QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH NAM ĐỊNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NAM ĐỊNH

Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015;

Căn cứ Thông tư số 245/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính quy định thực hiện một số nội dung của Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước; Thông tư số 09/2012/TT-BTC ngày 19/01/2012 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung Thông tư số 245/2009/TT-BTC ;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 09/TTr-STTTT ngày 09/5/2013,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Nam Định.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố Nam Định; Giám đốc Viễn thông Nam Định, Giám đốc Công ty Điện lực Nam Định và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH NAM ĐỊNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 19/2013/QĐ-UBND, ngày 05/6/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Nam Định)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Nam Định (sau đây gọi tắt là Hệ thống HNTH).

2. Đối tượng áp dụng Quy chế này là các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thành phố trực thuộc tỉnh có sử dụng Hệ thống HNTH và các đơn vị có liên quan.

Điều 2. Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

Hệ thống HNTH bao gồm:

1. Hệ thống các thiết bị kỹ thuật Trung tâm điều khiển đặt tại Sở Thông tin và Truyền thông.

2. Các thiết bị đầu cuối đặt tại các điểm cầu: Văn phòng UBND tỉnh, UBND các huyện, thành phố. Các điểm cầu được kết nối thông qua đường truyền cáp quang do Viễn thông tỉnh cung cấp.

3. Các thông số kỹ thuật do Sở Thông tin và Truyền thông quy định để đảm bảo sự thống nhất trong quản lý và vận hành trên toàn tỉnh.

Điều 3. Quản lý hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Hệ thống HNTH được sử dụng để họp đối với các cuộc họp do UBND tỉnh chủ trì trực tuyến với các huyện, thành phố và các cuộc họp do các sở, ban, ngành của tỉnh chủ trì trực tuyến với các cơ quan, đơn vị liên quan ở các huyện, thành phố. Cơ quan chủ trì hoặc tham mưu chủ trì các cuộc họp trực tuyến phải đăng ký với Văn phòng UBND tỉnh để xếp lịch.

2. Sở Thông tin và Truyền thông, UBND các huyện, thành phố Nam Định có trách nhiệm quản lý, sử dụng các trang thiết bị được lắp đặt, bàn giao tại đơn vị theo quy định của Quy chế này vả các quy định khác của pháp luật.

Chương 2.

CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Yêu cầu khi sử dụng Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Bảo đảm các điều kiện về phòng cháy, chữa cháy. Không để các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng gần các thiết bị của hệ thống.

2. Bảo đảm các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống.

3. Không được tự ý di chuyển thiết bị hoặc thay đổi các tham số cấu hình hệ thống.

4. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống (nếu có).

5. Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera.

6. Khởi động và tắt hệ thống đúng quy trình. Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng.

Điều 5. Đăng ký sử dụng Hệ thống hội nghị truyền hình

1. Đối với các cuộc họp do UBND tỉnh chủ trì: Văn phòng UBND tỉnh thống nhất và gửi thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông, Viễn thông Nam Định, Công ty Điện lực Nam Định và các điểm cều huyện, thành phố Nam Định trước ngày họp ít nhất 03 ngày để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật đảm bảo cho cuộc họp.

2. Đối với các cuộc họp do các sở, ban, ngành chủ trì: Cơ quan chủ trì có văn bản đăng ký sử dụng phòng họp với Văn phòng UBND tỉnh trước ngày họp ít nhất 07 ngày. Sau khi được Văn phòng UBND tỉnh thống nhất, cơ quan chủ trì gửi thông báo cho Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, Viễn thông Nam Định, Công ty Điện lực Nam Định và các điểm cầu huyện, thành phố Nam Định trước ngày họp ít nhất 03 ngày để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật đảm bảo cho cuộc họp.

3. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như lụt bão, thiên tai, bệnh dịch,...) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng văn bản qua Fax, E-mail, điện thoại cho Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông và các điểm cầu để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

Điều 6. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp

1. Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị đầu mối phối hợp với các đơn vị có liên quan chuẩn bị đảm bảo các điều kiện kỹ thuật cho cuộc họp:

a) Thông báo thời gian chuẩn bị và thời gian họp chính thức cho cán bộ kỹ thuật của các điểm cầu có liên quan.

b) Tổ chức kiểm tra chạy thử các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh trước ngày họp ít nhất 01 ngày và trước giờ khai mạc cuộc họp 30 phút.

c) Thiết lập các thông số kỹ thuật cho hệ thống phục vụ cuộc họp.

2. UBND các huyện, thành phố Nam Định chỉ đạo việc bố trí cán bộ được giao nhiệm vụ vận hành hệ thống có mặt đúng giờ theo thông báo của Sở Thông tin và Truyền thông để thực hiện các công việc:

a) Kiểm tra thiết bị hệ thống, nguồn điện và điện dự phòng, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu.

b) Liên hệ với cán bộ kỹ thuật tại Trung tâm điều khiển để kết nối vào hệ thống.

c) Thiết lập các vị trí khung hình cần thiết phù hợp với không gian phòng họp và sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp.

