Theo hướng dẫn của Viện Thi đua Khen thưởng Nhà nước tại Công văn ngày 05 tháng 1 năm 2001 yêu cầu về việc cấp đổi Bằng Huân, Huy chương kháng chiến chống Pháp, Mỹ do hư hỏng, mất mát hoặc bị hỏa hoạn, thiên tai bão lụt cuốn trôi… phải đảm bảo các thủ tục như sau, Viện mới giải quyết trình Văn phòng Chính phủ cấp đổi bằng mới được:

1. Tất cả các trường hợp xin đổi lại bằng Huân, Huy chương kháng chiến chống Pháp, Mỹ đều phải có đơn nêu rõ lý do xin cấp đổi bằng mới và được cơ quan, đơn vị hoặc chính quyền địa phương (UBND xã, phường) ký xác nhận, đóng dấu, phải ghi đầy đủ số Quyết định, ngày ký Quyết định, ai ký Quyết định, sổ vàng.

2. Trường hợp bằng bị cũ, rách, mối ăn không còn nguyên vẹn thì phải đính kèm bằng cũ và đơn đề nghị xin đổi lại bằng mới.

3. Những trường hợp bị mất phải kèm theo Quyết định và danh sách hồ sơ lưu trữ, Giấy chứng nhận cấp Huân, Huy chương và nhất thiết phải được cơ quan Thường trực Viện TĐKT tại thành phố Hồ Chí Minh xác nhận có hồ sơ lưu (đối với những trường hợp đã được khen thưởng từ năm 1996 về trước) mới giải quyết cấp đổi bằng.

(Có mẫu hướng dẫn kèm theo).

Thường trực Hội đồng Thi đua Khen thưởng thành phố xin thông báo để các Sở, ban, ngành, mặt trận, các đoàn thể, địa phương, đơn vị biết, thực hiện tốt việc xin cấp đổi bằng mới./.