HƯỚNG DẪN

XỬ LÝ MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ LẬP VÀ CHUẨN HOÁ HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH

Thực hiện mục tiêu xây dựng hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chính trong toàn tỉnh. Sở Tài nguyên và Môi trường đã và đang triển khai thực hiện các dự án về đo đạc cấp đổi GCNQSD đất nông nghiệp, dự án xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ địa chính, các kế hoạch về chuẩn hóa hồ sơ địa chính đã lập. Quá trình thực hiện song song các nhiệm vụ trên cho thấy phát sinh nhiều vấn đề vướng mắc về nội dung, kiểu dữ liệu, hệ thống tọa độ .v.v…

Sở Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn xử lý một số vấn đề cụ thể như sau:

I. Đối với công trình đo đạc cấp đổi GCNQSD đất nông nghiệp.

1. Bản đồ địa chính trước khi tổ chức đăng ký, ngoài những nội dung kiểm tra theo quy định, phải đặc biệt chú ý kiểm tra việc tiếp biên giữa hai hệ thống bản đồ, hai hệ thống hồ sơ giữa đất phi nông nghiệp và đất nông nghiệp như sau:

a. Bản đồ địa chính lập lại trên phần đất nông nghiệp phải tuyệt đối tuân theo hệ tọa độ quốc gia VN-2000. Việc thiết kế và xây dựng lưới khống chế phải được đo trùng và bình sai cùng mạng với các điểm khống chế địa chính II trở lên (số điểm đo trùng ít nhất là 06 điểm) trên bản đồ địa chính (khu vực đất phi nông nghiệp đã lập).

b. Sử dụng bản đồ địa chính (khu vực phi nông nghiệp) do Văn phòng Đăng ký đất và thông tin TNMT cung cấp và căn cứ số liệu khống chế, đơn vị thi công tiến hành chuyển đổi hệ tọa độ, ghép biên, báo cáo tình hình chồng hở biên và cách xử lý từng trường hợp cụ thể trên từng hệ thống bản đồ trên địa bàn xã.

Phòng Đất đai, Phòng TNMT, Văn phòng Đăng ký QSDĐ cấp huyện, Văn phòng Đăng ký đất và thông tin TNMT phối hợp kiểm tra và cho ý kiến xử lý thống nhất về xử lý biên bằng biên bản. Qua đó phải kết luận xử lý biên trên bản đồ, quản lý số thửa số tờ bản đồ địa chính, các thửa phải chỉnh lý bổ sung trên 2 hệ thống .v.v… Biên bản này cũng là căn cứ để thực hiện chuẩn hóa dữ liệu đất ở theo kế hoạch của Sở Tài nguyên và Môi trường.

Trường hợp các đơn vị liên quan tham gia xử lý biên không thống nhất thì Phòng Đất đai tổng hợp báo cáo Sở Tài nguyên và Môi trường cho ý kiến xử lý.

c. Văn phòng Đăng ký đất và Thông tin tài nguyên môi trường kết hợp với Văn phòng Đăng ký QSDĐ cấp huyện xem xét kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung bản đồ, biên bản đồ cung cấp cho đơn vị thi công để thực hiện việc chuyển đổi hệ toạ độ, ghép biên và đối chiếu hồ sơ địa chính.

2. Việc hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chính trên địa bàn đơn vị hành chính xã được thực hiện như sau:

a. Trong hồ sơ tổng kiểm tra nghiệm thu phải có biên bản thống nhất xử lý biên nêu ở mục 1 của hướng dẫn này.

b. Sản phẩm cuối cùng bàn giao cho địa phương xã, huyện quản lý là cơ sở dữ liệu hồ sơ địa chính trên phần mềm Vilis.

c. Trường hợp khu đo cấp đổi đất nông nghiệp đã hoàn thiện mà việc chuẩn hóa hồ sơ địa chính chưa xong thì cho phép tổng kiểm tra nghiệm thu bàn giao trước sản phẩm hồ sơ địa chính khu vực đất nông nghiệp như sau:

- Văn phòng Đăng ký đất và thông tin tài nguyên môi trường chịu trách nhiệm kiểm tra hoàn thiện cơ sở dữ liệu trên Vilis. Lập biên bản kiểm tra báo cáo phòng Đất đai để yêu cầu đơn vị thi công chỉnh sửa (nếu có) .

