QUY ĐỊNH

VỀ PHÔNG LƯU TRỮ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

Căn cứ Điều lệ Đảng;

Căn cứ Quyết định số 20-QĐ/TW, ngày 23-9-1987 của Ban Bí thư Trung ương Đảng (khóa VI) về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10, ngày 04-4-2001 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội;

Theo đề nghị của Văn phòng Trung ương Đảng,

Ban Bí thư quy định về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam như sau:

I- QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị - xã hội; tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội.

Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là một bộ phận quan trọng trong Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, là di sản vô cùng quý báu của Đảng và của dân tộc.

Điều 2. Tài liệu lưu trữ của Đảng và của các tổ chức chính trị - xã hội là tài liệu có giá trị về chính trị, khoa học và thực tiễn; là bản chính, bản gốc của tài liệu, được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng các bản sao hợp pháp.

Điều 3. Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam bao gồm:

- Tài liệu của các tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức tiền thân của các tổ chức chính trị - xã hội.

- Tài liệu của Đại hội Đảng toàn quốc và đại hội đảng bộ các cấp; tài liệu của các cấp Ủy đảng, các cơ quan, tổ chức đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn của Đảng Cộng sản Việt Nam (trước kia là Đảng Cộng sản Đông Dương, Đảng Lao động Việt Nam).

- Tài liệu của các tổ chức chính trị - xã hội.

- Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội.

- Tài liệu về hoạt động của các đảng cộng sản và công nhân, của các tổ chức và phong trào quốc tế, của các chiến sĩ cộng sản và nhân vật lịch sử quốc tế có liên quan đến Đảng ta.

- Tài liệu của các chế độ phong kiến, thực dân, đế quốc xâm lược và các chính quyền tay sai phản động có liên quan trực tiếp đến hoạt động của Đảng ta và của các tổ chức, đoàn thể cách mạng.

Điều 4. Tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải được tập trung thống nhất, quản lý chặt chẽ, chỉnh lý hoàn chỉnh, hệ thống hóa khoa học và được tổ chức khai thác, phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn.

Điều 5. Mọi tổ chức, cán bộ, đảng viên, công dân đều có trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ và thực hiện đúng pháp luật của Nhà nước, các chế độ, quy định về lưu trữ tài liệu của Đảng, của các tổ chức chính trị - xã hội. Không một cơ quan, tổ chức, cá nhân nào được giữ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam làm của riêng, tự ý sao chép, công bố, mua bán, trao đổi, sửa chữa, tiêu hủy trái phép hoặc sử dụng vào các mục đích trái với lợi ích của Đảng, của Nhà nước và của dân tộc.

Các cơ quan nghiên cứu, các viện bảo tàng... chỉ được lưu giữ hoặc trưng bày những tài liệu phục chế, những bản sao để phục vụ cho yêu cầu công tác của cơ quan mình; những tài liệu lưu trữ là bản gốc và bản chính thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải giao lại cho các cơ quan lưu trữ của Đảng quản lý.

Điều 6. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội có trách nhiệm bảo đảm kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

II. TỔ CHỨC LƯU TRỮ CỦA ĐẢNG

Điều 7. Tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được quản lý thống nhất và phân cấp bảo quản trong các kho lưu trữ của Đảng ở các cấp từ Trung ương đến địa phương. Hệ thống các cơ quan lưu trữ của Đảng gồm:

1- Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng có chức năng giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; nghiên cứu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo của Trung ương Đảng về công tác văn thư và lưu trữ; kiêm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ương; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn thống nhất khoa học nghiệp vụ văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội.

2- Phòng lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy (sau đây gọi chung là tỉnh ủy) đặt trong văn phòng tỉnh ủy, có chức năng giúp chánh văn phòng tỉnh ủy tham mưu cho tỉnh ủy chỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ; trực tiếp quản lý kho lưu trữ tỉnh ủy; chỉ đạo, hướng dẫn khoa học nghiệp vụ công tác văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp tỉnh và các huyện, quận, thị, thành ủy trực thuộc tỉnh.

3- Kho lưu trữ huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy (sau đây gọi chung là huyện ủy) đặt trong văn phòng huyện ủy, do chánh văn phòng huyện ủy giúp huyện ủy trực tiếp chỉ đạo về công tác văn thư và lưu trữ; quản lý kho lưu trữ huyện ủy; hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị - xã hội trong huyện.

Điều 8. Các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội phải tổ chức lưu trữ hiện hành. Lưu trữ hiện hành có nhiệm vụ hướng dẫn công tác văn thư và thu thập tài liệu lưu trữ của các đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, tổ chức theo quy định tại khoản 1, Điều 12; chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; định kỳ giao nộp tài liệu vào lưu trữ cấp ủy các cấp theo khoản 2, Điều 12 của Quy định này.

