV.

CHỦ TỊCH Nguyễn Tấn Tuân

 

ĐỀ ÁN

SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ VĨNH VIỄN TẠI TỈNH KHÁNH HÒA GIAI ĐOẠN 2021 - 2026
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4279/QĐ-UBND ngày 24 tháng 11 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

Phần I

NHỮNG THÔNG TIN CHUNG

I. QUAN ĐIỂM XÂY DỰNG ĐỀ ÁN, CƠ SỞ PHÁP LÝ

1. Quan điểm xây dựng Đề án

Công nghệ thông tin là công cụ quan trọng hàng đầu để thực hiện mục tiêu thiên niên kỷ, hình thành xã hội thông tin, rút ngắn quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin và truyền thông là yếu tố có ý nghĩa chiến lược, góp phần tăng trưởng kinh tế, phát triển xã hội và tăng năng suất, hiệu suất lao động. Ứng dụng công nghệ thông tin phải gắn liền với quá trình đổi mới và bám sát mục tiêu phát triển kinh tế xã hội, phải lồng ghép trong các chương trình, hoạt động chính trị, quản lý, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học công nghệ và an ninh quốc phòng. Xác định được tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong đời sống xã hội, tại Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01 tháng 7 năm 2014 của Bộ Chính trị (Khóa XI) về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế, Đảng ta đã khẳng định: “Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt, đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa”.

Thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của Nhà nước, những năm qua các cơ quan nhà nước đã tập trung ứng dụng công nghệ thông tin và có nhiều bước phát triển vượt bậc, góp phần nâng cao hiệu quả trong quản lý nhà nước và phát triển kinh tế - xã hội. Văn bản, tài liệu là sản phẩm trong hoạt động của cơ quan nhà nước, những thay đổi trong phương thức hoạt động của các cơ quan nhà nước theo hướng phù hợp với môi trường công nghệ đã kéo theo những tác động nhất định đối với công tác văn thư, lưu trữ. Đặc biệt, kể từ khi hình thành mô hình Chính phủ điện tử dẫn tới sự ra đời của tài liệu điện tử (một loại hình tài liệu lưu trữ mới) đã tác động đến công tác lưu trữ và yêu cầu số hóa tài liệu (chuyển tài liệu từ dạng analog (truyền thống) sang tài liệu dạng digital (số)) nhằm nâng cao tuổi thọ tài liệu gốc và phục vụ nhanh chóng, kịp thời nhu cầu tra cứu tài liệu lưu trữ mọi lúc, mọi nơi. Đây là cơ sở có tính tiền đề để Lưu trữ Việt Nam bước vào kỉ nguyên mới - Cách mạng công nghiệp số 4.0.

Cách mạng công nghiệp 4.0 với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số đang làm thay đổi sâu sắc mọi mặt của đời sống xã hội và phương thức hoạt động của các cơ quan nhà nước, trong đó có các cơ quan lưu trữ. Cùng với chiến lược và lộ trình chuyển đổi số quốc gia, chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ then chốt của ngành lưu trữ, đòi hỏi ngành lưu trữ phải có giải pháp đồng bộ về tổ chức cơ quan quản lý nhà nước và quản lý tài liệu lưu trữ phù hợp với quá trình chuyển đổi số quốc gia. Đó chính là quá trình chuyển đổi cách thức tạo lập, trao đổi, lưu trữ, quản lý và khai thác, sử dụng thông tin lưu trữ từ giấy sang điện tử. Chính vì vậy, một trong những yêu cầu đặt ra với lĩnh vực lưu trữ chính là cần có giải pháp tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ một cách phù hợp với quá trình chuyển đổi số quốc gia và chủ động tham gia vào cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư theo chủ trương của Đảng và chính sách của Nhà nước trong bối cảnh hiện nay.

Theo đó để đảm bảo thực hiện có hiệu quả việc chuyển đổi số trong công tác lưu trữ, ngày 03 tháng 4 năm 2020, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” với mục tiêu “Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước; nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan nhà nước”. Điều này đã đặt ra yêu cầu cho các tất cả các tỉnh, thành phố trên cả nước cần phải có giải pháp để quản lý tập trung, thống nhất những tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn.

2. Căn cứ pháp lý xây dựng đề án

a) Cơ sở pháp lý quy định về tài liệu và lưu trữ tài liệu

- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

- Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”;

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

- Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;

- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

- Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

- Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

- Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;

- Quyết định số 04/2021/QĐ-UBND ngày 15/3/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa.

- Kế hoạch số 4366/KH-UBND ngày 21/5/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa triển khai lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2025.

b) Cơ sở pháp lý quy định về công nghệ thông tin

- Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

- Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị (Khóa XI) về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế;

- Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025;

- Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;

- Thông tư số 03/2020/TT-BTTTT ngày 24/02/2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định về lập đề cương và dự toán chi tiết đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng kinh phí chi thường xuyên thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước;

- Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng năm 2030;

- Quyết định số 2323/BTTTT-THH ngày 31/12/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Khung Kiến thức Chính phủ điện tử Việt Nam, phiên bản 2.0;

- Quyết định số 1222/QĐ-UBND ngày 04/5/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Kiến trúc chính quyền điện tử tỉnh Khánh Hòa;

- Kế hoạch số 13784/KH-UBND ngày 31/12/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa về ứng dụng công nghệ thông tin, phát triển chính quyền số và bảo đảm an toàn thông tin mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021-2025.

II. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN

1. Mục tiêu chung

a) Số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn góp phần bảo tồn, gìn giữ di sản văn hóa của quốc gia và của địa phương, từng bước đưa hoạt động số hóa thành nội dung thường xuyên có tính chuyên nghiệp cao tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh và làm thay đổi căn bản về phương pháp quản lý, thực hiện đồng bộ hóa chuyên môn, nghiệp vụ trên lĩnh vực lưu trữ theo hướng hiện đại.

b) Tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu số hóa nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh và cung cấp tài liệu nhanh nhất đến với công chúng để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của Luật Lưu trữ.

