Do tác động của biến đổi khí hậu ngày càng khắc nghiệt, thời tiết thay đổi bất thường, đang tiềm ẩn nguy cơ cháy, nổ và bão, lũ rất cao. Để chuẩn bị và sẵn sàng ứng phó, hạn chế thiệt hại do cháy, nổ, bão, lũ gây ra đối với hồ sơ, tài liệu, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đề nghị các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện một số công việc sau:

- Trên cơ sở các phương án phòng cháy chữa cháy và phòng chống lụt bão chung, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cần chỉ đạo xây dựng phương án riêng đối với các Phòng, Kho lưu trữ; kịp thời xây dựng, bổ sung nội quy phòng cháy chữa cháy và phòng chống lụt bão của Kho lưu trữ;

- Thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị thuộc và trực thuộc kiểm tra phương tiện, trang thiết bị phòng cháy chữa cháy để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;

- Tăng cường tuyên truyền, phổ biến cho công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan, tổ chức về việc bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu trong mùa bão, lũ; thực hiện nghiêm các quy định về phòng cháy, chữa cháy đặc biệt với những người trực tiếp làm công việc liên quan tới hồ sơ, tài liệu;

- Định kỳ tổ chức tập huấn, thực hành về phòng cháy chữa cháy và phòng chống lụt bão;

- Theo dõi, cập nhật diễn biến về bão, lũ trên các phương tiện thông tin đại chúng để chủ động bảo vệ, bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu, hạn chế tối đa thiệt hại do bão, lũ gây ra;

- Bố trí kinh phí xây dựng mới, cải tạo nâng cấp Kho lưu trữ theo đúng quy định nhằm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

- Kịp thời báo cáo lãnh đạo bộ, ngành cơ quan trung ương; tổng công ty, tập đoàn kinh tế nhà nước; lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong trường hợp hồ sơ, tài liệu bị hư hỏng, mất mát do cháy, nổ, bão, lũ gây ra để có sự chỉ đạo và tìm các biện pháp khắc phục thiệt hại.

Để thực hiện tốt công tác phòng cháy chữa cháy và phòng chống lụt bão, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị các Bộ, ngành cơ quan trung ương, Tổng công ty, Tập đoàn kinh tế nhà nước và Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quan tâm chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện tốt những nội dung đã nêu trên./.