| ỦY BAN NHÂN DÂN | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 2225/QĐ-UBND | Đà Nẵng, ngày 19 tháng 8 năm 2022 |
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VÀ BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ HÀNG NĂM ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”;
Căn cứ Quyết định số 153/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2022 của UBND thành phố về việc ban hành Quy chế quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng tại Tờ trình số 2224/TTr-SNV ngày 04 tháng 8 năm 2022.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định và Bộ tiêu chí đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hàng năm đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và được áp dụng để đánh giá xếp loại công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2022. Quyết định này thay thế Quyết định số 3488/QĐ-UBND ngày 02 tháng 11 năm 2021 của UBND thành phố ban hành Quy định và Bộ tiêu chí đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp, ban quản lý dự án thuộc UBND thành phố, các cơ quan, trung ương tại Đà Nẵng, chủ tịch UBND các quận, huyện, phường, xã, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
| TM. ỦY BAN NHÂN DÂN |
QUY ĐỊNH
VỀ VIỆC ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ HÀNG NĂM ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Kèm theo Quyết định số: 2225/QĐ-UBND ngày 19 tháng 8 năm 2022 của UBND thành phố Đà Nẵng)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy định này quy định về việc đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hàng năm đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, cơ quan trung ương trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.
2. Đối tượng áp dụng
a) Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp, ban quản lý dự án trực thuộc UBND thành phố, Ban Quản lý An toàn thực phẩm, Ban Quản lý Khu công nghệ cao và các khu công nghiệp, Quỹ Đầu tư và Phát triển thành phố (sau đây viết tắt là sở, ngành) và các ban, chi cục (thực hiện chức năng tham mưu quản lý nhà nước) trực thuộc sở.
b) UBND các quận, huyện và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện (sau đây viết tắt là quận, huyện).
c) UBND các phường, xã thuộc thành phố Đà Nẵng.
d) 05 cơ quan trung ương tại Đà Nẵng thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố (sau đây viết tắt là cơ quan trung ương) gồm: Cục Thuế, Cục Hải quan, Cục Thống kê, Kho bạc nhà nước Đà Nẵng, Bảo hiểm xã hội thành phố.
Điều 2. Mục đích, yêu cầu
1. Mục đích
a) Chủ động theo dõi, đánh giá những ưu điểm, hạn chế, có các biện pháp chỉ đạo nhằm phát huy những ưu điểm và khắc phục những hạn chế, thực hiện đúng quy định về công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị thuộc đối tượng đánh giá.
b) Nâng cao trách nhiệm, vai trò của thủ trưởng và các cá nhân trong cơ quan, đơn vị đối với công tác văn thư, lưu trữ.
c) Trên cơ sở hệ thống tiêu chí đánh giá đã ban hành, giúp các cơ quan, đơn vị chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định chung của pháp luật và quy định, chỉ đạo riêng của thành phố, đề ra các giải pháp khắc phục những hạn chế nhằm thực hiện đúng quy định về công tác văn thư, lưu trữ.
d) Là cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của từng cơ quan, đơn vị thuộc đối tượng đánh giá và của thành phố nói chung, tạo động lực thúc đẩy phong trào thi đua giữa các cơ quan, đơn vị, góp phần thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ của thành phố.
2. Yêu cầu
a) Việc đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ được tổ chức định kỳ hàng năm. Xây dựng Bộ tiêu chí đánh giá theo đặc thù của từng nhóm cơ quan, trong đó những nội dung các cơ quan, đơn vị đã thực hiện đúng quy định được chấm ít điểm; những nội dung các cơ quan, đơn vị chưa quan tâm, thực hiện chưa đúng quy định được chấm nhiều điểm.
b) Việc đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ phải khoa học, công khai, minh bạch, khách quan, chính xác, phản ánh đúng kết quả thực hiện của từng cơ quan, đơn vị.
c) Bộ tiêu chí đánh giá phải đầy đủ các quy trình, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành, của thành phố và phù hợp với thực tế của từng nhóm cơ quan.
d) Đảm bảo tiến độ, thời gian kiểm tra, đánh giá, công bố kết quả xếp loại công tác văn thư, lưu trữ hàng năm.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI
Điều 3. Nội dung đánh giá, xếp loại
Nội dung đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ gồm:
1. Tổ chức, chỉ đạo, điều hành trong công tác văn thư, lưu trữ.
2. Kết quả thực hiện công tác văn thư.
3. Kết quả thực hiện công tác lưu trữ.
4. Điểm thưởng, điểm phạt.
Điều 4. Tiêu chí đánh giá
1. Tiêu chí đánh giá công tác văn thư, lưu trữ đối với các sở, ngành, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND thành phố (trừ các ban quản lý dự án trực thuộc UBND thành phố) thực hiện theo quy định tại Phụ lục I kèm theo.
2. Tiêu chí đánh giá công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan trung ương thực hiện theo quy định tại Phụ lục II kèm theo.
3. Tiêu chí đánh giá công tác văn thư, lưu trữ đối với các ban quản lý dự án trực thuộc UBND thành phố thực hiện theo quy định tại Phụ lục III kèm theo.
4. Tiêu chí đánh giá công tác văn thư, lưu trữ đối với quận, huyện thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV kèm theo. Trong đó, việc đánh giá, xếp loại văn thư, lưu trữ khối quận, huyện được đánh giá trên cơ sở kết quả thực hiện:
a) Công tác tổ chức, chỉ đạo điều hành của UBND quận, huyện đối với công tác văn thư, lưu trữ.
b) Kết quả thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của quận, huyện là điểm trung bình chung của ít nhất 03 cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện (gồm Văn phòng UBND các quận (Văn phòng HĐND và UBND huyện Hòa Vang) và 02 cơ quan chuyên môn) và ít nhất một UBND các phường, xã trực thuộc. Giao Sở Nội vụ lựa chọn cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện và UBND phường, xã thuộc quận, huyện để đánh giá, thẩm định hàng năm.
c) Kết quả đánh giá công tác văn thư, lưu trữ của quận, huyện được tính theo công thức sau: Điểm của quận, huyện = (điểm trung bình của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện được chọn đánh giá điểm của UBND phường, xã được chọn đánh giá)/2.
5. Tiêu chí đánh giá công tác văn thư, lưu trữ đối với UBND phường, xã thực hiện theo quy định tại Phụ lục V kèm theo.
Điều 5. Công cụ và kênh thông tin phục vụ theo dõi, đánh giá kết quả văn thư, lưu trữ
1. Sử dụng hệ thống theo dõi, đánh giá kết quả văn thư, lưu trữ tại địa chỉ https://vtlt.danang.gov.vn trong việc các cơ quan tự đánh giá, giải trình, đính kèm các tài liệu chứng minh; nhập kết quả thẩm định.
2. Kết quả kiểm tra, thẩm định thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.
3. Sử dụng kết quả, thông tin, số liệu, dữ liệu trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trong quá trình đánh giá, kiểm tra, thẩm định kết quả.
Điều 6. Thẩm quyền đánh giá, xếp loại
1. UBND thành phố đánh giá, xếp loại đối với các sở, ngành, đơn vị sự nghiệp, ban quản lý dự án thành phố; quận, huyện và cơ quan trung ương.
2. Thủ trưởng các sở, ngành, thủ trưởng các cơ quan trung ương, chủ tịch UBND các quận, huyện đánh giá, xếp loại đối với các cơ quan, đơn vị, phường, xã trực thuộc.
Điều 7. Hội đồng thẩm định, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ của thành phố
1. Nhiệm vụ
Hội đồng thẩm định, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ (sau đây viết tắt là Hội đồng thẩm định) của thành phố có nhiệm vụ:
a) Thành lập Tổ kiểm tra, thẩm định để tiến hành kiểm tra, thẩm định thực tế tại các cơ quan thuộc đối tượng đánh giá, xếp loại của UBND thành phố.
b) Cho ý kiến đối với những nội dung vướng mắc, phát sinh, chưa thống nhất giữa Tổ kiểm tra, thẩm định và các cơ quan; điểm thưởng đối với các sáng kiến, cải tiến trong công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan.
2. Thành phần
Hội đồng thẩm định của thành phố gồm các thành viên sau:
a) Giám đốc Sở Nội vụ - Chủ tịch Hội đồng.
b) Phó Giám đốc Sở Nội vụ được phân công phụ trách lĩnh vực quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ - Phó Chủ tịch Hội đồng.
c) Các thành viên
- Đại diện lãnh đạo Sở Tư pháp;
- Đại diện lãnh đạo Sở Thông tin và Truyền thông;
- Đại diện lãnh đạo Sở Tài chính;
- Đại diện lãnh đạo Sở Khoa học và Công nghệ;
- Đại diện khối trưởng khối thi đua sở, ngành (của năm thực hiện đánh giá);
- Đại diện khối trưởng khối thi đua quận, huyện (của năm thực hiện đánh giá);
- Trưởng phòng Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ: Thư ký Hội đồng.
3. Hội đồng thẩm định của thành phố làm việc theo chế độ tập thể, biểu quyết theo đa số và được sử dụng con dấu của Sở Nội vụ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Điều 8. Quy trình, thời gian đánh giá, xếp loại và công bố kết quả đối với các sở, ngành, đơn vị sự nghiệp, ban quản lý dự án thành phố, quận, huyện và cơ quan trung ương
1. Cơ quan tự đánh giá
a) Sở Nội vụ có trách nhiệm hoàn chỉnh phần mềm báo cáo, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ theo đúng Bộ tiêu chí kèm theo Quy định này; hướng dẫn sử dụng và thông báo thời gian tự đánh giá cho các cơ quan, hoàn thành trước ngày 01 tháng 10.
b) Từ ngày 01 tháng 10 đến ngày 20 tháng 10 của năm thực hiện đánh giá, các cơ quan tự báo cáo, đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo Bộ tiêu chí đánh giá công tác văn thư, lưu trữ trên phần mềm https://vtlt.danang.gov.vn; không thực hiện đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan gửi kết quả tự đánh giá sau ngày 20 tháng 10 hàng năm.
c) Từng cơ quan thực hiện nghiêm túc việc báo cáo giải trình cụ thể từng tiêu chí, đính kèm đầy đủ và trung thực các tài liệu chứng minh định dạng .pdf hoặc các số liệu theo đúng Bộ tiêu chí đánh giá công tác văn thư, lưu trữ trên phần mềm.
2. Thực hiện kiểm tra, thẩm định
a) Sở Nội vụ gửi văn bản thông báo nội dung, thời gian kiểm tra đến các cơ quan được đánh giá trước 10 ngày làm việc tính đến ngày đến kiểm tra.
b) Thời gian kiểm tra, thẩm định thực tế tại các cơ quan thực hiện trong tháng 11 và tháng 12 của năm đánh giá. Sở Nội vụ thực hiện trước việc thu thập thông tin về công tác văn thư, lưu trữ trong năm của từng cơ quan thông qua việc theo dõi, kết quả tự báo cáo và số liệu từ Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành... Các cơ quan chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu minh chứng và cung cấp cho Tổ kiểm tra, thẩm định trước hoặc tại buổi kiểm tra. Để bảo đảm tính khách quan, công bằng, trung thực giữa các cơ quan được đánh giá, sau khi kết thúc buổi kiểm tra, cơ quan không bổ sung và Tổ kiểm tra, thẩm định không chấp nhận bất kỳ tài liệu kiểm chứng nào ngoài các tài liệu đã đính kèm trên phần mềm và cung cấp tại buổi kiểm tra. Sở Nội vụ báo cáo UBND thành phố nếu phát hiện tính không trung thực trong tài liệu chứng minh của các cơ quan và không chấm điểm đối với nội dung tiêu chí cung cấp tài liệu không trung thực.
c) Nội dung kiểm tra theo đúng quy định của Bộ tiêu chí đánh giá công tác văn thư, lưu trữ và ghi nhận chính xác kết quả thực hiện của từng cơ quan tại Biên bản kiểm tra (dựa trên các tài liệu kiểm chứng do cơ quan cung cấp và thông tin do Sở Nội vụ thu thập) cũng như ý kiến, quan điểm của cơ quan và Tổ kiểm tra, thẩm định. Nội dung biên bản là căn cứ để tính điểm đánh giá, xếp loại của từng cơ quan.
d) Tổ kiểm tra, thẩm định gửi Biên bản kiểm tra, thẩm định đến các cơ quan tại buổi kiểm tra. Riêng khối quận, huyện, thời gian gửi biên bản không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày kiểm tra tại đơn vị.
Các cơ quan được kiểm tra có ý kiến, thống nhất ký Biên bản và gửi lại Tổ kiểm tra, thẩm định chậm nhất 03 ngày kể từ ngày nhận được Biên bản. Trường hợp tại buổi kiểm tra, vì lý do khách quan, đơn vị được kiểm tra chưa thể tiến hành ký kết biên bản thì được thực hiện ký kết sau 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc buổi kiểm tra tại đơn vị. Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm tra tại đơn vị, nếu đơn vị được kiểm tra vẫn không ký kết biên bản thì Đoàn kiểm tra sẽ sử dụng thông tin biên bản tại buổi kiểm tra tại đơn vị để tổng hợp, báo cáo Hội đồng xem xét, quyết định và làm cơ sở để chấm điểm đánh giá xếp hạng.
3. Lấy ý kiến, họp Hội đồng thẩm định, báo cáo kết quả
a) Sau khi thống nhất Biên bản, gửi văn bản thông báo cho từng cơ quan về kết quả kiểm tra, đánh giá (chưa bao gồm điểm liên quan đến sáng kiến, cải tiến hoặc nội dung phát sinh, chưa thống nhất trong công tác văn thư, lưu trữ).
b) Tổ kiểm tra, thẩm định tổng hợp và đề xuất ý kiến giải quyết đối với các nội dung vướng mắc, phát sinh, chưa thống nhất giữa Tổ kiểm tra, thẩm định và các cơ quan; các sáng kiến, cải tiến trong công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan để báo cáo Hội đồng thẩm định và gửi lấy ý kiến từng thành viên Hội đồng 03 ngày trước khi tổ chức họp Hội đồng thẩm định.
c) Từng thành viên Hội đồng thẩm định cho ý kiến; Tổ kiểm tra, thẩm định tổng hợp, báo cáo Chủ tịch Hội đồng và các thành viên Hội đồng tại cuộc họp Hội đồng thẩm định.
d) Trên cơ sở kết quả kiểm tra của các cơ quan và kết quả họp Hội đồng thẩm định, Sở Nội vụ báo cáo UBND thành phố kết quả đánh giá, thẩm định trong quý I của năm sau đánh giá và trình phê duyệt thông báo xếp loại; trình khen thưởng cho các cơ quan đảm bảo theo quy định của Quyết định này.
4. Công bố kết quả xếp loại
Sở Nội vụ chuẩn bị các nội dung liên quan đến việc tổ chức Hội nghị công bố kết quả đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ hàng năm. Thời gian tổ chức Hội nghị trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày báo cáo UBND thành phố kết quả đánh giá (thời gian cụ thể theo lịch do lãnh đạo UBND thành phố quyết định).
Điều 9. Đánh giá, xếp loại đối với các đơn vị trực thuộc Sở, ngành, UBND quận, huyện và UBND các phường, xã
Các sở, ngành, quận, huyện có thể căn cứ quy định tại Điều 8 hoặc ban hành quy định riêng để đánh giá, thẩm định, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc nhưng phải hoàn thành việc xếp loại các đơn vị trực thuộc và báo cáo kết quả về Sở Nội vụ trước ngày 15 tháng 01 của năm sau để tổng hợp, báo cáo UBND thành phố kết quả thực hiện chung của thành phố.
Điều 10. Phương pháp đánh giá, chấm điểm, kiểm tra
1. Căn cứ vào điểm chuẩn của từng tiêu chí và kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, các sở, ngành, cơ quan trung ương, quận, huyện để chấm điểm, đánh giá cho từng nội dung tiêu chí, trong đó
a) Đối với công việc đã hoàn thành theo đúng quy định, chấm điểm tối đa theo điểm quy định.
b) Đối với công việc đã triển khai nhưng chưa hoàn thành hoặc chưa đạt kết quả theo yêu cầu hoặc chưa đúng quy định, chấm điểm theo tỷ lệ phần trăm (%) đạt được của nội dung tiêu chí theo thang điểm quy định.
c) Đối với những tiêu chí cơ quan đã thực hiện nhưng đến thời điểm đánh giá, kiểm tra theo quy định chưa đến thời hạn hoàn thành sẽ tính kết quả tại thời điểm đánh giá, kiểm tra hoặc tính lũy kế kết quả thực hiện của năm trước đến thời điểm kiểm tra để đánh giá, chấm điểm.
Ví dụ:
- Đối với việc đánh giá “Mức độ hoàn thành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm” được tính tỷ lệ phần trăm tại thời điểm đánh giá, kiểm tra căn cứ theo thời hạn hoàn thành đã xác định trong kế hoạch ban hành đầu năm của từng cơ quan (tại Kế hoạch, cơ quan thực hiện 20 nhiệm vụ, trong đó có 15 nhiệm vụ hoàn thành trước tháng 10, 05 nhiệm vụ hoàn thành trước ngày 31 tháng 12 thì tại thời điểm đánh giá, kiểm tra chỉ tính mức độ hoàn thành kế hoạch đối với 15 nhiệm vụ).
- Đối với tiêu chí “Thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ hàng năm” do thời hạn báo cáo là trước ngày 10 tháng 02 năm sau nên sẽ sử dụng kết quả báo cáo của năm trước để đánh giá, chấm điểm.
- Đối với tiêu chí đăng ký, quản lý văn bản đi, đến sẽ đánh giá kết quả thực hiện của cơ quan từ ngày 01 tháng 01 đến ngày đánh giá, kiểm tra.
- Đối với tiêu chí lập hồ sơ, theo quy định kiểm tra hồ sơ được lập hoàn chỉnh khi công việc kết thúc. Tại thời điểm đánh giá, kiểm tra kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2022, có nhiều công việc chưa kết thúc nên cá nhân chưa thể lập hồ sơ hoàn chỉnh. Do đó, sẽ thực hiện đánh giá, kiểm tra việc lập hồ sơ đối với các công việc của năm 2022 đã kết thúc trước thời điểm đánh giá, kiểm tra hoặc kiểm tra hồ sơ công việc hình thành từ năm 2021 nhưng kết thúc vào năm 2022.
Tương tự đối với các tiêu chí khác.
d) Đối với công việc không thực hiện, chấm 0 (không) điểm hoặc trừ điểm.
đ) Các cơ quan có thể giải thích các nội dung vào cột ghi chú và đính kèm văn bản, tài liệu để chứng minh kết quả đánh giá.
2. Điểm thưởng
Áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị có các sáng kiến, cải tiến trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ (được Hội đồng thẩm định của thành phố công nhận); cơ quan tự đánh giá chấm điểm chặt chẽ; cơ quan kiểm tra đầy đủ các đơn vị trực thuộc; kho được bố trí các trang thiết bị điều hòa máy hút ẩm...
Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tự đề xuất, chứng minh các điểm thưởng theo bộ tiêu chí.
3. Điểm phạt
Áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị không thực hiện một số nội dung về công tác văn thư, lưu trữ (như: lập hồ sơ điện tử; hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc; chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ...); đánh giá chưa chính xác kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, địa phương; gửi biên bản chậm trễ...
Điều 11. Xếp loại kết quả
Xếp loại kết quả công tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở điểm tổng cộng của tất cả các tiêu chí, điểm thưởng, điểm phạt và theo thang điểm như sau:
1. Xếp loại Xuất sắc đối với các cơ quan có tổng điểm đánh giá đạt từ 90 điểm trở lên và phải đạt tối thiểu 85% điểm tối đa của từng nội dung: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, lập hồ sơ công việc, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.
2. Xếp loại Tốt đối với các cơ quan
a) Có tổng điểm đánh giá đạt từ 80 điểm đến dưới 90 điểm và phải đạt tối thiểu 75% điểm tối đa của từng nội dung: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, lập hồ sơ công việc, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.
b) Các đơn vị đạt từ 90 điểm trở lên nhưng không đạt tối thiểu 85% điểm tối đa các thành phần được quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Xếp loại Khá đối với các cơ quan
a) Có tổng điểm đánh giá đạt từ 70 điểm đến dưới 80 điểm và phải đạt tối thiểu 65% điểm tối đa của từng nội dung: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, lập hồ sơ công việc, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.
b) Các đơn vị đạt từ 80 điểm trở lên đến dưới 90 điểm nhưng không đạt tối thiểu 75% điểm tối đa các thành phần được quy định tại điểm a khoản 2 Điều này.
4. Xếp loại Trung bình khá đối với các cơ quan
a) Có tổng điểm đánh giá đạt từ 60 điểm đến dưới 70 điểm và phải đạt tối thiểu 55% điểm tối đa của từng nội dung: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, lập hồ sơ công việc, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.
b) Các đơn vị đạt từ 70 điểm trở lên đến dưới 80 điểm nhưng không đạt tối thiểu 65% điểm tối đa các thành phần được quy định tại điểm a khoản 3 Điều này.
5. Xếp loại Trung bình đối với các cơ quan
a) Có tổng điểm đánh giá đạt từ 50 điểm đến dưới 60 điểm và phải đạt tối thiểu 50% điểm tối đa của từng nội dung: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, lập hồ sơ công việc, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.
b) Các đơn vị đạt từ 60 điểm trở lên đến dưới 70 điểm nhưng không đạt tối thiểu 55% điểm tối đa các thành phần được quy định tại điểm a khoản 4 Điều này.
