QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THANH HÓA

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ, quy định về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 312/TTr-STTTT ngày 30/3/2018 về việc ban hành Quy chế Quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 11 tháng 6 năm 2018.

Điều 3. Chánh Văn phòng Tỉnh ủy, Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh; Các huyện, thị, thành uỷ; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Giám đốc Viễn thông Thanh Hóa, Giám đốc Công ty Điện lực Thanh Hóa; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THANH HÓA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 19 /2018/QĐ-UBND, ngày 29/5/2018 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Thanh Hóa để tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, tập huấn, bồi dưỡng, trao đổi chuyên môn, chuyên đề nghiệp vụ (sau đây gọi chung là Hội nghị) giữa các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với các cơ quan, đơn vị cấp huyện.

2. Đối tượng áp dụng:

Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng HĐND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, các Ban của Tỉnh ủy, các Ban của HĐND tỉnh, các sở, ban, ngành, MTTQ và đoàn thể cấp tỉnh; Các huyện, thị, thành ủy; UBND cấp huyện, thị xã, thành phố và các đơn vị khác có liên quan khai thác, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến của tỉnh Thanh Hóa.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Hội nghị truyền hình trực tuyến (sau đây gọi tắt là HNTT): Là hình thức Hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp ở nhiều địa điểm khác nhau (các điểm cầu) kết nối qua hệ thống mạng viễn thông, giúp người tham gia tại các phòng họp có thể nhìn thấy nhau và tương tác như đang cùng ngồi trong một phòng họp.

2. Hệ thống HNTT tỉnh Thanh Hóa: Là hệ thống kết nối điểm cầu trung tâm, điểm cầu chủ tọa và các điểm cầu vệ tinh thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng và Nhà nước trên địa bàn tỉnh.

3. Điểm cầu trung tâm: Là nơi lắp đặt thiết bị quản lý đa điểm cầu (MCU) để kết nối điểm cầu chủ tọa với các điểm cầu vệ tinh nhằm thiết lập HNTT của tỉnh. Điểm cầu trung tâm được đặt và quản lý tại Sở Thông tin và Truyền thông.

4. Điểm cầu chủ tọa: Là điểm cầu được sử dụng để chủ trì mỗi cuộc HNTT cụ thể; Điểm cầu chủ tọa có thiết bị và được cài đặt phần mềm có thể điều khiển và cho phép các điểm cầu vệ tinh tương tác để tham gia vào HNTT của tỉnh. Các phòng họp có thể làm điểm cầu chủ tọa được đặt tại 3 địa điểm: Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông.

5. Điểm cầu vệ tinh: Là điểm cầu được lắp đặt thiết bị để kết nối với điểm cầu trung tâm, điểm cầu chủ tọa và các điểm cầu khác thuộc hệ thống HNTT của tỉnh. Điểm cầu vệ tinh được đặt tại các địa điểm: 27 huyện, thị xã, thành phố và Ban Quản lý Khu kinh tế Nghi Sơn và các khu công nghiệp.

6. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp tại các điểm cầu được bố trí tại địa điểm ổn định, an toàn; đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thiết bị, kết nối để phục vụ các HNTT đạt kết quả tốt.

Điều 3. Yêu cầu chung khi sử dụng hệ thống HNTT

1. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống.

2. Bật, tắt, vận hành hệ thống HNTT phải đúng quy trình kỹ thuật.

3. Không được tự ý di chuyển thiết bị được trang bị phục vụ HNTT, sử dụng thiết bị vào mục đích khác hoặc thay đổi các tham số cấu hình của thiết bị không theo hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.

4. Nghiêm chỉnh chấp hành và thực hiện cuộc họp HNTT theo đúng kịch bản, nội dung do điểm cầu chủ tọa yêu cầu.

Chương II

CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Quy định đối với các phòng họp trực tuyến

1. Phòng họp trực tuyến tại các điểm cầu chủ tọa:

- Phòng họp trực tuyến tại Văn phòng Tỉnh ủy: Phục vụ các HNTT do Tỉnh ủy, các Ban của Tỉnh ủy chủ trì tổ chức.

- Phòng họp trực tuyến tại Văn phòng UBND tỉnh: Phục vụ các HNTT do UBND tỉnh chủ trì tổ chức.

- Phòng họp trực tuyến tại Sở Thông tin và Truyền thông: Phục vụ các HNTT do HĐND tỉnh; các sở, ngành; MTTQ và đoàn thể cấp tỉnh chủ trì tổ chức.

