KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2017

Thực hiện Công văn số 1313/VTLTNN-NVĐP ngày 01 tháng 12 năm 2016 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Nâng cao trách nhiệm của các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị) về công tác văn thư, lưu trữ, thống nhất trong chỉ đạo, đồng thời là cơ sở để các cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoạch tổ chức và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 đạt hiệu quả. Tạo bước biến chuyển, đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị đi vào hoạt động có nề nếp, khoa học, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính nhà nước và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

2. Yêu cầu

Trong quá trình thực hiện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ, các cơ quan, đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác, từng bước áp dụng những phương tiện hiện đại, đúng quy định của pháp luật và phù hợp tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị.

II. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG

1. Những nhiệm vụ thường xuyên

1.1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật mới được ban hành về công tác văn thư, lưu trữ.

b) Xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ rà soát các văn bản đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản mới cho phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành và tình hình thực tế của địa phương.

- Các cơ quan, đơn vị căn cứ các quy định mới của Nhà nước, của tỉnh và hướng dẫn của Sở Nội vụ tiến hành rà soát những văn bản đã ban hành không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc ban hành mới, gồm:

+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ;

+ Danh mục hồ sơ;

+ Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh;

+ Hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị;

+ Quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan.

c) Công tác tổ chức nhân sự

- Trong tổng số biên chế được giao hàng năm, các cơ quan, đơn vị bố trí, sắp xếp người làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đủ về số lượng đồng thời đáp ứng tiêu chuẩn theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Lưu trữ; Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành Văn thư.

- Các cơ quan, đơn vị chủ động xây dựng kế hoạch, phối hợp với Sở Nội vụ mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ cho đội ngũ công chức, viên chức. Tập trung vào các nội dung:

+ Quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

+ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

+ Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản.

- Thực hiện tốt các chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng hiện vật cho công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

d) Thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ thực hiện kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan đơn vị. Các cơ quan, đơn vị, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố chủ động kiểm tra, hướng dẫn các hoạt động văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc, đảm bảo thực hiện tốt công tác quản lý nhà nước và triển khai các hoạt động nghiệp vụ đúng quy định.

1.2. Quản lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Thu thập, bổ sung, phân loại, chỉnh lý, sắp xếp, xác định giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử.

b) Thực hiện chế độ bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, vệ sinh định kỳ tài liệu lưu trữ và kho lưu trữ.

c) Thực hiện công tác tu bổ, phục chế đối với tài liệu lưu trữ được xác định bị hư hỏng, xuống cấp cần được bảo vệ.

d) Tổ chức giải mật theo quy định, chủ động công bố giới thiệu và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng và có hiệu quả.

1.3. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

a) Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

- Tiếp tục triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Ủy ban nhân dân tỉnh, gồm: Hướng dẫn số 822/HD- VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 về việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ; Quyết định số 24/2016/QĐ-UBND ngày 27 tháng 9 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định trao đổi, xử lý, lưu trữ văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Tăng cường sự phối hợp giữa Sở Nội vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông trong việc hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với quản lý tài liệu điện tử và ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

- Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Các cơ quan, đơn vị tiếp tục triển khai đồng bộ thống nhất có hiệu quả phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

b) Các cơ quan, đơn vị duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2000 bảo đảm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với công tác văn thư, lưu trữ nói riêng.

c) Chủ động nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ.

1.4. Bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

Căn cứ quy định về kinh phí và phân cấp ngân sách nhà nước, các sở, ban, ngành chủ động xây dựng dự toán, trình các cấp có thẩm quyền; Ủy ban nhân dân cấp huyện chủ động bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ. Trong đó, tập trung vào các công việc sau:

+ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công tác văn thư, lưu trữ;

+ Chỉnh lý khối tài liệu hiện đang tồn đọng, tích đống, bó gói;

+ Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ lịch sử và kho lưu trữ cơ quan.

2. Những nhiệm vụ trọng tâm trong năm 2017

2.1. Tăng cường kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch và thực hiện kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2017 đối với các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Các cơ quan, đơn vị không nằm trong kế hoạch thanh tra, kiểm tra năm 2017 của Sở Nội vụ chủ động rà soát, kiểm tra trong cơ quan, đơn vị mình và tổ chức kiểm tra đối với các đơn vị trực thuộc; Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức kiểm tra, hướng dẫn đối với cấp xã và các phòng ban chuyên môn.

Nội dung kiểm tra về việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, tập trung vào việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo văn bản chỉ đạo số 261/UBND-VP7 ngày 24/8/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh. Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả kiểm tra.

2.2. Thu thập, sưu tầm và công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ lịch sử

a) Xây dựng kế hoạch để thu thập tài liệu và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

b) Căn cứ Quyết định 644/QĐ-TTg ngày 31/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt nội dung đề án “Sưu tầm tài liệu quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”, Sở Nội vụ phối hợp với các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan, xây dựng kế hoạch sưu tầm những tài liệu quý, hiếm hiện có trên địa bàn tỉnh.

c) Thực hiện việc công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh với các hình thức khác nhau: Trưng bày, triển lãm, viết bài,...

2.3. Xây dựng và thực hiện các Đề án, Kế hoạch

a) Tiếp tục tổ chức thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015 - 2024 theo Quyết định số 25/QĐ-UBND ngày 13/01/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh; Quyết định số 1550/QĐ-UBND ngày 16/11/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc sửa đổi, bổ sung Đề án Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015 - 2024.

b) Giao Sở Nội vụ hoàn thiện, trình Ủy ban nhân dân tỉnh Đề án “Số hóa tài liệu và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ”.

c) Triển khai, áp dụng kết quả Đề tài khoa học “Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình” đến các cơ quan, đơn vị trong tỉnh.

d) Xây dựng và thực hiện các Đề án, Kế hoạch nâng cấp phông, bồi nền tài liệu giấy, tu bổ - phục chế tài liệu lưu trữ.

2.4. Xây dựng mới và cải tạo kho lưu trữ

a) Các cơ quan, đơn vị bố trí diện tích kho thích hợp hoặc xây mới phòng, kho để bảo quản tài liệu lưu trữ. Ủy ban nhân dân huyện, thành phố chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí kho lưu trữ tài liệu theo quy định tại Điều 14 Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ về quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

b) Bố trí đầy đủ các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu theo quy định.

c) Thực hiện Luật Đầu tư công, Quyết định số 40/2015/QĐ-TTg ngày 14/9/2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành nguyên tắc, tiêu chí và định mức phân bổ ngân sách Nhà nước giai đoạn 2016 - 2020, giao Sở Nội vụ phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan bổ sung vào kế hoạch đầu tư công trung hạn để thực hiện Dự án xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giám đốc các Sở, Ban, ngành của tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố căn cứ Kế hoạch này xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị mình gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 31 tháng 01 năm 2017; chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc thực hiện Kế hoạch.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thực hiện các nhiệm vụ được giao. Tổng hợp báo cáo kết quả về Ủy ban nhân dân tỉnh trước ngày 15 tháng 01 năm 2018.

3. Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh cấp kinh phí bảo đảm thực hiện tốt các Đề án, Dự án và theo dõi, hướng dẫn việc quyết toán tài chính theo quy định của pháp luật.

Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Giám đốc các Sở, Ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố nghiêm túc triển khai thực hiện; trường hợp phát sinh khó khăn, vướng mắc, kịp thời báo cáo về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Nội vụ) để xem xét, giải quyết./.