2. Mục tiêu cụ thể

a) Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, quản lý thống nhất, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng tối ưu nhất tài liệu lưu trữ điện tử đã được số hóa tối ưu nhất và hướng tới thực hiện văn thư, lưu trữ số theo đúng mục tiêu chuyển đổi số của Chính phủ.

b) Lưu trữ dữ liệu đồng bộ với hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh nhằm đảm bảo thống nhất liên thông, thông suốt dữ liệu văn bản điện tử và khi đồng bộ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh, đảm bảo an toàn thông tin và đồng bộ với các hệ thống dùng chung của tỉnh tăng cường khả năng kết nối và chia sẻ; đồng thời thực hiện kết nối kho dữ liệu mở của tỉnh triển khai trong giai đoạn 2021-2026.

c) Chuyển đổi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thác dữ liệu số và thực hiện trên môi trường mạng, giúp cho việc khai thác, cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian.

d) Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác, sử dụng.

e) Bảo đảm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đề ra trong kế hoạch lưu trữ tài liệu điện tử tại các cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa.

g) Tiến hành chỉnh lý 3.423,75 mét và số hóa 656 mét giá tài liệu tại Lưu trữ cơ quan; số hóa 664,51 mét tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2026, đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

3. Yêu cầu

a) Đảm bảo thực hiện theo các quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

b) Tài liệu lưu trữ được số hóa là những tài liệu có tính pháp lý và giá trị bảo quản vĩnh viễn, đã được chỉnh lý khoa học và đang được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

c) Tài liệu lưu trữ được số hóa phải đảm bảo tính trung thực, theo trật tự của hồ sơ, tài liệu và tuân thủ các quy trình kỹ thuật do phần mềm cung cấp.

d) Tài liệu lưu trữ sau khi số hóa phải đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng; đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ thực hiện việc duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.

e) Phần mềm được xây dựng phải đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn về công nghệ kết nối và lưu trữ dữ liệu từ với hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành EOffice cũng như các tiêu chuẩn về dữ liệu đặc tả do Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Nội vụ quy định.

III. THỰC TRẠNG VÀ SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH ĐỀ ÁN

1. Các yếu tố ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ

a) Yếu tố thực tiễn: Tài liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội; là tài sản quý giá của quốc gia, dân tộc, vừa có giá trị thực tiễn trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh, quốc phòng...; vừa có giá trị lịch sử phản ánh toàn bộ quá trình hình thành, phát triển của con người trên mọi phương diện cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của mỗi địa phương nói riêng và cả nước nói chung.

b) Điều kiện bảo quản: Hiện tại phần lớn tài liệu tại các cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa là tài liệu giấy được lưu trữ, bảo quản chung trong một môi trường với lưu trữ phương pháp truyền thống. Trải qua thời gian dài tồn tại cùng với những nguyên nhân khác nhau nên hầu hết tài liệu lưu trữ nhất là những tài liệu hình thành trước năm 2010 đã bị xuống cấp và một bộ phận tài liệu đã bị hư hỏng hoặc đang bị hư hỏng ở mức độ khác nhau. Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, mất mát có nhiều dạng, nhiều kiểu khác nhau, có loại bị mục, nát, có loại bị bay màu mực, có loại bị các vi sinh vật, sinh vật làm thủng hoặc rách giấy, thậm chí có loại bị hư hỏng nặng và mất chữ hoàn toàn. Mỗi dạng, kiểu hư hỏng của tài liệu có thể do một hoặc một số nguyên nhân gây ra, có thể khái quát một số nguyên nhân sau:

- Do sự lão hóa tự thân của tài liệu lưu trữ: Điều kiện khí hậu nóng ẩm, mưa nhiều, trong khi kho tàng, trang thiết bị dùng để bảo quản tài liệu còn hạn chế và những tài liệu được hình thành từ năm 1969 đến năm 1999 do chất liệu giấy không tốt nên dễ bị hư hại và sẽ hỏng hoàn toàn tài liệu trong khoảng 10 năm tới nêu không có những biện pháp bảo toàn thích đáng.

- Do sự xâm hại tài liệu của các loài sinh vật và vi sinh vật: Với khí hậu của nước ta là điều kiện tốt để các loài sinh vật phát triển nhanh, trong đó các loài gây hại nhiều nhất đối với tài liệu lưu trữ như: mối, mọt, loài gặm nhấm, các loại côn trùng khác... Ngoài ra, các loại vi sinh vật như nấm, mốc cũng phát triển rất nhanh và mạnh trên môi trường sống có chứa chất xenlulo, có độ ẩm cao và ở những nơi không làm vệ sinh tài liệu thường xuyên, khi đó sẽ để lại các vết bẩn và làm giảm độ bền của tài liệu, sẽ làm hư hỏng vĩnh viễn tài liệu.

- Do các điều kiện tự nhiên và tác động của con người gây nên: Thời tiết, khí hậu, cách thức con người khai thác, sử dụng tài liệu.

Một số nguyên nhân nêu trên đã làm cho tài liệu lưu trữ ngày càng xuống cấp và có nguy cơ bị hủy hoại đáng kể. Bên cạnh đó, do vị trí địa lý Khánh Hòa là một tỉnh ven biển ở Khu vực duyên hải Nam Trung Bộ, nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới gió mùa, mùa khô thì nắng nóng kéo dài với nhiệt độ cao còn mùa mưa nhiều bão và áp thấp nhiệt đới, độ ẩm cao là những yếu tố tác động làm cho tài liệu lưu trữ càng nhanh bị hư hỏng.

Với tình hình biến đổi khí hậu như hiện nay và nhu cầu khai thác tài liệu ngày càng tăng thì tình trạng tài liệu hư hỏng sẽ tăng lên gây khó khăn cho công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu và không thể đưa ra khai thác phục vụ nhu cầu nghiên cứu khoa học. Tình trạng này chẳng những gây khó khăn cho việc quản lý chặt chẽ tài liệu mà còn hạn chế cho việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ kinh tế - xã hội của địa phương và nếu không được sự quan tâm đầu tư kịp thời thì chỉ trong một thời gian không xa di sản quý giá của tỉnh sẽ bị hủy hoại; khi đó, dù có được đầu tư thỏa đáng cũng không phục hồi được. Điều này cho thấy rằng việc đề ra và thực hiện các giải pháp để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ, nhất là những tài liệu có giá trị vĩnh viễn của tỉnh là rất cần thiết và cấp bách.