6. Xếp loại yếu đối với các cơ quan có tổng điểm đánh giá đạt từ 50 điểm trở xuống hoặc từ 50 điểm đến dưới 60 điểm nhưng không đạt tối thiểu 50% điểm tối đa các thành phần được quy định tại điểm a khoản 5 Điều này.
Điều 12. Khen thưởng
1. Tặng bằng khen của Chủ tịch UBND thành phố đối với các cơ quan xếp loại xuất sắc trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hàng năm để ghi nhận, biểu dương, khen thưởng các cơ quan đã thực hiện nghiêm túc, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.
2. Giao Sở Nội vụ đề xuất, thực hiện các thủ tục, trình Chủ tịch UBND thành phố tặng bằng khen cho các cơ quan xếp loại xuất sắc theo đúng quy định của pháp luật hiện hành về thi đua, khen thưởng.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 13. Trách nhiệm của các sở, ngành, cơ quan trung ương, UBND các quận, huyện
1. Trách nhiệm của các sở, ngành, cơ quan trung ương, UBND các quận, huyện
a) Thực hiện tự đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hàng năm của cơ quan gửi về Sở Nội vụ; tạo điều kiện thuận lợi và phối hợp với Sở Nội vụ, Hội đồng thẩm định của thành phố thực hiện tốt việc kiểm tra, thẩm định, đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan theo Quy định này.
b) Quy định, hướng dẫn, thực hiện đánh giá, thẩm định, quyết định xếp loại công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc và gửi báo cáo kết quả xếp loại công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc về Sở Nội vụ theo đúng thời gian quy định.
c) Cử và tạo điều kiện thuận lợi để công chức, viên chức tham gia Hội đồng thẩm định thành phố và Tổ kiểm tra, thẩm định.
2. Trách nhiệm Sở Nội vụ
a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc tổ chức thực hiện Quy định này.
b) Tổng hợp, báo cáo tình hình thực hiện và tham mưu UBND thành phố xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hàng năm của các cơ quan, đề xuất Chủ tịch UBND thành phố khen thưởng các tập thể được xếp loại xuất sắc.
c) Căn cứ quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan có thẩm quyền, tình hình thực tế của thành phố và kết quả tổ chức thực hiện tại các sở, ngành, cơ quan trung ương, quận, huyện, Sở Nội vụ có trách nhiệm đề xuất, tham mưu UBND thành phố ban hành văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế Quy định và nội dung, thang điểm các tiêu chí đánh giá cho phù hợp.
3. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
Cung cấp cho Sở Nội vụ các số liệu thực hiện của các cơ quan sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành để làm cơ sở đánh giá một số tiêu chí trong công tác văn thư, lưu trữ.
4. Trách nhiệm Sở Tài chính
Tại thời điểm xây dựng ngân sách hàng năm, trên cơ sở đề nghị của Sở Nội vụ, Sở Tài chính tổng hợp, tham mưu UBND thành phố trình HĐND thành phố phê duyệt dự toán để Sở Nội vụ thực hiện thẩm định việc đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định hiện hành của Luật Ngân sách.
Điều 14. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, phát sinh, các sở, ngành, cơ quan trung ương, UBND quận, huyện kịp thời phản ánh về UBND thành phố (thông qua Sở Nội vụ) để xem xét điều chỉnh cho phù hợp./.
PHỤ LỤC I
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI SỞ, NGÀNH, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRỰC THUỘC UBND THÀNH PHỐ (TRỪ CÁC BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRỰC THUỘC UBND THÀNH PHỐ)
(Kèm theo Quyết định số: 2225/QĐ-UBND ngày 19 tháng 8 năm 2022 của UBND thành phố Đà Nẵng)
| STT | Nội dung tiêu chí | Điểm tối đa | Tài liệu giải trình/Cách kiểm tra |
|
| Phần I. NHỮNG NỘI DUNG CHUNG | 15 |
|
| I | PHÂN CÔNG NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO | 3 |
|
| 1 | Phân công người làm công tác văn thư, lưu trữ | 1 | Có văn bản thể hiện việc phân công nhiệm vụ đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên hệ thống |
| a) | Có văn bản thể hiện việc phân công người làm văn thư, lưu trữ | 1 |
|
| b) | Không có văn bản phân công người làm văn thư, lưu trữ | 0 |
|
| 2 | Thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ | 2 | Tại thời điểm kiểm tra thực tế sẽ căn cứ kết quả thực hiện văn thư, lưu trữ để xác định mức độ thực hiện nhiệm vụ của người làm văn thư, lưu trữ |
| a) | Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của công tác văn thư và công tác lưu trữ (thu thập tài liệu, hệ thống hóa tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, lập sổ theo dõi....) | 2 |
|
| b) | Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện từ 50% trở lên nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ | 1 |
|
| c) | Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện dưới 50% nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ | 0 |
|
| II | CHỈ ĐẠO, HÀNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ | 12 |
|
| 1 | Chỉ đạo, triển khai, phổ biến, hướng dẫn các quy định của công tác văn thư, lưu trữ | 2 |
|
| a) | Đối với các cơ quan có đơn vị trực thuộc | 2 |
|
| - | Có văn bản và các hình thức phổ biến (như chỉ đạo tại các cuộc họp, hội nghị cơ quan, hướng dẫn, tập huấn, hội thi, kiểm tra...) để chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn | 2 | Có văn bản, tài liệu chứng minh đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên hệ thống |
| - | Có văn bản nhưng không có hình thức phổ biến hoặc ngược lại | 1 |
|
| - | Không có văn bản hướng dẫn triển khai và không có hình thức phổ biến | 0 |
|
| b) | Đối với các cơ quan không có đơn vị trực thuộc | 2 | Có tài liệu chứng minh đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên hệ thống |
| - | Có các hình thức phổ biến cho công chức, viên chức, người lao động cơ quan như: chỉ đạo tại các cuộc họp, hội nghị cơ quan, hướng dẫn, tập huấn, hội thi, kiểm tra... | 2 |
|
| - | Có phổ biến nhưng từ 02 hình thức trở xuống | 1 |
|
| - | Không có hình thức phổ biến | 0 |
|
| 2 | Ban hành, sửa đổi các văn bản của công tác văn thư, lưu trữ | 5 | Có văn bản đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên hệ thống |
| a) | Danh mục hồ sơ hàng năm | 2 |
|
| - | Ban hành trong quý I hàng năm, thống kê đúng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan và đúng mẫu Danh mục hồ sơ theo quy định | 2 |
|
| - | Có ban hành nhưng sau quý I hàng năm hoặc thống kê không đúng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan hoặc không đúng mẫu Danh mục hồ sơ theo quy định | 1 |
|
| - | Không ban hành | 0 |
|
| b) | Danh mục thành phần tài liệu | 1 |
|
| - | Có ban hành, thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan | 1 |
|
| - | Có ban hành nhưng không thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan | 0,5 |
|
| - | Không ban hành | 0 |
|
| c) | Danh mục thành phần tài liệu của những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn | 1 |
|
| - | Có ban hành, thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; đúng quy trình | 1 |
|
| - | Có ban hành nhưng không thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hoặc chưa gửi Sở Nội vụ thẩm định | 0,5 |
|
| - | Không ban hành | 0 |
|
| d) | Bảng thời hạn bảo quản tài liệu | 1 |
|
| - | Có ban hành, quy định đầy đủ, chính xác, cụ thể thời hạn bảo quản tài liệu, hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan | 1 |
|
| - | Có ban hành nhưng không quy định đầy đủ, chính xác, cụ thể thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan | 0,5 |
|
| - | Không ban hành | 0 |
|
| 3 | Ban hành và thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm | 3 |
|
| a) | Ban hành và nội dung kế hoạch | 1 | Có văn bản đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên hệ thống |
| - | Có ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; nội dung bám sát kế hoạch của cơ quan cấp trên, đúng thực tế của cơ quan và giao thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng nội dung công việc | 1 |
|
| - | Có kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ nhưng nội dung chưa bám sát kế hoạch của cơ quan cấp trên hoặc chưa đúng thực tế của cơ quan hoặc không giao thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng nội dung công việc | 0,5 |
|
| - | Không ban hành kế hoạch | 0 |
|
| b) | Mức độ hoàn thành kế hoạch | 2 |
|
| - | Hoàn thành 100% kế hoạch | 2 |
|
| - | Hoàn thành từ 50% dưới 100% kế hoạch (tính điểm theo tỷ lệ hoàn thành) | 1,5 |
|
| - | Hoàn thành dưới 50% kế hoạch | 0 |
|
| 4 | Thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ hàng năm (trên phần mềm báo cáo trực tuyến) | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi của Sở Nội vụ về tình hình báo cáo của các cơ quan trên phần mềm báo cáo thống kê |
| a) | Cơ quan và 100% các đơn vị trực thuộc (nếu có) thực hiện báo cáo đúng nội dung, số liệu và đúng thời gian quy định | 1 |
|
| b) | Cơ quan và 100% đơn vị trực thuộc (nếu có) báo cáo nhưng vẫn còn đơn vị báo cáo trễ so với thời gian quy định hoặc báo cáo số liệu không chính xác | 0,5 |
|
| c) | Vẫn còn đơn vị trực thuộc không báo cáo | 0 |
|
| 5 | Thực hiện báo cáo đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi của Sở Nội vụ về tình hình báo cáo đột xuất của các cơ quan |
| a) | Thực hiện đầy đủ báo cáo đột xuất đúng theo nội dung yêu cầu và đúng thời gian | 1 |
|
| b) | Có báo cáo đột xuất đầy đủ nhưng trễ so với thời gian quy định hoặc nội dung không bảo đảm yêu cầu | 0,5 |
|
| c) | Thiếu báo cáo đột xuất hoặc không báo cáo | 0 |
|
|
| Phần II. CÔNG TÁC VĂN THƯ | 55 |
|
| I | QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN | 12 |
|
| 1 | Tiếp nhận văn bản liên thông | 3 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và hành của Sở Thông tin và Truyền thông |
| a) | 100% văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được tiếp nhận kịp thời, đúng thời gian do UBND thành phố quy định (từ 80% văn bản đến điện tử được tiếp nhận và trình người có thẩm quyền trong vòng 04 giờ làm việc; 20% văn bản đến điện tử còn lại được tiếp nhận và trình người có thẩm quyền trong vòng 08 giờ làm việc) trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (QLVBĐH) | 3 |
|
| b) | Dưới 80% văn bản đến điện tử được tiếp nhận, trình người có thẩm quyền trong vòng 04 giờ làm việc; dưới 20% văn bản đến điện tử còn lại được tiếp nhận, trình người có thẩm quyền trong vòng 08 giờ làm việc) trên Phần mềm QLVBĐH | 2 |
|
| c) | Vẫn còn văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được tiếp nhận trên Phần mềm QLVBĐH không kịp thời, không đúng thời gian quy định của UBND thành phố | 0 |
|
| 2 | Đăng ký văn bản đến | 2 | Số đến/tổng văn bản đến trên Phần mềm:………..; |
| a) | 100% văn bản đến của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư bao gồm cả văn bản điện tử và văn bản giấy (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm QLVBĐH; cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác thông tin của dữ liệu quản lý văn bản đến | 2 |
|
| b) | 100% văn bản đến của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư bao gồm cả văn bản điện tử và văn bản giấy (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm QLVBĐH nhưng cập nhật chưa đầy đủ, chính xác thông tin của dữ liệu quản lý văn bản đến | 1 |
|
| c) | Vẫn còn văn bản đến chưa đăng ký tại văn thư | 0 |
|
| 3 | Trình văn bản đến | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Sở Thông tin và Truyền thông |
| a) | 100% văn bản đến đã đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành được trình hoặc luân chuyển đến người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết theo quy chế của của cơ quan | 1 |
|
| b) | Vẫn còn văn bản đến đã đăng ký trên Phần mềm QLVBĐH không được trình hoặc luân chuyển đến người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết | 0 |
|
| 4 | Chuyển giao văn bản đến | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm QLVBĐH của Sở Thông tin và Truyền thông đối với văn bản điện tử; kiểm tra thực tế đối với việc chuyển giao văn bản giấy |
| a) | 100% văn bản đến đã đăng ký tại văn thư được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý (đối với văn bản đến để xử lý phải giao thời hạn xử lý cụ thể), đúng đối tượng, chặt chẽ (đối với văn bản vừa gửi bản điện tử vừa gửi bản giấy hoặc chỉ gửi bản giấy, phải lập sổ chuyển giao văn bản giấy và người nhận văn bản ký nhận đầy đủ khi nhận bản giấy) | 1 |
|
| b) | 100% văn bản đến đã đăng ký tại văn thư được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý nhưng không giao thời hạn xử lý đối với văn bản phải xử lý hoặc thiếu chặt chẽ (có sổ theo dõi chuyển giao văn bản giấy nhưng người nhận văn bản không ký nhận hoặc ký nhận không đầy đủ khi nhận bản giấy văn bản) | 0,5 |
|
| c) | Không chuyển giao văn bản đến (bản giấy) cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý mà lưu tại văn thư cơ quan hoặc chuyển giao văn bản còn để sai sót, thất lạc, chậm trễ, không kịp thời hoặc không có sổ chuyển giao văn bản đến (đối với bản giấy) | 0 |
|
| 5 | Theo dõi giải quyết văn bản đến | 3 |
|
| a) | Đối với sở, ban, ngành | 3 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Sở Thông tin và Truyền thông |
| - | Giao thời hạn giải quyết đối với văn bản đến phải xử lý | 1 | - Số lượng văn bản đến giao hạn/tổng số văn bản của cơ quan:…… - Đạt tỷ lệ:………. |
|
| Từ 15% trở lên văn bản đến được giao thời hạn giải quyết | 1 |
|
|
| Dưới 15% văn bản đến được giao thời hạn giải quyết | 0 |
|
| - | Thực hiện giải quyết văn bản đến phải xử lý trên Phần mềm | 2 | - Số lượng văn bản xử lý sớm và đúng hạn/số lượng văn bản giao hạn:….. - Đạt tỷ lệ: ….. |
|
| Tù 80% trở lên văn bản đến phải xử lý được giải quyết đúng và sớm so với thời hạn được giao | 2 |
|
|
| Từ 50% đến dưới 80% văn bản đến phải xử lý được giải quyết đúng và sớm so với thời hạn được giao (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 1,5 |
|
|
| Dưới 50% văn bản đến phải xử lý được giải quyết đúng và sớm so với thời hạn được giao | 0 |
|
| b) | Đối với các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND thành phố | 3 |
|
| - | Quy định thời hạn giải quyết | 1 |
|
|
| Có văn bản quy định thời gian giải quyết công việc, văn bản đến (ngoài thủ tục một cửa) cụ thể, rõ ràng, bao quát tất cả các công việc của cơ quan | 1 |
|
|
| Có văn bản quy định thời gian giải quyết công việc, văn bản đến cụ thể, rõ ràng nhưng chưa bao quát tất cả các công việc của cơ quan | 0,5 |
|
|
| Không có văn bản quy định thời gian giải quyết văn bản đến | 0 |
|
| - | Theo dõi giải quyết văn bản đến phải xử lý | 2 |
|
|
| Theo dõi được tình hình xử lý của 100% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan | 2 |
|
|
| Theo dõi được tình hình xử lý từ 50% đến dưới 100% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 1,5 |
|
|
| Theo dõi được tình hình xử lý dưới 50% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan | 0 |
|
| 6 | Bản sao văn bản đến | 1 | Kiểm tra xác suất ít nhất 10 bản sao văn bản đến: - Số bản sao văn bản đến đúng quy định/số văn bản kiểm tra:…… - Liệt kê cụ thể văn bản sao không đúng quy định (theo số đến hoặc số, ký hiệu văn bản):.... |
| a) | 100% bản sao văn bản đến (từ bản giấy sang bản giấy, từ bản điện tử sang bản giấy, từ bản giấy sang bản điện tử) của cơ quan bảo đảm thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định | 1 |
|
| b) | Vẫn còn văn bản đến được cơ quan sao không đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định | 0 |
|
| 7 | In và lưu sổ đăng ký văn bản đến của năm trước năm đánh giá | 1 | Số lượng sổ văn bản đến được in đúng quy định/Tổng số sổ:…… |
| a) | Sổ đăng ký văn bản đến được in và được đóng tập, lưu đầy đủ | 1 |
|
| b) | Sổ đăng ký văn bản đến được in nhưng chưa đầy đủ, vẫn còn bỏ sót một số trang, số tờ | 0,5 |
|
| c) | Vẫn còn sổ chưa in hoặc không in sổ đăng ký văn bản đến | 0 |
|
| II. | QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI | 21 |
|
| 1 | Ghi số và ngày tháng năm văn bản | 1 | - Thống kê các loại sổ văn bản đi của cơ quan:.... - Tổng số đi/văn bản đi:…… - Số văn bản trùng, khuyết:….. |
| a) | 100% văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định (đăng ký hệ thống số văn bản đi đúng quy định, số liên tiếp, không trùng số, không khuyết số, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử) | 1 |
|
| b) | Từ 80% đến dưới 100% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 0,5 |
|
| c) | Dưới 80% các văn bản đi được ghi sổ và ngày tháng năm theo đúng quy định | 0 |
|
| 2 | Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính | 9 | Kiểm tra xác suất ít nhất 50 văn bản, ghi cụ thể: - Số lượng văn bản kiểm tra:….; - Số lượng văn bản đúng thể thức/sổ văn bản kiểm tra:…., đạt tỷ lệ ……%; - Số lượng văn bản đúng kỹ thuật/số văn bản kiểm tra:….., đạt tỷ lệ …….%. |
| a) | Thể thức văn bản hành chính | 3 |
|
| - | 100% văn bản ban hành đúng thể thức | 3 |
|
| - | Từ 80% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng thể thức (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 2,5 |
|
| - | Dưới 80% văn bản ban hành đúng thể thức | 0 |
|
| b) | Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính | 4 |
|
| - | 100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày | 4 |
|
| - | Từ 60% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 3,5 |
|
| - | Dưới 60% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày | 0 |
|
| c) | Giá trị pháp lý của văn bản đi hành chính (bản gốc văn bản điện tử; bản gốc và bản chính văn bản giấy; bản sao từ điện tử sang giấy, từ bản giấy sang bản điện tử) | 2 |
|
| - | 100% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý theo quy định là bản gốc văn bản điện tử (có chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan) hoặc bản gốc văn bản giấy (có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền trên giấy và được đóng dấu cơ quan) và bản chính văn bản giấy (có chữ ký của người có thẩm quyền trên giấy và được đóng dấu cơ quan); bản sao từ bản điện tử sang bản giấy và từ bản giấy sang bản điện tử theo đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày | 2 |
|
| - | Từ 70% đến dưới 100% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 1,5 |
|
| - | Dưới 70% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý | 0 |
|
| 3 | Đăng ký văn bản đi | 2 | Nếu đơn vị có sổ đăng ký văn bản đi nhưng không đăng ký trên Phần mềm QLVBĐH thì phải giải trình được lý do đặc thù, nếu không sẽ không đạt 100% tiêu chí này |
| a) | 100% văn bản đi của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm QLVBĐH; cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin tại cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi và của sổ đăng ký văn bản đi theo quy định | 2 |
|
| b) | 100% văn bản đi của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm QLVBĐH nhưng chưa đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin tại cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi và của sổ đăng ký văn bản đến | 1 |
|
| c) | Vẫn còn văn bản đi không được đăng ký tại văn thư cơ quan | 0 |
|
| 4 | Chữ ký số trên văn bản đi | 2 | Kiểm tra xác suất trên 50 văn bản ngẫu nhiên |
| a) | Văn bản đi được ban hành có chữ ký số cơ quan | 1 |
|
| - | 100% văn bản đi do cơ quan ban hành có đầy đủ chữ ký số cơ quan | 1 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% văn bản đi phát hành có chữ ký số cơ quan | 0,5 |
|
| - | Dưới 50% văn bản đi phát hành có chữ ký số cơ quan | 0 |
|
| b) | Văn bản đi được ban hành có chữ ký số lãnh đạo | 1 |
|
| - | 100% văn bản đi do cơ quan ban hành có đầy đủ chữ ký số lãnh đạo | 1 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% văn bản đi phát hành có chữ ký số lãnh đạo | 0,5 |
|
| - | Dưới 50% văn bản đi phát hành có chữ ký số lãnh đạo | 0 |
|
| 5. | Tỷ lệ văn bản đi có kết nối văn bản đến và phát sinh từ công việc | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Sở Thông tin và Truyền thông |
| a) | Trên 90% văn bản đi được kết nối văn bản đến và phát sinh từ công việc | 1 |
|
| b) | Từ 50% đến dưới 90% văn bản đi được kết nối văn bản đến và phát sinh từ công việc | 0,5 |
|
| c) | Dưới 50% văn bản đi được kết nối văn bản đến và phát sinh từ công việc | 0 |
|
| 6. | Phát hành và theo dõi chuyển phát văn bản đi | 2 |
|