Điều 7. Điều khiển hệ thống trong cuộc họp trực tuyến

1. Cán bộ kỹ thuật tại Trung tâm điều khiển:

a) Trực tiếp điều chỉnh hiển thị hình ảnh, âm thanh cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp.

b) Phối hợp với cán bộ phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời xử lý khắc phục, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp.

c) Gửi các yêu cầu phát biểu tại các điểm cầu cho người chủ trì cuộc họp.

2. Cán bộ phụ trách vận hành hệ thống tại các điểm cầu:

a) Vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp, chỉ được bật micro khi có yêu cầu phát biểu của người chủ trì cuộc họp.

b) Điều chỉnh camera phù hợp với vị trí đại biểu ở điểm cầu đang phát biểu.

c) Không được tự ý thay đổi kết nối khi chưa được sự đồng ý của cán bộ kỹ thuật tại Trung tâm điều khiển.

d) Khi xảy ra sự cố, phải nhanh chóng phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Sở Thông tin và Truyền thông tại Trung tâm điều khiển để khắc phục và thông báo kịp thời cho cán bộ kỹ thuật của đơn vị cung cấp đường truyền về nguyên nhân giải pháp, xác định thời gian khắc phục sự cố; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế.

e) Tiếp nhận đăng ký phát biểu của chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách và gửi cho cán bộ kỹ thuật tại Trung tâm điều khiển bằng điện thoại.

3. Khi kết thúc cuộc họp, cán bộ kỹ thuật ở Trung tâm điều khiển và các điểm cầu kiểm tra lại toàn bộ hệ thống, tắt thiết bị trước, sau đó ngắt nguồn điện cung cấp theo đúng quy trình.

Chương 3.

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG

Điều 8. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Chịu trách nhiệm quản lý về kỹ thuật toàn bộ hệ thống. Tổ chức đào tạo, hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật cho cán bộ của các điểm cầu.

2. Tổ chức quản lý các thiết bị kỹ thuật Trung tâm điều khiển, chuẩn bị các điều kiện, bố trí cán bộ kỹ thuật phụ trách, vận hành hệ thống tại các cuộc họp theo quy định tại khoản 1 Điều 6, khoản 1 và 3 Điều 7 của Quy chế này.

3. Kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị tại các điểm cầu trong công tác quản lý và sử dụng có hiệu quả Hệ thống HNTH. Định kỳ cuối năm lập báo cáo đánh giá, báo cáo UBND tỉnh.

4. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan tham mưu cho UBND tỉnh xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp, mở rộng quy mô Hệ thống HNTH đáp ứng yêu cầu về cải cách hành chính của tỉnh.

Điều 9. Văn phòng UBND tỉnh

1. Chịu trách nhiệm bố trí, sắp xếp lịch sử dụng phòng họp trực tuyến theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.

2. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong việc đảm bảo các điều kiện phục vụ cho các cuộc họp trực tuyến của tỉnh và các sở, ngành.

Điều 10. UBND các huyện, thành phố Nam Định

1. Tổ chức tiếp nhận quản lý, sử dụng hệ thống thiết bị tại điểm cầu từ Sở Thông tin và Truyền thông theo quy định. Chịu trách nhiệm trong công tác bảo trì sửa chữa các thiết bị được giao trong dự toán kinh phí hàng năm của đơn vị.

2. Ban hành và niêm yết nội quy phòng họp trực tuyến bảo đảm các điều kiện quy định trong Quy chế này.

3. Bố trí cán bộ và các điều kiện cần thiết khác để quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống thiết bị theo quy định tại Điều 4, khoản 2 Điều 6, khoản 2 và 3 Điều 7 của Quy chế này.

Điều 11. Các sở, ban, ngành

1. Tăng cường sử dụng Hệ thống HNTH trong việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến với các cơ quan, đơn vị cấp huyện, xã theo yêu cầu về cải cách hành chính của tỉnh.

2. Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông trong việc đăng ký và tổ chức họp trực tuyến.

Điều 12. Các cơ quan liên quan.

1. Viễn thông Nam Định:

a) Bảo đảm các chỉ tiêu kỹ thuật và chất lượng đường truyền dẫn cho Hệ thống HNTH.

b) Bố trí cán bộ kỹ thuật thường trực xử lý sự cố trong thời gian chạy kiểm tra hệ thống và toàn bộ thời gian diễn ra cuộc họp chính thức.

c) Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp theo các quy định của pháp luật hiện hành.

2. Công ty Điện lực Nam Định:

a) Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc có kế hoạch đảm bảo cung cấp ổn định nguồn điện cho Trung tâm điều khiển và các điểm cầu của Hệ thống HNTH theo kế hoạch do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo.

b) Bố trí cán bộ kỹ thuật thường trực xử lý sự cố điện trong thời gian chạy kiểm tra hệ thống và toàn bộ thời gian diễn ra cuộc họp chính thức.

Chương 4.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Khen thưởng và xử lý vi phạm

Công tác thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm, kỷ luật trong quá trình thực hiện Quy chế này được thực hiện theo các quy định hiện hành.

Điều 14. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc, phát sinh các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.