QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

Căn cứ Nghị định số 50/CP ngày 06 tháng 8 năm 1993 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Chính phủ;

Căn cứ Nghị định số 17/2001/NĐ-CP ngày 04 tháng 5 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng nguồn tài trợ phát triển chính thức;

Căn cứ Quyết định số 268/QĐ-VPCP ngày 05 tháng 6 năm 2000 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về việc thành lập Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ;

Xét đề nghị của Trưởng Ban Quản lý các dự án và Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý các dự án tăng cường năng lực của Văn phòng Chính phủ do các tổ chức quốc tế hoặc nước ngoài tài trợ dưới hình thức hỗ trợ phát triển chính thức.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Trưởng Ban Quản lý các dự án, các Vụ trưởng, Cục trưởng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 07/2001/QĐ-VPCP ngày 02 tháng 11 năm 2001 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Quy chế này áp dụng cho việc quản lý các dự án tăng cường năng lực của Văn phòng Chính phủ và các dự án của các tổ chức tư vấn của Thủ tướng Chính phủ đặt tại Văn phòng Chính phủ do các tổ chức quốc tế hoặc nước ngoài tài trợ dưới hình thức hỗ trợ phát triển chính thức (sau đây goị chung là dự án của Văn phòng Chính phủ).

Điều 2. Mục đích của Quy chế nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý và thực hiện các dự án tăng cường năng lực của Văn phòng Chính phủ và của các tổ chức tư vấn của Thủ tướng Chính phủ đặt tại Văn phòng Chính phủ, góp phần thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.

Điều 3. Việc xây dựng và thực hiện các dự án; nhiệm vụ và thành viên của Ban Quản lý của từng dự án cụ thể do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quyết định trên cơ sở đề nghị của các đơn vị hữu quan trong Văn phòng Chính phủ.

Chương II

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ VÀ THỰC HIỆN DỰ ÁN

Điều 4. Trách nhiệm của Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ

1. Nghiên cứu, xác định nhu cầu về các dự án và xây dựng kế hoạch dự án tăng cường năng lực của Văn phòng Chính phủ trên cơ sở đề xuất của các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm phê duyệt.

2. Hướng dẫn các đơn vị có nhu cầu thực hiện dự án tiến hành xây dựng đề cương, xác định mục tiêu, nội dung của dự án trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Chính phủ và phương hướng công tác trong từng thời kỳ, tránh chồng chéo với các dự án khác; hướng dẫn các Ban Quản lý dự án mới thành lập về các quy định, quy trình, thủ tục thực hiện dự án.

3. Đóng góp ý kiến vào đề cương dự án, thực hiện các thủ tục cần thiết để đăng ký đề cương dự án với các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan.

4. Cử các bộ tham gia Ban Chuẩn bị dự án.

5. Thẩm tra và góp ý kiến vào dự thảo văn kiện dự án, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, quyết định.

6. Giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm trong việc theo dõi, kiểm tra hoạt động của các dự án nhằm đảm bảo các dự án được thực hiện đúng mục tiêu, nội dung, tiến độ nêu trong văn kiện dự án, các quy định của nhà nước và yêu cầu của nhà tài trợ.

7. Giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm trong việc tổ chức đánh giá hiệu quả của các dự án.

Điều 5. Trách nhiệm của Ban Chuẩn bị dự án

1. Ban Chuẩn bị dự án do Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định, bao gồm một số thành viên là cán bộ có trình độ, kinh nghiệm về công tác thiết kế dự án và lĩnh vực chuyên môn của dự án, làm việc theo chế độ kiêm nhiệm và tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

2. Ban Chuẩn bị dự án có nhiệm vụ sau:

a) Là đầu mối của Văn phòng Chính phủ trong việc theo dõi, cung cấp thông tin, hỗ trợ Đoàn chuyên gia xây dựng dự án trong qúa trình soạn thảo, hoàn thiện văn kiện dự án.

b) Soạn thảo “Điều khoản giao việc” cho Đoàn chuyên gia, bao gồm: nội dung công việc; phương pháp và thời gian làm việc, sản phẩm và thời hạn giao nộp sản phẩm; các yêu cầu về trình độ, năng lực, kinh nghiệm chuyên môn,... của chuyên gia, trình Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ, nhà tài trợ thông qua.

c) Phối hợp với nhà tài trợ để thuê chuyên gia tham gia xây dựng dự án, theo các thủ tục và quy định của nhà tài trợ trên cơ sở điều khoản giao việc và tình hình thực tế của cơ quan.

d) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình làm việc của Đoàn chuyên gia, bảo đảm tiến độ và các yêu cầu trong đề cương dự án.

đ) Đàm phán, thống nhất với Nhà tài trợ về nội dung dự thảo văn kiện dự án để trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm thông qua; làm thủ tục đăng ký, thẩm định dự án với các cơ quan liên quan và hoàn thiện thủ tục trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

3. Trường hợp Nhà tài trợ không yêu cầu phải thuê chuyên gia xây dựng văn kiện dự án, Ban Chuẩn bị dự án trực tiếp tiến hành xây dựng văn kiện dự án và làm thủ tục để phê duyệt văn kiện dự án.

Điều 6. Ban Quản lý dự án

1. Ban Quản lý dự án do Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định trên cơ sở đề xuất của Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ, đơn vị chủ trì dự án và Vụ Tổ chức các bộ.

2. Cơ cấu và số lượng thành viên Ban Quản lý dự án tuỳ thuộc vào quy định của Nhà tài trợ và yêu cầu của từng dự án, bao gồm:

a) Giám đốc dự án (Chuyên trách hoặc kiêm nhiệm): là cán bộ cấp Vụ trưởng trở lên, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của dự án trước Bộ trưởng, Chủ nhiệm và nhà tài trợ. Trong trường hợp Giám đốc dự án là kiêm nhiệm, có thể có một Phó Giám đốc là cán bộ cấp Vụ để giúp Giám đốc dự án điều hành, xử lý một số phần việc của dự án theo uỷ quyền của Giám đốc dự án.

b) Điều phối viên dự án: có trách nhiệm giúp Giám đốc dự án lập chương trình, kế hoạch và phối hợp các hoạt động của dự án đảm bảo hiệu quả, tiến độ thực hiện dự án.

c) Kế toán trưởng và kế toán viên dự án: có trách nhiệm giúp Giám đốc dự án thực hiện việc chi tiêu và quản lý tài chính của dự án.

d) Thư ký dự án: có trách nhiệm lập và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch làm việc của Giám đốc dự án, soạn thảo thư từ giao dịch, công văn giấy tờ.

3. Ban Quản lý dự án có trách nhiệm:

a) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện dự án bảo đảm đúng mục tiêu, nội dung, tiến độ nêu trong văn kiện dự án; thực hiện đúng chế độ chi tiêu tài chính, chế độ bảo mật, quy trình thực hiện dự án, các quy định của nhà nước và yêu cầu của nhà tài trợ.

b) Trực tiếp làm việc với đối tác, bảo đảm sự hợp tác chặt chẽ theo những thoả thuận đã được ký kết giữa hai bên.

Điều 7. Trách nhiệm của các tổ chức, đơn vị trong việc xây dựng, chủ trì dự án

1. Các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm đề xuất nhu cầu về các dự án và xây dựng đề cương dự án để Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ tổng hợp chung trong kế hoạch dự án của Văn phòng Chính phủ.

2. Các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ được phân công chủ trì các dự án có nội dung liên quan đến lĩnh vực quản lý của đơn vị; các tổ chức tư vấn của Thủ tướng Chính phủ đặt tại Văn phòng Chính phủ có dự án thuộc lĩnh vực quản lý, có trách nhiệm:

a) Chủ trì, phối hợp với Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ trong việc tìm kiếm và đàm phán với các đối tác.

b) Đề xuất danh sách cán bộ của đơn vị mình tham gia Ban Chuẩn bị dự án và Ban Quản lý dự án.

c) Hỗ trợ Ban Chuẩn bị dự án, đoàn chuyên gia trong qúa trình xây dựng văn kiện dự án và góp ý kiến vào dự thảo nội dung văn kiện dự án.

d) Giám sát, kiểm tra hoạt động của dự án, bảo đảm thực hiện đúng các quy định trong văn kiện dự án, quy định của nhà nước và yêu cầu của nhà tài trợ.

Điều 8. Trách nhiệm của các đơn vị có liên quan

1. Vụ Tổ chức cán bộ nghiên cứu ý kiến của các đơn vị liên quan, đề xuất đơn vị chủ trì dự án, các thành viên tham gia Ban Chuẩn bị dự án và Ban Quản lý dự án, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định.

2. Vụ Quan hệ Quốc tế phối hợp với Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ và đơn vị chủ trì dự án để tìm kiếm các nguồn tài trợ và tham mưu cho lãnh đạo tiếp nhận các nguồn tài trợ cho Văn phòng Chính phủ một cách có hiệu quả.

3. Phòng Tài vụ của Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm hướng dẫn chế độ tài chính, kế toán theo quy định của nhà nước và thống nhất các thủ tục hành chính với nhà tài trợ, kiểm tra kế toán định kỳ; giúp Ban Quản lý dự án chấp hành đúng các quy định về tài chính của nhà tài trợ và của nhà nước; theo dõi việc sử dụng các tài sản của dự án.

4. Cục Quản trị I, Cục Hành chính - Quản trị II có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện, cơ sở vật chất mà Văn phòng Chính phủ có nghĩa vụ đóng góp theo nội dung quy định trong văn kiện dự án.

Chương III

XÂY DỰNG DỰ ÁN

Điều 9. Nghiên cứu, đề xuất nhu cầu về các dự án

1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Chính phủ và tình hình, nhiệm vụ cụ thể trong từng giai đoạn, các đơn vị chủ động đề xuất nhu cầu về dự án hàng năm của đơn vị mình.

2. Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ tổng hợp nhu cầu dự án của các đơn vị, xây dựng kế hoạch dự án hàng năm của Văn phòng Chính phủ, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm phê duyệt.

Điều 10. Xây dựng và đăng ký đề cương dự án

1. Căn cứ kế hoạch dự án hàng năm đã được phê duyệt, theo hướng dẫn của Ban Quản lý dự án của Văn phòng Chính phủ, các đơn vị được phân công chủ trì dự án tiến hành dự thảo đề cương dự án, lấy ý kiến của các đơn vị liên quan trong Văn phòng Chính phủ để hoàn thiện đề cương và đăng ký với Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ.

2. Đề cương dự án cần nêu rõ các nội dung: luận chứng về sự cần thiết của dự án, các mục tiêu của dự án, dự kiến các sản phẩm và hoạt động chính, cách thức điều hành và thực hiện dự án, dự kiến đơn vị thực hiện, dự kiến nhu cầu nguồn lực (và nhà tài trợ nếu có thể).

3. Ban Quản lý các dự án tập hợp, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm thông qua các đề cương dự án và làm thủ tục đăng ký với các cơ quan quản lý nhà nước.

Điều 11. Liên hệ với các đối tác và tìm nguồn hỗ trợ

1. Căn cứ vào đề cương dự án đã được Bộ trưởng, Chủ nhiệm thông qua, Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ phối hợp với Vụ Quan hệ quốc tế và đơn vị chủ trì dự án tìm các đối tác có khả năng hỗ trợ dự án và các phương án tài trợ.

2. Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn các đơn vị chủ trì trong việc đàm phán với các đối tác nhằm đạt được một dự án hỗ trợ đáp ứng mục tiêu, yêu cầu tăng cường năng lực của Văn phòng Chính phủ; kịp thời báo cáo xin ý kiến Bộ trưởng, Chủ nhiệm về những vấn đề quan trọng phát sinh trong qúa trình đàm phán và kết quả đàm phán.

Điều 12. Xây dựng văn kiện dự án

1. Văn kiện dự án phải đáp ứng yêu cầu về mục tiêu, nội dung đã được xác định trong đề cương dự án. Đối với những vấn đề phát sinh, thay đổi lớn so với đề cương dự án, Ban Chuẩn bị dự án cần trao đổi, thống nhất với Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ để trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định.

2. Nội dung dự thảo văn kiện dự án phải được đơn vị chủ trì dự án xem xét, có ý kiến trước khi trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm.

3. Việc xây dựng dự án kết thúc khi dự thảo văn kiện dự án đã hoàn tất, được Bộ trưởng, Chủ nhiệm và nhà tài trợ thông qua.

Điều 13. Thẩm đinhh và phê duyệt dự án

Sau khi dự thảo văn kiện dự án đã được Bộ trưởng, Chủ nhiệm và Nhà tài trợ thông qua, Ban Chuẩn bị dự án phối hợp với Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ và Vụ Quan hệ quốc tế làm các thủ tục để gửi các cơ quan hữu quan thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt dự án, bảo đảm đúng quy trình, thủ tục và thời hạn đã quy định.

Chương IV

QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN

Điều 14. Quản lý tài chính

1. Tuỳ theo quy định của từng Nhà tài trợ, các dự án được mở tài khoản riêng. Các giao dịch tài chính phải thực hiện thông qua tài khoản của dự án. Tuỳ từng dự án cụ thể, Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định người làm chủ tài khoản và Giám đốc dự án là người thừa uỷ quyền của chủ tài khoản.

2. Giám đốc dự án chịu trách nhiệm trực tiếp đối với công tác quản lý tài chính của dự án, kể cả đối với nguồn vốn đối ứng cấp từ ngân sách nhà nước.

3. Uỷ viên phụ trách tài chính của Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ giúp Trưởng Ban Quản lý các dự án rà soát các báo cáo dự toán, quyết toán, bảo đảm thực hiện đúng các quy định nêu trong văn kiện của dự án.

4. Phòng Tài vụ thực hiện các trách nhiệm quy định tại khoản 3 Điều 8 của Quy chế này.

5. Việc kiểm toán đối với từng dự án thực hiện theo quy định trong văn kiện dự án.

Điều 15. Mua sắm trang thiết bị và thuê dịch vụ

Việc mua sắm trang thiết bị và thuê dịch vụ của dự án được thực hiện theo văn kiện dự án, bảo đảm các quy định của Nhà nước và Nhà tài trợ, đặc biệt là các quy định về đấu thầu. Trong trường hợp có thể, cần ưu tiên mua hàng hoá và thuê dịch vụ trong nước.