| a) | Gửi văn bản đi điện tử liên thông trên Phần mềm QLVBĐH: Bảo đảm 80% văn bản đi điện tử được gửi liên thông trong vòng 04 giờ làm việc kể từ thời điểm văn bản (đã được ký số của lãnh đạo cơ quan) được chuyển đến văn thư; 20% văn bản đi điện tử được gửi liên thông trong 08 giờ làm việc: | 1 | Thực hiện kiểm tra ít nhất 50 văn bản đi để tính tỷ lệ văn bản đi được gửi liên thông đúng quy định của thành phố |
| - | Từ 80% trở lên văn bản đi điện tử được gửi liên thông đúng quy định | 1 |
|
| - | Dưới 80% văn bản đi điện tử được gửi liên thông đúng quy định | 0 |
|
| b) | Theo dõi phát hành văn bản giấy | 1 | Cơ quan chứng minh việc theo dõi phát hành văn bản giấy như sổ theo dõi chuyển bưu điện, sổ ký nhận trực tiếp khi gửi văn bản cho các cơ quan |
| - | Có sổ theo dõi và cập nhật đầy đủ, đúng nội dung theo quy định | 1 |
|
| - | Có sổ theo dõi nhưng cập nhật chưa đầy đủ hoặc chưa đúng nội dung theo quy định | 0,5 |
|
| - | Không có sổ theo dõi | 0 |
|
| 7 | In và lưu Sổ đăng ký văn bản đi của năm trước đánh giá | 1 | - Số lượng Sổ đăng ký văn bản đi được in/Tổng số lượng sổ văn bản đi của cơ quan:... - Số lượng Sổ không đúng quy định:... |
| a) | Sổ đăng ký văn bản đi được in và được đóng tập, lưu đầy đủ | 1 |
|
| b) | Sổ đăng ký văn bản đi được in nhưng chưa đầy đủ, vẫn còn bỏ sót một số trang, số tờ | 0,5 |
|
| c) | Vẫn còn sổ chưa in hoặc không in sổ đăng ký văn bản đi | 0 |
|
| 8 | Lưu và lập hồ sơ đối với văn bản đi đối với văn thư | 3 |
|
| a) | Lưu văn bản đi | 2 |
|
| - | Văn bản đi được lưu đầy đủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo | 2 |
|
| - | Văn bản đi chỉ lưu tại văn thư cơ quan, không lưu tại bộ phận soạn thảo hoặc ngược lại hoặc có lưu nhưng không đầy đủ | 0 |
|
| b) | Lập hồ sơ công việc đối với tập lưu văn bản đi | 1 |
|
| - | 100% tập lưu văn bản đi đã lập hồ sơ công việc theo đúng quy định | 1 |
|
| - | Từ 80% đến dưới 100% tập lưu văn bản đi được lập hồ sơ công việc theo đúng quy định | 0,5 |
|
| - | Dưới 80% tập lưu văn bản đi được lập hồ sơ công việc theo đúng quy định | 0 |
|
| III | QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU, THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT | 2 |
|
| 1 | Phân công văn thư cơ quan quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật | 0,5 | Có văn bản thể hiện việc phân công nhiệm vụ đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên phần mềm |
| a) | Có phân công văn thư quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định (thể hiện tại quy chế văn thư của cơ quan hoặc văn bản phân công) | 0,5 |
|
| b) | Không phân công văn thư quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định | 0 |
|
| 2 | Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật | 1 |
|
| a) | Đóng dấu, ký số của cơ quan vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản đúng quy định (0,25 điểm); đúng hình thức chữ ký số cơ quan khi ký trên văn bản ban hành, ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản (0,25 điểm) | 1 |
|
| b) | Không đúng hình thức chữ ký số khi ký trên văn bản ban hành, ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản | 0,5 |
|
| c) | Vẫn có văn bản đóng dấu, ký số của cơ quan khi không có chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản hoặc không ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản | 0 |
|
| 3 | Phương tiện bảo quản con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật | 0,5 |
|
| a) | Có tủ, có khóa | 0,5 |
|
| b) | Không có tủ, không có khóa hoặc có tủ nhưng không có khóa | 0 |
|
| IV | LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC | 20 |
|
| 1. | Chuẩn hóa cây thư mục đối với HSCV điện tử | 2 |
|
| a) | 100% thư mục được chuẩn hóa | 2 |
|
| b) | Từ 80% đến dưới 100% thư mục được chuẩn hóa (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 1 |
|
| c) | Không thực hiện chuẩn hóa | 0 |
|
| 2. | Số người lập hồ sơ công việc | 6 | Kiểm tra xác suất hồ sơ để tính tỷ lệ người lập và chất lượng |
| a) | 100% công chức lập hồ sơ công việc | 6 |
|
| b) | Từ 50% đến dưới 100 % công chức lập hồ sơ công việc (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 5,5 |
|
| c) | Dưới 50% công chức lập hồ sơ công việc | 0 |
|
| 3 | Chất lượng của hồ sơ công việc được lập | 12 |
|
| a) | Thông tin trên bìa hồ sơ (đối với hồ sơ giấy) hoặc thông tin khi tạo hồ sơ điện tử | 3 |
|
| - | 100% hồ sơ được kiểm tra đã đủ và đúng thông tin: tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, thư mục (đối với hồ sơ điện tử) hoặc ghi đúng tên phòng trên bìa hồ sơ (đối với hồ sơ giấy)... | 3 |
|
| - | 50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra, đã xác định tiêu đề, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, hoàn thiện các thông tin trên bìa (điểm tính theo tỷ lệ) | 2,5 |
|
| - | Dưới 50 % hồ sơ được kiểm tra, đã xác định tiêu đề, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, hoàn thiện các thông tin trên bìa | 0 |
|
| b) | Thu thập tài liệu vào hồ sơ (kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) | 4 |
|
| - | 100% hồ sơ được kiểm tra đã thực hiện thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết, bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ và đúng với tiêu đề hồ sơ, không có văn bản trùng | 4 |
|
| - | 50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra đã thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết, bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ và đúng với tiêu đề hồ sơ, không có văn bản trùng (tính theo tỷ lệ đạt được) | 3,5 |
|
| - | Dưới 50% hồ sơ được kiểm tra không thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết hoặc có văn bản, tài liệu không đúng hồ sơ | 0 |
|
| c) | Giá trị pháp lý của các văn bản trong hồ sơ | 3 |
|
| - | 100% hồ sơ được kiểm đảm bảo toàn bộ văn bản đúng giá trị pháp lý | 3 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra có văn bản trong hồ sơ đảm bảo tính pháp lý (tính theo tỷ lệ đạt được) | 2,5 |
|
| - | Dưới 50% hồ sơ được kiểm tra có văn bản trong hồ sơ đảm bảo giá trị pháp lý | 0 |
|
| d) | Kết thúc hồ sơ | 2 |
|
| - | 100% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy) | 2 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy) | 1,5 |
|
| - | Dưới 50% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản của hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy) | 0 |
|
|
| Phần III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ | 30 |
|
| I | KHO LƯU TRỮ | 5 |
|
| 1 | Kho bảo quản tài liệu | 1 |
|
| a) | Đã có kho lưu trữ, diện tích kho đủ để bảo quản tài liệu | 1 |
|
| b) | Đã có kho lưu trữ, diện tích kho chưa đủ để bảo quản tài liệu | 0,5 |
|
| c) | Chưa có kho lưu trữ | 0 |
|
| 2 | Nội quy kho lưu trữ | 1 | Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| a) | Đã có nội quy kho lưu trữ cơ quan | 1 |
|
| b) | Chưa có nội quy kho lưu trữ cơ quan | 0 |
|
| 3 | Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ | 1 |
|
| a) | Có các trang thiết bị tối thiểu để bảo quản tài liệu: Hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ, giá đựng tài liệu, quạt thông gió, thiết bị phòng cháy, chữa cháy (thiếu 01 trang thiết bị, trừ 0.2 điểm) | 1 |
|
| b) | Không có thiết bị để bảo quản tài liệu | 0 |
|
| 4 | Hiện trạng kho và sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ | 2 |
|
| a) | Kho sạch sẽ, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, đúng quy định (số thứ tự của hộp liên tiếp, sắp từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, từ ngoài vào trong tính từ cửa kho) | 2 |
|
| b) | Kho sạch sẽ, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp nhưng không đúng quy định | 1,5 |
|
| c) | Kho còn bụi bẩn, lộn xộn, tài liệu không ngăn nắp | 0 |
|
| II | THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ | 25 |
|
| 1 | Giao nộp, thu thập tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành (tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử trong trường hợp Phần mềm đã hoàn chỉnh tính năng) | 5 | Tùy vào hoạt động giao nộp, thu thập tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử (trong trường hợp Phần mềm có hỗ trợ tính năng) của cơ quan để chọn hình thức đánh giá |
| a) | Giao nộp, thu thập 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định | 5 |
|
| b) | Giao nộp, thu thập từ 50% đến dưới 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 4,5 |
|
| c) | Giao nộp, thu thập tài liệu dưới 50% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định | 0 |
|
| 2 | Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành | 3 |
|
| a) | Biên bản giao nộp tài liệu | 1 |
|
| - | Có biên bản | 1 |
|
| - | Có biên bản nhưng không đúng mẫu quy định hoặc không đầy đủ thông tin | 0,5 |
|
| - | Không có biên bản | 0 |
|
| b) | Mục lục hồ sơ nộp lưu | 2 |
|
| - | Có mục lục hồ sơ nộp lưu theo đúng quy định (lập riêng mục lục hồ sơ nộp lưu tài liệu bảo quản vĩnh viễn; lập riêng mục lục hồ sơ nộp lưu tài liệu bảo quản có thời hạn) | 2 |
|
| - | Có mục lục hồ sơ nộp lưu nhưng không đúng quy định, không đầy đủ thông tin | 1 |
|
| - | Không có mục lục hồ sơ nộp lưu | 0 |
|
| 3 | Chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ giấy thu thập trong năm | 4 | Trường hợp cơ quan thu thập tài liệu giấy sẽ tính tỷ lệ hồ sơ được hệ thống trong Danh mục hồ sơ; trường hợp cơ quan thu thập tài liệu điện tử thì sẽ đánh giá dựa trên công cụ Phần mềm |
| a) | Chỉnh lý, hệ thống hóa được 100% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm | 4 |
|
| b) | Chỉnh lý, hệ thống hóa được từ 50% đến dưới 100% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 3,5 |
|
| c) | Chỉnh lý, hệ thống hóa dưới 50% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm | 0 |
|
| 4 | Chỉnh lý, hệ thống hóa, tổ chức sắp xếp tài liệu lưu trữ giấy của cơ quan hình thành trước năm đánh giá đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan | 7 |
|
| a) | 100% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định | 7 |
|
| b) | Từ 50% đến dưới 100% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 6,5 |
|
| c) | Dưới 50% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định | 0 |
|
| 5 | Giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố (đơn vị tính: Mét giá) | 3 |
|
| a) | Giao nộp 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử | 3 |
|
| b) | Giao nộp từ 50% đến dưới 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 2,5 |
|
| c) | Giao nộp dưới 50% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử | 0 |
|
| 6 | Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ | 3 |
|
| a) | Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định: Có sổ nhập, sổ xuất tài liệu, sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu; thông tin trên từng sổ được cập nhật đúng, đủ, kịp thời (mỗi sổ 01 điểm) | 3 |
|
| b) | Thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhưng chưa đúng quy định: Có sổ theo quy định tại Điểm a nhưng cập nhật thông tin trong sổ không đủ, đúng, kịp thời (trừ 0.5 điểm/sổ) hoặc mẫu sổ không đúng quy định (trừ 0.5 điểm/sổ) | từ 0.5 đến 2.5 |
|
| c) | Chưa thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Không có sổ theo quy định tại Điểm a hoặc có sổ nhưng không cập nhật nội dung thông tin trong sổ | 0 |
|
|
| Phần IV. ĐIỂM THƯỞNG, ĐIỂM PHẠT | 0 |
|
| I | ĐIỂM THƯỞNG | 10 |
|
| 1 | Đơn vị tự đánh giá, chấm điểm chặt chẽ, chính xác và báo cáo đúng thời gian quy định (điểm đơn vị tự chấm so với điểm thẩm định chênh lệch từ 05 điểm trở xuống) | 1 |
|
| 2 | Cơ quan có chất lượng lập hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy đạt 95% trở lên | 1 |
|
| 3 | Có cải tiến, sáng kiến làm tốt công tác văn thư, lưu trữ được áp dụng tại cơ quan và chưa từng được áp dụng tại các cơ quan khác (nêu tên cải tiến, sáng kiến và tóm tắt kết quả đạt được; mỗi cải tiến, sáng kiến (nếu được chấp nhận) được 01 điểm, tối đa không quá 02 điểm) | 2 |
|
| 4 | Trong kho lưu trữ có trang bị máy điều hòa; máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm; hệ thống phòng cháy chữa cháy... (mỗi trang thiết bị được cộng 0.25 điểm, tối đa không quá 01 điểm) | 1 |
|
| 5 | 100% văn bản đi được đăng ký hệ thống số đúng quy định, số liên tục, không trùng số, không khuyết số | 1 |
|
| 6 | Cơ quan kiểm tra đầy đủ các đơn vị trực thuộc, có biên bản kiểm tra, thông báo xếp loại và thông báo những hạn chế để các đơn vị trực thuộc khắc phục | 1 |
|
| 7 | Cơ quan không được cấp kinh phí để chỉnh lý tài liệu nhưng tự hệ thống, chỉnh lý được từ 20 mét tài liệu lưu trữ giấy/năm theo đúng quy định | 1 |
|
| 8 | Tỷ lệ tiếp nhận văn bản đến liên thông trong 04 giờ trên Phần mềm đạt trên 90%, với điều kiện cơ quan tiếp nhận văn bản đến liên thông trên 7.000 văn bản/năm | 1 |
|
| 9 | Tỷ lệ ban hành văn bản trong 4 giờ trên 90%, với điều kiện: cơ quan ban hành trên 5.000 văn bản/năm | 1 |
|
| II | ĐIỂM PHẠT | -10 |
|
| 1 | Không thực hiện đầy đủ các báo cáo như báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ hàng năm; các báo cáo định kỳ đột xuất | -1 |
|
| 2 | Văn bản chuyên ngành (trừ các văn bản có quy định không đăng ký tại văn thư) không đăng ký tại văn thư cơ quan và cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin | -1 |
|
| 3 | Cơ quan không thống nhất và ký biên bản kiểm tra trong thời hạn quy định | -1 |
|
| 4 | Tỷ lệ lập hồ sơ công việc điện tử thấp hơn 80% theo quy định | -1 |
|
| 5 | Có bố trí người làm công tác lưu trữ nhưng không tự chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ | -1 |
|
| 6 | Cơ quan tự đánh giá, chấm điểm không chặt chẽ, không chính xác và báo cáo không đúng thời gian quy định (điểm đơn vị tự chấm cao hơn so với điểm thẩm định, cao hơn 06 điểm bị trừ 01 điểm, tối đa không quá 02 điểm) | -2 |
|
| 7 | Trong năm, không thực hiện kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại bất kỳ đơn vị trực thuộc nào | -2 | Kiểm tra thông qua biên bản kiểm tra các đơn vị trực thuộc |
| 8 | Vẫn còn đơn vị trực thuộc sở, ngành không ban hành đầy đủ các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ: Danh mục hồ sơ, Danh mục thành phần tài liệu, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu. | -1 |
|
|
| Tổng cộng chung | 100 |
|
PHỤ LỤC II
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG TẠI ĐÀ NẴNG
(Kèm theo Quyết định số: 2225/QĐ-UBND ngày 19 tháng 8 năm 2022 của UBND thành phố Đà Nẵng)
| STT | NỘI DUNG TIÊU CHÍ | Điểm tối đa | Tài liệu giải trình/Cách kiểm tra |
|
| Phần I. NHỮNG NỘI DUNG CHUNG | 15 |
|
| I | PHÂN CÔNG NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO | 3 |
|
| 1 | Phân công người làm công tác văn thư, lưu trữ | 1 | Có văn bản thể hiện việc phân công nhiệm vụ đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| a) | Có văn bản thể hiện phân công cụ thể người làm văn thư, lưu trữ | 1 |
|
| b) | Không có văn bản phân công cụ thể người làm văn thư, lưu trữ | 0 |
|
| 2 | Thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ | 2 | Tại thời điểm kiểm tra thực tế sẽ căn cứ kết quả thực hiện văn thư, lưu trữ để xác định mức độ thực hiện nhiệm vụ của người làm văn thư, lưu trữ |
| a) | Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của công tác văn thư và công tác lưu trữ (thu thập tài liệu, hệ thống hóa tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, lập sổ theo dõi....) | 9 |
|
| b) | Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện từ 50% trở lên nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ | 1 |
|
| c) | Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện dưới 50% nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ | 0 |
|
| II | CHỈ ĐẠO, HÀNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ | 12 |
|
| 1 | Chỉ đạo, triển khai, phổ biến, hướng dẫn các quy định của công tác văn thư, lưu trữ | 2 | Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| a) | Có văn bản chỉ đạo, triển khai và hình thức phổ biến, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đến các cá nhân tại đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan | 2 |
|
| b) | Có văn bản chỉ đạo, triển khai nhưng không có hình thức phổ biến, hướng dẫn hoặc có hình thức phổ biến, hướng dẫn nhưng không có văn bản | 1 |
|
| c) | Không chỉ đạo, triển khai, phổ biến, hướng dẫn | 0 |
|
| 2 | Ban hành, sửa đổi các văn bản của công tác văn thư, lưu trữ | 5 | Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| a) | Danh mục hồ sơ hàng năm | 2 |
|
| - | Ban hành trong quý I hàng năm, thống kê đúng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan và đúng mẫu Danh mục hồ sơ theo quy định | 2 |
|
| - | Có ban hành nhưng sau quý I hàng năm hoặc thống kê không đúng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan hoặc không đúng mẫu Danh mục hồ sơ theo quy định | 1 |
|
| - | Không ban hành | 0 |
|
| b) | Danh mục thành phần tài liệu | 1 |
|
| - | Có ban hành, thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan | 1 |
|
| - | Có ban hành nhưng không thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan | 0,5 |
|
| - | Không ban hành | 0 |
|
| c) | Danh mục thành phần tài liệu của những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn | 1 |
|
| - | Có ban hành, thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; đúng quy trình | 1 |
|
| - | Có ban hành nhưng không thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hoặc chưa gửi Sở Nội vụ thẩm định | 0,5 |
|
| - | Không ban hành | 0 |
|
| d) | Bảng thời hạn bảo quản tài liệu | 1 |
|
| - | Có ban hành, quy định đầy đủ, chính xác, cụ thể thời hạn bảo quản tài liệu, hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan | 1 |
|
| - | Có ban hành nhưng không quy định đầy đủ, chính xác, cụ thể thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan | 0,5 |
|
| - | Không ban hành | 0 |
|
| 3 | Ban hành và thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm | 3 |
|
| a) | Ban hành và nội dung kế hoạch | 1 | Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| - | Có ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; nội dung bám sát kế hoạch của cơ quan cấp trên, đúng thực tế của cơ quan và giao thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng nội dung | 1 |
|
| - | Có kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ nhưng nội dung chưa bám sát kế hoạch của cơ quan cấp trên hoặc chưa đúng thực tế của cơ quan hoặc không giao thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng nội dung | 0,5 |
|
| - | Không ban hành kế hoạch | 0 |
|
| b) | Mức độ hoàn thành kế hoạch | 2 |
|
| - | Hoàn thành 100% kế hoạch | 2 |
|
| - | Hoàn thành từ 50% dưới 100% kế hoạch (tính điểm theo tỷ lệ hoàn thành) | 1,5 |
|
| - | Hoàn thành dưới 50% kế hoạch | 0 |
|
| 4 | Thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ hàng năm (trên phần mềm báo cáo trực tuyến) | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi của Sở Nội vụ về tình hình báo cáo của các cơ quan trên phần mềm báo cáo thống kê |
| a) | Cơ quan và 100% các đơn vị trực thuộc thực hiện báo cáo đúng nội dung, số liệu và đúng thời gian quy định | 1 |
|
| b) | Cơ quan và 100% đơn vị trực thuộc có báo cáo nhưng vẫn còn đơn vị báo cáo trễ so với thời gian quy định hoặc báo cáo số liệu không chính xác | 0,5 |
|
| c) | Vẫn còn đơn vị trực thuộc không báo cáo | 0 |
|
| 5 | Thực hiện báo cáo đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi của Sở Nội vụ về tình hình báo cáo đột xuất của các cơ quan |
| a) | Thực hiện đầy đủ báo cáo đột xuất đúng theo nội dung yêu cầu và đúng thời gian | 1 |
|
| b) | Có báo cáo đột xuất nhưng trễ so với thời gian quy định hoặc nội dung không bảo đảm yêu cầu | 0,5 |
|
| c) | Thiếu báo cáo đột xuất hoặc không báo cáo | 0 |
|
|
| Phần II. CÔNG TÁC VĂN THƯ | 53 |
|
| I | QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN | 11 |
|
| 1 | Tiếp nhận văn bản đến | 2 |
|
| a) | 100% văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được tiếp nhận kịp thời, đúng quy định; đóng dấu "ĐẾN" đối với văn bản đến chỉ gửi bản giấy không gửi bản điện tử | 2 |
|
| b) | Vẫn còn văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư không được tiếp nhận kịp thời, đúng quy định hoặc không đóng dấu "ĐẾN" đối với văn bản đến chỉ gửi bản giấy không gửi bản điện tử | 0 |
|
| 2 | Đăng ký văn bản đến | 2 | Số đến/tổng văn bản đến trên Phần mềm:………; |
