Thực hiện Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015, để có cơ sở triển khai hệ thống quản lý thông tin tổng thể quy định tại mục III, phần B, Điều 1 của Quyết định số 1605/QĐ-TTg về ứng dụng công nghệ thông tin trong nội bộ cơ quan nhà nước, Bộ Thông tin và Truyền thông hướng dẫn các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các tổ chức khác có nhu cầu có thể tham khảo các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho Hệ thống quản lý thông tin tổng thể, phục vụ công tác lập, thẩm định và phê duyệt các dự án đầu tư.

Trong quá trình triển khai thực hiện, các đơn vị có thể trao đổi về Bộ Thông tin và Truyền thông (Cục Ứng dụng công nghệ thông tin) để được hướng dẫn, giải quyết./.

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN TỔNG THỂ

CÁC YÊU CẦU CƠ BẢN VỀ CHỨC NĂNG, TÍNH NĂNG KỸ THUẬT
(Kèm theo công văn số 282/BTTTT-ƯDCNTT ngày 07/02/2012 của Bộ Thông tin và Truyền thông)

1. Khái niệm hệ thống quản lý thông tin tổng thể

1.1. Khái niệm

Trong tài liệu này, Hệ thống quản lý thông tin tổng thể (Enterprise Content Management) được hiểu là nền tảng ứng dụng, cung cấp các chức năng cơ bản như thu thập, quản lý, lưu trữ, bảo quản và phân phối hiệu quả nguồn nội dung, thông tin phi cấu trúc của tổ chức. Hệ thống quản lý thông tin tổng thể có 3 đặc tính cơ bản:

- Đặc tính thứ nhất: hệ thống quản lý thông tin tổng thể như là một ứng dụng phần mềm trung gian (middleware), cho phép tích hợp, kết nối các hệ thống thông tin trong một tổ chức. Hệ thống quản lý thông tin tổng thể được triển khai để khắc phục những hạn chế về tính nhất quán thông tin do hoạt động riêng rẽ của các phần mềm ứng dụng, đặc biệt cho phép ghép nối quy trình nghiệp vụ ở các khâu chuyển đổi dữ liệu từ phi cấu trúc sang có cấu trúc. Như vậy, hệ thống quản lý thông tin tổng thể cung cấp cơ sở hạ tầng cần thiết, phục vụ hoạt động của các hệ thống thông tin dựa trên nền tảng web. Trong đặc tính này, cơ chế tích hợp ứng dụng tổng thể (EAI - Enterprise Application Integration) và kiến trúc hướng dịch vụ (SOA - Service-Oriented Architecture) đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng triển khai hệ thống quản lý thông tin tổng thể.

- Đặc tính thứ hai: các thành phần/phân hệ (thu thập, quản lý, lưu trữ, bảo quản, phân phối) của hệ thống quản lý thông tin tổng thể như là những dịch vụ có tính độc lập tương đối. Các chức năng này được khai thác như các dịch vụ dùng chung, cho phép tất cả các ứng dụng trong tổ chức có liên quan đều có thể sử dụng, nhờ vậy tổ chức tránh được đầu tư trùng lặp. Trong đặc tính này, tiêu chuẩn cho các giao tiếp phục vụ kết nối giữa các dịch vụ đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai hệ thống quản lý thông tin tổng thể.

- Đặc tính thứ ba: mục đích của hệ thống quản lý thông tin tổng thể là hình thành một “tổng kho” lưu trữ thống nhất “nguồn lực” thông tin của tổ chức. Dữ liệu các cấp trong tổ chức do các hệ thống thông tin quản lý sẽ được đồng bộ và lưu trữ tập trung tại một kho thống nhất, đảm bảo cung cấp dữ liệu cần thiết cho tất cả các ứng dụng. Nhờ vậy, tổ chức loại bỏ tính thiếu nhất quán về thông tin, dữ liệu và giảm thiểu được chi phí quản lý và không gian lưu trữ. Trong đặc tính này, việc quản lý vòng đời của tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai hệ thống quản lý thông tin tổng thể.

1.2. Giải thích thuật ngữ trong tài liệu

Trong tài liệu này, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:

Metadata: Dữ liệu đặc tả (Metadata) là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy cập, quản lý và tổ chức lưu trữ dữ liệu.