2. Phòng họp trực tuyến tại các điểm cầu vệ tinh:

- Phục vụ HNTT của huyện ủy, thị ủy, thành ủy; HĐND các huyện, thị xã, thành phố; UBND các huyện, thị xã, thành phố; MTTQ và đoàn thể các huyện, thị xã; Ban Quản lý Khu kinh tế Nghi Sơn và các khu công nghiệp.

- Phòng họp trực tuyến được lắp đặt tại các huyện, thị xã, thành phố và Ban Quản lý Khu kinh tế Nghi Sơn và các khu công nghiệp phải được ưu tiên sử dụng phục vụ cho các phiên họp trực tuyến theo lịch tổ chức HNTT của đơn vị chủ trì gửi thông báo.

3. Các phòng họp trực tuyến phải đảm bảo:

- Các điều kiện về kết nối mạng, ánh sáng, bàn ghế; công tác phòng chống cháy nổ, môi trường, nguồn điện và các trang thiết bị phục vụ khác để các HNTT đạt kết quả tốt.

- Có sổ ghi biên bản để ghi chép những thông tin trực kỹ thuật, chất lượng kết nối HNTT của các phiên kết nối thử (test) và phiên HNTT chính thức, ghi chép các lỗi xảy ra khi vận hành hệ thống và công tác xử lý, khắc phục các lỗi (nếu có), ký xác nhận và lưu giữ sổ để phục vụ việc kiểm tra định kỳ, đột xuất công tác duy trì, sử dụng hệ thống HNTT tại các đơn vị. Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn chi tiết mẫu ghi sổ biên bản đến các đơn vị.

Điều 5. Trách nhiệm của Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng UBND tỉnh

1. Trực tiếp quản lý hệ thống thiết bị phục vụ HNTT lắp đặt ở phòng họp trực tuyến tại đơn vị; tiếp nhận đăng ký tổ chức HNTT, sắp xếp lịch họp HNTT trình Thường trực tỉnh ủy (đối với các HNTT do Tỉnh ủy, các Ban của Tỉnh ủy chủ trì) hoặc trình Thường trực UBND tỉnh (đối với các HNTT do UBND tỉnh chủ trì) quyết định.

2. Bố trí 02 (hai) cán bộ kỹ thuật trực tiếp vận hành sử dụng các thiết bị phục vụ các HNTT, tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo, tập huấn công tác vận hành hệ thống trang bị cho phòng họp trực tuyến do Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức.

Điều 6. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Làm đơn vị đầu mối quản trị chung hệ thống HNTT của toàn tỉnh; phối hợp với các đơn vị có lắp đặt điểm cầu để vận hành toàn bộ hệ thống HNTT; có trách nhiệm hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị có lắp đặt điểm cầu thiết lập các thông số kỹ thuật, điều khiển thiết bị hệ thống HNTT đảm bảo đường truyền phục vụ cuộc họp được hoạt động thông suốt; đôn đốc các đơn vị quản lý và sử dụng có hiệu quả hệ thống HNTT của tỉnh.

2. Bố trí cán bộ chuyên trách trực tiếp quản lý, vận hành hệ thống thiết bị phục vụ HNTT lắp đặt tại phòng họp trực tuyến thuộc điểm cầu trung tâm. Bố trí cán bộ phối hợp vận hành tại các điểm cầu Chủ tọa là Văn phòng Tỉnh ủy và Văn phòng UBND tỉnh.

3. Tiếp nhận đăng ký tổ chức HNTT, phối hợp sắp xếp lịch họp HNTT và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp HNTT do HĐND tỉnh, các sở, ngành, MTTQ và đoàn thể cấp tỉnh chủ trì tại điểm cầu Sở Thông tin và Truyền thông.

4. Chủ trì, phối hợp với các điểm cầu và các đơn vị liên quan kiểm tra định kỳ, đột xuất tại các điểm cầu lắp đặt phòng họp HNTT để kịp thời phát hiện và xử lý các lỗi của hệ thống, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị quản lý, vận hành các trang thiết bị phục vụ họp HNTT đúng quy định, đảm bảo hệ thống sẵn sàng hoạt động khi có yêu cầu.