| a) | 100% văn bản đến của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư bao gồm cả văn bản điện tử và văn bản giấy (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm; cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác thông tin của dữ liệu quản lý văn bản đến và có sổ đăng ký văn bản đến theo quy định | 2 |
|
| b) | 100% văn bản đến của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư bao gồm cả văn bản điện tử và văn bản giấy (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm nhưng cập nhật chưa đầy đủ, chính xác thông tin của dữ liệu quản lý văn bản đến và của sổ đăng ký văn bản đến | 1 |
|
| c) | Vẫn còn văn bản đến chưa đăng ký tại văn thư | 0 |
|
| 3 | Trình văn bản đến | 1 |
|
| a) | 100% văn bản đến đã đăng ký trên Phần mềm được trình hoặc luân chuyển đến người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết theo quy chế của của cơ quan | 1 |
|
| b) | Vẫn còn văn bản đến đã đăng ký trên Phần mềm không được trình hoặc luân chuyển đến người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết | 0 |
|
| 4 | Chuyển giao văn bản đến | 1 |
|
| a) | 100% văn bản đến đã đăng ký tại văn thư được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý (đối với văn bản đến để xử lý phải giao thời hạn xử lý cụ thể), đúng đối tượng, chặt chẽ (đối với văn bản vừa gửi bản điện tử vừa gửi bản giấy hoặc chỉ gửi bản giấy, phải lập sổ chuyển giao văn bản giấy và người nhận văn bản ký nhận đầy đủ khi nhận bản giấy) | 1 |
|
| b) | 100% văn bản đến đã đăng ký tại văn thư được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý nhưng không giao thời hạn xử lý đối với văn bản phải xử lý hoặc thiếu chặt chẽ (có sổ theo dõi chuyển giao văn bản giấy nhưng người nhận văn bản không ký nhận hoặc ký nhận không đầy đủ khi nhận bản giấy văn bản) | 0,5 |
|
| c) | Không chuyển giao văn bản đến (bản giấy) cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý mà lưu tại văn thư cơ quan hoặc chuyển giao văn bản còn để sai sót, thất lạc, chậm trễ, không kịp thời hoặc không có sổ chuyển giao văn bản đến (đối với bản giấy) | 0 |
|
| 5 | Quy định thời hạn và theo dõi giải quyết văn bản đến | 3 |
|
| a) | Quy định thời hạn giải quyết | 1 |
|
| - | Có văn bản quy định thời gian giải quyết công việc, văn bản đến (ngoài thủ tục một cửa) cụ thể, rõ ràng, bao quát tất cả các công việc của cơ quan | 1 |
|
| - | Có văn bản quy định thời gian giải quyết công việc, văn bản đến cụ thể, rõ ràng nhưng chưa bao quát tất cả các công việc của cơ quan | 0,5 |
|
| - | Không có văn bản quy định thời gian giải quyết văn bản đến | 0 |
|
| b) | Theo dõi giải quyết văn bản đến phải xử lý | 2 |
|
| - | Theo dõi được tình hình xử lý của 100% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan | 2 |
|
| - | Theo dõi được tình hình xử lý từ 50% đến dưới 100% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 1,5 |
|
| - | Theo dõi được tình hình xử lý dưới 50% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan | 0 |
|
| 6 | Bản sao văn bản đến | 1 | Kiểm tra xác suất ít nhất 10 bản sao văn bản đến: - Số bản sao văn bản đến đúng quy định/số văn bản kiểm tra:…… - Liệt kê cụ thể văn bản sao không đúng quy định (theo số đến hoặc số, ký hiệu văn bản):.... |
| a) | 100% bản sao văn bản đến (từ bản giấy sang bản giấy, từ bản điện tử sang bản giấy, từ bản giấy sang bản điện tử) của cơ quan bảo đảm thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định | 1 |
|
| b) | Vẫn còn văn bản đến được cơ quan sao không đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định | 0 |
|
| 7 | In và lưu sổ đăng ký văn bản đến của năm trước năm đánh giá | 1 |
|
| a) | Sổ đăng ký văn bản đến được in và được đóng tập, lưu đầy đủ | 1 |
|
| b) | Sổ đăng ký văn bản đến được in nhưng chưa đầy đủ, vẫn còn bỏ sót một số trang, số tờ | 0,5 |
|
| c) | Vẫn còn sổ chưa in hoặc không in sổ đăng ký văn bản đến | 0 |
|
| II. | QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI | 21 |
|
| 1 | Ghi số và ngày tháng năm văn bản | 1 | - Thống kê các loại sổ văn bản đi của cơ quan:.... - Tổng số đi/văn bản đi:….. - Số văn bản trùng, khuyết:….. |
| a) | 100% văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định (đăng ký hệ thống số văn bản đi đúng quy định, số liên tiếp, không trùng số, không khuyết số, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử) | 1 |
|
| b) | Từ 80% đến dưới 100% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định (theo tỷ lệ đạt được) | 0,5 |
|
| c) | Dưới 80% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định | 0 |
|
| 2 | Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính | 9 | Kiểm tra xác suất ít nhất 50 văn bản, ghi cụ thể: - Số lượng văn bản kiểm tra:…..; - Số lượng văn bản đúng thể thức/số văn bản kiểm tra: ……, đạt tỷ lệ …….%; - Số lượng văn bản đúng kỹ thuật/số văn bản kiểm tra: ……, đạt tỷ lệ ……%. |
| a) | Thể thức văn bản hành chính | 3 |
|
| - | 100% văn bản ban hành đúng thể thức | 3 |
|
| - | Từ 80% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng thể thức (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 2,5 |
|
| - | Dưới 80% văn bản ban hành đúng thể thức | 0 |
|
| b) | Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính | 4 |
|
| - | 100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày | 4 |
|
| - | Từ 60% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 3,5 |
|
| - | Dưới 60% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày | 0 |
|
| c) | Giá trị pháp lý của văn bản đi hành chính (bản gốc văn bản điện tử; bản gốc và bản chính văn bản giấy; bản sao từ điện tử sang giấy, từ bản giấy sang bản điện tử) | 2 |
|
| - | 100% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý theo quy định là bản gốc văn bản điện tử (có chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan); bản gốc văn bản giấy (có chữ ký trực tiếp của người có thẩm trên giấy và được đóng dấu cơ quan) và bản chính văn bản giấy (có chữ ký của người có thẩm trên giấy và được đóng dấu cơ quan); bản sao từ bản điện tử sang bản giấy và từ bản giấy sang bản điện tử theo đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày | 2 |
|
| - | Từ 70% đến dưới 100% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 1,5 |
|
| - | Dưới 70% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý | 0 |
|
| 3 | Đăng ký văn bản đi | 3 |
|
| a) | 100% văn bản đi của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm; cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin tại cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi và có số đăng ký văn bản đi theo quy định | 3 |
|
| b) | 100% văn bản đi của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm nhưng chưa đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin tại cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi và của sổ đăng ký văn bản đến | 2 |
|
| c) | Vẫn còn văn bản đi không được đăng ký tại văn thư cơ quan | 0 |
|
| 4 | Chữ ký số trên văn bản đi | 2 | Kiểm tra xác suất trên 50 văn bản ngẫu nhiên |
| a) | Văn bản đi được ban hành có chữ ký số cơ quan | 1 |
|
| - | 100% văn bản đi do cơ quan ban hành có đầy đủ chữ ký số cơ quan | 1 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% văn bản đi phát hành có chữ ký số cơ quan | 0,5 |
|
| - | Dưới 50% văn bản đi phát hành có chữ ký số cơ quan | 0 |
|
| b) | Văn bản đi được ban hành có chữ ký số lãnh đạo | 1 |
|
| - | 100% văn bản đi do cơ quan ban hành có đầy đủ chữ ký số lãnh đạo | 1 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% văn bản đi phát hành có chữ ký số lãnh đạo | 0,5 |
|
| - | Dưới 50% văn bản đi phát hành có chữ ký số lãnh đạo | 0 |
|
| 5 | Phát hành và theo dõi chuyển phát văn bản đi | 2 | Thực hiện kiểm tra ít nhất 50 văn bản đi để tính tỷ lệ văn bản đi được gửi liên thông đúng quy định của thành phố |
| a) | Gửi văn bản đi điện tử liên thông trên phần mềm: Bảo đảm 80% văn bản đi điện tử được gửi liên thông trong vòng 04 giờ làm việc kể từ thời điểm văn bản (đã được ký số của lãnh đạo cơ quan) được chuyển đến văn thư; 20% văn bản đi điện tử được gửi liên thông trong 08 giờ làm việc Thực hiện kiểm tra ít nhất 50 văn bản đi để tính tỷ lệ văn bản đi được gửi liên thông đúng quy định của thành phố trong đó: | 1 |
|
| - | Từ 80% trở lên văn bản đi điện tử được gửi liên thông đúng quy định | 1 |
|
| - | Dưới 80% văn bản đi điện tử được gửi liên thông đúng quy định | 0 |
|
| b) | Theo dõi phát hành văn bản giấy | 1 | Cơ quan chứng minh việc theo dõi phát hành văn bản giấy như sổ theo dõi chuyển bưu điện, sổ ký nhận trực tiếp khi gửi văn bản cho các cơ quan |
| - | Có sổ theo dõi và cập nhật đầy đủ, đúng nội dung theo quy định | 1 |
|
| - | Có sổ theo dõi nhưng cập nhật chưa đầy đủ hoặc chưa đúng nội dung theo quy định | 0,5 |
|
| - | Không có sổ theo dõi | 0 |
|
| 6 | In và lưu Sổ đăng ký văn bản đi của năm trước đánh giá | 1 | - Số lượng Sổ đăng ký văn bản đi được in/số lượng số văn bản đi của cơ quan:... - Số lượng Sổ không đúng quy định:... |
| a) | Sổ đăng ký văn bản đi được in và đóng tập, lưu đầy đủ | 1 |
|
| b) | Sổ đăng ký văn bản đi được in nhưng chưa đầy đủ, vẫn còn bỏ sót một số trang, số tờ | 0,5 |
|
| c) | Vẫn còn sổ chưa in hoặc không in sổ đăng ký văn bản đi | 0 |
|
| 7 | Lưu và lập hồ sơ đối với văn bản đi đối với văn thư | 3 |
|
| a) | Lưu văn bản đi | 2 |
|
| - | Văn bản đi được lưu đầy đủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo | 2 |
|
| - | Văn bản đi chỉ lưu tại văn thư cơ quan, không lưu tại bộ phận soạn thảo hoặc ngược lại hoặc có lưu nhưng không đầy đủ | 0 |
|
| b) | Lập hồ sơ công việc đối với tập lưu văn bản đi | 1 |
|
| - | 100% tập lưu văn bản đi đã lập hồ sơ công việc theo đúng quy định | 1 |
|
| - | Từ 80% đến dưới 100% tập lưu văn bản đi được lập hồ sơ công việc theo đúng quy định | 0,5 |
|
| - | Dưới 80% tập lưu văn bản đi được lập hồ sơ công việc theo đúng quy định | 0 |
|
| III | QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU, THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT | 2 |
|
| 1 | Phân công văn thư cơ quan quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật | 0,5 | Có văn bản thể hiện việc phân công nhiệm vụ đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên phần mềm |
| a) | Có phân công văn thư quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định (thể hiện tại quy chế văn thư của cơ quan hoặc văn bản phân công) | 0,5 |
|
| b) | Không phân công văn thư quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định | 0 |
|
| 2 | Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật | 1 |
|
| a) | Đóng dấu, ký số của cơ quan vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản đúng quy định (0,25 điểm); đúng hình thức chữ ký số cơ quan khi ký trên văn bản ban hành, ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản (0,25 điểm) | 1 |
|
| b) | Không đúng hình thức chữ ký số khi ký trên văn bản ban hành, ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản | 0,5 |
|
| c) | Vẫn có văn bản đóng dấu, ký số của cơ quan khi không có chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản hoặc không ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản | 0 |
|
| 3 | Phương tiện bảo quản con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật | 0,5 |
|
| a) | Có tủ, có khóa | 0,5 |
|
| b) | Không có tủ, không có khóa hoặc có tủ nhưng không có khóa | 0 |
|
| IV | LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC | 19 |
|
| 1 | Số người lập hồ sơ công việc | 6 |
|
| a) | 100% viên chức lập hồ sơ công việc | 6 |
|
| b) | Từ 50% đến dưới 100% viên chức lập hồ sơ công việc (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 5,5 |
|
| c) | Dưới 50% viên chức lập hồ sơ công việc | 0 |
|
| 2 | Chất lượng của hồ sơ công việc được lập (bao gồm hồ sơ giấy và điện tử) | 13 | Kiểm tra xác suất hồ sơ để tính tỷ lệ người lập và chất lượng |
| a) | Thông tin trên bìa hồ sơ (đối với hồ sơ giấy) hoặc thông tin khi tạo hồ sơ điện tử | 3 |
|
| - | 100% hồ sơ được kiểm tra đã đủ và đúng thông tin: tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, thư mục (đối với hồ sơ điện tử) hoặc ghi đúng tên phòng trên bìa hồ sơ (đối với hồ sơ giấy)... | 3 |
|
| - | 50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra, đã xác định tiêu đề, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, hoàn thiện các thông tin trên bìa (điểm tính theo tỷ lệ) | 2,5 |
|
| - | Dưới 50% hồ sơ được kiểm tra, đã xác định tiêu đề, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, hoàn thiện các thông tin trên bìa | 0 |
|
| b) | Thu thập tài liệu vào hồ sơ (kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) | 4 |
|
| - | 100% hồ sơ được kiểm tra đã thực hiện thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết, bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ và đúng với tiêu đề hồ sơ, không có văn bản trùng | 4 |
|
| - | 50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra đã thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết, bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ và đúng với tiêu đề hồ sơ, không có văn bản trùng (tính theo tỷ lệ đạt được) | 3,5 |
|
| - | Dưới 50% hồ sơ được kiểm tra không thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết hoặc có văn bản, tài liệu không đúng hồ sơ | 0 |
|
| c) | Giá trị pháp lý của các văn bản trong hồ sơ | 3 |
|
| - | 100% hồ sơ được kiểm toàn bộ văn bản trong hồ sơ đảm bảo tính pháp lý | 3 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra có văn bản trong hồ sơ đảm bảo tính pháp lý (tính theo tỷ lệ đạt được) | 2,5 |
|
| - | Dưới 50% hồ sơ được kiểm tra có văn bản trong hồ sơ đảm bảo giá trị pháp lý | 0 |
|
| d) | Kết thúc hồ sơ | 3 |
|
| - | 100% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy) | 3 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy) | 2,5 |
|
| - | Dưới 50% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy) | 0 |
|
|
| Phần III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ | 32 |
|
| I | KHO LƯU TRỮ | 4 |
|
| 1 | Kho bảo quản tài liệu | 1 |
|
| a) | Đã có kho lưu trữ, diện tích kho đủ để bảo quản tài liệu | 1 |
|
| b) | Đã có kho lưu trữ, diện tích kho chưa đủ để bảo quản tài liệu | 0,5 |
|
| c) | Chưa có kho lưu trữ | 0 |
|
| 2 | Nội quy kho lưu trữ | 0,5 | Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| a) | Đã có nội quy kho lưu trữ cơ quan | 0,5 |
|
| b) | Chưa có nội quy kho lưu trữ cơ quan | 0 |
|
| 3 | Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ | 1 |
|
| a) | Có các trang thiết bị tối thiểu để bảo quản tài liệu: Hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ, giá đựng tài liệu, quạt thông gió, thiết bị phòng cháy, chữa cháy (thiếu 01 trang thiết bị, trừ 0.2 điểm) | 1 |
|
| b) | Không có thiết bị để bảo quản tài liệu | 0 |
|
| 4 | Hiện trạng kho và sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ | 1,5 |
|
| a) | Kho sạch sẽ, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, đúng quy định (số thứ tự của hộp liên tiếp, sắp từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, từ ngoài vào trong tính từ cửa kho) | 1,5 |
|
| b) | Kho sạch sẽ, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp nhưng không đúng quy định | 1 |
|
| c) | Kho còn bụi bẩn, lộn xộn, tài liệu không ngăn nắp | 0 |
|
| II | THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ | 28 |
|
| 1 | Giao nộp, thu thập tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành (tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử trong trường hợp Phần mềm đã hoàn chỉnh tính năng) | 3 | Tùy vào hoạt động giao nộp, thu thập tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử (trong trường hợp Phần mềm có hỗ trợ tính năng) của cơ quan để chọn hình thức đánh giá |
| a) | Giao nộp, thu thập 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định | 3 |
|
| b) | Giao nộp, thu thập từ 50% đến dưới 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 2,5 |
|
| c) | Giao nộp, thu thập tài liệu dưới 50% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định | 0 |
|
| 2 | Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành (tài liệu giấy, tài liệu điện tử) | 3 |
|
| a) | Biên bản giao nộp tài liệu | 1 |
|
| - | Có biên bản | 1 |
|
| - | Có biên bản nhưng không đúng mẫu quy định hoặc không đầy đủ thông tin | 0,5 |
|
| - | Không có biên bản | 0 |
|
| b) | Mục lục hồ sơ nộp lưu | 2 |
|
| - | Có mục lục hồ sơ nộp lưu theo đúng quy định (lập riêng mục lục hồ sơ nộp lưu tài liệu bảo quản vĩnh viễn; lập riêng mục lục hồ sơ nộp lưu tài liệu bảo quản có thời hạn) | 2 |
|
| - | Có mục lục hồ sơ nộp lưu nhưng không đúng quy định, không đầy đủ thông tin | 1 |
|
| - | Không có mục lục hồ sơ nộp lưu | 0 |
|
| 3 | Chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ giấy thu thập trong năm (đơn vị tính: mét giá tài liệu) | 6 | Trường hợp cơ quan thu thập tài liệu giấy sẽ tính tỷ lệ hồ sơ được hệ thống trong Danh mục hồ sơ; trường hợp cơ quan thu thập tài liệu điện tử thì sẽ đánh giá dựa trên công cụ Phần mềm |
| a) | Chỉnh lý, hệ thống hóa được 100% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm | 6 |
|
| b) | Chỉnh lý, hệ thống hóa được từ 50% đến dưới 100% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 5,5 |
|
| c) | Chỉnh lý, hệ thống hóa dưới 50% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm | 0 |
|
| 4 | Chỉnh lý, hệ thống hóa, tổ chức sắp xếp tài liệu lưu trữ giấy của cơ quan hình thành trước năm đánh giá đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan | 10 |
|
| a) | 100% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định | 10 |
|
| b) | Từ 50% đến dưới 100% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 9,5 |
|
| c) | Dưới 50% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định | 0 |
|
| 5 | Giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố (đơn vị tính: Mét giá) | 3 |
|
| a) | Giao nộp 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử | 3 |
|
| b) | Giao nộp từ 50% đến dưới 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 2,5 |
|
| c) | Giao nộp dưới 50% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử | 0 |
|
| 6 | Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ | 3 |
|
| a) | Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định: Có sổ nhập, sổ xuất tài liệu, sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu; thông tin trên từng sổ được cập nhật đúng, đủ, kịp thời (mỗi sổ 01 điểm) | 3 |
|
| b) | Thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhưng chưa đúng quy định: Có sổ theo quy định tại Điểm a nhưng cập nhật thông tin trong sổ không đủ, đúng, kịp thời (trừ 0.5 điểm/sổ) hoặc mẫu sổ không đúng quy định (trừ 0.5 điểm/sổ) | từ 0.5 đến 2.5 |
|
| c) | Chưa thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Không có sổ theo quy định tại Điểm a hoặc có sổ nhưng không cập nhật nội dung thông tin trong sổ | 0 |
|
|
| Phần IV. ĐIỂM THƯỞNG, ĐIỂM PHẠT | 0 |
|
| I | ĐIỂM THƯỞNG | 10 |
|
| 1 | Đơn vị tự đánh giá, chấm điểm chặt chẽ, chính xác và báo cáo đúng thời gian quy định (điểm đơn vị tự chấm so với điểm thẩm định chênh lệch từ 05 điểm trở xuống) | 1 |
|
| 2 | Cơ quan có chất lượng lập hồ sơ công việc đạt 95% trở lên | 1 |
|
| 3 | Có cải tiến, sáng kiến làm tốt công tác văn thư, lưu trữ được áp dụng tại cơ quan và chưa từng được áp dụng tại các cơ quan khác (nêu tên cải tiến, sáng kiến và tóm tắt kết quả đạt được; mỗi cải tiến, sáng kiến (nếu được chấp nhận) được 01 điểm, tối đa không quá 02 điểm) | 2 |
|
| 4 | Trong kho lưu trữ có trang bị máy hòa; máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm; hệ thống phòng cháy chữa cháy... (mỗi trang thiết bị được cộng 0.25 điểm, tối đa không quá 01 điểm) | 1 |
|
| 5 | 100% văn bản đi được đăng ký hệ thống số đúng quy định, số liên tục, không trùng số, không khuyết số | 1 |
|
| 6 | Cơ quan kiểm tra đầy đủ các đơn vị trực thuộc, có biên bản kiểm tra, thông báo xếp loại và thông báo những hạn chế để các đơn vị trực thuộc khắc phục | 1 |
|
| 7 | Cơ quan thu thập 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành, thực hiện đầy đủ thủ tục giao nộp | 1 |
|
| 8 | Cơ quan đã chỉnh lý, hệ thống hóa, tổ chức sắp xếp 100% tài liệu lưu trữ giấy hình thành trước năm đánh giá đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan | 1 |
|