Vì vậy, nhiệm vụ bảo vệ, bảo quản được an toàn bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ trong mọi tình huống và giữ được thông tin chứa trong tài liệu để phục vụ cho nhu cầu của xã hội hiện nay cũng như sau này là cấp thiết, đòi hỏi phải thực hiện các giải pháp phù hợp với khoa học và nghiệp vụ do lưu trữ học đề ra. Một trong số các giải pháp hàng đầu được quan tâm triển khai thực hiện trong giai đoạn hiện nay đó là giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ.

2. Thực trạng về công tác lưu trữ

a) Thực trạng về tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan

Thực hiện Kế hoạch giải quyết tài liệu tích đống tại các Sở, ban ngành thuộc tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2009 - 2010, 06/14 Sở đã thực hiện chỉnh lý khoa học tài liệu hình thành từ trước năm 2004 trở về trước. Đến giai đoạn 2011 - 2015, cơ bản tài liệu từ trước năm 2004 trở về trước của các Sở, ban ngành còn lại đã được chỉnh lý hoàn chỉnh với tổng số gần 1.540 mét tài liệu. Tại các huyện, thị xã, thành phố cũng đã chỉnh lý trên 2.500 mét tài liệu hình thành trước năm 2010, trong đó thành phố Nha Trang, Cam Ranh và huyện Cam Lâm đã chỉnh lý hoàn chỉnh theo đúng quy định trên 500 mét tài liệu và các huyện Vạn Ninh, Diên Khánh, Khánh Sơn, Khánh Vĩnh, thị xã Ninh Hòa đã chỉnh lý sơ bộ một phần tài liệu. Từ năm 2016 đến nay, các Sở, ban ngành và các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh tiếp tục hợp đồng chỉnh lý trên 3.500 mét tài liệu.

Hoạt động chỉnh lý khoa học tài liệu luôn được các cơ quan, địa phương tại tỉnh quan tâm thực hiện nhưng do kinh phí nhà nước được cấp hàng năm để chỉnh lý hạn chế nên số lượng tài liệu tồn đọng, tích đống còn rất nhiều và ngày càng tăng theo thời gian, do tình trạng tài liệu hình thành từ khâu giải quyết công việc không được lập hồ sơ mà để ở dạng lộn xộn, tùy tiện, phổ biến nhất là tại các phòng, ban chuyên môn cấp huyện, cấp xã và khi nộp vào Lưu trữ cơ quan cũng chỉ được sắp xếp, phân loại theo văn bản đi, văn bản đến hoặc giữ nguyên ở dạng bó gói.

Theo thống kê, số lượng tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại các cơ quan, địa phương trên địa bàn tỉnh là 67.375 mét giá trong đó có 6.738 mét tài liệu vĩnh viễn bao gồm tài liệu bản chính, bản gốc, bản sao thuộc các lĩnh vực hành chính, xây dựng cơ bản, khoa học kỹ thuật..., cụ thể:

- Khối tài liệu của các Sở, ban ngành và các đơn vị trực thuộc là 27.995 mét giá gồm 2.799 mét giá tài liệu vĩnh viễn và 25.196 mét tài liệu có thời hạn;

- Khối tài liệu của các huyện, thị xã, thành phố là 39.380 mét giá gồm 3.939 mét giá tài liệu vĩnh viễn và 35.441 mét tài liệu có thời hạn.

Trong số những tài liệu trên có nhiều tài liệu đang bị mối, mọt, rách, thủng... do các thảm họa thiên nhiên và các tác nhân khác tác động. Trong thời gian tới số lượng tài liệu bị hư hỏng sẽ ngày càng tăng và sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi nếu không có biện pháp khoa học tác động, dẫn đến khó khăn trong việc khai thác, sử dụng những tài liệu gốc. Ngoài ra, rất nhiều tài liệu chưa được xác định đúng thời hạn bảo quản do được đưa ra chỉnh lý trước khi Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định Thời hạn bảo quản hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và các thông tư quy định thời hạn bảo quản chuyên ngành nên tài liệu mặc dù đã được chỉnh lý nhưng vẫn đang tồn đọng chưa thể lựa chọn được tài liệu có giá trị vĩnh viễn để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử hoặc tổ chức tiêu hủy hết thời hạn bảo quản theo quy định.

Mặc dù các cơ quan, địa phương nhận thức được tầm quan trọng của việc chỉnh lý, đánh giá lại tài liệu nhưng không đủ khả năng, nhân lực để chỉnh lý hay đánh giá lại tài liệu do không có cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách và trình độ, kinh nghiệm thực tế chỉnh lý tài liệu của cán bộ văn thư ở các cơ quan, tổ chức còn hạn chế.

Trước tình hình này, để quản lý, sử dụng khai thác tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả đáp ứng được yêu cầu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội của các địa phương, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ. Theo đó, Nghị định yêu cầu tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Để thực hiện được yêu cầu này, ngoài việc lưu trữ tài liệu giấy bằng phương pháp truyền thống cần tăng thêm lưu trữ tài liệu dưới dạng file ảnh bằng phương pháp số hóa những tài liệu giấy nhất là số hóa những tài liệu có giá trị vĩnh viễn và xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ nhằm tăng tính an toàn, bảo mật cho tài liệu lưu trữ và hạn chế khai thác trên tài liệu gốc, sẽ tăng cường bảo vệ tài liệu, tránh gây rách nát và thất thoát tài liệu ngoài ý muốn, phục vụ tốt nhu cầu khai thác tài liệu và tra cứu một cách khoa học.

b) Thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị và phần mềm tại Lưu trữ lịch sử

Kho lưu trữ lịch sử tỉnh với tổng diện tích 326 m² là kho tạm nằm trong trụ sở của Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc Hội và Hội đồng nhân dân tỉnh được đầu tư hộp, giá đựng tài liệu và các trang thiết bị cần thiết để phòng cháy, chữa cháy và giám sát tự động để bảo quản an toàn tài liệu. Việc đầu tư các điều kiện cho Kho lưu trữ lịch sử ngày càng được quan tâm thực hiện nhưng vẫn chưa đảm bảo theo đúng các tiêu chuẩn mà Nhà nước quy định, thiếu diện tích để bố trí đầy đủ các kho, phòng chức năng như: phòng bồi nền, phòng số hóa tài liệu, kho lưu trữ điện tử, phòng đọc bằng máy vi tính và khu vực trưng bày tài liệu và chỉ có sức chứa 1201 mét tài liệu. Phòng đọc tài liệu giấy được bố trí tại trụ sở làm việc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử cách xa kho lưu trữ tài liệu gây mất thời gian và khó khăn trong việc vận chuyển, bảo quản an toàn tài liệu khi phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu.

Triển khai thực hiện Đề án số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh (giai đoạn 2016 - 2021) theo Quyết định số 1211/QĐ-UBND ngày 11/5/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa, Kho Lưu trữ lịch sử được trang bị hệ thống cơ sở vật chất, công nghệ thông tin, các trang thiết bị nhằm phục vụ tốt công tác khai thác, sử dụng và số hóa tài liệu, cụ thể:

STT	Trang thiết bị	Số lượng
1	Máy chủ HP HPE ML110 Gen10	1 bộ
2	Hệ thống lưu trữ NAS READYNAS 214	1 bộ
3	Thiết bị chuyển mạch Smart Switch	1 bộ
4	Bản quyền Symantic cho Server SYMANTEC Endpoint Protection	1 bộ
5	Máy scan Kodak Alaris S2070	2 máy
6	Máy Scan Kodak Flatbed A3	2 máy
7	Máy vi tính Intel® Core i3	2 máy
8	Ổ cứng di động WD My passport 1Tb	2 cái
9	Tủ hồ sơ di động Hòa Phát - Kích thước : (W*D*H): 3.100*2.140*2.115	1 bộ
10	Phần mềm quản lý tài liệu số hóa	1 bộ

Phần mềm quản lý tài liệu số hóa chuyên dùng với các tính năng như sau: biên mục dữ liệu thông tin hồ sơ, tài liệu, đính kèm tệp tin; cho phép cập nhật, phân quyền, sao lưu, phục hồi dữ liệu lưu trữ và cho phép chuyển đổi dữ liệu từ excel, phần mềm Lotus Notes (phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu cũ tại Kho) để gắn tệp tài liệu số hóa... đã giúp việc tra tìm, khai thác tài liệu đã số hóa được nhanh chóng, tiết kiệm thời gian (trung bình thời gian tìm kiếm 01 văn bản/hồ sơ trên phần mềm mất khoảng 03 đến 05 phút). Tuy nhiên, do được xây dựng từ năm 2016 nên phần mềm chưa đáp ứng yêu cầu theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu. Ngoài ra, chức năng chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm Lotus Notes do phần mềm hạn chế số lượng người thực hiện và phải đối khớp dữ liệu đã nhập trong Lotus Notes với dữ liệu số hóa trên phần mềm mới gắn được dữ liệu nên chỉ mới tạo lập được cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh cho 02 phông tài liệu do đó chưa thể phục vụ nhu cầu khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu công nghệ số hiện nay. Bên cạnh đó, phần mềm chưa có cổng thông tin để các cá nhân, đơn vị, tổ chức tra cứu và mượn trả tài liệu, cơ sở dữ liệu hiện có không liên thông được với các cơ sở dữ liệu điện tử của các cơ quan với nhau.

Hiện nay, hệ thống phần mềm quản lý văn bản E-Office đã được triển khai cho tất cả các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Khánh Hòa từ cấp tỉnh đến cấp huyện và các cơ quan ngành dọc trên địa bàn, tất cả tài liệu điện tử hình thành đều được lưu trữ trên hệ thống phần mềm này. Yêu cầu đặt ra là phải kết nối và lưu trữ dữ liệu giữa phần mềm quản lý văn bản E-Office và phần mềm quản lý số hóa tại Lưu trữ lịch sử nhưng hiện nay phần mềm tại Lưu trữ lịch sử chưa đáp ứng các tiêu chuẩn về công nghệ kết nối cũng như tiêu chuẩn về dữ liệu đặc tả do Bộ Thông tin và Truyền thông và Bộ Nội vụ quy định.

Thêm vào đó, máy chủ HPE ProLiant ML110 hiện nay tại Lưu trữ lịch sử dùng Chip Intel® Xeon® Bronze 3106 được sản xuất từ năm 2017, so với hệ chip mới ra gần đây thì đã cũ, khả năng tối ưu hóa không cao và với 8 khe ổ cứng chỉ chứa dung lượng dữ liệu tối đa là 16TB. Hệ thống lưu trữ NAS READYNAS 214 có cấu hình phần cứng vừa phải với 4 khay cắm ổ cứng có thể làm việc với bốn đĩa ổ cứng và mỗi ổ cứng có dung lượng lên tới 2TB cho dung lượng lưu trữ tối đa là 8TB. Với hiện trạng hạ tầng công nghệ thông tin hiện nay chỉ phục vụ được cho việc lưu trữ dung lượng dữ liệu nhỏ và chạy ứng dụng, phần mềm trong nội bộ nên không thể đáp ứng việc lưu trữ dung lượng lớn dữ liệu trong tương lai và việc kết nối, liên thông với hệ thống quản lý văn bản và điều hành E-Office của tỉnh cũng như tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Nhà nước theo lộ trình và chưa đảm bảo các chức năng, tính năng để bảo vệ an toàn, bảo quản lâu dài tài liệu điện tử khi đưa ra phục vụ nhu cầu khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ điện tử.

Nhằm đáp ứng nhu cầu lưu trữ trong thời gian tới và đảm bảo công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh đã có chủ trương đầu tư dự án xây dựng Kho lưu trữ lịch sử kết hợp văn phòng làm việc của một số phòng chức năng của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trong trụ sở làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh. Ngoài ra, Ủy ban nhân dân tỉnh đã giao Sở Nội vụ phối hợp với các cơ quan chuyên môn tham mưu đầu tư xây dựng Kho Lưu trữ điện tử sau khi Bộ Nội vụ ban hành quy định tiêu chuẩn Kho Lưu trữ số.

c) Thực trạng tài liệu và khai thác tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

Kho lưu trữ lịch sử hiện đang bảo quản 684,01 mét tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đã số hóa được 27,08 mét tài liệu Phông Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa (1989 -1996) và Phông Ban Thi đua - Khen thưởng (1976-2007) theo Đề án số hóa. Dự kiến đến năm 2030, số lượng tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử đạt khoảng 2.000 mét nhưng với diện tích hạn hẹp như trên sẽ khó thực hiện việc tiếp nhận theo đúng quy định.

Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh những năm qua nhìn chung đảm bảo phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của các cơ quan nhà nước cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân trong và ngoài tỉnh. Trong giai đoạn 2016 - 2021, bình quân mỗi năm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, thủ tục cấp bản sao và cấp chứng thực tài liệu lưu trữ trực tuyến mức độ 3, 4 với số lượng gần 3000 văn bản. Trong thời gian tới, dự kiến số lượt người khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ tăng bình quân hàng năm là 70% do số lượng tài liệu của cơ quan, địa phương nộp vào Lưu trữ lịch sử tăng lên gấp 3 lần.

Hiện nay, quy trình khai thác tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử còn sử dụng nhiều bước bằng phương pháp thủ công (trung bình mỗi lần tra thủ công 01 văn bản/hồ sơ phải mất 0,5 đến 01 ngày làm việc) cụ thể gồm các bước: (1) Cá nhân có nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ lịch sử đăng ký trực tuyến trên Cổng thông tin dịch vụ hành chính công của tỉnh; (2) Lưu trữ viên trình xin ý kiến phê duyệt của lãnh đạo; (3) Đăng ký vào sổ khai thác tài liệu, tiến hành tra tìm danh mục tài liệu trong sổ mục lục sau đó tìm tài liệu tại kho; (4) Phôtô, sao lục tài liệu; (5) trình Lãnh đạo ký chứng thực; (6) Lưu trữ viên thu lệ phí, kiểm tra giấy giới thiệu hoặc giấy tờ tùy thân của độc giả và giao tài liệu. Tình trạng quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử chủ yếu bằng phương pháp thủ công truyền thống là nguyên nhân làm cho quy trình khai thác chưa thể đổi mới. Đây cũng là lý do làm cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong nhiều lĩnh vực như: Thông báo, công bố, trưng bày, triển lãm, giới thiệu chuyên đề tài liệu lưu trữ, nghiên cứu biên soạn, xuất bản sách chỉ dẫn các phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh còn hạn chế. Trong thời gian tới với số lượng tài liệu nộp lưu ngày càng tăng và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ngày càng nhiều mà Lưu trữ lịch sử tỉnh chỉ mới số hóa và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu số hóa của 02 phông lưu trữ và chưa được tích hợp CSDL trên môi trường mạng internet theo xu hướng công nghệ thông tin hiện nay sẽ càng tốn nhiều thời gian để tra tìm và thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Qua đó, làm giảm sự hài lòng của cá nhân, tổ chức khi có nhu cầu khai thác trực tuyến tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Ngoài ra, tài liệu lưu trữ chủ yếu lưu giữ thủ công trong tình trạng khó không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật lại phải chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu nên dần bị lão hóa, hư hỏng theo thời gian. Bên cạnh đó, việc thường xuyên phục vụ khai thác dưới hình thức bản gốc, bản chính văn bản và sao chụp như hiện nay sẽ dẫn đến những tài liệu có giá trị vĩnh viễn dễ nhàu nát, mờ chữ không đảm bảo lưu trữ được lâu dài. Thêm vào đó, rủi ro mất thông tin, dữ liệu hồ sơ gốc do các sự cố ngoài ý muốn như hỏa hoạn, thiên tai, ý thức trách nhiệm của viên chức trực tiếp thụ lý hồ sơ... là vô cùng lớn gây khó khăn, mất nhiều thời gian và công sức trong việc tìm kiếm.

d) Thực trạng nhân lực tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

Đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh hiện nay được duy trì với số lượng 09 biên chế, trong đó 08 người có trình độ đại học và 01 người trình độ cao đẳng. Hàng năm, đội ngũ này được quan tâm cử đi tham gia các lớp đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ qua đó kịp thời đáp ứng sự thay đổi công nghệ trong công tác lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. Tuy nhiên, với số lượng biên chế viên chức cố định mà tài liệu nộp lưu ngày càng tăng và diện tích kho hạn hẹp gây khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu khi phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu nên đòi hỏi cần phải tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ qua việc số hóa để bảo vệ tài liệu lưu trữ gốc khỏi bị hủy hoại do tác động của các yếu tố lý hóa trong quá trình sử dụng lâu dài và tăng cường khả năng tiếp cận tài liệu của công chúng là vấn đề quan trọng và cấp bách.

Cùng với chiến lược và lộ trình chuyển đổi số quốc gia, chuyển đổi số về văn thư, lưu trữ là một trong những nhiệm vụ then chốt của ngành lưu trữ đã đặt ra yêu cầu cần có giải pháp tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ một cách phù hợp với quá trình chuyển đổi số quốc gia và chủ động tham gia vào cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư theo đúng chủ trương của Đảng và chính sách của nhà nước trong bối cảnh hiện nay. Giải pháp chính là số hóa tài liệu và quản lý bằng phần mềm lưu trữ chuyên dụng; nhưng với số lượng biên chế hạn chế hiện nay phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác tại Kho nên Lưu trữ lịch sử tỉnh không thể tự số hóa toàn bộ tài liệu hiện đang bảo quản bằng các thiết bị số hóa được trang bị theo Đề án trước đây.

Ngày 03 tháng 4 năm 2020, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” với mục tiêu "Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước; nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan nhà nước”. Điều này cho thấy việc quản lý tập trung, thống nhất tài liệu lưu trữ các Phông lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại tỉnh Khánh Hòa là cần thiết. Nhận thấy được yêu cầu cấp thiết này và tầm quan trọng của việc số hóa, Ủy ban nhân dân tỉnh đã xác định nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện trong việc triển khai lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước tỉnh Khánh Hòa đó là xây dựng Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2021 - 2025” trên cơ sở tổng kết Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2016 - 2021” và Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn tại các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa” tại Kế hoạch số 4366/KH-UBND ngày 21/5/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa. Tuy nhiên, muốn lưu trữ và tra cứu cơ sở dữ liệu tài liệu số hóa được thuận lợi, nhanh chóng, chính xác không chỉ trong phạm vi từng tài liệu mà theo hồ sơ hay toàn bộ phông lưu trữ cần phải có phần mềm quản lý tài liệu số hóa. Nhưng hiện nay phần mềm do Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý nên việc tách rời 02 đề án sẽ gây khó khăn trong việc thực hiện. Do đó, để đảm bảo lộ trình thực hiện Kế hoạch số 4366/KH-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa, việc xây dựng Đề án: “Số hóa tài liệu lưu trữ vĩnh viễn tại tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2026” trên cơ sở nhập 02 đề án Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn tại các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa” và Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2021 - 2025” là thực sự cần thiết. Đây cũng là giải pháp phù hợp xu hướng phát triển của mô hình chính phủ điện tử ở Việt Nam và đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ.