5. Hàng năm rà soát hệ thống HNTT, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu đưa ra các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống; đề xuất các kế hoạch đào tạo nhân lực trực tiếp quản lý, vận hành và bảo quản các thiết bị tại các điểm cầu của hệ thống HNTT; xây dựng các phương án ứng phó xử lý sự cố và bảo đảm an toàn thông tin mạng trên hệ thống HNTT của tỉnh; lập dự toán kinh phí phục vụ cho việc quản lý, duy trì hoạt động, bảo trì, nâng cấp hệ thống điều khiển trung tâm và phục vụ việc họp trực tuyến để tổng hợp trong dự toán hoạt động chung của đơn vị.

Điều 7. Trách nhiệm của đơn vị chủ trì tổ chức HNTT

1. Phát hành văn bản triệu tập, giấy mời và các tài liệu Hội nghị đến các thành phần tham dự bằng văn bản điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản hoặc thư điện tử công vụ.

2. Gửi thông báo bằng văn bản điện tử về Kế hoạch tổ chức HNTT cho Sở Thông tin và Truyền thông ít nhất 02 (hai) ngày trước khi tiến hành HNTT chính thức để phối hợp chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp, trừ trường hợp khẩn cấp, đột xuất; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông kiểm tra, thử hệ thống HNTT trước khi tổ chức HNTT và đảm bảo công tác tổ chức, vận hành hệ thống trong các phiên HNTT chính thức.

3. Thông báo cho Viễn thông Thanh Hóa, Công ty Điện lực Thanh Hóa trước ít nhất 01 (một) ngày để đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ phiên họp HNTT tại các điểm cầu theo Kế hoạch.

4. Trường hợp cần tổ chức HNTT đột xuất, khẩn cấp (như bão lụt, thiên tai…) đơn vị chủ trì phải chủ động thông báo bằng điện thoại, fax, thư điện tử công vụ cho Sở Thông tin và Truyền thông, Viễn thông Thanh Hóa, Công ty Điện lực Thanh Hóa và các cơ quan liên quan để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ phiên HNTT.

Điều 8. Trách nhiệm của các đơn vị có lắp đặt điểm cầu vệ tinh

1. Các đơn vị lắp đặt điểm cầu vệ tinh có trách nhiệm quản lý và bảo quản các thiết bị của hệ thống HNTT; ban hành và niêm yết nội quy phòng họp trực tuyến, bảo đảm các điều kiện quy định trong Quy chế này; phối hợp kịp thời với điểm cầu chủ tọa trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra phiên họp HNTT chính thức.

2. Bố trí 02 (hai) cán bộ kỹ thuật chuyên trách, trực tiếp vận hành hệ thống thiết bị phục vụ HNTT.

Riêng đối với các huyện, thị xã, thành phố bố trí cán bộ kỹ thuật chuyên trách, trực tiếp vận hành hệ thống thiết bị phục vụ HNTT như sau:

- 01 (một) cán bộ thuộc huyện ủy, thị ủy, thành ủy; và 01 (một) cán bộ thuộc UBND cấp huyện tham gia đào tạo, tập huấn để có thể vận hành tốt hệ thống HNTT.

- Các HNTT do Tỉnh ủy, các Ban của Tỉnh ủy chủ trì tổ chức thì cán bộ kỹ thuật thuộc huyện ủy, thị ủy, thành ủy chịu trách nhiệm vận hành hệ thống HNTT; các HNTT do HĐND tỉnh, UBND tỉnh, các sở, ban, ngành, MTTQ và đoàn thể cấp tỉnh chủ trì tổ chức thì cán bộ kỹ thuật thuộc UBND cấp huyện chịu trách nhiệm vận hành hệ thống HNTT.

3. Cung cấp thông tin cán bộ kỹ thuật (họ tên, đơn vị, chức vụ, số điện thoại, email) về Sở Thông tin và Truyền thông; tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo, tập huấn công tác vận hành hệ thống trang bị cho phòng họp trực tuyến do Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức; khi thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông biết để có kế hoạch tập huấn vận hành và sử dụng hệ thống HNTT.

4. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, đơn vị chủ trì tổ chức HNTT thực hiện việc kiểm tra thử hệ thống HNTT trước khi diễn ra phiên HNTT chính thức và đảm bảo kỹ thuật trong suốt quá trình diễn ra phiên HNTT chính thức.

5. Phối hợp với Viễn thông, Chi nhánh điện tại địa bàn đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ hệ thống HNTT an toàn, thông suốt.

6. Có phương án về nguồn điện dự phòng cho phòng họp trực tuyến để đảm bảo phục vụ các phiên họp HNTT không bị gián đoạn khi có sự cố trên lưới điện tại địa bàn.