| 9 | Cơ quan đã triển khai lập hồ sơ công việc điện tử | 1 |
|
| II | ĐIỂM PHẠT | -10 |
|
| 1 | Không thực hiện đầy đủ các báo cáo như báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ hàng năm; các báo cáo định kỳ đột xuất | -1 |
|
| 2 | Văn bản chuyên ngành (trừ các văn bản có quy định không đăng ký tại văn thư) không đăng ký tại văn thư cơ quan và cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin | -1 |
|
| 3 | Cơ quan không thống nhất và ký biên bản kiểm tra trong thời hạn quy định | -1 |
|
| 4 | Vẫn còn văn bản đi, đến không đăng ký trên Phần mềm | -1 |
|
| 5 | Có bố trí người làm công tác lưu trữ nhưng không tự chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ | -1 |
|
| 6 | Cơ quan tự đánh giá, chấm điểm không chặt chẽ, không chính xác và báo cáo không đúng thời gian quy định (điểm đơn vị tự chấm cao hơn so với điểm thẩm định, cao hơn 06 điểm bị trừ 01 điểm, tối đa không quá 02 điểm) | -2 |
|
| 7 | Trong năm, không thực hiện kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại bất kỳ đơn vị trực thuộc nào | -2 | Kiểm tra thông qua biên bản kiểm tra các đơn vị trực thuộc |
| 8 | Vẫn còn đơn vị trực thuộc sở, ngành không ban hành đầy đủ các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ: Danh mục hồ sơ, Danh mục thành phần tài liệu, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu. | -1 |
|
|
| Tổng cộng chung | 100 |
|
PHỤ LỤC III
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA THÀNH PHỐ
(Kèm theo Quyết định số: 2225/QĐ-UBND ngày 19 tháng 8 năm 2022 của UBND thành phố Đà Nẵng)
| STT | NỘI DUNG TIÊU CHÍ | Điểm tối đa | Tài liệu giải trình/Cách kiểm tra |
|
| Phần I. NHỮNG NỘI DUNG CHUNG | 15 |
|
| I | PHÂN CÔNG NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO | 3 |
|
| 1 | Phân công người làm công tác văn thư, lưu trữ | 1 | Có văn bản thể hiện việc phân công nhiệm vụ đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| a) | Có văn bản thể hiện phân công cụ thể người làm văn thư, lưu trữ | 1 |
|
| b) | Không có văn bản phân công cụ thể người làm văn thư, lưu trữ | 0 |
|
| 2 | Thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ | 2 | Tại thời điểm kiểm tra thực tế sẽ căn cứ kết quả thực hiện văn thư, lưu trữ để xác định mức độ thực hiện nhiệm vụ của người làm văn thư, lưu trữ |
| a) | Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của công tác văn thư và công tác lưu trữ (thu thập tài liệu, hệ thống hóa tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, lập sổ theo dõi…) | 2 |
|
| b) | Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện từ 50% trở lên nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ | 1 |
|
| c) | Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện dưới 50% nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ | 0 |
|
| II | CHỈ ĐẠO, HÀNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ | 12 |
|
| 1 | Chỉ đạo, triển khai, phổ biến, hướng dẫn các quy định của công tác văn thư, lưu trữ | 2 | Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| a) | Có các hình thức phổ biến cho viên chức, người lao động cơ quan như: chỉ đạo tại các cuộc họp, hội nghị cơ quan, hướng dẫn, tập huấn, hội thi, kiểm tra... | 2 |
|
| b) | Có phổ biến nhưng từ 02 hình thức trở xuống | 1 |
|
| c) | Không có hình thức phổ biến | 0 |
|
| 2 | Ban hành, sửa đổi các văn bản của công tác văn thư, lưu trữ | 5 | Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| a) | Danh mục hồ sơ hàng năm | 2 |
|
| - | Ban hành trong quý I hàng năm, thống kê đúng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan và đúng mẫu Danh mục hồ sơ theo quy định | 2 |
|
| - | Có ban hành nhưng sau quý I hàng năm hoặc thống kê không đúng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan hoặc không đúng mẫu Danh mục hồ sơ theo quy định | 1 |
|
| - | Không ban hành | 0 |
|
| b) | Danh mục thành phần tài liệu | 1 |
|
| - | Có ban hành, thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan | 1 |
|
| - | Có ban hành nhưng không thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan | 0,5 |
|
| - | Không ban hành | 0 |
|
| c) | Danh mục thành phần tài liệu của những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn | 1 |
|
| - | Có ban hành, thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; đúng quy trình | 1 |
|
| - | Có ban hành nhưng không thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hoặc chưa gửi Sở Nội vụ thẩm định | 0,5 |
|
| - | Không ban hành | 0 |
|
| d) | Bảng thời hạn bảo quản tài liệu | 1 |
|
| - | Có ban hành, quy định đầy đủ, chính xác, cụ thể thời hạn bảo quản tài liệu, hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan | 1 |
|
| - | Có ban hành nhưng không quy định đầy đủ, chính xác, cụ thể thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan | 0,5 |
|
| - | Không ban hành | 0 |
|
| 3 | Ban hành và thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm | 3 | Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| a) | Ban hành và nội dung kế hoạch | 1 |
|
| - | Có ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; nội dung bám sát kế hoạch của cơ quan cấp trên, đúng thực tế của cơ quan và giao thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng nội dung công việc | 1 |
|
| - | Có kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ nhưng nội dung chưa bám sát kế hoạch của cơ quan cấp trên hoặc chưa đúng thực tế của cơ quan hoặc không giao thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng nội dung công việc | 0,5 |
|
| - | Không ban hành kế hoạch | 0 |
|
| b) | Mức độ hoàn thành kế hoạch | 2 |
|
| - | Hoàn thành 100% kế hoạch | 2 |
|
| - | Hoàn thành từ 50% dưới 100% kế hoạch (tính điểm theo tỷ lệ hoàn thành) | 1,5 |
|
| - | Hoàn thành dưới 50% kế hoạch | 0 |
|
| 4 | Thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ hàng năm (trên phần mềm báo cáo trực tuyến) | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi của Sở Nội vụ về tình hình báo cáo của các cơ quan trên phần mềm báo cáo thống kê |
| a) | Cơ quan thực hiện báo cáo đúng nội dung, số liệu và đúng thời gian quy định | 1 |
|
| b) | Cơ quan có báo cáo nhưng trễ so với thời gian quy định hoặc báo cáo số liệu không chính xác | 0,5 |
|
| c) | Cơ quan không thực hiện báo cáo | 0 |
|
| 5 | Thực hiện báo cáo đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi của Sở Nội vụ về tình hình báo cáo đột xuất của các cơ quan |
| a) | Thực hiện đầy đủ báo cáo đột xuất đúng theo nội dung yêu cầu và đúng thời gian | 1 |
|
| b) | Có báo cáo đột xuất nhưng trễ so với thời gian quy định hoặc nội dung không bảo đảm yêu cầu | 0,5 |
|
| c) | Thiếu báo cáo đột xuất hoặc không báo cáo | 0 |
|
|
| Phần II. CÔNG TÁC VĂN THƯ | 53 |
|
| I | QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN | 11 |
|
| 1 | Tiếp nhận văn bản liên thông | 2 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và hành |
| a) | 100% văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được tiếp nhận kịp thời, đúng thời gian do UBND thành phố quy định (80% văn bản đến điện tử được tiếp nhận và trình người có thẩm quyền trong vòng 04 giờ làm việc; 20% văn bản đến điện tử còn lại được tiếp nhận và trình người có thẩm quyền trong vòng 08 giờ làm việc) trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (QLVBĐH) | 2 |
|
| b) | Dưới 80% văn bản đến điện tử được tiếp nhận, trình người có thẩm quyền trong vòng 04 giờ làm việc; dưới 20% văn bản đến điện tử còn lại được tiếp nhận, trình người có thẩm quyền trong vòng 08 giờ làm việc) trên Phần mềm QLVBĐH | 1 |
|
| c) | Vẫn còn văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được tiếp nhận trên Phần mềm QLVBĐH không kịp thời, không đúng thời gian quy định của UBND thành phố | 0 |
|
| 2 | Đăng ký văn bản đến | 2 | Số đến/tổng văn bản đến trên Phần mềm:…………….; |
| a) | 100% văn bản đến của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư bao gồm cả văn bản điện tử và văn bản giấy (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác thông tin của dữ liệu quản lý văn bản đến và có sổ đăng ký văn bản đến theo quy định | 2 |
|
| b) | 100% văn bản đến của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư bao gồm cả văn bản điện tử và văn bản giấy (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành nhưng cập nhật chưa đầy đủ, chính xác thông tin của dữ liệu quản lý văn bản đến và của sổ đăng ký văn bản đến | 1 |
|
| c) | Vẫn còn văn bản đến chưa đăng ký tại văn thư | 0 |
|
| 3 | Trình văn bản đến | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành |
| a) | 100% văn bản đến đã đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành được trình hoặc luân chuyển đến người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết theo quy chế của của cơ quan | 1 |
|
| b) | Vẫn còn văn bản đến đã đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành không được trình hoặc luân chuyển đến người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết | 0 |
|
| 4 | Chuyển giao văn bản đến | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm QLVBĐH của Sở Thông tin và Truyền thông đối với văn bản điện tử; kiểm tra thực tế đối với việc chuyển giao văn bản giấy |
| a) | 100% văn bản đến đã đăng ký tại văn thư được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý (đối với văn bản đến để xử lý phải giao thời hạn xử lý cụ thể), đúng đối tượng, chặt chẽ (đối với văn bản vừa gửi bản điện tử vừa gửi bản giấy hoặc chỉ gửi bản giấy, phải lập sổ chuyển giao văn bản giấy và người nhận văn bản ký nhận đầy đủ khi nhận bản giấy) | 1 |
|
| b) | 100% văn bản đến đã đăng ký tại văn thư được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý nhưng không giao thời hạn xử lý đối với văn bản phải xử lý hoặc thiếu chặt chẽ (có sổ theo dõi chuyển giao văn bản giấy nhưng người nhận văn bản không ký nhận hoặc ký nhận không đầy đủ khi nhận bản giấy văn bản) | 0,5 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Sở Thông tin và Truyền thông |
| c) | Không chuyển giao văn bản đến (bản giấy) cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý mà lưu tại văn thư cơ quan hoặc chuyển giao văn bản còn để sai sót, thất lạc, chậm trễ, không kịp thời hoặc không có sổ chuyển giao văn bản đến (đối với bản giấy) | 0 |
|
| 5 | Quy định thời hạn và theo dõi giải quyết văn bản đến | 3 |
|
| a) | Quy định thời hạn giải quyết | 1 |
|
| - | Có văn bản quy định thời gian giải quyết công việc, văn bản đến (ngoài thủ tục một cửa) cụ thể, rõ ràng, bao quát tất cả các công việc của cơ quan | 1 |
|
| - | Có văn bản quy định thời gian giải quyết công việc, văn bản đến cụ thể, rõ ràng nhưng chưa bao quát tất cả các công việc của cơ quan | 0,5 |
|
| - | Không có văn bản quy định thời gian giải quyết văn bản đến | 0 |
|
| b) | Theo dõi giải quyết văn bản đến phải xử lý | 2 |
|
| - | Theo dõi được tình hình xử lý của 100% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan | 2 |
|
| - | Theo dõi được tình hình xử lý từ 50% đến dưới 100% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 1,5 |
|
| - | Theo dõi được tình hình xử lý dưới 50% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan | 0 |
|
| 6 | Bản sao văn bản đến | 1 | Kiểm tra xác suất ít nhất 10 bản sao văn bản đến: - Số bản sao văn bản đến đúng quy định/số văn bản kiểm tra:……. - Liệt kê cụ thể văn bản sao không đúng quy định (theo số đến hoặc số, ký hiệu văn bản):.... |
| a) | 100% bản sao văn bản đến (từ bản giấy sang bản giấy, từ bản điện tử sang bản giấy, từ bản giấy sang bản điện tử) của cơ quan bảo đảm thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định | 1 |
|
| b) | Vẫn còn văn bản đến được cơ quan sao không đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định | 0 |
|
| 7 | In và lưu sổ đăng ký văn bản đến của năm trước năm đánh giá | 1 | Số lượng sổ văn bản đến được in đúng quy định/Tổng số sổ:….. |
| a) | Sổ đăng ký văn bản đến được in và được đóng tập, lưu đầy đủ | 1 |
|
| b) | Sổ đăng ký văn bản đến được in nhưng chưa đầy đủ, vẫn còn bỏ sót một số trang, số tờ | 0,5 |
|
| c) | Vẫn còn sổ chưa in hoặc không in sổ đăng ký văn bản đến | 0 |
|
| II. | QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI | 21 |
|
| 1 | Ghi số và ngày tháng năm văn bản | 1 | - Thống kê các loại sổ văn bản đi của cơ quan:.... - Tổng số đi/văn bản đi:…… - Số văn bản trùng, khuyết:….. |
| a) | 100% văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định (đăng ký hệ thống số văn bản đi đúng quy định, số liên tiếp, không trùng số, không khuyết số, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử) | 1 |
|
| b) | Từ 80% đến dưới 100% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định (theo tỷ lệ đạt được) | 0,5 |
|
| c) | Dưới 80% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định | 0 |
|
| 2 | Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính | 9 | Kiểm tra xác suất ít nhất 50 văn bản, ghi cụ thể: - Số lượng văn bản kiểm tra:……; - Số lượng văn bản đúng thể thức/số văn bản kiểm tra: ……, đạt tỷ lệ ……%; - Số lượng văn bản đúng kỹ thuật/số văn bản kiểm tra: ……, đạt tỷ lệ ……%. |
| a) | Thể thức văn bản hành chính | 3 |
|
| - | 100% văn bản ban hành đúng thể thức | 3 |
|
| - | Từ 80% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng thể thức (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 2,5 |
|
| - | Dưới 80% văn bản ban hành đúng thể thức | 0 |
|
| b) | Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính | 4 |
|
| - | 100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày | 4 |
|
| - | Từ 60% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 3,5 |
|
| - | Dưới 60% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày | 0 |
|
| c) | Giá trị pháp lý của văn bản đi hành chính (bản gốc văn bản điện tử; bản gốc và bản chính văn bản giấy; bản sao từ điện tử sang giấy, từ bản giấy sang bản điện tử) | 2 |
|
| - | 100% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý theo quy định là bản gốc văn bản điện tử (có chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan); bản gốc văn bản giấy (có chữ ký trực tiếp của người có thẩm trên giấy và được đóng dấu cơ quan) và bản chính văn bản giấy (có chữ ký của người có thẩm trên giấy và được đóng dấu cơ quan); bản sao từ bản điện tử sang bản giấy và từ bản giấy sang bản điện tử theo đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày | 2 |
|
| - | Từ 70% đến dưới 100% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 1,5 |
|
| - | Dưới 70% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý | 0 |
|
| 3 | Đăng ký văn bản đi | 2 |
|
| a) | 100% văn bản đi của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin tại cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi và có sổ đăng ký văn bản đi theo quy định | 2 |
|
| b) | 100% văn bản đi của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành nhưng chưa đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin tại cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi và của sổ đăng ký văn bản đến | 1 |
|
| c) | Vẫn còn văn bản đi không được đăng ký tại văn thư cơ quan | 0 |
|
| 4 | Chữ ký số trên văn bản đi | 2 | Kiểm tra xác suất trên 50 văn bản ngẫu nhiên |
| a) | Văn bản đi được ban hành có chữ ký số cơ quan | 1 |
|
| - | 100% văn bản đi do cơ quan ban hành có đầy đủ chữ ký số cơ quan | 1 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% văn bản đi phát hành có chữ ký số cơ quan | 0,5 |
|
| - | Dưới 50% văn bản đi phát hành có chữ ký số cơ quan | 0 |
|
| b) | Văn bản đi được ban hành có chữ ký số lãnh đạo | 1 |
|
| - | 100% văn bản đi do cơ quan ban hành có đầy đủ chữ ký số lãnh đạo | 1 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% văn bản đi phát hành có chữ ký số lãnh đạo | 0,5 |
|
| - | Dưới 50% văn bản đi phát hành có chữ ký số lãnh đạo | 0 |
|
| 5 | Tỷ lệ văn bản đi có kết nối văn bản đến và phát sinh từ công việc | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Sở Thông tin và Truyền thông |
| a) | Trên 90% văn bản đi được kết nối văn bản đến và phát sinh từ công việc | 1 |
|
| b) | Từ 50% đến dưới 90% văn bản đi được kết nối văn bản đến và phát sinh từ công việc | 0,5 |
|
| c) | Dưới 50% văn bản đi được kết nối văn bản đến và phát sinh từ công việc | 0 |
|
| 6 | Phát hành và theo dõi chuyển phát văn bản đi | 2 | Thực hiện kiểm tra ít nhất 50 văn bản đi để tính tỷ lệ văn bản đi được gửi liên thông đúng quy định của thành phố |
| a) | Gửi văn bản đi điện tử liên thông trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành: Bảo đảm 80% văn bản đi điện tử được gửi liên thông trong vòng 04 giờ làm việc kể từ thời điểm văn bản (đã được ký số của lãnh đạo cơ quan) được chuyển đến văn thư; 20% văn bản đi điện tử được gửi liên thông trong 08 giờ làm việc | 1 |
|
| - | Từ 80% trở lên văn bản đi điện tử được gửi liên thông đúng quy định | 1 |
|
| - | Dưới 80% văn bản đi điện tử được gửi liên thông đúng quy định | 0 |
|
| b) | Theo dõi phát hành văn bản giấy | 1 | Cơ quan chứng minh việc theo dõi phát hành văn bản giấy như sổ theo dõi chuyển bưu điện, sổ ký nhận trực tiếp khi gửi văn bản cho các cơ quan |
| - | Có sổ theo dõi và cập nhật đầy đủ, đúng nội dung theo quy định | 1 |
|
| - | Có sổ theo dõi nhưng cập nhật chưa đầy đủ hoặc chưa đúng nội dung theo quy định | 0,5 |
|
| - | Không có sổ theo dõi | 0 |
|
| 7 | In và lưu Sổ đăng ký văn bản đi của năm trước đánh giá | 1 | - Số lượng Sổ đăng ký văn bản đi được in/số lượng số văn bản đi của cơ quan:... - Số lượng Sổ không đúng quy định:... |
| a) | Sổ đăng ký văn bản đi được in và đóng tập, lưu đầy đủ | 1 |
|
| b) | Sổ đăng ký văn bản đi được in nhưng chưa đầy đủ, vẫn còn bỏ sót một số trang, số tờ | 0,5 |
|
| c) | Vẫn còn sổ chưa in hoặc không in sổ đăng ký văn bản đi | 0 |
|
| 8 | Lưu và lập hồ sơ đối với văn bản đi đối với văn thư | 3 |
|
| a) | Lưu văn bản đi | 2 |
|
| - | Văn bản đi được lưu đầy đủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo | 2 |
|
| - | Văn bản đi chỉ lưu tại văn thư cơ quan, không lưu tại bộ phận soạn thảo hoặc ngược lại hoặc có lưu nhưng không đầy đủ | 0 |
|
| b) | Lập hồ sơ công việc đối với tập lưu văn bản đi | 1 |
|
| - | 100% tập lưu văn bản đi đã lập hồ sơ công việc theo đúng quy định | 1 |
|
| - | Từ 80% đến dưới 100% tập lưu văn bản đi được lập hồ sơ công việc theo đúng quy định | 0,5 |
|
| - | Dưới 80% tập lưu văn bản đi được lập hồ sơ công việc theo đúng quy định | 0 |
|
| III | QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU, THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT | 2 |
|
| 1 | Phân công văn thư cơ quan quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật | 0,5 | Có văn bản thể hiện việc phân công nhiệm vụ đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên phần mềm |
| a) | Có phân công văn thư quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định (thể hiện tại quy chế văn thư của cơ quan hoặc văn bản phân công) | 0,5 |
|
| b) | Không phân công văn thư quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định | 0 |
|
| 2 | Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật | 1 |
|
| a) | Đóng dấu, ký số của cơ quan vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản đúng quy định (0,25 điểm); đúng hình thức chữ ký số cơ quan khi ký trên văn bản ban hành, ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản (0,25 điểm) | 1 |
|
| b) | Đóng dấu, ký số của cơ quan khi không có chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản hoặc không đúng hình thức chữ ký số khi ký trên văn bản ban hành, ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản | 0,5 |
|
| c) | Vẫn có văn bản đóng dấu, ký số của cơ quan khi không có chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản hoặc không ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản | 0 |
|
| 3 | Phương tiện bảo quản con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật | 0,5 |
|
| a) | Có tủ, có khóa | 0,5 |
|
| b) | Không có tủ, không có khóa hoặc có tủ nhưng không có khóa | 0 |
|
| IV | LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC (BAO GỒM CẢ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ) | 19 |
|
| 1 | Chuẩn hóa cây thư mục đối với HSCV điện tử | 2 |
|
| a) | 100% thư mục được chuẩn hóa | 2 |
|
| b) | Từ 80% đến dưới 100% thư mục được chuẩn hóa (theo tỷ lệ đạt được) | 1 |