Message Broker: là một chương trình phần mềm trung gian có nhiệm vụ sử dụng một chuẩn thông điệp chung làm “ngôn ngữ giao tiếp” giữa các ứng dụng. Do đó, nó được thiết kế theo một mẫu kiến trúc để thực hiện kiểm duyệt, chuyển đổi và định tuyến thông điệp giữa các ứng dụng, giúp cho các ứng dụng của tổ chức có thể trao đổi thông điệp với nhau theo kiểu tạo cặp mềm dẻo một cách hiệu quả.

Enterprise Application Integration: là một nền tảng công nghệ tích hợp của một tổ chức, cung cấp các công nghệ, dịch vụ dưới dạng chương trình phần mềm trung gian, trong đó Message Broker là một loại, để thúc đẩy tích hợp các hệ thống, ứng dụng trong toàn bộ tổ chức.

Service-Oriented Architecture: là một mô hình khái niệm về kiến trúc tổng thể hệ thống thông tin của một tổ chức. Trên cơ sở kế thừa các khái niệm của lập trình mô đun tập trung vào xử lý dữ liệu, nghiệp vụ, xử lý phân tán để giải quyết yêu cầu cao hơn, có tính thực tế như sử dụng lại và mở rộng các ứng dụng hiện có, đồng thời tiếp tục phát triển các ứng dụng mới một cách linh hoạt, hiệu quả, thúc đẩy sự gắn kết mềm dẻo giữa các phần mềm ứng dụng, tạo khả năng sử dụng lại cao. SOA cung cấp các nguyên tắc và phương pháp thiết kế, phát triển phần mềm theo kiểu hướng dịch vụ giúp cho các phần mềm ứng dụng không phải khai báo một cách tường minh giao diện kết nối và lô gích trao đổi chặt chẽ theo trình tự thủ tục về chức năng nghiệp vụ. Các nguyên tắc và phương pháp này được phát triển dựa trên bốn khái niệm cơ bản bao gồm: (1) ứng dụng tiếp nhận yêu cầu, kích hoạt một quy trình nghiệp vụ và nhận kết quả trả về như các ứng dụng tương tác trực tiếp với người sử dùng hay chương trình phần mềm định kỳ gửi yêu cầu theo lô (Application frontend); (2) dịch vụ; (3) kho dịch vụ (service repository); và (4) trục tích hợp dịch vụ (service bus).

Theo đó, SOA cho phép “ảo hóa” các chức năng nghiệp vụ bằng cách tách biệt định nghĩa dịch vụ, cách thức sử dụng dịch vụ được tổ chức, quản lý và lưu trữ  trong kho dịch vụ với quá trình thực thi dịch vụ nhằm đảm bảo các lợi ích trong quá trình thiết kế và triển khai, cụ thể như sau:

- Cho phép hình thành một ngôn ngữ chung, thống nhất giữa các bên liên quan.

- Cho phép hình thành một chiến lược triển khai dịch vụ rõ ràng dựa trên cách thức phân loại dịch vụ theo ma trận (chiều dọc và ngang) dựa trên việc phân tích mô hình tổ chức, mô hình nghiệp vụ và chiến lược phát triển của tổ chức bao gồm dịch vụ dùng chung tập trung vào dữ liệu và thủ tục (basic service), dịch vụ quy trình (process centric service), dịch vụ khách hàng, đối tác (public enterprice service) và dịch vụ kết nối (intermediary service).

- Cho phép đánh giá được hiệu quả triển khai, bao gồm cả chi phí trong quá trình phát triển, chi phí đào tạo và chi phí bảo trì.

- Cho phép quản lý mã nguồn sử dụng lại.

- Cho phép quản lý thay đổi. 

Web services (dịch vụ web): là các dịch vụ hoạt động trên nền tảng web, với bản chất là các phần mềm ứng dụng được thiết kế để tương tác liên thông với nhau trên môi trường mạng thông qua các chuẩn dựa trên XML. Với các đặc điểm đó, dịch vụ web được xem là một giải pháp, phương án kỹ thuật phục vụ công tác thiết kế và triển khai hệ thống thông tin theo mô hình SOA.

