ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH VĨNH PHÚC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Vĩnh Phúc, ngày 28 tháng 7 năm 2014

CHỦ TỊCH




Phùng Quang Hùng

STT

Tên Thủ tục hành chính

I

Lĩnh vực: Công tác lãnh sự

1

Tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự

2

Tiếp nhận hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự

Trình tự thực hiện

Bước 1: Tổ chức, cá nhân chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa thuộc Sở Ngoại vụ tỉnh Vĩnh Phúc.

Địa chỉ: Đường Mê Linh, phường Khai Quang, thành phố Vĩnh Yên.

Số điện thoại: 0211.3843.989; Fax: 0211.3656.559.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Tất cả các ngày trong tuần (trừ ngày lễ và ngày nghỉ).

Bước 3: Công chức tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ:

- Khi tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ theo quy định tại Điều 11, Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ và Điều 9, Thông tư số 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ cấp phiếu biên nhận, trừ trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện. Nếu hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ thì Sở Ngoại vụ hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

- Nếu giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự thuộc các trường hợp quy định tại Điều 9 và Điều 10 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ, Sở Ngoại vụ từ chối tiếp nhận hồ sơ và giải thích rõ lý do cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Trường hợp sau khi được giải thích, người nộp hồ sơ vẫn đề nghị chứng nhận lãnh sự các giấy tờ, tài liệu thuộc diện được miễn chứng nhận lãnh sự theo quy định tại Điều 9, Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ, Sở Ngoại vụ tiếp nhận hồ sơ để giải quyết.

Bước 4: Công chức tiếp nhận chuyển hồ sơ đến người có thẩm quyền của Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) giải quyết và trả kết quả theo giấy hẹn.

Bước 5: Tổ chức, cá nhân nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa Sở Ngoại vụ tỉnh Vĩnh Phúc.

Cách thức thực hiện

Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa Sở Ngoại vụ tỉnh Vĩnh Phúc.

Thành phần, số lượng hồ sơ

1. Thành phần hồ sơ:

- 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK;

- Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.

- 01 phong bì có dán tem ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả qua đường bưu điện).

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.

2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Thời hạn giải quyết

- Sở ngoại vụ tỉnh Vĩnh Phúc: Trong vòng 02 ngày sau khi thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu.

- Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao: Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

 Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

Đối tượng thực hiện TTHC

- Tổ chức;

- Cá nhân.

Cơ quan thực hiện TTHC

a) Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao.

b) Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được ủy quyền hoặc phân cấp thực hiện (nếu có): Sở Ngoại vụ tỉnh Vĩnh Phúc.

c) Cơ quan trực tiếp thực hiện: Sở Ngoại vụ tỉnh Vĩnh Phúc.

d) Cơ quan phối hợp (nếu có): Không

Kết quả thực hiện TTHC

Tem (hoặc dấu) chứng nhận đóng trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự.

Phí, lệ phí

+ 30.000 VNĐ/lần (Theo Thông tư số 98/2011/TT-BTC ngày 05/07/2011 của Bộ Tài chính);

+ Lệ phí chuyển phát nhanh Vĩnh Phúc - Hà Nội và ngược lại theo quy định (Nếu phát sinh);

+ Trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện, người đề nghị chứng nhận lãnh sự phải trả cước phí bưu điện hai chiều (theo Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ).

Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

Tờ khai chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự theo Mẫu số LS/HPH-2012/TK - Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao.

Yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC

1. Việc chứng nhận lãnh sự áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức sau đây lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận:

a) Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án, Viện kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương.

b) Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam.

c) Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam.

d) Các cơ quan, tổ chức khác theo quy định của pháp luật.

Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm:

- Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo;

- Chứng nhận y tế;

- Phiếu lý lịch tư pháp;

- Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.

(Theo Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ).

2. Giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự nếu có từ 02 tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng các hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó quy định tại điểm d khoản 1 điều 11 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ.

(Theo Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao).

Căn cứ pháp lý của TTHC

- Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

- Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

- Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/04/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự;

- Thông tư số 98/2011/TT-BTC ngày 05/07/2011 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự.

1.

Họ và tên người nộp hồ sơ:.........................................

Full name of the applicant

2.

Số CMND/Hộ chiếu/Giấy tờ thay thế hộ chiếu:

ID/Passport/Travel Document No.:

............…………………………………

Ngày cấp: …………………

Date of issue (dd/mm/yyyy)

3.

Địa chỉ liên lạc: …………………………………………………………………

Contact address

Số điện thoại:..................

Telephone No.

Thư điện tử: …………………...…

Email address

4.

Giấy tờ cần chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự:

Document(s) requiring consular authentication

................................................................

................................................................

................................................................

 Tổng cộng:....... văn bản

Total document(s)

5.

Trong trường hợp giấy tờ không đủ điều kiện để được chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật, tôi đề nghị chứng nhận giấy tờ đã được xuất trình tại Bộ Ngoại giao

(Đánh dấu X vào ô vuông nếu đồng ý) £

If the document(s) fail(s) to meet conditions for consular authentication under the law, I apply for certification that the document(s) has/have been seen at the Vietnam’s Ministry of Foreign Affairs

(Mark X in the box if you agree)

6.

