KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2020

Trên cơ sở hướng dẫn tại Công văn số 6532/BNV-VTLTNN ngày 26/12/2019 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ năm 2020; Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Yên ban hành Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu, trách nhiệm của công chức viên chức trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, đáp ứng yêu cầu trong công tác cải cách hành chính hiện nay.

2. Yêu cầu

Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; các hội, các doanh nghiệp có vốn Nhà nước thuộc UBND tỉnh quản lý; UBND các huyện, thị xã, thành phố căn cứ Kế hoạch này và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị xây dựng Kế hoạch và triển khai thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.

II. NỘI DUNG QUẢN LÝ CHỈ ĐẠO NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

- Tổ chức triển khai thực hiện Nghị định về công tác văn thư (sau khi có Nghị định thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP);

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương tiếp tục tăng cường việc tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử... qua các phương tiện thông tin báo, đài, cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử, các cuộc họp, hội nghị tập huấn, tổng kết.

b) Xây dựng ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Đối với Sở Nội vụ

+ Tổ chức triển khai văn bản quy phạm pháp luật mới được ban hành về công tác văn thư, lưu trữ; rà soát tham mưu sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và tình hình thực tế của địa phương;

+ Ban hành văn bản hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện việc soạn thảo và ban hành văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa mật theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ về việc Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức; Quyết định số 55/2019/QĐ-UBND ngày 30/12/2019 của UBND tỉnh Phú Yên ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh Phú Yên.

+ Tiếp tục quán triệt, tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Kế hoạch số 192/KH-UBND ngày 30/11/2017 của UBND tỉnh Phú Yên về thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ;

+ Tổ chức tổng kết Luật Lưu trữ năm 2011 và đề xuất Trung ương sửa đổi, bổ sung một số nội dung cho phù hợp;

+ Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động dịch vụ chỉnh lý tại các cơ quan, đơn vị, địa phương.

- Đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương:

+ Căn cứ văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương, văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn của UBND tỉnh và của Sở Nội vụ tiến hành xây dựng, ban hành, triển khai các văn bản quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ; đồng thời, rà soát những văn bản đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ không còn phù hợp để chỉnh sửa, bổ sung cho kịp thời hoặc thay thế như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ hàng năm; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

+ Thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Phú Yên theo quy định tại Quyết định số 55/2019/QĐ-UBND ngày 30/12/2019 của UBND tỉnh Phú Yên;

+ Triển khai thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Kế hoạch số 192/KH-UBND ngày 30/11/2017 của UBND tỉnh Phú Yên về thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ; Quyết định số 2389/QĐ-UBND ngày 27/11/2015 của UBND tỉnh Phú Yên ban hành Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020 tầm nhìn đến năm 2030 trên địa bàn tỉnh Phú Yên; Kế hoạch số 85/KH-UBND ngày 15/6/2016 của UBND tỉnh Phú Yên triển khai quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 trên địa bàn tỉnh Phú Yên;

+ Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Công tác tổ chức cán bộ:

+ Đối với các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố: Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn, bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh viên chức theo quy định của pháp luật.

+ Rà soát lại đội ngũ công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm) nếu chưa đảm bảo các điều kiện, tiêu chuẩn quy định thì cử tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ theo quy định.

+ Đối với các xã, phường, thị trấn: Thực hiện tốt công tác tuyển dụng, bố trí công chức, những người hoạt động không chuyên trách kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ;

- Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ: Xây dựng kế hoạch, chương trình mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh, tập trung vào các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ điện tử và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu (giấy) vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

- Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

d) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Đối với Sở Nội vụ:

Xây dựng kế hoạch và tổ chức thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương theo các nội dung sau:

+ Công tác văn thư: Soạn thảo và ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu (giấy) vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

+ Việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

+ Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, ngạch công chức, chức danh viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

+ Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ đảm bảo theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ; thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; chỉnh lý tài liệu; tình hình kho tàng, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng và tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật;

+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ.

- UBND các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo Phòng Nội vụ tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các phòng, ban, chuyên môn huyện và UBND các xã, phường, thị trấn.

đ) Các cơ quan, đơn vị, địa phương đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử.

Tiếp tục thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng hiệu quả Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh; sử dụng chữ ký số, chứng thư số, lưu hồ sơ, tài liệu điện tử phải được đảm bảo, an toàn.

2. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan; Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

a) Lưu trữ cơ quan

- Thực hiện nghiêm túc công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chấm dứt tình trạng hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động không được lặp và không giao nộp vào Lưu trữ cơ quan dẫn đến hồ sơ, tài liệu tồn đọng, tích đống,

- Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu tại Lưu trữ cơ quan; thực hiện thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị đúng quy định.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

b) Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

- Xây dựng và triển khai thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Phú Yên, giai đoạn 2020 - 2024 (tài liệu từ năm 1969 - 2009); Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, giai đoạn 2020 - 2025.

- Thực hiện công tác sưu tầm tài liệu quý hiếm trên địa bàn tỉnh theo Kế hoạch số 141/KH-UBND ngày 06/9/2016 của UBND tỉnh về sưu tầm tài liệu quý, hiếm của tỉnh Phú Yên và về tỉnh Phú Yên, giai đoạn 2016-2020.

- Tiếp tục thực hiện công tác trao trả hồ sơ, kỷ vật cán bộ đi B.

- Lập Danh mục tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng của các Phòng lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 05/2015/TT-BNV ngày 25/11/2015 của Bộ Nội vụ về Quy định Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử; lập Danh mục tài liệu đề nghị giải mật và trình cơ quan có thẩm quyền thực hiện giải mật tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

- Phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thông qua các hình thức như: Trưng bày, triển lãm, trang thông tin điện tử,...

- Phục vụ và tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức và công dân đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định; Thực hiện tốt công tác, thống kê, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; Tổ chức sử dụng khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

3. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương quan tâm bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ. Xây dựng đề án, kế hoạch giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống tại Cơ quan, đơn vị, địa phương nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu từ năm 2015 trở về trước còn tồn đọng, tích đống chưa được phân loại, lập hồ sơ để chuẩn bị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử theo quy định tại Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính Phủ; đồng thời, bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ hàng năm như: Đầu tư cơ sở vật chất, xây dựng mới hoặc cải tạo, sửa chữa kho lưu trữ, mua sắm các trang thiết bị bảo quản tài liệu, chỉnh lý tài liệu, phòng chống cháy nổ, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Đối với các cơ quan, tổ chức không hưởng ngân sách của tỉnh cần phải dành khoản kinh phí hợp lý để chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống của cơ quan, tổ chức mình và mua sắm các trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

- Giao Sở Tài chính bố trí kinh phí đủ để thực hiện cho hoạt động văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức trong tỉnh theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ và các đề án, Kế hoạch về văn thư, lưu trữ đã được Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chỉ đạo xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 phù hợp với tình hình thực tế cơ quan, đơn vị, địa phương; chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện kế hoạch.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc thực hiện kế hoạch, tổng hợp kết quả, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Sở Tài chính tham mưu UBND tỉnh đảm bảo kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo đề xuất của các cơ quan, đơn vị, địa phương phù hợp với tình hình thực tế và hướng dẫn sử dụng kinh phí, theo dõi, quyết toán tài chính theo quy định.

Yêu cầu các cơ quan, tổ chức nghiêm túc triển khai thực hiện; trường hợp phát sinh khó khăn, vướng mắc, kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để hướng dẫn thực hiện./.