2. Phạm vi và đối tượng áp dụng

2.1. Phạm vi áp dụng

Tài liệu là một hướng dẫn kỹ thuật, nhằm mục đích khuyến nghị các yêu cầu chức năng, tính năng kỹ thuật tối thiểu cho hệ thống quản lý thông tin tổng thể, giúp các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp và tổ chức khác có nhu cầu, xem xét, đánh giá, đi tới quyết định lựa chọn các giải pháp hệ thống quản lý thông tin tổng thể phù hợp.

2.2. Đối tượng áp dụng

Đối tượng áp dụng bao gồm các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương. Doanh nghiệp và các tổ chức khác có nhu cầu (sau đây gọi là tổ chức) có thể tham khảo, áp dụng.

3. Yêu cầu chức năng

3.1. Mục tiêu

- Thu thập, quản lý toàn diện các nội dung đã được số hóa của tổ chức.

- Phân loại, lưu trữ và bảo quản các nội dung đã được số hóa của tổ chức.

- Cung cấp thông tin, dữ liệu theo yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ của tổ chức nhằm trao đổi, chia sẻ, xác minh, tìm kiếm hoặc cung cấp dữ liệu đầu vào cho các ứng dụng khác.

- Cung cấp môi trường cộng tác an toàn, bảo mật, cho phép người dùng làm việc từ xa, truy cập vào hệ thống tại bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet.

- Hỗ trợ cung cấp thông tin, dữ liệu phù hợp cho các đối tượng ở bên ngoài.

3.2. Yêu cầu chức năng cụ thể

Danh sách các chức năng tối thiểu mà hệ thống quản lý thông tin tổng thể cần có để thực hiện được các mục tiêu trên. Các chức năng được chia thành 2 nhóm, các chức năng cần có và các chức năng nên có, cụ thể bao gồm:

a) Các chức năng cần có

b) Các chức năng nên có

4. Yêu cầu tính năng

4.1. Nguyên tắc xây dựng

- Đảm bảo khả năng tích hợp và trao đổi dữ liệu với các hệ thống thông tin khác trong tổ chức.

- Hướng tới xây dựng hệ thống thông tin tổng thể, hoàn chỉnh, khả chuyển, thông suốt, ổn định, an toàn, bảo mật trong toàn bộ tổ chức.

- Đáp ứng được với các yêu cầu về quản lý lưu trữ.

4.2. Yêu cầu tính năng kỹ thuật

Yêu cầu tính năng kỹ thuật đáp ứng là những yêu cầu và điều kiện cần thiết để hệ thống quản lý thông tin tổng thể có thể thực hiện được yêu cầu chức năng trong mục 3 và đảm bảo khả năng triển khai hệ thống. Yêu cầu tính năng kỹ thuật đáp ứng được chia thành 2 nhóm: yêu cầu về tính năng kỹ thuật cần có và yêu cầu tính năng kỹ thuật nên có.

a) Yêu cầu tính năng kỹ thuật cần có

b) Yêu cầu tính năng kỹ thuật nên có

5. Khuyến nghị khi triển khai hệ thống quản lý thông tin tổng thể

Một số khuyến nghị với các tổ chức, doanh nghiệp khi áp dụng triển khai hệ thống quản lý thông tin tổng thể:

- Triển khai hệ thống quản lý thông tin tổng thể là một bước tiến hướng đến xây dựng hệ thống thông tin hoàn chỉnh, tổng thể trong toàn bộ tổ chức nhằm tiết kiệm chi phí, nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu thay đổi, tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức.

- Tổ chức cần có quy chế làm việc với quy trình, thủ tục làm việc rõ ràng, các biểu mẫu đã được chuẩn hóa và có mức độ sẵn sàng cao về tổ chức, nhân sự, hạ tầng ứng dụng công nghệ thông tin.Việc triển khai hệ thống quản lý thông tin tổng thể cần chia ra thành các giai đoạn theo lộ trình phù hợp.

- Tổ chức có nhu cầu lưu trữ, xử lý lượng tài liệu, văn bản, giấy tờ (ví dụ như: công văn, biểu mẫu, tờ khai, hóa đơn,…) trung bình hàng ngày tương đương với khoảng 500 trang A4 trở lên.