- Hồ sơ địa chính khu vực đất nông nghiệp được bàn giao ngay cho Văn phòng Đăng ký QSD đất cấp huyện quản lý sử dụng. Riêng cơ sở dữ liệu sau khi kết luận đạt sẽ do Văn phòng Đăng ký đất và thông tin TNMT bàn giao và hướng dẫn huyện sử dụng.

Sau khi chuẩn hóa và hoàn thiện cơ sở dữ liệu khu vực đất phi nông nghiệp theo biên bản xử lý biên, Văn phòng Đăng ký đất tiếp tục cập nhật vào chung cơ sở dữ liệu đất nông nghiệp, báo cáo Sở tổ chức kiểm tra nghiệm thu và chuyển giao cho huyện quản lý sử dụng.

d. Trường hợp đã hoàn thiện việc chuẩn hóa hồ sơ địa chính đất phi nông nghiệp mà công trình đo cấp đổi đất nông nghiệp chưa hoàn thiện sản phẩm thì cho phép bàn giao trước cơ sở dữ liệu đất phi nông nghiệp như sau:

- Hoàn thiện cơ sở dữ liệu đất phi nông nghiệp phải căn cứ nội dung biên bản thống nhất xử lý biên giữa 2 hệ thống hồ sơ địa chính.

- Sau khi hoàn thiện sản phẩm công trình, cơ sở dữ liệu đất nông nghiệp,Văn phòng Đăng ký đất và thông tin TNMT có trách nhiệm gắn kết hoàn thiện cơ sở dữ liệu chung toàn xã và báo cáo Sở kiểm tra nghiệm thu bàn giao cho huyện sử dụng trong thời gian không quá 15 ngày kể từ khi tiếp nhận cơ sở dữ liệu đất nông nghiệp.

3. Bản đồ địa chính được thành lập thống nhất dạng số bằng phần mềm Microstation. Không được sử dụng các phần mềm khác để đo vẽ thành lập bản đồ địa chính sau đó chuyển đổi sang Microstation. Các công trình, sản phẩm không thực hiện đúng tiêu chí này sẽ không được nghiệm thu cho đăng ký và buộc hủy bỏ kết quả.

II. Đối với công việc chuẩn hóa dữ liệu hồ sơ địa chính ứng dụng phần mềm Vilis.

1. Khu vực đất phi nông nghiệp.

a. Không được sử dụng các chương trình, phần mềm tính chuyển hệ thống tọa độ, hoặc chuyển đổi cơ sở toán học để chuyển hệ thống bản đồ trong quá trình chuẩn hóa dữ liệu. Việc chuyển đổi hệ tọa độ và tiếp biên giữa các hệ thống bản đồ chỉ được thực hiện bằng phương pháp đo nối khống chế.

b. Chuẩn hóa dữ liệu không được làm thay đổi diện tích thửa đất trên hệ thống hồ sơ địa chính.

c. Trước khi chuẩn hóa dữ liệu, Phòng Tài nguyên và Môi trường chủ trì kết hợp với Văn phòng Đăng ký đất và Thông tin TNMT, Phòng Đất đai tổ chức rà soát toàn bộ hồ sơ địa chính như sau:

- Xác định hệ thống bản đồ duy nhất trên mỗi khu vực đất nông nghiệp và đất phi nông nghiệp. Vị trí các thửa đất đã cấp giấy CNQSD đất ở thời kỳ trước đó sẽ được ghi nhận trên bản đồ địa chính được lựa chọn quản lý.