Phần 2

NỘI DUNG VÀ KINH PHÍ CỦA ĐỀ ÁN

I. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Phạm vi thực hiện

Tiến hành chính lý những tài liệu có giá trị vĩnh viễn đang tồn đọng, tích đống để sắp xếp một cách khoa học và lựa chọn những tài liệu đã chỉnh lý thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử để số hóa. Tài liệu đưa ra chỉnh lý và số hóa có thời gian từ năm 2020 trở về trước và được hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Văn phòng HĐND & UBND và các phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chưa thực hiện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, trong đó khi tiến hành số hóa tài liệu của Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh sẽ số hóa toàn bộ tài liệu bao gồm văn bản trình trong hồ sơ để đảm bảo phản ánh rõ quá trình hình thành của hồ sơ.

b) Tổ chức số hóa những Phông tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

c) Đầu tư mua sắm các trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ việc lưu trữ dữ liệu tài liệu lưu trữ đã số hóa và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ; xây dựng phần mềm quản lý tài liệu điện tử và tài liệu số hóa trên cơ sở phát triển phần mềm quản lý tài liệu số hóa của Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh (giai đoạn 2016 - 2021) đảm bảo theo tiêu chuẩn quy định và có thể kết nối với phần mềm quản lý văn bản E-Office; xây dựng mới cổng thông tin điện tử Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ khai thác trực tuyến tài liệu và các hoạt động khác của công tác lưu trữ theo quy định.

d) Đào tạo và chuyển giao công nghệ

Đào tạo hướng dẫn sử dụng các chức năng mới được cập nhật trên phần mềm và cách thức chuyển đổi cơ sở dữ liệu của tài liệu lưu trữ được số hóa với mục đích cung cấp đầy đủ các kiến thức cơ bản và nâng cao về các bước quy trình số hóa, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu đã có nhằm hỗ trợ thực hiện tốt nhiệm vụ sau:

- Thực hiện các thao tác cơ bản trong quy trình chuyển đổi dữ liệu, số hóa hồ sơ lưu trữ phát sinh sau khi đề án kết thúc.

- Khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu đã được số hóa một cách an toàn, bảo mật và có hiệu quả.

e) Tổ chức giao nộp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và chuyển đổi dữ liệu vào phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ đảm bảo phục vụ có hiệu quả nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Tiến độ thực hiện

Đề án triển khai thực hiện trong thời gian 05 năm từ 2021 đến 2026 và chia thành 02 giai đoạn, cụ thể:

a) Giai đoạn 1: Thời gian thực hiện từ năm 2021 đến giữa năm 2023

- Các Sở, ban ngành; Văn phòng HĐND & UBND và các phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; Lưu trữ lịch sử tỉnh tiến hành rà soát, thống kê tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hiện đang lưu trữ.

- Sở Nội vụ triển khai xây dựng Cổng thông tin Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số hóa trên cơ sở nâng cấp phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiện có.

- Lưu trữ lịch sử tỉnh sử dụng các trang thiết bị số hóa đã được trang bị tại Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2016-2021” để thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ của các Phông đóng và các Phông tài liệu của các tổ chức thuộc cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại tỉnh, các tổ chức Hội quần chúng, các doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh và các đơn vị trực thuộc các Sở, ban ngành thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh hiện đang bảo quản theo lộ trình tại Phụ lục số III kèm theo.

c) Giai đoạn 2: Thời gian thực hiện từ cuối năm 2023 đến hết năm 2026

- Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng HĐND & UBND và các phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định thầu và ký kết hợp đồng với các đơn vị cung cấp dịch vụ để triển khai chỉnh lý và số hóa tài liệu theo quy định của pháp luật và lộ trình thực hiện tại Phụ lục số I, II kèm theo; thực hiện mua sắm trang thiết bị công nghệ thông tin (thiết bị lưu trữ) để lưu trữ dữ liệu tài liệu lưu trữ đã số hóa và thực hiện giao nộp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sau khi đã số hóa vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Lưu trữ lịch sử tỉnh tổ chức đấu thầu và ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu theo quy định của pháp luật để thực hiện số hóa tài liệu các Phông tài liệu của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, các Sở, ban ngành, các huyện thị xã thành phố theo lộ trình tại Phụ lục số III kèm theo; tiếp tục số hóa tài liệu lưu trữ thuộc Phông Ủy ban nhân dân tỉnh giai đoạn 1997 - 2016 và Phông Văn phòng UBND tỉnh giai đoạn 2013 - 2015 từ thiết bị số hóa đã được trang bị.

3. Giải pháp thực hiện

a) Căn cứ dự toán kinh phí cần thực hiện để chỉnh lý và số hóa tài liệu tại Phụ lục I, II, III của đề án, theo lộ trình thực hiện, từng cơ quan, địa phương và Lưu trữ lịch sử tỉnh dự trù kinh phí để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và triển khai thực hiện đảm bảo tiến độ theo quy định.

b) Các cơ quan, địa phương khi tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định thầu hoạt động chỉnh lý, số hóa tài liệu phải thực hiện theo quy định của Luật Đấu thầu ngày 26 tháng 11 năm 2013 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Trước khi ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ phải phối hợp với Sở Nội vụ hoặc phòng Nội vụ để xem xét về điều kiện, năng lực của đơn vị đối với dịch vụ cung cấp nhằm đảm bảo tài liệu được chỉnh lý khoa học theo quy định và chất lượng dữ liệu tài liệu số hóa đạt tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV.

c) Các cơ quan, địa phương cần ký kết hợp đồng gói thầu chỉnh lý và số hóa tài liệu với một đơn vị cung cấp dịch vụ để tránh vận chuyển tài liệu nhiều lần làm mất thời gian và xáo trộn trật tự tài liệu đã được sắp xếp khoa học.

