Ghi sai ngày thông báo phát hành hóa đơn có làm sao không?

Hệ thống pháp luật Việt Nam (hethongphapluat.com) xin chân thành cảm ơn bạn đã tin tưởng gửi câu hỏi đến chúng tôi. Sau khi nghiên cứu, đối chiếu với quy định của pháp luật hiện hành, chúng tôi xin đưa ra câu trả lời có tính chất tham khảo như sau:

1. Căn cứ pháp lý

Thông tư 39/2014/TT – BTC

Thông tư 26/2015/TT – BTC ngày 27 tháng 02 năm 2015

Thông tư 37/2017/TT – BTC ngày 27 tháng 04 năm 2017

Thông tư 10/2014/TT – BTC ngày 17 tháng 1 năm 2014

Thông tư 176/2016/TT – BTC ngày 31 tháng 10 năm 2016

2. Nội dung tư vấn

Dựa trên thông tin bạn cung cấp thì công ty bạn gửi thông báo phát hành hóa đơn lên Chi cục thuế vào ngày 27/04/2015. Tuy nhiên, bên bạn đã ghi sai ngày sử dụng hóa đơn trên thông báo phát hành hóa đơn. Bên bạn đã làm bản điều chỉnh và nộp lại thông báo. Trường hợp này để xác định bên bạn có bị phạt hay không cần xem xét các phương diện sau:

Căn cứ theo quy định tại Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi Khoản 5 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC thì tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế, phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn (theo mẫu 3.5 Phụ lục 3 Ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC), hóa đơn mẫu do cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đồng thời, theo quy định tại khoản 2, khoản 4 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC có quy định như sau:

“Điều 9: Phát hành hóa đơn của tổ chức kinh doanh:

…2. Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm: tên đơn vị phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn (đối với hóa đơn tự in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đối với hóa đơn điện tử); ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị. 
…

4. Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt. 

Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu. 

Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn. 

Tổng cục Thuế có trách nhiệm căn cứ nội dung phát hành hóa đơn của tổ chức để xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin về hóa đơn trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tổ chức, cá nhân tra cứu được nội dung cần thiết về hóa đơn đã thông báo phát hành của tổ chức. 

Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.”

Xem xét trong trường hợp công ty của bạn, công ty bạn gửi thông báo phát hành hóa đơn lên Chi cục Thuế vào ngày 27/04/2015, tuy nhiên ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trong thông báo phát hành hóa đơn là ngày 01/04/2015. Có thể thấy, trong trường hợp này, nếu căn cứ vào thời điểm sử dụng hóa đơn trong thông báo phát hành thì căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC, thì việc phát hành hóa đơn của công ty bạn là hoàn toàn trái quy định của pháp luật vì thời điểm phát hành hóa đơn được thực hiện sau thời điểm sử dụng theo thông báo.

Tuy nhiên, nếu công ty bạn kịp thời điều chỉnh nội dung về ngày sử dụng hóa đơn cho đúng trên thực tế (bắt đầu sử dụng hóa đơn vào ngày 02/05/2015) thì công ty bạn mới thực hiện đúng quy định của pháp luật về việc phát hành hóa đơn theo quy định tại khoản 4 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC; được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC.

Về vấn đề xử phạt đối với hành vi của công ty bạn khi ghi sai ngày sử dụng trên thông báo phát hành hóa đơn.

Trong trường hợp của công ty bạn, bạn gửi thông báo phát hành hóa đơn lên Chi Cục Thuế vào ngày 27/04/2015, tuy nhiên, trên thông báo phát hành hóa đơn lại ghi ngày sử dụng hóa đơn là ngày 01/04/2015. Trường hợp này, căn cứ theo quy định tại khoản 2, khoản 4 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC; được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC, thì công ty bạn đang có hành vi ghi sai thông tin về ngày sử dụng hóa đơn trên thông báo phát hành hóa đơn.

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Thông tư 10/2014/TT-BTC về xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm quy định về phát hành hóa đơn, được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC thì có quy định:

• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

–  Lập Thông báo phát hành không đầy đủ nội dung theo quy định đã được cơ quan thuế phát hiện và có văn bản thông báo cho tổ chức, cá nhân biết để điều chỉnh nhưng tổ chức, cá nhân chưa điều chỉnh mà đã lập hóa đơn giao cho khách hàng.

Trường hợp có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung tiền phạt là 2.000.000 đồng.

– Không niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định.

 Việc niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Trường hợp có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung tiền phạt là 2.000.000 đồng.    

– Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp và hành vi nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến cơ quan thuế nơi chuyển đến khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp từ sau 20 ngày kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới. 

• Đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng:

– Trường hợp tổ chức, cá nhân chứng minh đã gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nhưng cơ quan thuế không nhận được do thất lạc thì tổ chức, cá nhân không bị xử phạt.

– Phạt tiền 6.000.000 đồng đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được kê khai, nộp thuế theo quy định.

– Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng chưa đến kỳ khai thuế. Người bán phải cam kết kê khai, nộp thuế đối với các hóa đơn đã lập trong trường hợp này.

Trường hợp người bán có hành vi vi phạm quy định tại điểm a, điểm b và điểm c Khoản này và đã chấp hành Quyết định xử phạt, người mua hàng được sử dụng hóa đơn để kê khai, khấu trừ, tính vào chi phí theo quy định.

– Trường hợp tổ chức, cá nhân không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc không được kê khai, nộp thuế thì xử phạt theo hướng dẫn tại Khoản 5 Điều 11 Thông tư 10/2014/TT – BTC.

Xem xét trường hợp của công ty bạn, mặc dù công ty bạn ghi sai thông tin về ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn trên thông báo phát hành hóa đơn (ngày bắt đầu sử dụng ghi trên thông báo: 01/04/2015, trong khi ngày thông báo phát hành hóa đơn 27/04/2015). Đây là hành vi lập thông báo phát hành hóa đơn không đầy đủ, và không chính xác với nội dung đã quy định. Đồng thời, theo thông tin thì đến ngày 02/05/2015, công ty bạn mới chính thức đưa vào sử dụng hóa đơn này. Nhưng bạn không nói rõ, thời điểm công ty bạn chính thức sử dụng hóa đơn thì công ty bạn đã làm thủ tục để điều chỉnh lại, và nộp lại thông báo phát hành hóa đơn hay chưa, hay chưa thực hiện thủ tục này mà vẫn thực hiện việc lập hóa đơn cho khách hàng. Trong trường hợp này, sẽ có hai trường hợp xảy ra:

Trường hợp tại thời điểm chính thức sử dụng hóa đơn (ngày 02/05/2015), mặc dù công ty bạn ghi sai thời gian bắt đầu sử dụng hóa đơn trên thông báo phát hành hóa đơn, nhưng đã kịp thời điều chỉnh lại thông báo phát hành hóa đơn trước thời điểm lập hóa đơn giao cho khách hàng. Trường hợp này, căn cứ theo quy định tại Điều 10 Thông tư 10/2014/TT-BTC; được bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC được trích dẫn ở trên, thì công ty bạn sẽ không bị xử phạt hành chính về hành vi này.

Trường hợp tại thời điểm chính thức sử dụng hóa đơn, mặc dù mặc dù công ty bạn ghi sai thời gian bắt đầu sử dụng hóa đơn trên thông báo phát hành hóa đơn, nhưng công ty bạn chưa thực hiện việc điều chỉnh cho phù hợp trên thông báo phát hành hóa đơn mà đã tự lập hóa đơn giao cho khách hàng. Trong trường hợp này, công ty của bạn vẫn có thể bị xử phạt theo quy định tại Điều 10 Thông tư 10/2014/TT-BTC; được bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC với mức phạt từ 2.000.0000 đồng đến 4.000.000 đồng. 

Như vậy, khi công ty bạn ghi sai thời điểm sử dụng hóa đơn trên thông báo phát hành hóa đơn, thì công ty bạn cần kịp thời làm thủ tục điều chỉnh lại nội dung này trên thông báo phát hành hóa đơn. Việc công ty bạn có bị xử phạt hay không, phụ thuộc vào việc công ty bạn đã thực hiện việc lập hóa đơn giao cho khách hàng trước thời điểm điều chỉnh thông tin về ngày bắt đầu sử dụng trên thông báo phát hành hóa đơn hay chưa. Do trong thông tin bạn không nêu rõ, nên bạn cần căn cứ vào tình hình thực tế để có sự xác định cụ thể.

Trên đây là câu trả lời của Hệ Thống Pháp Luật Việt Nam liên quan đến yêu cầu câu hỏi của bạn. Hy vọng câu trả lời của chúng tôi sẽ hữu ích cho bạn.

Nếu có bất cứ vướng mắc gì về pháp lý mời bạn tiếp tục đặt câu hỏi. Chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp.

Trân trọng cảm ơn.

BBT.Hệ Thống Pháp Luật Việt nam