Giấy tờ trên sẽ sử dụng tại nước:......................................

Country where the document(s) has/have to be used

Ghi chú: dành cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ

For authorized officers only ……………………………………………………

……………………………………………………

…….., ngày ……tháng …….năm ….
Place and date (dd/mm/yyyy)
Người nộp hồ sơ
(Ký và ghi rõ họ tên)
Applicant’s signature and full name

Trình tự thực hiện

Bước 1: Tổ chức, cá nhân chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa thuộc Sở Ngoại vụ tỉnh Vĩnh Phúc.

Địa chỉ: Đường Mê Linh, phường Khai Quang, thành phố Vĩnh Yên.

Số điện thoại: 0211.3843.989; Fax: 0211.3656.559

Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Tất cả các ngày trong tuần (trừ ngày lễ và ngày nghỉ).

Bước 3: Công chức tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ:

- Khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ theo quy định tại các Điều 14 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ và Điều 9 Thông tư số 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ cấp phiếu biên nhận, trừ trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện. Nếu hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ thì Sở Ngoại vụ hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

- Nếu giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự thuộc các trường hợp quy định tại Điều 9 và Điều 10 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ, Sở Ngoại vụ từ chối tiếp nhận hồ sơ và giải thích rõ lý do cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Trường hợp sau khi được giải thích, người nộp hồ sơ vẫn đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ, Sở Ngoại vụ tiếp nhận hồ sơ để giải quyết.

Bước 4: Công chức tiếp nhận chuyển hồ sơ đến người có thẩm quyền của Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) giải quyết và trả kết quả theo giấy hẹn.

Bước 5: Tổ chức, cá nhân nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa Sở Ngoại vụ tỉnh Vĩnh Phúc.

Cách thức thực hiện

Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa Sở Ngoại vụ tỉnh Vĩnh Phúc.

Thành phần, số lượng hồ sơ

1. Thành phần hồ sơ:

a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK;

b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;

đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại phần d và đ để lưu tại Bộ Ngoại giao.

f) 01 phong bì có dán tem ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả qua đường bưu điện).

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.

2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Thời hạn giải quyết

- Sở ngoại vụ tỉnh Vĩnh Phúc: Trong vòng 02 ngày sau khi thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu.

- Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao: Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

 Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

Đối tượng thực hiện TTHC

- Tổ chức;

- Cá nhân.

Cơ quan thực hiện TTHC

a) Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao.

b) Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được ủy quyền hoặc phân cấp thực hiện (nếu có): Sở Ngoại vụ tỉnh Vĩnh Phúc

c) Cơ quan trực tiếp thực hiện: Sở Ngoại vụ tỉnh Vĩnh Phúc.

d) Cơ quan phối hợp (nếu có): Không

Kết quả thực hiện TTHC

Tem (hoặc dấu) chứng nhận đóng trên giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.

Phí, lệ phí

+ 30.000 VNĐ/lần (Theo Thông tư số 98/2011/TT-BTC ngày 05/07/2011 của Bộ Tài chính);

+ Lệ phí chuyển phát nhanh Vĩnh Phúc - Hà Nội và ngược lại theo quy định (Nếu phát sinh);

+ Trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện, người đề nghị chứng nhận lãnh sự phải trả cước phí bưu điện hai chiều (theo Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ).

Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

Tờ khai chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự theo Mẫu số LS/HPH-2012/TK - Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao.

Yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC

Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nếu có từ 02 tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng các hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó quy định tại điểm d khoản 1 điều 14 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ.

(Theo Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao).

Căn cứ pháp lý của TTHC

- Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

- Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

- Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/04/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự;

- Thông tư số 98/2011/TT-BTC ngày 05/07/2011 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự.

1.

Họ và tên người nộp hồ sơ:.........................................

Full name of the applicant

2.

Số CMND/Hộ chiếu/Giấy tờ thay thế hộ chiếu:

ID/Passport/Travel Document No.:

............……………………………

Ngày cấp: …………………………

Date of issue (dd/mm/yyyy)

3.

Địa chỉ liên lạc: ………………………………………………………………

Contact address

Số điện thoại:..................

Telephone No.

Thư điện tử: …………………...

Email address

4.

Giấy tờ cần chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự:

Document(s) requiring consular authentication

................................................................

................................................................

................................................................

................................................................

................................................................

 Tổng cộng:....... văn bản

 Total document(s)

5.

Trong trường hợp giấy tờ không đủ điều kiện để được chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật, tôi đề nghị chứng nhận giấy tờ đã được xuất trình tại Bộ Ngoại giao

(Đánh dấu X vào ô vuông nếu đồng ý) £

If the document(s) fail(s) to meet conditions for consular authentication under the law, I apply for certification that the document(s) has/have been seen at the Vietnam’s Ministry of Foreign Affairs

(Mark X in the box if you agree)

6.

Giấy tờ trên sẽ sử dụng tại nước:.....................................

Country where the document(s) has/have to be used

Ghi chú: dành cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ

For authorized officers only …………………………………………………

…………………………………………………

…….., ngày ……tháng …….năm ….
Place and date (dd/mm/yyyy)
Người nộp hồ sơ
(Ký và ghi rõ họ tên)
Applicant’s signature and full name