KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021

Thực hiện Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18/12/2020 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; từng bước hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ nhằm phục vụ tốt hơn công tác chỉ đạo điều hành, nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay.

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

- Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

2. Yêu cầu

- Tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ hoạt động thống nhất, hiệu quả và theo đúng quy định của pháp luật.

- Các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị và triển khai thực hiện nghiêm túc các nhiệm vụ theo kế hoạch đề ra.

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Nhiệm vụ trọng tâm năm 2021

1.1. Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc) theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và các quy định khác của pháp luật có liên quan, bảo đảm thực hiện lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

1.2. Hoàn thiện, tích hợp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử (Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ) tại các cơ quan, tổ chức đảm bảo thực hiện bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu điện tử; trích xuất giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

1.3. Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, nộp lưu tài liệu và tích hợp dữ liệu theo lộ trình quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”.

1.4. Rà soát, sửa đổi bổ sung, ban hành các văn bản mới theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức, trong đó chú trọng đến việc sửa đổi, bổ sung hoặc xây dựng mới Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; Đề án, Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

1.5. Tăng cường kiểm tra việc chấp hành các chế độ, quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.

2. Nhiệm vụ thường xuyên

2.1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ

Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành, cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý bằng các hình thức: tổ chức hội nghị; lồng ghép trong các cuộc họp; viết tin, bài giới thiệu văn bản, quy định mới trên cổng thông tin điện tử.

b) Xây dựng ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ tham mưu, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành.

- Các cơ quan, tổ chức rà soát, sửa đổi bổ sung, ban hành các văn bản mới theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.

c) Công tác tổ chức cán bộ và tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ:

- Các cơ quan, tổ chức bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ theo vị trí việc làm, đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức theo đúng quy định của pháp luật. Thực hiện các chế độ chính sách tiền lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

Rà soát và cử công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ, tập trung vào các nội dung: soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ.

Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch, chương trình, mở lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho Lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành chính), Phòng Nội vụ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh; các tổ chức Hội, Quỹ được giao biên chế; các doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã.

Các cơ quan, tổ chức xây dựng Kế hoạch, chương trình tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thuộc thẩm quyền. Phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng nội dung, chương trình tập huấn, gửi Kế hoạch, nội dung tập huấn về Sở Nội vụ để theo dõi, hướng dẫn trước khi tổ chức tập huấn.

d) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện thanh tra, kiểm tra việc chấp hành các chế độ, quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý, trong đó tập trung vào các nội dung sau:

- Việc bố trí cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật; xây dựng, ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ.

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

- Việc soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

- Việc thống kê, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; chỉnh lý tài liệu tồn đọng; số hóa tài liệu; bố trí kho tàng, trang bị trang thiết bị bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; việc hủy tài liệu hết giá trị.

- Quản lý tài liệu lưu trữ đối với các đơn vị thực hiện sắp xếp theo Nghị quyết số 855/NQ-UBTVQH14 ngày 10/01/2020 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về việc sắp xếp các đơn vị hành chính cấp xã thuộc tỉnh Bắc Kạn.

đ) Thực hiện công tác quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật: thực hiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định (nếu có); tiếp nhận hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định; kiểm tra, thanh tra về hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý.

2.2. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

- Hoạt động nghiệp vụ văn thư gồm: soạn thảo, ban hành văn bản; tiếp nhận, xử lý, quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

- Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ gồm: việc thu thập, chỉnh lý, số hóa, thống kê hồ sơ, tài liệu lưu trữ; bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; sao lưu dữ liệu bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

2.3. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ công việc và thực hiện thu thập, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

b) Đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

c) Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (sau đây gọi là Chỉ thị số 35/CT-TTg), chậm nhất đến hết năm 2021, các ngành, các cấp giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức.

d) Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

đ) Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ sau khi đã lập hồ sơ hoàn chỉnh và xây dựng dữ liệu đặc tả; ưu tiên lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao, tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng nặng (mủn, rách...), tài liệu bị mờ chữ nhưng hình ảnh còn đọc được tương đối đầy đủ thông tin.

e) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong tra cứu tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử nhằm bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

g) Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; thường xuyên kiểm tra kho bảo quản tài liệu lưu trữ, bảo trì hệ thống phòng cháy, chữa cháy; phòng chống các nguy cơ ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ như mối mọt, ẩm mốc nhằm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

h) Tăng cường giới thiệu, quảng bá các nguồn tài liệu hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đến công chúng với các hình thức như thông báo, viết bài trên trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông xã hội; tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định.

i) UBND các xã được sắp xếp theo Nghị quyết số 855/NQ-UBTVQH14 ngày 10/01/2020 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội có trách nhiệm thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ của đơn vị theo hướng dẫn của Sở Nội vụ tại Công văn số 1107/SNV-CCHC&QLVTLT ngày 16/7/2019.

k) Nghiêm túc thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn theo quy định.

2.4. Kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức xây dựng dự toán kinh phí cho công tác văn thư theo quy định tại Điều 36, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; kinh phí cho công tác lưu trữ theo quy định tại Điều 39, Luật Lưu trữ. Quan tâm bố trí kinh phí đầu tư thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử và kinh phí chỉnh lý tài liệu để giải quyết dứt điểm tài liệu lưu trữ tồn đọng hình thành từ năm 2015 trở về trước theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh; tổ chức Quỹ, Hội được giao biên chế; doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh; cơ quan trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố căn cứ nội dung Kế hoạch này, chủ động triển khai xây dựng Kế hoạch và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức, địa phương.

2. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm nâng cấp, tích hợp Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc với Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ; hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ để các cơ quan, tổ chức thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

3. Sở Nội vụ có trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao, đồng thời theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 theo nội dung Kế hoạch này.

Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các cơ quan, tổ chức liên quan tổ chức, thực hiện./.