Theo số liệu tổng hợp từ Cục Phòng cháy, chữa cháy - Bộ Công an trong mấy năm gần đây, trên toàn quốc đã xảy ra 11.843 vụ cháy, tổng thiệt hại lên đến 2.736 tỷ đồng. Qua số điều tra xác minh của lực lượng phòng cháy, chữa cháy chuyên nghiệp của Công an và những kết luận của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sau khi thanh tra các vụ cháy xảy ra liên quan đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho thấy các nguyên nhân gây cháy chủ yếu: do sơ xuất, sự cố khi sử dụng lửa, xăng dầu, điện và thiết bị điện, do diện tích phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu không tuân thủ các quy định của pháp luật nên nhiều vụ cháy xảy ra đã thiêu huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp nhà nước (Xem bảng tổng hợp gửi kèm). Để giảm thiểu các thiệt hại do cháy gây ra đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị Văn phòng các Bộ, ngành, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty nhà nước triển khai một số công việc sau:

- Trên cơ sở các phương án phòng cháy, chữa cháy chung đã xây dựng của các cơ quan, tổ chức, thủ trưởng các đơn vị cần tiến hành xây dựng phương án riêng đối với các phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; kịp thời xây dựng, bổ sung nội quy phòng cháy, chữa cháy của kho lưu trữ; thường xuyên tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về phòng cháy, chữa cháy, đặc biệt đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công việc liên quan tới hồ sơ, tài liệu.

- Thực hiện đúng chế độ nộp lưu và bảo quản tài liệu theo đúng quy định của nhà nước.

- Đầu tư kinh phí xây dựng mới, cải tạo nâng cấp kho tàng phải theo đúng yêu cầu và các thông số kỹ thuật quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

- Kịp thời báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về các vụ cháy xảy ra gây thiệt hại tới hồ sơ, tài liệu để Cục chỉ đạo các biện pháp khắc phục đối với hồ sơ, tài liệu bị cháy.

Để thực hiện tốt công tác phòng cháy, chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ tài liệu, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị Văn phòng các Bộ, ngành, các cơ quan thuộc Chính phủ, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty nhà nước quan tâm chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện tốt những nội dung đã nêu trên./.

SỐ LIỆU TỔNG HỢP MỘT SỐ VỤ CHÁY LIÊN QUAN ĐẾN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỪ NĂM 2001 ĐẾN NĂM 2007