Quy định về lưu trữ hồ sơ trong đấu thầu

“Điều 10. Lưu trữ hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu:

1. Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu được lưu giữ đến tối thiểu là 03 năm sau khi quyết toán hợp đồng, trừ hồ sơ quy định tại các Khoản 2, 3 và 4 Điều này.

…

4. Hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và các tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu của gói thầu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ”

Theo đó có thể hiểu toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu bao gồm toàn bộ hồ sơ của người trúng thầu và không trúng thầu, trừ trường hợp hủy thầu thì lưu giữ trong 12 tháng và hồ sơ đề xuất về tài chính của các nhà thầu mà không vượt qua được bước đánh giá, bị trả lại.

Quyết toán hợp đồng là việc xác định tổng giá trị cuối cùng của hợp đồng mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu khi bên nhận thầu hoàn thành tất cả các công việc theo thỏa thuận trong hợp đồng. Hồ sơ quyết toán hợp đồng do bên nhận thầu lập phù hợp với từng loại hợp đồng và giá hợp đồng. 

Hồ sơ quyết toán gồm:

– Biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc thuộc phạm vi hợp đồng và công việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng.