QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Quyết định 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân các huyện, thị xã Hương Thủy và thành phố Huế, các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1630/QĐ-UBND ngày 10 tháng 8 năm 2011 của Ủy ban Nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh:

Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này là hoạt động hội họp có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất là một đầu cầu thuộc địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế bao gồm:

1. Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài thuộc địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

2. Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

Họp báo quốc tế không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này.

Điều 2. Đối tượng điều chỉnh

1. Các cơ quan, tổ chức của Việt Nam;

2. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài làm việc tại Việt Nam khi tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế tại tỉnh Thừa Thiên Huế phải có giấy phép hoạt động tại Việt Nam theo quy định.

Trong trường hợp các cơ quan, tổ chức nước ngoài không có văn phòng tại Việt Nam, chưa có giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp thì phải phối hợp với một cơ quan, đối tác của Việt Nam để đồng tổ chức hội nghị, hội thảo.

Chương II

QUY ĐỊNH CHI TIẾT VỀ VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

Điều 3. Thẩm quyền cho phép tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

1. Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế do các cơ quan, tổ chức của Việt Nam; các cơ quan, tổ chức của nước ngoài tổ chức trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế theo thẩm quyền quy định tại khoản 2 Điều

3 Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

2. Hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền, biên giới lãnh thổ hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước phải được sự cho phép của Thủ tướng Chính phủ trước khi tổ chức.

Điều 4. Cơ quan tham mưu và quản lý

Giao trách nhiệm cho Sở Ngoại vụ tiếp nhận, thẩm định hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh của các cơ quan, tổ chức trước khi trình Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

Điều 5. Trình tự, thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh

1. Các cơ quan, tổ chức của Việt Nam trước khi tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải tiến hành các thủ tục sau đây:

a) Lấy ý kiến bằng văn bản của cơ quan quản lý ngành liên quan đến lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo trước khi nộp hồ sơ tại Sở Ngoại vụ. Cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

b) Có công văn, tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức) nộp tại Sở Ngoại vụ. Thời hạn trình ít nhất là 10 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.

Công văn, tờ trình, đề án hoặc kế hoạch tổ chức phải nêu rõ:

- Lý do, mục đích của hội nghị, hội thảo;

- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

- Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến);

- Nội dung, chương trình làm việc chi tiết, tài liệu, tập gấp, tờ rơi (nếu có) và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo; tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt;

- Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

- Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài (đại biểu nước ngoài cần cung cấp rõ quốc tịch, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu).

- Cung cấp thông tin về báo cáo viên người nước ngoài trình bày trong hội nghị, hội thảo (lý lịch trích ngang chi tiết, trình độ chuyên môn).

- Nguồn kinh phí (cơ quan, tổ chức nào chi trả, phối hợp chi trả).

- Ý kiến của các cơ quan chuyên môn về nội dung hội nghị, hội thảo.

- Đối với các công ty, doanh nghiệp tư nhân tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động theo đúng ngành nghề đăng ký

- Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nộp tại Sở Ngoại vụ gồm 02 bộ.

2. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức.

a) Có công văn, tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức) nộp tại Sở Ngoại vụ. Thời hạn trình ít nhất là 17 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.

Công văn, tờ trình, đề án hoặc kế hoạch tổ chức phải nêu rõ:

- Lý do, mục đích của hội nghị, hội thảo;

- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

- Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến);

- Nội dung, chương trình làm việc chi tiết, tài liệu, tập gấp, tờ rơi (nếu có) và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo; tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt;

- Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

- Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài (đại biểu nước ngoài cần cung cấp rõ quốc tịch, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu).

- Cung cấp thông tin về báo cáo viên người nước ngoài trình bày trong hội nghị, hội thảo (lý lịch trích ngang chi tiết, trình độ chuyên môn).

- Nguồn kinh phí (cơ quan, tổ chức nào chi trả, phối hợp chi trả)

- Giấy phép thành lập văn phòng, tổ chức, giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

- Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nộp tại Sở Ngoại vụ gồm 02 bộ. b) Sau khi nhận được hồ sơ, kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, tổ chức nước ngoài, Sở Ngoại vụ tiến hành lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan trước khi trình cấp có thẩm quyền ra quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo đề nghị của các tổ chức nước ngoài. Cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 7 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC TRONG VIỆC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH

Điều 6. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị tổ chức hội thảo quốc tế

1. Các cơ quan, đơn vị khi tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài có trách nhiệm tổ chức hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, kế hoạch đã được Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh phê duyệt, đồng thời chịu trách nhiệm cung cấp chính xác về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, các tư liệu, số liệu tại hội nghị, hội thảo quốc tế, nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo (nếu bằng tiếng nước ngoài thì phải dịch sang tiếng Việt).

2. Gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo cho UBND tỉnh và Sở Ngoại vụ trong thời hạn 10 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo.

3. Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế tổ chức trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế đã được các cơ quan Trung ương cho phép, các cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến UBND tỉnh và Sở Ngoại vụ chậm nhất là 07 ngày trước khi tổ chức.

Điều 7. Trách nhiệm quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh thống nhất quản lý Nhà nước trên phạm vi toàn tỉnh và giao cho Sở Ngoại vụ là cơ quan đầu mối tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh quản lý đối với hội nghị, hội thảo quốc tế diễn ra trên địa bàn tỉnh.

2. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm:

a) Thẩm định hồ sơ, nội dung và đề án tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

b) Yêu cầu cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

c) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

d) Có trách nhiệm lấy ý kiến của các cơ quan trung ương, địa phương có liên quan đối với hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức.

đ) Có trách nhiệm tổng hợp, tham mưu báo cáo tóm tắt kết quả, hội nghị, hội thảo quốc tế trình Thủ tướng Chính phủ theo quy định.

e) Có trách nhiệm tham mưu, báo cáo Ủy ban Nhân dân tỉnh về tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh trước ngày 31 tháng 12 hằng năm.

f) Nếu phát hiện dấu hiệu vi phạm các quy định của Quy chế này, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm kịp thời báo cáo cấp có thẩm quyền có biện pháp xử lý theo quy định.

g) Cử cán bộ tham dự một số hội nghị, hội thảo khi cần thiết.

3. Công an tỉnh có trách nhiệm:

a) Tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh về những vấn đề có liên quan đến an ninh chính trị, trật tự - an toàn xã hội trong hội nghị, hội thảo quốc tế.

b) Đảm bảo công tác an ninh trong quá trình diễn ra hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan quản lý, hướng dẫn và kiểm tra việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; phối hợp với các ngành chức năng giải quyết các vấn đề phát sinh.

4. Trách nhiệm của các cơ quan liên quan

Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn của Ủy ban Nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân các huyện, thị xã và thành phố Huế có trách nhiệm:

a) Trong thời gian không quá 7 ngày phải có ý kiến bằng văn bản đối với hội nghị, hội thảo quốc tế liên quan lĩnh vực ngành mình quản lý, phụ trách khi nhận được công văn đề nghị của Sở Ngoại vụ và các cơ quan, tổ chức của Việt Nam.

b) Phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan quản lý, hướng dẫn và kiểm tra việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Khi có phát sinh những vấn đề hội nghị, hội thảo quốc tế phải kịp thời thông báo cơ quan chức năng để phối hợp giải quyết.

Điều 8. Xử lý vi phạm

Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định của Quy chế này tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh yêu cầu các cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện nghiêm túc các quy định của Quy chế này.

Điều 10. Quy chế này thay thế các văn bản, quy định về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế do Ủy ban Nhân dân tỉnh đã ban hành trước đây.

Điều 11. Trong quá trình thực hiện nếu có gì vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương kịp thời báo cáo với Sở Ngoại vụ để tham mưu Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh để sửa đổi, bổ sung Quy chế này cho phù hợp với tình hình thực tế./.

PHỤ LỤC I

THỦ TỤC XIN PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1630/QĐ-UBND ngày 10 tháng 8 năm 2011 của Ủy ban Nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế)

I. QUY ĐỊNH VỀ HỒ SƠ

1. Các cơ quan, tổ chức của Việt Nam trước khi tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải tiến hành thủ tục sau đây:

a) Văn bản của cơ quan quản lý ngành liên quan đến lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo trước khi nộp hồ sơ tại Sở Ngoại vụ. Cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

b) Công văn, tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức) nộp tại Sở Ngoại vụ. Thời hạn trình ít nhất là 10 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.

Công văn, tờ trình, đề án hoặc kế hoạch tổ chức phải nêu rõ:

- Lý do, mục đích của hội nghị, hội thảo;

- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

- Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến);

- Nội dung, chương trình làm việc chi tiết, tài liệu, tập gấp, tờ rơi (nếu có) và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo; tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt;

- Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

- Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài (đại biểu nước ngoài cần cung cấp rõ quốc tịch, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu).

- Thông tin về báo cáo viên người nước ngoài trình bày trong hội nghị, hội thảo (lý lịch trích ngang chi tiết, trình độ chuyên môn).

- Nguồn kinh phí (cơ quan, tổ chức nào chi trả, phối hợp chi trả).

- Ý kiến của các cơ quan chuyên môn về nội dung hội nghị, hội thảo.

- Đối với các công ty, doanh nghiệp tư nhân tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động kinh doanh đúng lĩnh vực mà công ty làm dịch vụ.

- 02 bộ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nộp tại Sở Ngoại vụ.

2. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức.

a) Công văn, tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức) nộp tại Sở Ngoại vụ. Thời hạn trình ít nhất là 17 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.

Công văn, tờ trình, đề án hoặc kế hoạch tổ chức phải nêu rõ:

- Lý do, mục đích của hội nghị, hội thảo;

- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

- Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến);

- Nội dung, chương trình làm việc chi tiết, tài liệu, tập gấp, tờ rơi (nếu có) và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo; tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt;

- Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

- Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài (đại biểu nước ngoài cần cung cấp rõ quốc tịch, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu).

- Thông tin về báo cáo viên người nước ngoài trình bày trong hội nghị, hội thảo (lý lịch trích ngang chi tiết, trình độ chuyên môn).

- Nguồn kinh phí (cơ quan, tổ chức nào chi trả, phối hợp chi trả)

- Giấy phép thành lập văn phòng, tổ chức, giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

- 02 bộ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nộp tại Sở Ngoại vụ.

II. THỜI HẠN GIẢI QUYẾT

- 10 ngày làm việc khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ (đối hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức).

- 17 ngày làm việc khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ (đối với hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức )

III. THỜI GIAN NHẬN VÀ TRẢ HỒ SƠ

- Từ 7h30 đến 16h30

IV. QUY TRÌNH THỤ LÝ HỒ SƠ

1. Đối với các hồ sơ thuộc thẩm quyền cho phép tổ chức của Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh:

2. Đối với các hồ sơ thuộc thẩm quyền cho phép tổ chức của Thủ tướng Chính phủ:

Thực hiện theo quy định theo Điều 4 Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.