7. Hàng năm lập dự toán kinh phí trong hoạt động của đơn vị để phục vụ cho việc duy trì, bảo trì và nâng cấp hệ thống kịp thời.

8. Định kỳ cuối năm các cơ quan, đơn vị lập báo cáo đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống HNTT, gửi ý kiến, kiến nghị, đề xuất về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

Điều 9. Các cơ quan liên quan

1. Viễn thông Thanh Hóa

- Cung cấp đường truyền, bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng đường truyền cho hệ thống HNTT; đảm bảo đường truyền an toàn, liên tục và có phương án dự phòng ứng phó xử lý ngay các sự cố khi đang có cuộc họp HNTT.

- Cử cán bộ kỹ thuật phối hợp với các điểm cầu, thường trực xử lý sự cố đường truyền trong các phiên thử hệ thống HNTT và toàn bộ thời gian diễn ra phiên họp HNTT chính thức.

2. Công ty Điện lực Thanh Hóa

- Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc có kế hoạch đảm bảo cung cấp nguồn điện ổn định cho hệ thống thiết bị lắp đặt tại các điểm cầu của hệ thống HNTT trong các phiên họp HNTT theo kế hoạch do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo.

- Cung cấp thông tin của bộ phận kỹ thuật thường trực xử lý sự cố điện để phục vụ việc xử lý sự cố điện khi có cuộc họp HNTT tại các điểm cầu.

Điều 10. Yêu cầu tại điểm cầu chủ tọa

Cán bộ kỹ thuật phụ trách tại điểm cầu chủ tọa có trách nhiệm:

1. Trực tiếp điều chỉnh khung hình hiển thị hình ảnh, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp.

2. Phối hợp với các cán bộ phụ trách vận hành hệ thống HNTT ở các điểm cầu vệ tinh để kịp thời xử lý, khắc phục khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp.

3. Cập nhật các đăng ký phát biểu tại các điểm cầu cho người chủ trì cuộc họp.

Điều 11. Yêu cầu tại các điểm cầu vệ tinh

1. Các điểm cầu vệ tinh có trách nhiệm phối hợp với điểm cầu trung tâm thực hiện nghiêm túc các nội dung sau trước phiên họp HNTT:

- Cử cán bộ kỹ thuật chuyên trách để kiểm tra, rà soát lại các thông số kỹ thuật đã thiết lập cho thiết bị hệ thống HNTT; phối hợp với điểm cầu chủ tọa để kết nối giữa điểm cầu vệ tinh với điểm cầu chủ tọa, tổ chức chạy thử các thiết bị để kiểm tra chất lượng âm thanh, hình ảnh đảm bảo phục vụ phiên họp HNTT trước 01 ngày và trước 01 giờ khai mạc phiên họp HNTT.

- Gửi thông tin cán bộ kỹ thuật trực vận hành hệ thống HNTT tại các điểm cầu vệ tinh về điểm cầu chủ tọa để thuận tiện cho việc liên lạc điều phối, hỗ trợ kỹ thuật từ điểm cầu chủ tọa.

2. Trách nhiệm của cán bộ kỹ thuật chuyên trách vận hành tại điểm cầu vệ tinh khi tham gia phiên họp HNTT:

- Phối hợp với cán bộ phụ trách điều khiển tại điểm cầu trung tâm điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng trong phòng họp đảm bảo chất lượng tốt nhất phục vụ phiên họp.

- Trực tiếp vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra phiên họp theo đúng kịch bản và nội dung theo yêu cầu của điểm cầu chủ tọa.

- Liên lạc kịp thời để phối hợp với cán bộ kỹ thuật của điểm cầu trung tâm, cán bộ viễn thông địa bàn kiểm tra, khắc phục nếu bị mất kết nối; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách đồng thời báo cáo cán bộ trực phụ trách điểm cầu chủ tọa để được hỗ trợ kịp thời.

- Thực hiện đăng ký phát biểu của điểm cầu mình với cán bộ trực phụ trách điểm cầu chủ tọa qua điện thoại.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 12. Tổ chức thực hiện

1. Căn cứ Quy chế này, các cơ quan, đơn vị quản lý thiết bị hệ thống HNTT có trách nhiệm xây dựng Quy định vận hành và sử dụng hệ thống HNTT tại cơ quan, đơn vị mình đảm bảo an toàn và phát huy được hiệu quả thiết bị.

2. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quy chế này, báo cáo UBND tỉnh theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan cấp trên có thẩm quyền.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc, phát sinh các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời cho UBND tỉnh qua Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.