Điều 16. Chế độ báo cáo định kỳ

Việc tuyển, thuê chuyên gia trong, ngoài nước và các cán bộ tham gia vào qúa trình thực hiện dự án thực hiện theo các quy định của văn kiện dự án.

Điều 17. Chế độ báo cáo định kỳ

Giám đốc dự án báo cáo tiến độ thực hiện dự án cho nhà tài trợ và Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ theo quy định trong văn kiện dự án.

Điều 18. Điều chỉnh dự án

Trong qúa trình thực hiện dự án, nếu cần thay đổi, điều chỉnh nội dung, tiến độ, ngân sách của dự án hoặc ngừng dự án, Ban Điều hành dự án phải bàn bạc,thống nhất với Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ để trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm và nhà tài trợ xem xét, quyết định. Căn cứ quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm và Nhà tài trợ, Ban Quản lý dự án kiến nghị việc điều chỉnh với các cơ quan quản lý nhà nước.

Điều 19. Kết thúc dự án

1. Giám đốc dự án gửi dự thảo báo cáo tổng kết dự án (theo các yêu cầu được quy định trong văn kiện dự án) cho Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ một tháng trước khi dự án kết thúc.

2. Trên cơ sở dự thảo báo cáo tổng kết, Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ chuẩn bị ý kiến cho Bộ trưởng, Chủ nhiệm (hoặc người được uỷ quyền) tham dự cuộc họp ba bên đánh giá kết thúc dự án.

3. Khi hoạt động cuối cùng của dự án hoàn tất, Ban Quản lý dự án thực hiện việc khoá sổ tài chính theo quy định của văn kiện dự án, lập báo cáo quyết toán và làm các thủ tục cần thiết để quyết toán dự án. Phòng Tài vụ Văn phòng Chính phủ giám sát qúa trình này, đồng thời phối hợp với Cục Quản trị I, Cục Hành chính - Quản trị II làm thủ tục tiếp nhận, xử lý tài sản của dự án.

4. Ban Quản lý dự án tiến hành các thủ tục báo cáo kết thúc dự án với các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan theo các quy định của Nhà nước về quản lý các dự án viện trợ.

Điều 20. Đánh giá hiệu quả dự án

1. Việc đánh giá hiệu quả dự án được quy định trong văn kiện dự án, do các chuyên gia độc lập (trong, ngoài nước) thực hiện.

2. Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ phối hợp với nhà tài trợ tiến hành việc lựa chọn các chuyên gia đánh giá và tổ chức thực hiện hoạt động này.

3. Báo cáo đánh giá hiệu quả dự án bao gồm các nội dung chủ yếu sau: các hoạt động đã thực hiện trong khuôn khổ dự án; những thuận lợi và khó khăn, những mặt được và chưa được trong qúa trình triển khai thực hiện dự án; lượng hoá tối đa (trong trường hợp có thể) các tác động mà dự án đem lại cho cơ quan và quốc gia.

Điều 21. Chế độ bảo mật

1. Việc trao đổi, cung cấp tài liệu, thông tin giữa hai bên đối tác trong qúa trình xây dựng và thực hiện dự án phải bảo đảm chế độ bảo mật của nhà nước được quy định tại Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 1991 và Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước thuộc Văn phòng Chính phủ quản lý (ban hành theo Quyết định số 03/2000/QĐ-VPCP ngày 24 tháng 3 năm 2000 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ).

2. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến dự án phải được bảo quản, lưu giữ và sử dụng theo các quy định hiện hành của nhà nước. Những hồ sơ, tài liệu mật phải được bảo vệ theo đúng chế độ bảo mật.

3. Các dự án cần quy định rõ về cơ chế bảo quản, lưu giữ tài liệu; cung cấp, sử dụng thông tin và kết quả nghiên cứu của dự án. Việc trao đổi tài liệu, thông tin với bên thứ ba hoặc sử dụng tài liệu, thông tin của dự án vào các mục đích khác phải được phép của chủ dự án.

4. Việc trao đổi, giao dịch thư điện tử phải có địa chỉ đăng ký tại một nhà cung cấp dịch vụ chính thức của Việt Nam; việc khai thác thông tin trên mạng Internet phải bảo đảm thực hiện đúng Quy chế bảo mật của nhà nước và Văn phòng Chính phủ; các máy tính sử dụng thư điện tử và Internet không được nối với mạng LAN của Văn phòng Chính phủ và mạng rộng của Chính phủ.

Chương v

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 22. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký. Trong qúa trình thực hiện Quy chế, Ban Quản lý các dự án của Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm tổng hợp những vấn đề vướng mắc, phát sinh, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, sửa đổi cho phù hợp./.