|
| c) | Không thực hiện chuẩn hóa | 0 |
|
| 2 | Số người lập hồ sơ công việc (kể cả giấy và điện tử) | 6 | Kiểm tra xác suất hồ sơ để tính tỷ lệ người lập và chất lượng |
| a) | 100% viên chức lập hồ sơ công việc | 6 |
|
| b) | Từ 50% đến dưới 100% viên chức lập hồ sơ công việc (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 5,5 |
|
| c) | Dưới 50% viên chức lập hồ sơ công việc | 0 |
|
| 3 | Chất lượng của hồ sơ công việc được lập (bao gồm hồ sơ giấy và điện tử) | 11 |
|
| a) | Thông tin trên bìa hồ sơ (đối với hồ sơ giấy) hoặc thông tin khi tạo hồ sơ điện tử | 2 |
|
| - | 100% hồ sơ được kiểm tra đã đủ và đúng thông tin: tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, thư mục (đối với hồ sơ điện tử) hoặc ghi đúng tên phòng trên bìa hồ sơ (đối với hồ sơ giấy)... | 2 |
|
| - | 50% đến dưới 100% hồ được kiểm tra, đã xác định tiêu đề, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, hoàn thiện các thông tin trên bìa (điểm tính theo tỷ lệ) | 1,5 |
|
| - | Dưới 50 % hồ sơ được kiểm tra, đã xác định tiêu đề, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, hoàn thiện các thông tin trên bìa | 0 |
|
| b) | Thu thập tài liệu vào hồ sơ (kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) | 4 |
|
| - | 100% hồ sơ được kiểm tra đã thực hiện thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết, bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ và đúng với tiêu đề hồ sơ, không có văn bản trùng | 4 |
|
| - | 50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra đã thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết, bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ và đúng với tiêu đề hồ sơ, không có văn bản trùng (tính theo tỷ lệ đạt được) | 3,5 |
|
| - | Dưới 50% hồ sơ được kiểm tra không thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết hoặc có văn bản, tài liệu không đúng hồ sơ | 0 |
|
| c) | Giá trị pháp lý của các văn bản trong hồ sơ | 3 |
|
| - | 100% hồ sơ được kiểm toàn bộ văn bản trong hồ sơ đảm bảo tính pháp lý | 3 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra có văn bản trong hồ sơ đảm bảo tính pháp lý (tính theo tỷ lệ đạt được) | 2,5 |
|
| - | Dưới 50% hồ sơ được kiểm tra có văn bản trong hồ sơ đảm bảo giá trị pháp lý | 0 |
|
| d) | Kết thúc hồ sơ | 2 |
|
| - | 100% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy) | 2 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy) | 1,5 |
|
| - | Dưới 50% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy) | 0 |
|
|
| Phần III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ | 32 |
|
| I | KHO LƯU TRỮ | 4 |
|
| 1 | Kho bảo quản tài liệu | 1 |
|
| a) | Đã có kho lưu trữ, diện tích kho đủ để bảo quản tài liệu | 1 |
|
| b) | Đã có kho lưu trữ, diện tích kho chưa đủ để bảo quản tài liệu | 0,5 |
|
| c) | Chưa có kho lưu trữ | 0 |
|
| 2 | Nội quy kho lưu trữ | 0,5 | Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| a) | Đã có nội quy kho lưu trữ cơ quan | 0,5 |
|
| b) | Chưa có nội quy kho lưu trữ cơ quan | 0 |
|
| 3 | Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ | 1 |
|
| a) | Có các trang thiết bị tối thiểu để bảo quản tài liệu: Hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ, giá đựng tài liệu, quạt thông gió, thiết bị phòng cháy, chữa cháy (thiếu 01 trang thiết bị, trừ 0.2 điểm ) | 1 |
|
| b) | Không có thiết bị để bảo quản tài liệu | 0 |
|
| 4 | Hiện trạng kho và sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ | 1,5 |
|
| a) | Kho sạch sẽ, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, đúng quy định (số thứ tự của hộp liên tiếp, sắp từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, từ ngoài vào trong tính từ cửa kho) | 1,5 |
|
| b) | Kho sạch sẽ, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp nhưng không đúng quy định | 1 |
|
| c) | Kho còn bụi bẩn, lộn xộn, tài liệu không ngăn nắp | 0 |
|
| II | THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ | 28 |
|
| 1 | Giao nộp, thu thập tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành (tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử trong trường hợp Phần mềm đã hoàn chỉnh tính năng) | 3 | Tùy vào hoạt động giao nộp, thu thập tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử (trong trường hợp Phần mềm có hỗ trợ tính năng) của cơ quan để chọn hình thức đánh giá |
| a) | Giao nộp, thu thập 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định |
|
|
| b) | Giao nộp, thu thập từ 50% đến dưới 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 2,5 |
|
| c) | Giao nộp, thu thập tài liệu dưới 50% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định | 0 |
|
| 2 | Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành (tài liệu giấy, tài liệu điện tử) | 3 |
|
| a) | Biên bản giao nộp tài liệu | 1 |
|
| - | Có biên bản | 1 |
|
| - | Có biên bản nhưng không đúng mẫu quy định hoặc không đầy đủ thông tin | 0,5 |
|
| - | Không có biên bản | 0 |
|
| b) | Mục lục hồ sơ nộp lưu | 2 |
|
| - | Có mục lục hồ sơ nộp lưu theo đúng quy định (lập riêng mục lục hồ sơ nộp lưu tài liệu bảo quản vĩnh viễn; lập riêng mục lục hồ sơ nộp lưu tài liệu bảo quản có thời hạn) | 2 |
|
| - | Có mục lục hồ sơ nộp lưu nhưng không đúng quy định, không đầy đủ thông tin | 1 |
|
| - | Không có mục lục hồ sơ nộp lưu | 0 |
|
| 3 | Chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ giấy thu thập trong năm (đơn vị tính: mét giá tài liệu) | 6 | Trường hợp cơ quan thu thập tài liệu giấy sẽ tính tỷ lệ hồ sơ được hệ thống trong Danh mục hồ sơ; trường hợp cơ quan thu thập tài liệu điện tử thì sẽ đánh giá dựa trên công cụ Phần mềm |
| a) | Chỉnh lý, hệ thống hóa được 100% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm | 6 |
|
| b) | Chỉnh lý, hệ thống hóa được từ 50% đến dưới 100% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 5,5 |
|
| c) | Chỉnh lý, hệ thống hóa dưới 50% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm | 0 |
|
| 4 | Chỉnh lý, hệ thống hóa, tổ chức sắp xếp tài liệu lưu trữ giấy của cơ quan hình thành trước năm đánh giá đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan | 10 |
|
| a) | 100% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định | 10 |
|
| b) | Từ 50% đến dưới 100% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 9,5 |
|
| c) | Dưới 50% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định | 0 |
|
| 5 | Giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố (đơn vị tính: Mét giá) | 3 |
|
| a) | Giao nộp 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử | 3 |
|
| b) | Giao nộp từ 50% đến dưới 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 2,5 |
|
| c) | Giao nộp dưới 50% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử | 0 |
|
| 6 | Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ | 3 |
|
| a) | Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định: Có sổ nhập, sổ xuất tài liệu, sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu; thông tin trên từng sổ được cập nhật đúng, đủ, kịp thời (mỗi sổ 01 điểm) | 3 |
|
| b) | Thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhưng chưa đúng quy định: Có sổ theo quy định tại Điểm a nhưng cập nhật thông tin trong sổ không đủ, đúng, kịp thời (trừ 0.5 điểm/sổ) hoặc mẫu sổ không đúng quy định (trừ 0.5 điểm/sổ) | từ 0.5 đến 2.5 |
|
| c) | Chưa thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Không có sổ theo quy định tại Điểm a hoặc có sổ nhưng không cập nhật nội dung thông tin trong sổ | 0 |
|
|
| Phần IV. ĐIỂM THƯỞNG, ĐIỂM PHẠT | 0 |
|
| I | ĐIỂM THƯỞNG | 10 |
|
| 1 | Đơn vị tự đánh giá, chấm điểm chặt chẽ, chính xác và báo cáo đúng thời gian quy định (điểm đơn vị tự chấm so với điểm thẩm định chênh lệch từ 05 điểm trở xuống) | 1 |
|
| 2 | Cơ quan có chất lượng lập hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy đạt 95% trở lên | 1 |
|
| 3 | Có cải tiến, sáng kiến làm tốt công tác văn thư, lưu trữ được áp dụng tại cơ quan và chưa từng được áp dụng tại các cơ quan khác (nêu tên cải tiến, sáng kiến và tóm tắt kết quả đạt được; mỗi cải tiến, sáng kiến (nếu được chấp nhận) được 01 điểm, tối đa không quá 02 điểm) | 2 |
|
| 4 | Trong kho lưu trữ có trang bị máy điều hòa; máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm; hệ thống phòng cháy chữa cháy... (mỗi trang thiết bị được cộng 0.25 điểm, tối đa không quá 01 điểm) | 1 |
|
| 5 | 100% văn bản đi được đăng ký hệ thống số đúng quy định, số liên tục, không trùng số, không khuyết số | 1 |
|
| 6 | Tỷ lệ tiếp nhận văn bản đến liên thông trong 04 giờ trên Phần mềm đạt trên 90%, với điều kiện cơ quan tiếp nhận văn bản đến liên thông trên 7.000 văn bản/năm | 1 |
|
| 7 | Tỷ lệ ban hành văn bản trong 4 giờ trên 90%, với điều kiện: cơ quan ban hành trên 5000 văn bản/năm | 1 |
|
| 8 | Cơ quan đã chỉnh lý, hệ thống hóa, tổ chức sắp xếp 100% tài liệu lưu trữ giấy hình thành trước năm đánh giá đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan | 2 |
|
| II | ĐIỂM PHẠT | -10 |
|
| 1 | Không thực hiện đầy đủ các báo cáo như báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ hàng năm; các báo cáo định kỳ đột xuất | -1 |
|
| 2 | Cơ quan không thống nhất và ký biên bản kiểm tra trong thời hạn quy định | -1 |
|
| 3 | Tỷ lệ lập hồ sơ công việc điện tử thấp hơn 80% theo quy định | -1 |
|
| 4 | Có bố trí người làm công tác lưu trữ nhưng không tự chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ | -1 |
|
| 5 | Cơ quan tự đánh giá, chấm điểm không chặt chẽ, không chính xác và báo cáo không đúng thời gian quy định (điểm đơn vị tự chấm cao hơn so với điểm thẩm định, cao hơn 06 điểm bị trừ 01 điểm, tối đa không quá 02 điểm) | -2 |
|
| 6 | Tiêu hủy tài liệu hết giá trị không đúng quy định | -1 |
|
| 7 | Không ban hành đầy đủ văn bản về văn thư lưu trữ như Danh mục hồ sơ, danh mục thành phần tài liệu, danh mục thành phần tài liệu vĩnh viễn, bảng thời hạn bảo quản (thiếu mỗi văn bản trừ 0.5 điểm) | -2 |
|
| 8 | Vẫn còn văn bản đi, đến không đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành | -1 |
|
|
| Tổng cộng chung | 100 |
|
PHỤ LỤC IV
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI QUẬN HUYỆN
(Kèm theo Quyết định số: 2225/QĐ-UBND ngày 19 tháng 8 năm 2022 của UBND thành phố Đà Nẵng)
| STT | NỘI DUNG TIÊU CHÍ | Điểm tối đa | Tài liệu giải trình/Cách kiểm tra |
|
| Phần I. NHỮNG NỘI DUNG CHUNG | 15 |
|
| I | PHÂN CÔNG NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO | 3 |
|
| 1 | Phân công người làm công tác văn thư, lưu trữ | 1 | Có văn bản thể hiện việc phân công nhiệm vụ đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên hệ thống |
| a) | Có phân công cụ thể người làm văn thư, lưu trữ | 1 |
|
| b) | Không phân công cụ thể người làm văn thư, lưu trữ | 0 |
|
| 2 | Thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ | 2 | Tại thời điểm kiểm tra thực tế sẽ căn cứ kết quả thực hiện văn thư, lưu trữ để xác định mức độ thực hiện nhiệm vụ của người làm văn thư, lưu trữ |
| a) | Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của công tác văn thư và công tác lưu trữ (thu thập tài liệu, hệ thống hóa tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, lập sổ theo dõi....) | 2 |
|
| b) | Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện từ 50% trở lên nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ | 1 |
|
| c) | Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện dưới 50% nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ | 0 |
|
| II | CHỈ ĐẠO, HÀNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ | 12 |
|
| 1 | Chỉ đạo, triển khai, phổ biến, hướng dẫn các quy định của công tác văn thư, lưu trữ | 2 | Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| a) | Có văn bản chỉ đạo, triển khai và hình thức phổ biến, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ | 2 |
|
| b) | Có văn bản chỉ đạo, triển khai nhưng không có hình thức phổ biến, hướng dẫn hoặc có hình thức phổ biến, hướng dẫn nhưng không có văn bản | 1 |
|
| c) | Không chỉ đạo, triển khai, phổ biến, hướng dẫn | 0 |
|
| 2 | Ban hành, sửa đổi các văn bản của công tác văn thư, lưu trữ | 5 |
|
| a) | Danh mục hồ sơ hàng năm | 2 |
|
| - | 100% phòng chuyên môn và UBND phường, xã ban hành trong quý I hàng năm, thống kê đúng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan và đúng mẫu Danh mục hồ sơ theo quy định | 2 |
|
| - | 100% phòng chuyên môn và UBND phường, xã ban hành nhưng vẫn còn đơn vị ban hành sau quý I hàng năm hoặc thống kê chưa đúng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan hoặc không đúng mẫu Danh mục hồ sơ theo quy định | 1 |
|
| - | Vẫn còn phòng chuyên môn và UBND phường, xã chưa ban hành | 0 |
|
| b) | Danh mục thành phần tài liệu | 1 |
|
|
| 100% phòng chuyên môn và UBND phường, xã ban hành, thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan | 1 |
|
| - | 100% phòng chuyên môn và UBND phường, xã ban hành nhưng không thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan | 0,5 |
|
| - | Vẫn còn phòng chuyên môn và UBND phường, xã chưa ban hành | 0 |
|
| c) | Danh mục thành phần tài liệu của những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn | 1 |
|
| - | 100% phòng chuyên môn ban hành, thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; đúng quy trình | 1 |
|
| - | 100% phòng chuyên môn ban hành nhưng vẫn còn đơn vị không thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hoặc chưa gửi Sở Nội vụ thẩm định | 0,5 |
|
| - | Vẫn còn phòng chuyên môn chưa ban hành | 0 |
|
| d) | Bảng thời hạn bảo quản tài liệu | 1 |
|
| - | 100% phòng chuyên môn và UBND phường, xã ban hành, quy định đầy đủ, chính xác, cụ thể thời hạn bảo quản tài liệu, hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan | 1 |
|
| - | 100% phòng chuyên môn và UBND phường, xã ban hành nhưng vẫn còn đơn vị không quy định đầy đủ, chính xác, cụ thể thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan | 0,5 |
|
| - | Vẫn còn phòng chuyên môn và UBND phường, xã chưa ban hành | 0 |
|
| 3 | Ban hành và thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm | 3 | Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| a) | Ban hành và nội dung kế hoạch | 1 |
|
| - | Có ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; nội dung bám sát kế hoạch của cơ quan cấp trên, đúng thực tế của cơ quan và giao thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng nội dung | 1 |
|
| - | Có kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ nhưng nội dung chưa bám sát kế hoạch của cơ quan cấp trên hoặc chưa đúng thực tế của cơ quan hoặc không giao thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng nội dung | 0,5 |
|
| - | Không ban hành kế hoạch | 0 |
|
| b) | Mức độ hoàn thành kế hoạch | 2 |
|
| - | Hoàn thành 100% kế hoạch | 2 |
|
| - | Hoàn thành từ 50% dưới 100% kế hoạch (tính điểm theo tỷ lệ hoàn thành) | 1,5 |
|
| - | Hoàn thành dưới 50% kế hoạch | 0 |
|
| 4 | Thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ hàng năm (trên phần mềm báo cáo trực tuyến) | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi của Sở Nội vụ về tình hình báo cáo của các cơ quan trên phần mềm báo cáo thống kê |
| a) | Cơ quan và 100% các đơn vị trực thuộc thực hiện báo cáo đúng nội dung, số liệu và đúng thời gian đúng quy định | 1 |
|
| b) | Cơ quan và 100% đơn vị trực thuộc có báo cáo nhưng vẫn còn đơn vị báo cáo trễ so với thời gian quy định hoặc báo cáo số liệu không chính xác | 0,5 |
|
| c) | Vẫn còn đơn vị trực thuộc không báo cáo | 0 |
|
| 5 | Thực hiện báo cáo đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi của Sở Nội vụ về tình hình báo cáo đột xuất của các cơ quan |
| a) | Thực hiện đầy đủ báo cáo đột xuất đúng theo nội dung yêu cầu và đúng thời gian | 1 |
|
| b) | Có báo cáo đột xuất đầy đủ nhưng trễ so với thời gian quy định hoặc nội dung không bảo đảm yêu cầu | 0,5 |
|
| c) | Thiếu báo cáo đột xuất hoặc không báo cáo | 0 |
|
|
| Phần II. CÔNG TÁC VĂN THƯ | 53 |
|
| I | QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN | 11 |
|
| 1 | Tiếp nhận văn bản liên thông | 2 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và hành |
| a) | 100% văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được tiếp nhận kịp thời, đúng thời gian do UBND thành phố quy định (80% văn bản đến điện tử được tiếp nhận và trình người có thẩm quyền trong vòng 04 giờ làm việc; 20% văn bản đến điện tử còn lại được tiếp nhận và trình người có thẩm quyền trong vòng 08 giờ làm việc) trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (QLVBĐH) | 2 |
|
| b) | Dưới 80% văn bản đến điện tử được tiếp nhận, trình người có thẩm quyền trong vòng 04 giờ làm việc; dưới 20% văn bản đến điện tử còn lại được tiếp nhận, trình người có thẩm quyền trong vòng 08 giờ làm việc) trên Phần mềm QLVBĐH | 1 |
|
| c) | Vẫn còn văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được tiếp nhận trên Phần mềm QLVBĐH không kịp thời, không đúng thời gian quy định của UBND thành phố | 0 |
|
| 2 | Đăng ký văn bản đến | 2 | Số đến/tổng văn bản đến trên Phần mềm:……………; |
| a) | 100% văn bản đến của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư bao gồm cả văn bản điện tử và văn bản giấy (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác thông tin của dữ liệu quản lý văn bản đến và có sổ đăng ký văn bản đến theo quy định | 2 |
|
| b) | 100% văn bản đến của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư bao gồm cả văn bản điện tử và văn bản giấy (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành nhưng cập nhật chưa đầy đủ, chính xác thông tin của dữ liệu quản lý văn bản đến và của sổ đăng ký văn bản đến | 1,5 |
|
| c) | Vẫn còn văn bản đến chưa đăng ký tại văn thư do công chức xử lý không đưa văn thư | 1 |
|
| d) | Vẫn còn văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư nhưng không được đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành do lỗi chủ quan, cố tình của văn thư như không thực hiện đăng ký với một số loại văn bản đến (ví dụ: văn bản đến bằng giấy, văn bản để biết, để tổng hợp...); không có sổ đăng ký văn bản đến theo quy định | 0 |
|
| 3 | Trình văn bản đến (Nếu Đăng ký không đủ 100% văn bản đến (tại khoản 2 Mục I Phần II) thì không tính điểm nội dung này) | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Sở Thông tin và Truyền thông |
| a) | 100% văn bản đến đã đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành được trình hoặc luân chuyển đến người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết theo quy chế của của cơ quan | 1 |
|
| b) | Vẫn còn văn bản đến đã đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành không được trình hoặc luân chuyển đến người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết | 0 |
|
| 4 | Chuyển giao văn bản đến (Nếu Đăng ký không đủ 100% văn bản đến (tại khoản 2 Mục I Phần II) thì không tính điểm nội dung này) | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm QLVBĐH của Sở Thông tin và Truyền thông đối với văn bản điện tử; kiểm tra thực tế đối với việc chuyển giao văn bản giấy |
| a) | 100% văn bản đến đã đăng ký tại văn thư được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý (đối với văn bản đến để xử lý phải giao thời hạn xử lý cụ thể), đúng đối tượng, chặt chẽ (đối với văn bản vừa gửi bản điện tử vừa gửi bản giấy hoặc chỉ gửi bản giấy, phải lập sổ chuyển giao văn bản giấy và người nhận văn bản ký nhận đầy đủ khi nhận bản giấy) | 1 |
|
| b) | 100% văn bản đến đã đăng ký tại văn thư được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý nhưng không giao thời hạn xử lý đối với văn bản phải xử lý hoặc thiếu chặt chẽ (có sổ theo dõi chuyển giao văn bản giấy nhưng người nhận văn bản không ký nhận hoặc ký nhận không đầy đủ khi nhận bản giấy văn bản) | 0,5 |
|
| c) | Không chuyển giao văn bản đến (bản giấy) cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý mà lưu tại văn thư cơ quan hoặc chuyển giao văn bản còn để sai sót, thất lạc, chậm trễ, không kịp thời hoặc không có sổ chuyển giao văn bản đến (đối với bản giấy) | 0 |
|
| 5 | Quy định thời hạn và theo dõi giải quyết văn bản đến | 3 |
|
| a) | Quy định thời hạn giải quyết | 1 | Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| - | Có văn bản quy định thời gian giải quyết công việc, văn bản đến (ngoài thủ tục một cửa) cụ thể, rõ ràng, bao quát tất cả các công việc của cơ quan | 1 |
