HƯỚNG DẪN

LẬP DANH MỤC HỒ SƠ, LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Thực hiện Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư,

Để công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, địa phương trên địa bàn tỉnh đi vào nề nếp, đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, Sở Nội vụ hướng dẫn việc lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, với các nội dung cụ thể như sau:

I. LẬP DANH MỤC HỒ SƠ

1. Tác dụng của việc lập Danh mục hồ sơ

- Quản lý các hoạt động của cơ quan, địa phương và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ;

- Giúp cho cơ quan, địa phương chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học;

- Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, địa phương đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng có hiệu quả.

2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, địa phương và các đơn vị trong cơ quan, địa phương;

- Quy chế làm việc của cơ quan, địa phương;

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, địa phương;

- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, đơn vị, địa phương và của mỗi cá nhân;

- Danh mục hồ sơ của những năm trước;

- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, địa phương (nếu có).

3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ (Mẫu 1 kèm theo)

a) Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, địa phương. Những cơ quan, địa phương có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Những cơ quan, địa phương có cơ cấu tổ chức phức tạp, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.

- Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, địa phương làm đề mục lớn; trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị;

- Nếu theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, địa phương làm đề mục lớn; trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động;

- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã;

- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả rập;

Thông thường khung đề mục Danh mục hồ sơ của Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các Sở, Ban, ngành được xây dựng theo cơ cấu tổ chức.

Ví dụ: Khung đề mục danh mục hồ sơ của Ủy ban nhân dân huyện được xây dựng theo cơ cấu tổ chức, có các đề mục lớn sau:

Trong đó, các đề mục lớn có thể bao gồm các đề mục nhỏ.

Ví dụ: Đề mục “Phòng Nội vụ”:

Ví dụ: Khung đề mục danh mục hồ sơ của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Nam được xây dựng theo cơ cấu tổ chức, có các đề mục lớn sau:

Trong đó, đề mục lớn “Phòng Công chức - Viên chức” có thể bao gồm các đề mục nhỏ:

- Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.

b) Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập

- Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ (đã nêu trên), đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, địa phương và của các đơn vị trực thuộc, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị;

- Tiêu đề hồ sơ là nơi khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, vì vậy tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu.

Một số tiêu đề hồ sơ (Mẫu 2 kèm theo)

c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, địa phương; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, địa phương (nếu có).

d) Đánh số, ký hiệu hồ sơ

- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu bằng các chữ viết tắt của đề mục lớn. Chữ viết tắt của đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, địa phương quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ;

Ví dụ: Hồ sơ thuộc lĩnh vực Nâng ngạch của phòng Công chức - Viên chức sẽ được đánh số và ký hiệu như sau: 20.CCVC hoặc 20/CCVC

Số 20: Số thứ tự của hồ sơ

Ký hiệu CCVC: là ký hiệu chữ viết tắt của đề mục lớn “Công chức - Viên chức”.

- Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục hoặc đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn và được bắt đầu từ số 01.

4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ

a) Phương pháp lập Danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách

Cách 1:

+ Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan;

+ Lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân có liên quan;

+ Hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan ký ban hành.

Cách 2:

+ Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư;

+ Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan và bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần);

+ Hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, địa phương ký ban hành.

b) Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, địa phương duyệt, ký ban hành vào đầu năm.

c) Văn thư gửi cho các đơn vị, cá nhân bản Danh mục hồ sơ (bản giấy photo hoặc qua hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc của cơ quan, địa phương) đã được ban hành để thực hiện việc lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ hoặc công việc phát sinh thuộc trách nhiệm của cá nhân, đơn vị nào thì cá nhân đơn vị đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần DMHS của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào DMHS của cơ quan.

II. LẬP HỒ SƠ

1. Tác dụng của việc lập hồ sơ

- Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản hình thành khi giải quyết công việc, tránh được tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu;

- Giúp cho lãnh đạo quản lý được toàn bộ nội dung công việc trong cơ quan, địa phương, phân loại giấy tờ trong cơ quan một cách khoa học, quản lý hồ sơ của cơ quan được chặt chẽ; tránh được tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống, bó gói tại cơ quan, địa phương;

- Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, địa phương, phân loại văn bản, giấy tờ trong cơ quan một cách khoa học, hợp lý, quản lý hồ sơ cơ quan được chặt chẽ, lưu giữ những hồ sơ cần thiết, có giá trị;

- Lập hồ sơ tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nộp những hồ sơ có giá trị vào Lưu trữ cơ quan.

2. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập

- Hồ sơ lập ra phải thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, địa phương có hồ sơ;

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

- Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

3. Nội dung và phương pháp lập hồ sơ: Hồ sơ được lập theo 3 bước

a) Bước 1: Mở hồ sơ

- Mở hồ sơ là việc lấy tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ; (Mẫu 3 kèm theo)

- Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan đã được ban hành vào đầu năm để điền các thông tin theo yêu cầu lên bìa hồ sơ (ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ, ...); Trong trường hợp cơ quan, địa phương chưa ban hành Danh mục hồ sơ thì cán bộ, công chức, viên chức vẫn tiến hành lập hồ sơ thuộc phạm vi công việc của mình;

- Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực;

- Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viên chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình.

b) Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

- Thu thập kịp thời, đầy đủ các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở (kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm). Những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo ... cũng cần đưa vào hồ sơ để bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc;

- Tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính, bản gốc hoặc bản sao có giá trị như bản chính;

- Tài liệu về việc nào phải được đưa vào đúng hồ sơ về việc đó.