d) Sở Nội vụ lập và trình thẩm định, phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết xây dựng Cổng thông tin Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số hóa trên cơ sở nâng cấp phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiện có và triển khai tổ chức thực hiện ngay khi được phê duyệt. Báo cáo kinh tế kỹ thuật phải đáp ứng theo yêu cầu quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ và các yêu cầu của Bộ Thông tin và Truyền thông báo đảm tính bảo mật cao và khai thác tài liệu trực tuyến dễ dàng, nhanh chóng.

e) Sở Nội vụ đẩy nhanh tiến độ tham mưu đầu tư nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin (máy chủ, hạ tầng mạng...) trong quá trình xây dựng Kho Lưu trữ điện tử sau khi có Thông tư quy đỊnh tiêu chuẩn Kho Lưu trữ số theo quy định tại Kế hoạch số 4366/KH-UBND ngày 21/5/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa để việc chuyển đổi, tìm kiếm, lưu trữ, xử lý dữ liệu được nhanh chóng, hiệu quả.

g) Sở Nội vụ tăng cường hướng dẫn, kiểm tra, thẩm định tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đề nghị nộp lưu và tham mưu phê duyệt mục lục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

h) Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp nhận tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của các cơ quan, địa phương sau khi Sở Nội vụ phê duyệt mục lục và thực hiện chuyển đổi dữ liệu vào phần mềm.

4. Quy trình thực hiện số hóa tài liệu

Bước 1: Các cơ quan, địa phương rà soát khối tài liệu đang tồn đọng, tích đống để lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và tiến hành đấu thầu hoặc chỉ định thầu và ký kết hợp đồng chỉnh lý, số hóa tài liệu với đơn vị có chức năng cung cấp dịch vụ đảm bảo theo quy định.

Bước 2: Đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện chỉnh lý theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính và Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001: 2000.

Sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh, đơn vị cung cấp dịch vụ phối hợp với cơ quan, địa phương thuê, khoán dịch vụ tiến hành lựa chọn những tài liệu (đã chỉnh lý) thuộc Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu để đưa ra số hóa theo Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và Thông tư số 04/2014/TT-BNV ban hành ngày 23/6/2014 của Bộ Nội vụ về việc quy định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Bước 3: Đơn vị cung cấp dịch vụ kiểm tra chất lượng file ảnh đã số hóa, đối chiếu với mục lục văn bản, tài liệu gốc và thực hiện việc sao lưu file ảnh và mục lục hồ sơ, tài liệu vào thiết bị lưu trữ và bàn giao cho cơ quan, địa phương thuê, khoán dịch vụ.

Bước 4: Cơ quan, địa phương hoàn thiện hồ sơ kèm thiết bị sao lưu gửi về Sở Nội vụ để thẩm định và phê duyệt trước khi nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Bước 5: Sở Nội vụ thẩm định và phê duyệt mục lục nộp lưu nếu đạt yêu cầu, ngược lại chuyển trả và hướng dẫn cơ quan, địa phương hoàn thiện lại mục lục và chất lượng file ảnh (quay lại bước 4).

Bước 6: Cơ quan, địa phương kiểm tra, rà soát, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu kèm thiết bị sao lưu được phê duyệt giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Bước 7: Lưu trữ lịch sử tỉnh kiểm tra, rà soát hồ sơ, tài liệu gốc, thiết bị sao lưu đã nộp lưu và tiến hành chuyển đổi dữ liệu vào phần mềm quản lý tài liệu số hóa nếu đảm bảo yêu cầu, ngược lại yêu cầu cơ quan, địa phương hoàn thiện, nộp bổ sung theo mục lục được phê duyệt (quay lại bước 6).

II. DỰ TOÁN KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Tổng dự toán kinh phí để thực hiện Đề án: 48.084.807.825 đồng (Bằng chữ: Bốn mươi tám tỷ không trăm tám mươi tư triệu tám trăm lẻ bảy ngàn tám trăm hai mươi lăm đồng).

Trong đó: Ngân sách tỉnh là 24.753.208.925 đồng (Bằng chữ: Hai mươi bốn tỷ bảy trăm năm mươi ba triệu hai trăm lẻ tám ngàn chín trăm hai mươi lăm đồng); Ngân sách cấp huyện là 23.331.598.900 đồng (Bằng chữ: Hai mươi ba tỷ ba trăm ba mươi mốt triệu năm trăm chín mươi tám nghìn chín trăm đồng).

Cụ thể:

a) Dự toán kinh phí sử dụng để thực hiện chỉnh lý và số hóa tài liệu của các Sở, ban ngành; các huyện, thị xã, thành phố và Lưu trữ lịch sử tỉnh: 40.330.998.810 đồng (Bằng chữ: Bốn mươi tỷ ba trăm ba mươi triệu chín trăm chín mươi tám ngàn tám trăm mười đồng).

(chi tiết Phụ lục số I, II, III kèm theo)

Kinh phí để các cơ quan, địa phương hợp đồng thuê, khoán với các đơn vị cung cấp dịch vụ chỉnh lý và số hóa tài liệu theo quy định của Luật đấu thầu để thực hiện chỉnh lý khoa học tài liệu theo đơn giá chỉnh lý khoa học tài liệu tại Phụ lục số IV kèm theo (đơn giá áp dụng theo Phụ lục II tại Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế-kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy) và đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ tại Phụ lục số V kèm theo (áp dụng theo Phụ lục số II tại Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ Nội vụ về Quy định định mức kinh tế-kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ).

b) Dự toán kinh phí để các cơ quan, địa phương mua sắm trang thiết bị công nghệ thông tin (thiết bị lưu trữ dữ liệu) để lưu trữ dữ liệu tài liệu số hóa: 979.000.000 đồng (Bằng chữ: Chín trăm bảy mươi chín triệu đồng).

(chi tiết Phụ lục số VI kèm theo)

c) Dự toán kinh phí xây dựng Cổng thông tin Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số hóa trên cơ sở nâng cấp phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiện có: 6.774.809.015 đồng (Bằng chữ: Sáu tỷ bảy trăm bảy mươi bốn triệu tám trăm linh chín ngàn không trăm mười lăm đồng).