|
| - | Có văn bản quy định thời gian giải quyết công việc, văn bản đến cụ thể, rõ ràng nhưng chưa bao quát tất cả các công việc của cơ quan | 0,5 |
|
| - | Không có văn bản quy định thời gian giải quyết văn bản đến | 0 |
|
| b) | Theo dõi giải quyết văn bản đến phải xử lý (Nếu Đăng ký không đủ 100% văn bản đến (tại khoản 2 Mục I Phần II) thì không tính điểm nội dung này) | 2 |
|
| - | Theo dõi được tình hình xử lý của 100% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan | 2 |
|
| - | Theo dõi được tình hình xử lý từ 50% đến dưới 100% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 1,5 |
|
| - | Theo dõi được tình hình xử lý dưới 50% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan | 0 |
|
| 6 | Bản sao văn bản đến (Nếu Đăng ký không đủ 100% văn bản đến (tại khoản 2 Mục I Phần II) thì không tính điểm nội dung này) | 1 | Kiểm tra xác suất ít nhất 10 bản sao văn bản đến: - Số bản sao văn bản đến đúng quy định/số văn bản kiểm tra:….. - Liệt kê cụ thể văn bản sao không đúng quy định (theo số đến hoặc số, ký hiệu văn bản):….. |
| a) | 100% bản sao văn bản đến (từ bản giấy sang bản giấy, từ bản điện tử sang bản giấy, từ bản giấy sang bản điện tử) của cơ quan bảo đảm thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định | 1 |
|
| b) | Vẫn còn văn bản đến được cơ quan sao không đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định | 0 |
|
| 7 | In và lưu sổ đăng ký văn bản đến của năm trước năm đánh giá (Nếu Đăng ký không đủ 100% văn bản đến (tại khoản 2 Mục I Phần II) thì không tính điểm nội dung này) | 1 |
|
| a) | Sổ đăng ký văn bản đến được in và được đóng tập, lưu đầy đủ | 1 |
|
| b) | Sổ đăng ký văn bản đến được in nhưng chưa đầy đủ, vẫn còn bỏ sót một số trang, số tờ | 0,5 |
|
| c) | Vẫn còn sổ chưa in hoặc không in sổ đăng ký văn bản đến | 0 |
|
| II. | QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI | 21 |
|
| 1 | Ghi số và ngày tháng năm văn bản | 1 | - Thống kê các loại sổ văn bản đi của cơ quan:.... - Tổng số đi/văn bản đi:…… - Số văn bản trùng, khuyết:…… |
| a) | 100% văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định (đăng ký hệ thống số văn bản đi đúng quy định, số liên tiếp, không trùng số, không khuyết số, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử) | 1 |
|
| b) | Từ 80% đến dưới 100% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định (theo tỷ lệ đạt được) | 0,5 |
|
| c) | Dưới 80% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định | 0 |
|
| 2 | Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính | 9 | Kiểm tra xác suất ít nhất 50 văn bản, ghi cụ thể: - Số lượng văn bản kiểm tra:……; - Số lượng văn bản đúng thể thức/số văn bản kiểm tra: ……, đạt tỷ lệ …….%; - Số lượng văn bản đúng kỹ thuật/số văn bản kiểm tra: ….., đạt tỷ lệ …..%. |
| a) | Thể thức văn bản hành chính | 3 |
|
| - | 100% văn bản ban hành đúng thể thức | 3 |
|
| - | Từ 80% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng thể thức (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 2,5 |
|
| - | Dưới 80% văn bản ban hành đúng thể thức | 0 |
|
| b) | Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính | 4 |
|
| - | 100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày | 4 |
|
| - | Từ 60% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 3,5 |
|
| - | Dưới 60% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày | 0 |
|
| c) | Giá trị pháp lý của văn bản đi hành chính (bản gốc văn bản điện tử; bản gốc và bản chính văn bản giấy; bản sao từ điện tử sang giấy, từ bản giấy sang bản điện tử) | 2 |
|
| - | 100% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý theo quy định là bản gốc văn bản điện tử (có chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan); bản gốc văn bản giấy (có chữ ký trực tiếp của người có thẩm trên giấy và được đóng dấu cơ quan) và bản chính văn bản giấy (có chữ ký của người có thẩm trên giấy và được đóng dấu cơ quan); bản sao từ bản điện tử sang bản giấy và từ bản giấy sang bản điện tử theo đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày | 2 |
|
| - | Từ 70% đến dưới 100% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 1,5 |
|
| - | Dưới 70% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý | 0 |
|
| 3 | Đăng ký văn bản đi | 2 | Nếu đơn vị có sổ văn bản không đăng ký tại Hệ thống QLVBĐH thì phải giải trình được lý do đặc thù, nếu không sẽ không đạt 100% tiêu chí này |
| a) | 100% văn bản đi của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin tại cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi và có sổ đăng ký văn bản đi theo quy định | 2 |
|
| b) | 100% văn bản đi của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành nhưng chưa đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin tại cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi và của sổ đăng ký văn bản đến | 1,5 |
|
| c) | Vẫn còn văn bản đi không được đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành do lỗi chủ quan của văn thư cơ quan | 1 |
|
| d) | Vẫn còn văn bản đi không được đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành hoặc không có sổ đăng ký văn bản đi theo quy định hoặc cố tình không thực hiện đăng ký với số loại văn bản đi (ví dụ: văn bản đi bằng giấy, văn bản đi giấy phép) | 0 |
|
| 4 | Chữ ký số trên văn bản đi (Nếu đăng ký không đủ 100% văn bản đi (tại khoản 3 Mục II Phần II) thì không tính điểm nội dung này) | 2 | Kiểm tra xác suất trên 50 văn bản ngẫu nhiên |
| a) | Văn bản đi được ban hành có chữ ký số cơ quan | 1 |
|
| - | 100% văn bản đi do cơ quan ban hành có đầy đủ chữ ký số cơ quan | 1 |
|
| - | Tù 50% đến dưới 100% văn bản đi phát hành có chữ ký số cơ quan | 0,5 |
|
| - | Dưới 50% văn bản đi phát hành có chữ ký số cơ quan | 0 |
|
| b) | Văn bản đi được ban hành có chữ ký số lãnh đạo | 1 |
|
| - | 100% văn bản đi do cơ quan ban hành có đầy đủ chữ ký số lãnh đạo | 1 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% văn bản đi phát hành có chữ ký số lãnh đạo | 0,5 |
|
| - | Dưới 50% văn bản đi phát hành có chữ ký số lãnh đạo | 0 |
|
| 5 | Tỷ lệ văn bản đi có kết nối văn bản đến và phát sinh từ công việc (Nếu đăng ký không đủ 100% văn bản đi (tại khoản 3 Mục II Phần II) thì không tính điểm nội dung này | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Sở Thông tin và Truyền thông |
| a) | Trên 90% văn bản đi được kết nối văn bản đến và phát sinh từ công việc | 1 |
|
| b) | Từ 50% đến dưới 90% văn bản đi được kết nối văn bản đến và phát sinh từ công việc | 0,5 |
|
| c) | Dưới 50% văn bản đi được kết nối văn bản đến và phát sinh từ công việc | 0 |
|
| 6 | Phát hành và theo dõi chuyển phát văn bản đi (Nếu đăng ký không đủ 100% văn bản đi (tại khoản 3 Mục II Phần II) thì không tính điểm nội dung này) | 2 | Thực hiện kiểm tra ít nhất 50 văn bản đi để tính tỷ lệ văn bản đi được gửi liên thông đúng quy định của thành phố |
| a) | Gửi văn bản đi điện tử liên thông trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành: Bảo đảm 80% văn bản đi điện tử được gửi liên thông trong vòng 04 giờ làm việc kể từ thời điểm văn bản (đã được ký số của lãnh đạo cơ quan) được chuyển đến văn thư; 20% văn bản đi điện tử được gửi liên thông trong 08 giờ làm việc | 1 |
|
| - | Từ 80% trở lên văn bản đi điện tử được gửi liên thông đúng quy định | 1 |
|
| - | Dưới 80% văn bản đi điện tử được gửi liên thông đúng quy định | 0 |
|
| b) | Theo dõi phát hành văn bản giấy | 1 | Cơ quan chứng minh việc theo dõi phát hành văn bản giấy như sổ theo dõi chuyển bưu điện, sổ ký nhận trực tiếp khi gửi văn bản cho các cơ quan |
| - | Có sổ theo dõi và cập nhật đầy đủ, đúng nội dung theo quy định | 1 |
|
| - | Có sổ theo dõi nhưng cập nhật chưa đầy đủ hoặc chưa đúng nội dung theo quy định | 0,5 |
|
| - | Không có sổ theo dõi | 0 |
|
| 7 | In và lưu Sổ đăng ký văn bản đi của năm trước đánh giá (Nếu đăng ký không đủ 100% văn bản đi (tại khoản 3 Mục II Phần II) thì không tính điểm nội dung này) | 1 | - Số lượng Sổ đăng ký văn bản đi được in/Tổng số lượng sổ văn bản đi của cơ quan:... - Số lượng Sổ không đúng quy định:... |
| a) | Sổ đăng ký văn bản đi được in và đóng tập, lưu đầy đủ | 1 |
|
| b) | Sổ đăng ký văn bản đi được in nhưng chưa đầy đủ, vẫn còn bỏ sót một số trang, số tờ | 0,5 |
|
| c) | Vẫn còn sổ chưa in hoặc không in sổ đăng ký văn bản đi | 0 |
|
| 8 | Lưu và lập hồ sơ đối với văn bản đi đối với văn thư (Nếu đăng ký không đủ 100% văn bản đi (tại khoản 3 Mục II Phần II) thì không tính điểm nội dung này) | 3 |
|
| a) | Lưu văn bản đi | 2 |
|
| - | Văn bản đi được lưu đầy đủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo | 2 |
|
| - | Văn bản đi chỉ lưu tại văn thư cơ quan, không lưu tại bộ phận soạn thảo hoặc ngược lại hoặc có lưu nhưng không đầy đủ đầy đủ | 0 |
|
| b) | Lập hồ sơ công việc đối với tập lưu văn bản đi | 1 |
|
| - | 100% tập lưu văn bản đi đã lập hồ sơ công việc theo đúng quy định | 1 |
|
| - | Từ 80% đến dưới 100% tập lưu văn bản đi được lập hồ sơ công việc theo đúng quy định | 0,5 |
|
| - | Dưới 80% tập lưu văn bản đi được lập hồ sơ công việc theo đúng quy định | 0 |
|
| III | QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU, THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT | 2 |
|
| 1 | Phân công văn thư cơ quan quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật | 0,5 | Có văn bản thể hiện việc phân công nhiệm vụ đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên phần mềm |
| a) | Có phân công văn thư quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định (thể hiện tại quy chế văn thư của cơ quan hoặc văn bản phân công) | 0,5 |
|
| b) | Không phân công văn thư quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định | 0 |
|
| 2 | Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật | 1 |
|
| a) | Đóng dấu, ký số của cơ quan vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản đúng quy định (0,25 điểm); đúng hình thức chữ ký số cơ quan khi ký trên văn bản ban hành, ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản (0,25 điểm) | 1 |
|
| b) | Đóng dấu, ký số của cơ quan khi không có chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản hoặc không đúng hình thức chữ ký số khi ký trên văn bản ban hành, ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản | 0,5 |
|
| c) | Vẫn có văn bản đóng dấu, ký số của cơ quan khi không có chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản hoặc không ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản | 0 |
|
| 3 | Phương tiện bảo quản con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật | 0,5 |
|
| a) | Có tủ, có khóa | 0,5 |
|
| b) | Không có tủ, không có khóa hoặc có tủ nhưng không có khóa | 0 |
|
| IV | LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC (BAO GỒM CẢ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ) | 19 |
|
| 1 | Chuẩn hóa cây thư mục đối với HSCV điện tử | 2 |
|
| a) | 100% thư mục được chuẩn hóa | 2 |
|
| b) | Từ 80% đến dưới 100% thư mục được chuẩn hóa (theo tỷ lệ đạt được) | 1 |
|
| c) | Không thực hiện chuẩn hóa | 0 |
|
| 2 | Số người lập hồ sơ công việc (kể cả giấy và điện tử) | 6 | Kiểm tra xác suất hồ sơ để tính tỷ lệ người lập và chất lượng |
| a) | 100% công chức lập hồ sơ công việc | 6 |
|
| b) | Từ 50% đến dưới 100% công chức lập hồ sơ công việc (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 5,5 |
|
| c) | Dưới 50% công chức lập hồ sơ công việc | 0 |
|
| 3 | Chất lượng của hồ sơ công việc được lập (bao gồm hồ sơ giấy và điện tử) | 11 |
|
| a) | Thông tin trên bìa hồ sơ (đối với hồ sơ giấy) hoặc thông tin khi tạo hồ sơ điện tử | 2 |
|
| - | 100% hồ sơ được kiểm tra đã đủ và đúng thông tin: tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, thư mục (đối với hồ sơ điện tử) hoặc ghi đúng tên phòng trên bìa hồ sơ (đối với hồ sơ giấy)... | 2 |
|
| - | 50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra, đã xác định tiêu đề, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, hoàn thiện các thông tin trên bìa (điểm tính theo tỷ lệ) | 1,5 |
|
| - | Dưới 50 % hồ sơ được kiểm tra, đã xác định tiêu đề, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, hoàn thiện các thông tin trên bìa | 0 |
|
| b) | Thu thập tài liệu vào hồ sơ (kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) | 4 |
|
| - | 100% hồ sơ được kiểm tra đã thực hiện thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết, bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ và đúng với tiêu đề hồ sơ, không có văn bản trùng | 4 |
|
| - | 50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra đã thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết, bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ và đúng với tiêu đề hồ sơ, không có văn bản trùng (tính theo tỷ lệ đạt được) | 3,5 |
|
| - | Dưới 50% hồ sơ được kiểm tra không thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết hoặc có văn bản, tài liệu không đúng hồ sơ | 0 |
|
| c) | Giá trị pháp lý của các văn bản trong hồ sơ | 3 |
|
| - | 100% hồ sơ được kiểm toàn bộ văn bản trong hồ sơ đảm bảo tính pháp lý | 3 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra có văn bản trong hồ sơ đảm bảo tính pháp lý (tính theo tỷ lệ đạt được) | 2,5 |
|
| - | Dưới 50% hồ sơ được kiểm tra có văn bản trong hồ sơ đảm bảo giá trị pháp lý | 0 |
|
| d) | Kết thúc hồ sơ | 2 |
|
| - | 100% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy) | 2 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy) | 1,5 |
|
| - | Dưới 50% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy) | 0 |
|
|
| Phần III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ | 32 |
|
| I | KHO LƯU TRỮ | 4 |
|
| 1 | Kho bảo quản tài liệu | 1 |
|
| a) | Đã có kho lưu trữ, diện tích kho đủ để bảo quản tài liệu | 1 |
|
| b) | Đã có kho lưu trữ, diện tích kho chưa đủ để bảo quản tài liệu | 0,5 |
|
| c) | Chưa có kho lưu trữ | 0 |
|
| 2 | Nội quy kho lưu trữ | 0,5 | Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| a) | Đã có nội quy kho lưu trữ cơ quan | 0,5 |
|
| b) | Chưa có nội quy kho lưu trữ cơ quan | 0 |
|
| 3 | Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ | 1 |
|
| a) | Có các trang thiết bị tối thiểu để bảo quản tài liệu: Hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ, giá đựng tài liệu, quạt thông gió, thiết bị phòng cháy, chữa cháy (thiếu 01 trang thiết bị, trừ 0.2 điểm) | 1 |
|
| b) | Không có thiết bị để bảo quản tài liệu | 0 |
|
| 4 | Hiện trạng kho và sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ | 1,5 |
|
| a) | Kho sạch sẽ, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, đúng quy định (số thứ tự của hộp liên tiếp, sắp từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, từ ngoài vào trong tính từ cửa kho) | 1,5 |
|
| b) | Kho sạch sẽ, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp nhưng không đúng quy định | 1 |
|
| c) | Kho còn bụi bẩn, lộn xộn, tài liệu không ngăn nắp | 0 |
|
| II | THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ | 28 |
|
| 1 | Giao nộp, thu thập tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành (tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử trong trường hợp Phần mềm đã hoàn chỉnh tính năng) | 3 | Tùy vào hoạt động giao nộp, thu thập tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử (trong trường hợp Phần mềm có hỗ trợ tính năng) của cơ quan để chọn hình thức đánh giá |
| a) | Giao nộp, thu thập 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định | 3 |
|
| b) | Giao nộp, thu thập từ 50% đến dưới 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 2,5 |
|
| c) | Giao nộp, thu thập tài liệu dưới 50% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định | 0 |
|
| 2 | Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành (tài liệu giấy, tài liệu điện tử) | 3 |
|
| a) | Biên bản giao nộp tài liệu | 1 |
|
| - | Có biên bản | 1 |
|
| - | Có biên bản nhưng không đúng mẫu quy định hoặc không đầy đủ thông tin | 0,5 |
|
| - | Không có biên bản | 0 |
|
| b) | Mục lục hồ sơ nộp lưu | 2 |
|
| - | Có mục lục hồ sơ nộp lưu theo đúng quy định (lập riêng mục lục hồ sơ nộp lưu tài liệu bảo quản vĩnh viễn; lập riêng mục lục hồ sơ nộp lưu tài liệu bảo quản có thời hạn) | 2 |
|
| - | Có mục lục hồ sơ nộp lưu nhưng không đúng quy định, không đầy đủ thông tin | 1 |
|
| - | Không có mục lục hồ sơ nộp lưu | 0 |
|
| 3 | Chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ giấy thu thập trong năm (đơn vị tính: mét giá tài liệu) | 6 | Trường hợp cơ quan thu thập tài liệu giấy sẽ tính tỷ lệ hồ sơ được hệ thống trong Danh mục hồ sơ; trường hợp cơ quan thu thập tài liệu điện tử thì sẽ đánh giá dựa trên công cụ Phần mềm |
| a) | Chỉnh lý, hệ thống hóa được 100% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm | 6 |
|
| b) | Chỉnh lý, hệ thống hóa được từ 50% đến dưới 100% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 5,5 |
|
| c) | Chỉnh lý, hệ thống hóa dưới 50% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm | 0 |
|
| 4 | Chỉnh lý, hệ thống hóa, tổ chức sắp xếp tài liệu lưu trữ giấy của cơ quan hình thành trước năm đánh giá đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan | 10 |
|
| a) | 100% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định | 10 |
|
| b) | Từ 50% đến dưới 100% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 9,5 |
|
| c) | Dưới 50% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định | 0 |
|
| 5 | Giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố (đơn vị tính: Mét giá) | 3 |
|
| a) | Giao nộp 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử | 3 |
|
| b) | Giao nộp từ 50% đến dưới 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 2,5 |
|
| c) | Giao nộp dưới 50% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử | 0 |
|
| 6 | Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ | 3 |
|
| a) | Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định: Có sổ nhập, sổ xuất tài liệu, sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu; thông tin trên từng sổ được cập nhật đúng, đủ, kịp thời (mỗi sổ 01 điểm) | 3 |
|
| b) | Thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhưng chưa đúng quy định: Có sổ theo quy định tại Điểm a nhưng cập nhật thông tin trong sổ không đủ, đúng, kịp thời (trừ 0.5 điểm/sổ) hoặc mẫu sổ không đúng quy định (trừ 0.5 điểm/sổ) | từ 0.5 đến 2.5 |
|
| c) | Chưa thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Không có sổ theo quy định tại Điểm a hoặc có sổ nhưng không cập nhật nội dung thông tin trong sổ | 0 |
|
|
| Phần IV. ĐIỂM THƯỞNG, ĐIỂM PHẠT | 0 |
|
| I | ĐIỂM THƯỞNG | 10 |
|
| 1 | Đơn vị tự đánh giá, chấm điểm chặt chẽ, chính xác và báo cáo đúng thời gian quy định (điểm đơn vị tự chấm so với điểm thẩm định chênh lệch từ 05 điểm trở xuống) | 1 |
|
| 2 | Cơ quan có chất lượng lập hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy đạt 95% trở lên | 1 |
|
| 3 | Có cải tiến, sáng kiến làm tốt công tác văn thư, lưu trữ được áp dụng tại cơ quan và chưa từng được áp dụng tại các cơ quan khác (nêu tên cải tiến, sáng kiến và tóm tắt kết quả đạt được; mỗi cải tiến, sáng kiến (nếu được chấp nhận) được 0.5 điểm, tối đa không quá 01 điểm) | 2 |
|
| 4 | Trong kho lưu trữ có trang bị máy điều hòa; máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm; hệ thống phòng cháy chữa cháy... (mỗi trang thiết bị được cộng 0.25 điểm, tối đa không quá 01 điểm) | 1 |
|
| 5 | 100% văn bản đi được đăng ký hệ thống số đúng quy định, số liên tục, không trùng số, không khuyết số | 1 |
|
| 6 | Tỷ lệ tiếp nhận văn bản đến liên thông trong 04 giờ trên Phần mềm đạt trên 90%, với điều kiện cơ quan tiếp nhận văn bản đến liên thông trên 6.000 văn bản/năm | 1 |
|
| 7 | Tỷ lệ ban hành văn bản trong 4 giờ trên 90%, với điều kiện; cơ quan ban hành trên 4000 văn bản/năm | 1 |
|
| 8 | Cơ quan thu thập đầy đủ 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan | 1 |
|
| 9 | Cơ quan đã chỉnh lý, hệ thống hóa, tổ chức sắp xếp 100% tài liệu lưu trữ giấy hình thành trước năm đánh giá đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan | 1 |
|
| II | ĐIỂM PHẠT | -10 |
|
| 1 | Không thực hiện đầy đủ các báo cáo như báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ hàng năm; các báo cáo định kỳ đột xuất | -1 |