- Xác định phạm vi phải chuẩn hóa khu vực đất phi nông nghiệp.

- Xác định mốc thời điểm chuẩn hóa, chỉnh lý để đảm bảo thông tin biến động sẽ được quản lý cập nhật đầy đủ.

d. Đối với những xã đang thực hiện công tác đo đạc lập bản đồ địa chính, cấp đổi đất nông nghiệp thì việc chuẩn hóa dữ liệu phải căn cứ biên bản xử lý biên như hướng dẫn ở phần I của hướng dẫn này.

2. Khu vực đất nông nghiệp.

a. Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu đất nông nghiệp được giao nhiệm vụ cho Văn phòng Đăng ký đất và thông tin tài nguyên môi trường thực hiện song song với việc chuẩn hóa hồ sơ địa chính khu vực đất phi nông nghiệp.

b. Chuẩn hóa dữ liệu đất nông nghiệp không yêu cầu thực hiện đầy đủ tất cả các nội dung như khu vực phi nông nghiệp. Việc chuẩn hóa nhằm thay thế chương trình in giấy CNQSD đất không còn phù hợp bằng phần mềm Vilis thống nhất trong toàn ngành. Dự án đo cấp đổi đất nông nghiệp sẽ thay thế hệ thống cơ sở dữ liệu này trong tương lai.

c. Các xã đang triển khai đo cấp lại đất nông nghiệp thì không tổ chức chuẩn hóa dữ liệu đất nông nghiệp.

d. Dữ liệu để chuẩn hóa do Phòng Tài nguyên và môi trường cung cấp và chịu trách nhiệm về nội dung.

e. Cơ sở dữ liệu đất nông nghiệp sau khi chuẩn hóa được quản lý sử dụng riêng thành một hệ thống. Việc chỉnh lý bản đồ trên hệ thống Vilis chỉ mang tính quản lý vị trí. Số liệu đo đạc, diện tích thửa đất phải được xác định trên cơ sở đo vẽ thực tế khi thực hiện đăng ký đất.

3. Tổ chức thực hiện và kiểm tra nghiệm thu.

a. Tổ chức chỉnh lý biến động, chuẩn hóa dữ liệu trên khu vực đất phi nông nghiệp được giao nhiệm vụ theo kế hoạch số 124/KH-STNMT ngày 22/2/2008.

b. Tổ chức kiểm tra nghiệm thu kết quả chuẩn hóa dữ liệu được thực hiện như sau:

- Văn phòng Đăng ký đất và thông tin TNMT kết hợp với Phòng TNMT các huyện tổ chức kiểm tra dữ liệu do Văn phòng Đăng ký QSD đất các huyện chỉnh lý trước khi nhận bàn giao dữ liệu trước chuẩn hóa. Tập trung kiểm tra chất lượng chỉnh lý biến động và mức độ đầy đủ thông tin thửa đất.

- Kết quả chuẩn hóa dữ liệu tích vào Vilis phải được Phòng Đất đai kết hợp với Phòng TNMT và Văn phòng Đăng ký QSD đất kiểm tra kết luận đạt mới được chuyển giao cho huyện sử dụng. Nội dung kiểm tra chủ yếu là nội dung thửa đất, mức độ đầy đủ thông tin, trùng khớp thông tin và đặc biệt là các thửa biên giữa 2 hệ thống dữ liệu.

Trên đây là những hướng dẫn xử lý bổ sung trong tổ chức thực hiện các công trình đo lập bản đồ địa chính, chuẩn hóa hoàn thiện cơ sở dữ liệu địa chính, Đề nghị các đơn vị triển khai cụ thể đến từng cán bộ chuyên trách trực thuộc thực hiện nội dung hướng dẫn này. Những có khó khăn, vướng mắc phản ánh kịp thời về Sở Tài nguyên và Môi trường để được xem xét xử lý.