(chi tiết Phụ lục số VII kèm theo)

2. Tiến độ cấp kinh phí

Kinh phí thực hiện gồm: Ngân sách nhà nước tỉnh và ngân sách nhà nước cấp huyện (kinh phí chi thường xuyên) và các nguồn vốn hợp pháp khác. Ngân sách nhà nước cấp huyện thực hiện theo quy định phân cấp ngân sách, các địa phương căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao chủ động bố trí kinh phí để triển khai. Hàng năm, các Sở, ban ngành, Lưu trữ lịch sử tỉnh căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao dự toán kinh phí, trình phê duyệt để cân đối cấp bổ sung vào ngân sách để triển khai thực hiện theo lộ trình. Kinh phí thực hiện cụ thể như sau:

a) Kinh phí chỉnh lý tài liệu tích đống có giá trị vĩnh viễn, kinh phí số hóa tài liệu và mua sắm thiết bị lưu trữ được cấp bổ sung hàng năm cho các Sở, ban ngành từ nguồn ngân sách nhà nước tỉnh (kinh phí chi thường xuyên) để thực hiện từ giữa năm 2023 đến hết năm 2026.

b) Kinh phí chỉnh lý khoa học, số hóa tài liệu và mua sắm thiết bị của các huyện, thị xã, thành phố được trích từ nguồn ngân sách cấp huyện theo tiến độ thực hiện từ năm 2023 đến 2026. Đối với hai huyện miền núi Khánh Sơn, Khánh Vĩnh, kinh phí số hóa tài liệu do ngân sách nhà nước tỉnh cấp và quyết định hỗ trợ một phần kinh phí chỉnh lý tài liệu tùy theo khả năng cân đối hàng năm.

c) Kinh phí thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản của các phông đóng, các phông của Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, các đơn vị trực thuộc các Sở, ban ngành và các tổ chức thuộc cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại tỉnh; các tổ chức Hội quần chúng, các doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh được giao trong dự toán hằng năm theo định mức biên chế viên chức sự nghiệp của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

d) Kinh phí xây dựng cổng thông tin Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số hóa trên cơ sở nâng cấp phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiện có được cấp bổ sung cho Sở Nội vụ vào năm 2022 và giữa năm 2023 từ nguồn ngân sách nhà nước tỉnh (kinh phí chi thường xuyên).

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Phối hợp với Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông triển khai thực hiện các nội dung của Đề án theo quy định hiện hành; hướng dẫn, kiểm tra, giám sát bảo đảm về tiến độ, hiệu quả và đúng quy định.

b) Xây dựng dự toán kinh phí để thực hiện các nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử trình thẩm định, phê duyệt; tiếp nhận, sử dụng, thanh quyết toán nguồn kinh phí dự toán do ngân sách tỉnh cấp.

c) Lập, trình phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết xây dựng phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số hóa, Cổng thông tin Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; phê duyệt, lựa chọn và ký kết hợp đồng nhà thầu đảm bảo tiêu chuẩn quy định; tiếp nhận toàn bộ phần mềm và chuyển giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý, vận hành, sử dụng.

d) Lựa chọn đơn vị có đủ điều kiện năng lực về chuyên ngành số hóa tài liệu lưu trữ để số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo tiến độ kế hoạch;

e) Tổ chức đào tạo, chuyển giao công nghệ cho đội ngũ công chức, viên chức theo dõi phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số hóa, Cổng thông tin Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đảm bảo vận hành đạt hiệu quả.

g) Lập kế hoạch đầu tư nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin trong quá trình xây dựng Kho Lưu trữ điện tử sau khi có Thông tư quy định tiêu chuẩn Kho Lưu trữ số (hạ tầng phần cứng) theo quy định tại Kế hoạch số 4366/KH-UBND ngày 21/5/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh để việc chuyển đổi, tìm kiếm, lưu trữ, xử lý dữ liệu được nhanh chóng, hiệu quả.

h) Trong quá trình triển khai có trách nhiệm trình Ủy ban nhân dân tỉnh điều chỉnh Đề án kịp thời để phù hợp với tình hình thực tiễn phát sinh khi thực hiện.

2. Sở Tài chính

Trên cơ sở dự toán của các cơ quan, địa phương được giao nhiệm vụ, Sở Tài chính tổng hợp, cân đối kinh phí theo khả năng ngân sách từng năm để tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí để thực hiện nhiệm vụ đối với nhiệm vụ chi thường xuyên do ngân sách đảm bảo đúng quy định.

3. Sở Kế hoạch và Đầu tư

Phối hợp với Sở Nội vụ đẩy nhanh tiến độ tham mưu đầu tư xây dựng Kho Lưu trữ điện tử sau khi có Thông tư quy định tiêu chuẩn Kho Lưu trữ số.

4. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Phối hợp với Sở Nội vụ triển khai, thiết lập kết nối, liên thông phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số hóa với phần mềm Quản lý văn bản và điều hành theo phương án kết nối đã được phê duyệt, nhằm phục vụ trích xuất, nộp lưu tài liệu điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức thẩm định các nhiệm vụ, dự án công nghệ thông tin triển khai lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước theo quy định.

5. Các Sở, ban ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố

a) Căn cứ Đề án này, các Sở, ban ngành hàng năm chủ động dự toán kinh phí gửi Sở Tài chính thẩm định, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bổ sung kinh phí và tổ chức thực hiện theo lộ trình; đồng thời gửi Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện.

b) Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao chủ động bố trí kinh phí để triển khai thực hiện; tăng cường kiểm tra, giám sát việc thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu trên địa bàn đảm bảo theo quy định

c) Các Sở, ban ngành phối hợp với Sở Nội vụ; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo phòng Nội vụ cấp huyện tham gia ý kiến trong quá trình lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ đảm bảo lựa chọn tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện năng lực về chuyên ngành chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ để tổ chức triển khai thực hiện theo tiến độ của Đề án.

d) Tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định thầu, ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu theo quy định; khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ nên lựa chọn đơn vị có cả hai chức năng chỉnh lý và số hóa tài liệu để tránh việc di chuyển tài liệu nhiều lần làm mất hoặc thay đổi trật tự của hồ sơ, tài liệu đã được sắp xếp khoa học./.