CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI

Thực hiện Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa 13 thông qua ngày 11/11/2011, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Thời gian qua, một số cơ quan, đơn vị đã quan tâm chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp; ở cấp huyện, bộ phận tham mưu quản lý nhà nước về lĩnh vực này đã được bố trí tại Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh; hệ thống kho lưu trữ cấp huyện từng bước được xây dựng, cải tạo, sửa chữa. Tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn việc điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội.

Bên cạnh một số mặt đã đạt được, qua báo cáo tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh năm 2013 cho thấy còn nhiều đơn vị (đặc biệt là các phòng, ban chuyên môn, các xã thuộc huyện) chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ; việc chấp hành các quy định về lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa nghiêm; việc bố trí kho tàng để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và đầu tư kinh phí để chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng khoa học công nghệ về công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế. Việc quản lý văn bản chưa chặt chẽ; cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ phần lớn kiêm nhiệm, trình độ nghiệp vụ chưa đủ chuẩn để làm tốt nhiệm vụ tại nhiều cơ quan, đơn vị.

Để thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và sớm khắc phục những tồn tại nêu trên, nhằm tăng cường hiệu quả quản lý Nhà nước của các cấp chính quyền, các ngành, các đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Giám đốc các sở, ban, ngành, Thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh

a) Cần tăng cường chỉ đạo thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình, ban hành mới hoặc sửa đổi các quy định về văn thư, lưu trữ cho phù hợp với Luật Lưu trữ và các Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, danh mục hồ sơ cơ quan, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cơ quan…;

b) Chỉ đạo bộ phận văn thư của đơn vị mình, kiểm tra chặt chẽ công tác phát hành văn bản đi của đơn vị, không phát hành những văn bản sai thể thức, thẩm quyền. Đối với văn bản đến phải xử lý theo đúng quy trình, không xử lý tắt mà không đăng ký vào sổ theo dõi, tránh tình trạng hồ sơ, tài liệu bị mất, thất lạc, chậm trễ…;

c) Tổ chức quán triệt cho công chức, viên chức trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc về trách nhiệm giữ gìn bảo quản, lập hồ sơ công việc và thực hiện các chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của pháp luật;

d) Bố trí phòng, kho lưu trữ bảo quản an toàn và lưu trữ tài liệu trong phạm vi 10 năm. Sau đó chọn lọc những tài liệu có giá trị vĩnh viễn nộp lưu về Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ;

đ) Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm quản lý chặt chẽ văn bản đi, đến và phục vụ khai thác, tra tìm tài liệu lưu trữ có hiệu quả;

e) Bố trí cán bộ có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan; thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định.

2. Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính

Căn cứ theo Điều 4 “Chính sách của Nhà nước về lưu trữ” và Điều 39 “kinh phí cho công tác lưu trữ” quy định tại Luật Lưu trữ, hướng dẫn các ngành, các cấp hàng năm bố trí một phần kinh phí phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ (bao gồm cả việc xây kho, sửa chữa, cải tạo kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng…), phối hợp Sở Nội vụ và các ngành chức năng trong việc thực hiện Dự án xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh, của huyện.

3. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm

a) Tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, lập kế hoạch hàng năm; tổ chức kiểm tra đột xuất và định kỳ công tác văn thư, lưu trữ ở các ngành và địa phương; xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

b) Tiếp tục chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh thực hiện nhập dữ liệu tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ tỉnh theo kế hoạch hàng năm, đảm bảo tiến độ, chất lượng, hiệu quả;

c) Tiếp tục phối hợp các ngành chức năng đẩy nhanh tiến độ thực hiện Dự án xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh;

d) Chuẩn bị các điều kiện (bố trí cán bộ, kho tàng, phương tiện…) để tiến hành thu nhận tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu từ các cơ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu về lưu trữ lịch sử tỉnh khi Kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh được xây dựng xong;

đ) Kiểm tra, đôn đốc và tổng hợp kết quả triển khai thực hiện của các cơ quan, đơn vị, địa phương, đề xuất khen thưởng kịp thời những đơn vị đạt thành tích xuất sắc, đồng thời đề xuất xử lý kỷ luật những đơn vị, địa phương vi phạm pháp luật về lĩnh vực văn thư, lưu trữ để Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, chỉ đạo.

Yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành, địa phương, đơn vị tổ chức triển khai quán triệt Chỉ thị, hàng năm báo cáo kết quả việc thực hiện tại đơn vị, địa phương mình (thông qua Sở Nội vụ trước ngày 15/11) để Sở Nội vụ tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh.

Chỉ thị này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

4. Chủ tịch UBND các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa

a) Căn cứ tình hình thực tế của địa phương, chỉ đạo Phòng Nội vụ tham mưu, bố trí công chức chuyên trách làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và bố trí nhân sự phù hợp để tổ chức thu thập, sắp xếp, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ của HĐND, UBND các huyện, thị xã, thành phố, các phòng, ban trực thuộc, chuẩn bị nguồn nộp lưu tài liệu về lưu trữ lịch sử tỉnh;

b) Thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị, xã, phường, thị trấn thuộc địa bàn quản lý;

c) Bố trí kho lưu trữ thuộc các huyện, thị xã, thành phố (gọi chung là cấp huyện); trong quy hoạch xây dựng phải có kho lưu trữ đúng tiêu chuẩn để đảm bảo các yêu cầu bảo vệ an toàn và lâu dài tài liệu lưu trữ;

d) Chỉ đạo UBND các xã, phường, thị trấn thực hiện đúng Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của (HĐND) và UBND xã, phường, thị trấn, bố trí một phòng (kho) có diện tích tối thiểu 20 m² để bảo quản hồ sơ, tài liệu tại địa phương;

đ) Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm quản lý chặt chẽ văn bản đi, đến và phục vụ khai thác, tra tìm tài liệu lưu trữ có hiệu quả;

e) Chỉ đạo UBND các xã, phường, thị trấn thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định./.