Ví dụ: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hằng năm bao gồm:

1. Kế hoạch tổ chức hội nghị;

2. Chương trình hội nghị;

3. Lời khai mạc;

4. Dự thảo các báo cáo tổng kết;

5. Các báo cáo tham luận (nếu có);

6. Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên (nếu có);

7. Nghị quyết hội nghị (nếu có);

8. Biên bản hội nghị;

9. Ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình (nếu có).

Ví dụ: Hồ sơ về bổ nhiệm cán bộ bao gồm:

1. Các văn bản đề nghị, chỉ đạo, hướng dẫn việc bổ nhiệm cán bộ;

2. Tài liệu về quá trình lấy phiếu tín nhiệm của cán bộ trong đơn vị;

3. Các tài liệu về lý lịch và quá trình công tác của cán bộ;

4. Biên bản cuộc họp và ý kiến của các tổ chức Đảng, Chính quyền về các cán bộ đề nghị bổ nhiệm;

5. Quyết định của thủ trưởng cấp trên hoặc thủ trưởng cơ quan về việc bổ nhiệm cán bộ đề nghị bổ nhiệm.

c) Bước 3: Kết thúc hồ sơ

- Hồ sơ kết thúc khi công việc được giải quyết xong. Người lập hồ sơ có trách nhiệm:

+ Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ;

+ Loại bỏ bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính;

+ Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản... Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ (và ghi là có tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm,... kèm theo vào cột ghi chú của Danh mục hồ sơ). Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng;

+ Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong, hồ sơ).

- Biên mục hồ sơ: Hồ sơ chỉ biên mục khi công việc đã giải quyết xong. Việc biên mục hồ sơ gồm những nội dung sau:

+ Đánh số tờ: Mục đích của việc đánh số tờ là để cố định vị trí các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, bảo đảm không bị thất lạc và tra tìm được nhanh chóng. Số tờ được đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản và đánh bằng bút chì;

+ Viết mục lục văn bản: ghi nội dung các thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào mục lục văn bản. Mục lục văn bản được in theo (Mẫu 4 kèm theo);

+ Viết tờ kết thúc: ghi số lượng tờ và trạng thái vật lý của tài liệu trong hồ sơ. Cách ghi tờ kết thúc thực hiện theo (Mẫu 5 kèm theo);

Chú ý: Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết tờ kết thúc và mục lục văn bản trong hồ sơ.

+ Viết bìa hồ sơ: Căn cứ vào nội dung các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ và đối chiếu với Danh mục hồ sơ của cơ quan, địa phương đã ban hành vào đầu năm để hoàn chỉnh việc viết bìa hồ sơ.

Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc biên mục và kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau (ở cột ghi chú của Danh mục hồ sơ phải ghi Hồ sơ chuyển sang năm sau).

III. NỘP LƯU HỐ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

1. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Tài liệu hành chính: Sau 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;

- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau một năm kể từ ngày công trình được nghiệm thu;

- Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ ngày công trình được quyết toán;

- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crô-phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ ngày công việc kết thúc.

Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Lãnh đạo cơ quan đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

2. Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp

Thành phần hồ sơ, tài liệu của mỗi đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp vào Lưu trữ cơ quan bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân đó, trừ những tài liệu sau:

- Các hồ sơ nguyên tắc được lưu tại đơn vị, cá nhân thực hiện và được hủy theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, địa phương;

- Các văn bản, tài liệu gửi đến để biết, để tham khảo hoặc để phối hợp thực hiện nhưng ko thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân.

3. Cách thức và thủ tục giao nộp

- Hàng năm, các đơn vị thu thập những hồ sơ cần nộp lưu (tức là những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên) của năm trước nộp lưu theo từng đơn vị vào Lưu trữ cơ quan kèm theo bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (Mẫu 6 kèm theo);

- Lập biên bản giao nhận tài liệu (Mẫu 7 kèm theo). Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận tài liệu mỗi loại được lập thành 2 bản: đơn vị nộp hồ sơ giữ một bản, Lưu trữ cơ quan giữ một bản;

- Công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, khi nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần yêu cầu đơn vị bổ sung cho đủ, rồi ký nhận vào bản mục lục;

- Công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, căn cứ vào nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật (nếu có), xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê, sắp xếp lên giá, xây dựng công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, khai thác.

IV. TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆC LẬP DANH MỤC HỒ SƠ, LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Thực hiện theo quy định tại Chương V Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các cơ quan, địa phương căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao, căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ và hướng dẫn này để quy định việc lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; đồng thời triển khai hướng dẫn đến các đơn vị trực thuộc.

2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện công tác lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các đơn vị thuộc phạm vi quản lý. Danh mục hồ sơ của cơ quan được gửi về Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ Quảng Nam) trước ngày 31/01 hằng năm để theo dõi, tổng hợp.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, địa phương phản ánh về Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ, 159B Trần Quý Cáp, Tam Kỳ, Quảng Nam, điện thoại 0510.3811.097) để cùng phối hợp, giải quyết./.