Điều 9. Giao Ban Tổ chức Trung ương phối hợp với Văn phòng Trung ương Đảng quy định biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ của hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và của các tổ chức chính trị - xã hội.

III- THU THẬP, QUẢN LÝ VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 10. Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập hồ sơ và bảo quản an toàn.

Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó theo thời hạn quy định tại khoản 1, Điều 12 của Quy định này.

Điều 11. Thẩm quyền thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ

1- Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng có thẩm quyền thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ương; tài liệu của các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư, các đảng viên tiêu biểu của Đảng, tài liệu của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội.

2- Phòng lưu trữ tỉnh ủy có thẩm quyền thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp tỉnh; tài liệu của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt và các đảng viên tiêu biểu của tỉnh.

3- Kho lưu trữ huyện ủy có thẩm quyền thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội trong huyện, quận, thị, thành.

Điều 12. Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của Đảng và của các tổ chức chính trị - xã hội đều phải giao nộp vào kho lưu trữ của cấp ủy đảng cùng cấp để quản lý. Thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ như sau:

1- Sau một năm kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành.

2- Thời hạn giao nộp tài liệu từ lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức vào lưu trữ lịch sử:

2.1- Sau mười năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ương.

2.2- Sau ba mươi năm kề từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của Đảng ủy Quân sự Trung ương, Đảng ủy Công an Trung ương.

2.3- Sau năm năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở địa phương.

2.4- Sau mười năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của đảng ủy quân sự, đảng ủy công an, đảng ủy bộ đội biên phòng ở cấp địa phương.

2.5- Hồ sơ, lý lịch của cán bộ, đảng viên thuộc cơ quan, cấp ủy nào quản lý được giao nộp vào kho lưu trữ của cấp ủy đó sau khi cán bộ, đảng viên qua đời.

Điều 13. Việc quản lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức giải thể, chia tách, sáp nhập thực hiện theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

Điều 14. Việc xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải do các hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Đảng ở các cấp tiến hành.

Thành phần hội đồng xác định giá trị tài liệu ở Kho Lưu trữ Trung ương Đảng do Ban Bí thư ủy quyền Chánh Văn phòng Trung ương Đảng quy định; ở các kho lưu trữ cấp ủy do thường trực cấp ủy quy định; ở các cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị - xã hội cấp Trung ương do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam chỉ được loại, hủy sau khi được hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ xem xét và quyết định. Không được loại, hủy tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam từ năm 1954 trở về trước và tài liệu từ năm 1975 trở về trước của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở các tỉnh phía Nam (từ Quảng Trị trở vào); tài liệu về thân thế, sự nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các lãnh tụ, đảng viên tiêu biểu của Đảng.

Điều 15. Bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ

1- Tài liệu lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội phải được bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

2- Tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải được bảo quản trong các kho lưu trữ chuyên dụng của các cấp ủy.

3- Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu.

Văn phòng Trung ương Đảng quy định tiêu chuẩn các loại kho lưu trữ và chế độ bảo quản tài liệu.

Điều 16. Việc giải mật tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được thực hiện theo quy định của Ban Bí thư.

IV- KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 17. Tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được khai thác, sử dụng phục vụ yêu cầu nghiên cứu của các cơ quan, tổ chức, của cán bộ, đảng viên, nhân dân, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật của Đảng và Nhà nước, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.

Điều 18. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam như sau:

1- Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội quy định việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang được bảo quan tại cơ quan, tổ chức.

2- Ban Bí thư ủy quyền Chánh Văn phòng Trung ương Đảng quy định việc khai thác, sử dụng tài liệu trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.

3- Thường trực tỉnh ủy, huyện ủy quy định việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong kho lưu trữ do cấp mình quản lý.

Điều 19. Thẩm quyền công bố tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

1- Ban Bí thư ủy quyền Chánh Văn phòng Trung ương Đảng quy định việc công bố tài liệu đang được quản lý tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.

2- Thường trực tỉnh ủy, huyện ủy quy định việc công bố tài liệu đang được quản lý tại kho lưu trữ do mình quản lý.

Điều 20. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được mang tài liệu đặc biệt quý hiếm, tài liệu mật thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ra khỏi lãnh thổ Việt Nam, trong trường hợp đặc biệt được cơ quan có thẩm quyền cho phép thì chỉ được mang bản sao.

Việc phục vụ khai thác tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam đối với người nước ngoài có quy định riêng.

V- TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 21. Các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội từ Trung ương đến cơ sở có trách nhiệm thực hiện quy định này.

Điều 22. Giao Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quy định trong hệ thống cơ quan, tổ chức đảng và hệ thống tổ chức chính trị - xã hội.

Điều 23. Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Các điều trong các văn bản đã ban hành trước đây trái với nội dung Quy định này đều bãi bỏ.