|
| 2 | Văn bản chuyên ngành (trừ các văn bản có quy định không đăng ký tại văn thư) không đăng ký tại văn thư cơ quan và cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin | -1 |
|
| 3 | Cơ quan không thống nhất và ký biên bản kiểm tra trong thời hạn quy định | -1 |
|
| 4 | Tỷ lệ lập hồ sơ công việc điện tử thấp hơn 80% theo quy định | -1 |
|
| 5 | Có bố trí người làm công tác lưu trữ nhưng không tự chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ | -1 |
|
| 6 | Cơ quan tự đánh giá, chấm điểm không chặt chẽ, không chính xác và báo cáo không đúng thời gian quy định (điểm đơn vị tự chấm cao hơn so với điểm thẩm định, cao hơn 06 điểm bị trừ 01 điểm, tối đa không quá 02 điểm) | -2 |
|
| 7 | Tiêu hủy tài liệu hết giá trị không đúng quy định | -1 |
|
| 8 | Không ban hành đầy đủ văn bản về văn thư lưu trữ như Danh mục hồ sơ, danh mục thành phần tài liệu, danh mục thành phần tài liệu vĩnh viễn, bảng thời hạn bảo quản (thiếu mỗi văn bản trừ 0.5 điểm) | -2 |
|
|
| Tổng cộng chung | 100 |
|
PHỤ LỤC V
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI PHƯỜNG XÃ
(Kèm theo Quyết định số: 2225/QĐ-UBND ngày 19 tháng 8 năm 2022 của UBND thành phố Đà Nẵng)
| STT | NỘI DUNG TIÊU CHÍ | Điểm tối đa | Tài liệu giải trình/Cách kiểm tra |
|
| Phần I. NHỮNG NỘI DUNG CHUNG | 15 |
|
| I | PHÂN CÔNG NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO | 3 |
|
| 1 | Phân công người làm công tác văn thư, lưu trữ | 1 | Có văn bản thể hiện việc phân công nhiệm vụ đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| a) | Có văn bản thể hiện phân công cụ thể người làm văn thư, lưu trữ | 1 |
|
| b) | Không có văn bản phân công cụ thể người làm văn thư, lưu trữ | 0 |
|
| 2 | Thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ | 2 | Tại thời điểm kiểm tra thực tế sẽ căn cứ kết quả thực hiện văn thư, lưu trữ để xác định mức độ thực hiện nhiệm vụ của người làm văn thư, lưu trữ |
| a) | Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của công tác văn thư và công tác lưu trữ (thu thập tài liệu, hệ thống hóa tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, lập sổ theo dõi ....) | 2 |
|
| b) | Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện từ 50% trở lên nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ | 1 |
|
| c) | Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện dưới 50% nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ | 0 |
|
| II | CHỈ ĐẠO, HÀNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ | 12 |
|
| 1 | Chỉ đạo, triển khai, phổ biến, hướng dẫn các quy định của công tác văn thư, lưu trữ | 2 | Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| a) | Có văn bản chỉ đạo, triển khai và hình thức phổ biến, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đến các cá nhân tại đơn vị thuộc, trực thuộc cơ quan | 2 |
|
| b) | Có văn bản chỉ đạo, triển khai nhưng không có hình thức phổ biến, hướng dẫn hoặc có hình thức phổ biến, hướng dẫn nhưng không có văn bản | 1 |
|
| c) | Không chỉ đạo, triển khai, phổ biến, hướng dẫn | 0 |
|
| 2 | Ban hành, sửa đổi các văn bản của công tác văn thư, lưu trữ | 5 |
|
| a) | Quy chế văn thư, lưu trữ | 1 |
|
| - | Có ban hành quy chế, đầy đủ các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định hiện hành và phù hợp với thực tế của cơ quan | 1 |
|
| - | Có ban hành quy chế nhưng không đầy đủ các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ hoặc không phù hợp với thực tế của cơ quan | 0,5 |
|
| - | Chưa ban hành hoặc đã ban hành nhưng không đúng với quy định hiện hành | 0 |
|
| b) | Danh mục hồ sơ hàng năm | 2 |
|
| - | Ban hành trong quý I hàng năm, thống kê đúng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan và đúng mẫu Danh mục hồ sơ theo quy định | 2 |
|
| - | Có ban hành nhưng sau quý I hàng năm hoặc thống kê không đúng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan hoặc không đúng mẫu Danh mục hồ sơ theo quy định | 1 |
|
| - | Không ban hành | 0 |
|
| c) | Danh mục thành phần tài liệu | 1 |
|
| - | Có ban hành, thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan | 1 |
|
| - | Có ban hành nhưng không thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan | 0.5 |
|
| - | Không ban hành | 0 |
|
| d) | Bảng thời hạn bảo quản tài liệu | 1 |
|
| - | Có ban hành, quy định đầy đủ, chính xác, cụ thể thời hạn bảo quản tài liệu, hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan | 1 |
|
| - | Có ban hành nhưng không quy định đầy đủ, chính xác, cụ thể thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan | 0,5 |
|
| - | Chưa ban hành | 0 |
|
| 3 | Ban hành và thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm | 3 | Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| a) | Ban hành và nội dung kế hoạch | 1 |
|
| - | Có ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; nội dung bám sát kế hoạch của cơ quan cấp trên, đúng thực tế của cơ quan và giao thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng nội dung | 1 |
|
| - | Có kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ nhưng nội dung chưa bám sát kế hoạch của cơ quan cấp trên hoặc chưa đúng thực tế của cơ quan hoặc không giao thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng nội dung | 0,5 |
|
| - | Không ban hành kế hoạch | 0 |
|
| b) | Mức độ hoàn thành kế hoạch | 2 |
|
| - | Hoàn thành 100% kế hoạch | 2 |
|
| - | Hoàn thành từ 50% dưới 100% kế hoạch (tính điểm theo tỷ lệ hoàn thành) | 1,5 |
|
| - | Hoàn thành dưới 50% kế hoạch | 0 |
|
| 4 | Thực hiện báo cáo đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi của Sở Nội vụ về tình hình báo cáo của các cơ quan trên phần mềm báo cáo thống kê |
| a) | Thực hiện đầy đủ báo cáo đột xuất đúng theo nội dung yêu cầu và đúng thời gian | 1 |
|
| b) | Có báo cáo đột xuất nhưng trễ so với thời gian quy định hoặc nội dung không bảo đảm yêu cầu | 0,5 |
|
| c) | Thiếu báo cáo đột xuất hoặc không báo cáo | 0 |
|
| 5 | Thực hiện báo cáo đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi của Sở Nội vụ về tình hình báo cáo đột xuất của các cơ quan |
| a) | Thực hiện đầy đủ báo cáo đột xuất đúng theo nội dung yêu cầu và đúng thời gian | 1 |
|
| b) | Có báo cáo đột xuất đầy đủ nhưng trễ so với thời gian quy định hoặc nội dung không bảo đảm yêu cầu | 0,5 |
|
| c) | Thiếu báo cáo đột xuất hoặc không báo cáo | 0 |
|
|
| Phần II. CÔNG TÁC VĂN THƯ | 53 |
|
| I | QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN | 11 |
|
| 1 | Tiếp nhận văn bản liên thông | 2 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và hành |
| a) | 100% văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được tiếp nhận kịp thời, đúng thời gian do UBND thành phố quy định (80% văn bản đến điện tử được tiếp nhận và trình người có thẩm quyền trong vòng 04 giờ làm việc; 20% văn bản đến điện tử còn lại được tiếp nhận và trình người có thẩm quyền trong vòng 08 giờ làm việc) trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (QLVBĐH) | 2 |
|
| b) | Dưới 80% văn bản đến điện tử được tiếp nhận, trình người có thẩm quyền trong vòng 04 giờ làm việc; dưới 20% văn bản đến điện tử còn lại được tiếp nhận, trình người có thẩm quyền trong vòng 08 giờ làm việc) trên Phần mềm QLVBĐH | 1,5 |
|
| c) | Vẫn còn văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được tiếp nhận trên Phần mềm QLVBĐH không kịp thời, không đúng thời gian quy định của UBND thành phố | 0 |
|
| 2 | Đăng ký văn bản đến | 2 | Số đến/tổng văn bản đến trên Phần mềm:………….; |
| a) | 100% văn bản đến của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư bao gồm cả văn bản điện tử và văn bản giấy (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm QLVBĐH; cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác thông tin của dữ liệu quản lý văn bản đến | 2 |
|
| b) | 100% văn bản đến của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư bao gồm cả văn bản điện tử và văn bản giấy (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm QLVBĐH nhưng cập nhật chưa đầy đủ, chính xác thông tin của dữ liệu quản lý văn bản đến | 1 |
|
| c) | Vẫn còn văn bản đến chưa đăng ký tại văn thư | 0 |
|
| 3 | Trình văn bản đến | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Sở Thông tin và Truyền thông |
| a) | 100% văn bản đến đã đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành được trình hoặc luân chuyển đến người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết theo quy chế của của cơ quan | 1 |
|
| b) | Vẫn còn văn bản đến đã đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành không được trình hoặc luân chuyển đến người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết | 0 |
|
| 4 | Chuyển giao văn bản đến | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm QLVBĐH của Sở Thông tin và Truyền thông đối với văn bản điện tử; kiểm tra thực tế đối với việc chuyển giao văn bản giấy |
| a) | 100% văn bản đến đã đăng ký tại văn thư được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý (đối với văn bản đến để xử lý phải giao thời hạn xử lý cụ thể), đúng đối tượng, chặt chẽ (đối với văn bản vừa gửi bản điện tử vừa gửi bản giấy hoặc chỉ gửi bản giấy, phải lập sổ chuyển giao văn bản giấy và người nhận văn bản ký nhận đầy đủ khi nhận bản giấy) | 1 |
|
| b) | 100% văn bản đến đã đăng ký tại văn thư được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý nhưng không giao thời hạn xử lý đối với văn bản phải xử lý hoặc thiếu chặt chẽ (có sổ theo dõi chuyển giao văn bản giấy nhưng người nhận văn bản không ký nhận hoặc ký nhận không đầy đủ khi nhận bản giấy văn bản) | 0,5 |
|
| c) | Không chuyển giao văn bản đến (bản giấy) cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý mà lưu tại văn thư cơ quan hoặc chuyển giao văn bản còn để sai sót, thất lạc, chậm trễ, không kịp thời hoặc không có sổ chuyển giao văn bản đến (đối với bản giấy) | 0 |
|
| 5 | Quy định thời hạn và theo dõi giải quyết văn bản đến | 3 |
|
| a) | Quy định thời hạn giải quyết | 1 | Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá |
| - | Có văn bản quy định thời gian giải quyết công việc, văn bản đến (ngoài thủ tục một cửa) cụ thể, rõ ràng, bao quát tất cả các công việc của cơ quan | 1 |
|
| - | Có văn bản quy định thời gian giải quyết công việc, văn bản đến cụ thể, rõ ràng nhưng chưa bao quát tất cả các công việc của cơ quan | 0,5 |
|
| - | Không có văn bản quy định thời gian giải quyết văn bản đến | 0 |
|
| b) | Theo dõi giải quyết văn bản đến phải xử lý | 2 |
|
| - | Theo dõi được tình hình xử lý của 100% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan | 2 |
|
| - | Theo dõi được tình hình xử lý từ 50% đến dưới 100% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 1,5 |
|
| - | Theo dõi được tình hình xử lý dưới 50% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan | 0 |
|
| 6 | Bản sao văn bản đến | 1 | Kiểm tra xác suất ít nhất 10 bản sao văn bản đến: - Số bản sao văn bản đến đúng quy định/số văn bản kiểm tra:……… - Liệt kê cụ thể văn bản sao không đúng quy định (theo số đến hoặc số, ký hiệu văn bản):.... |
| a) | 100% bản sao văn bản đến (từ bản giấy sang bản giấy, từ bản điện tử sang bản giấy, từ bản giấy sang bản điện tử) của cơ quan bảo đảm thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định | 1 |
|
| b) | Vẫn còn văn bản đến được cơ quan sao không đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định | 0 |
|
| 7 | In và lưu sổ đăng ký văn bản đến của năm trước năm đánh giá | 1 |
|
| a) | Sổ đăng ký văn bản đến được in và được đóng tập, lưu đầy đủ | 1 |
|
| b) | Sổ đăng ký văn bản đến được in nhưng chưa đầy đủ, vẫn còn bỏ sót một số trang, số tờ | 0,5 |
|
| c) | Vẫn còn sổ chưa in hoặc không in sổ đăng ký văn bản đến | 0 |
|
| II. | QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI | 21 |
|
| 1 | Ghi số và ngày tháng năm văn bản | 1 | - Thống kê các loại sổ văn bản đi của cơ quan:.... - Tổng số đi/văn bản đi:…… - Số văn bản trùng, khuyết:……. |
| a) | 100% văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định (đăng ký hệ thống số văn bản đi đúng quy định, số liên tiếp, không trùng số, không khuyết số, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử) | 1 |
|
| b) | Từ 80% đến dưới 100% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định (theo tỷ lệ đạt được) | 0,5 |
|
| c) | Dưới 80% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định | 0 |
|
| 2 | Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính | 9 | Kiểm tra xác suất ít nhất 50 văn bản, ghi cụ thể: - Số lượng văn bản kiểm tra:…..; - Số lượng văn bản đúng thể thức/số văn bản kiểm tra: ……, đạt tỷ lệ ………%; - Số lượng văn bản đúng kỹ thuật/số văn bản kiểm tra: đạt ……, đạt tỷ lệ ………%. |
| a) | Thể thức văn bản hành chính | 3 |
|
| - | 100% văn bản ban hành đúng thể thức | 3 |
|
| - | Từ 80% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng thể thức (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 2,5 |
|
| - | Dưới 80% văn bản ban hành đúng thể thức | 0 |
|
| b) | Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính | 4 |
|
| - | 100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày | 4 |
|
| - | Từ 60% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 3,5 |
|
| - | Dưới 60% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày | 0 |
|
| c) | Giá trị pháp lý của văn bản đi hành chính (bản gốc văn bản điện tử; bản gốc và bản chính văn bản giấy; bản sao từ điện tử sang giấy, từ bản giấy sang bản điện tử) | 2 |
|
| - | 100% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý theo quy định là bản gốc văn bản điện tử (có chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan); bản gốc văn bản giấy (có chữ ký trực tiếp của người có thẩm trên giấy và được đóng dấu cơ quan) và bản chính văn bản giấy (có chữ ký của người có thẩm trên giấy và được đóng dấu cơ quan); bản sao từ bản điện tử sang bản giấy và từ bản giấy sang bản điện tử theo đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày | 2 |
|
| - | Từ 70% đến dưới 100% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 1,5 |
|
| - | Dưới 70% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý | 0 |
|
| 3 | Đăng ký văn bản đi | 2 | Nếu đơn vị có sổ văn bản không đăng ký tại Hệ thống QLVBĐH thì phải giải trình được lý do đặc thù, nếu không sẽ không đạt 100% tiêu chí này |
| a) | 100% văn bản đi của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin tại cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi và có sổ đăng ký văn bản đi theo quy định | 2 |
|
| b) | 100% văn bản đi của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành nhưng chưa đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin tại cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi và của sổ đăng ký văn bản đến | 1 |
|
| c) | Vẫn còn văn bản đi không được đăng ký tại văn thư cơ quan | 0 |
|
| 4 | Chữ ký số trên văn bản đi | 2 | Kiểm tra xác suất trên 50 văn bản ngẫu nhiên |
| a) | Văn bản đi được ban hành có chữ ký số cơ quan | 1 |
|
| - | 100% văn bản đi do cơ quan ban hành có đầy đủ chữ ký số cơ quan | 1 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% văn bản đi phát hành có chữ ký số cơ quan | 0,5 |
|
| - | Dưới 50% văn bản đi phát hành có chữ ký số cơ quan | 0 |
|
| b) | Văn bản đi được ban hành có chữ ký số lãnh đạo | 1 |
|
| - | 100% văn bản đi do cơ quan ban hành có đầy đủ chữ ký số lãnh đạo | 1 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% văn bản đi phát hành có chữ ký số lãnh đạo | 0,5 |
|
| - | Dưới 50% văn bản đi phát hành có chữ ký số lãnh đạo | 0 |
|
| 5 | Tỷ lệ văn bản đi có kết nối văn bản đến và phát sinh từ công việc | 1 | Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Sở Thông tin và Truyền thông |
| a) | Trên 90% văn bản đi được kết nối văn bản đến/công việc | 1 |
|
| b) | Từ 50% đến dưới 90% văn bản đi được kết nối văn bản đến/công việc | 0,5 |
|
| c) | Dưới 50% văn bản đi được kết nối văn bản đến | 0 |
|
| 6 | Phát hành và theo dõi chuyển phát văn bản đi | 2 | Thực hiện kiểm tra ít nhất 50 văn bản đi để tính tỷ lệ văn bản đi được gửi liên thông đúng quy định của thành phố |
| a) | Gửi văn bản đi điện tử liên thông trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành: Bảo đảm 80% văn bản đi điện tử được gửi liên thông trong vòng 04 giờ làm việc kể từ thời điểm văn bản (đã được ký số của lãnh đạo cơ quan) được chuyển đến văn thư; 20% văn bản đi điện tử được gửi liên thông trong 08 giờ làm việc Thực hiện kiểm tra ít nhất 50 văn bản đi để tính tỷ lệ văn bản đi được gửi liên thông đúng quy định của thành phố trong đó: | 1 |
|
| - | Từ 80% trở lên văn bản đi điện tử được gửi liên thông đúng quy định | 1 |
|
| - | Dưới 80% văn bản đi điện tử được gửi liên thông đúng quy định | 0 |
|
| b) | Theo dõi phát hành văn bản giấy | 1 | Cơ quan chứng minh việc theo dõi phát hành văn bản giấy như sổ theo dõi chuyển bưu điện, sổ ký nhận trực tiếp khi gửi văn bản cho các cơ quan |
| - | Có sổ theo dõi và cập nhật đầy đủ, đúng nội dung theo quy định | 1 |
|
| - | Có sổ theo dõi nhưng cập nhật chưa đầy đủ hoặc chưa đúng nội dung theo quy định | 0,5 |
|
| - | Không có sổ theo dõi | 0 |
|
| 7 | In và lưu Sổ đăng ký văn bản đi của năm trước đánh giá | 1 | - Số lượng Sổ đăng ký văn bản đi được in/số lượng số văn bản đi của cơ quan:... - Số lượng Sổ không đúng quy định:... |
| a) | Sổ đăng ký văn bản đi được in và đóng tập, lưu đầy đủ | 1 |
|
| b) | Sổ đăng ký văn bản đi được in nhưng chưa đầy đủ, vẫn còn bỏ sót một số trang, số tờ | 0,5 |
|
| c) | Vẫn còn sổ chưa in hoặc không in sổ đăng ký văn bản đi | 0 |
|
| 8 | Lưu và lập hồ sơ đối với văn bản đi đối với văn thư | 3 |
|
| a) | Lưu văn bản đi | 2 |
|
| - | Văn bản đi được lưu đầy đủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo | 2 |
|
| - | Văn bản đi chỉ lưu tại văn thư cơ quan, không lưu tại bộ phận soạn thảo hoặc ngược lại hoặc có lưu nhưng không đầy đủ | 0 |
|
| b) | Lập hồ sơ công việc đối với tập lưu văn bản đi | 1 |
|
| - | 100% tập lưu văn bản đi đã lập hồ sơ công việc theo đúng quy định | 1 |
|
| - | Từ 80% đến dưới 100% tập lưu văn bản đi được lập hồ sơ công việc theo đúng quy định | 0,5 |
|
| - | Dưới 80% tập lưu văn bản đi được lập hồ sơ công việc theo đúng quy định | 0 |
|
| III | QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU, THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT | 2 |
|
| 1 | Phân công văn thư cơ quan quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật | 0,5 | Có văn bản thể hiện việc phân công nhiệm vụ đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên phần mềm |
| a) | Có phân công văn thư quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định (thể hiện tại quy chế văn thư của cơ quan hoặc văn bản phân công) | 0,5 |
|
| b) | Không phân công văn thư quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định | 0 |
|
| 2 | Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật | 1 |
|
| a) | Đóng dấu, ký số của cơ quan vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản đúng quy định (0,25 điểm); đúng hình thức chữ ký số cơ quan khi ký trên văn bản ban hành, ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản (0,25 điểm) | 1 |
|
| b) | Đóng dấu, ký số của cơ quan khi không có chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản hoặc không đúng hình thức chữ ký số khi ký trên văn bản ban hành, ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản | 0,5 |
|
| c) | Vẫn có văn bản đóng dấu, ký số của cơ quan khi không có chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản hoặc không ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản | 0 |
|
| 3 | Phương tiện bảo quản con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật | 0,5 |
|
| a) | Có tủ, có khóa | 0,5 |
|
| b) | Không có tủ, không có khóa hoặc có tủ nhưng không có khóa | 0 |
|
| IV | LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC (BAO GỒM CẢ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ) | 19 |
|
| 1 | Chuẩn hóa cây thư mục đối với HSCV điện tử | 2 |
|
| a) | 100% thư mục được chuẩn hóa | 2 |
|
| b) | Từ 80% đến dưới 100% thư mục được chuẩn hóa (theo tỷ lệ đạt được) | 1 |
|
| c) | Không thực hiện chuẩn hóa | 0 |
|
| 2 | Số người lập hồ sơ công việc (kể cả giấy và điện tử) | 6 | Kiểm tra xác suất hồ sơ để tính tỷ lệ người lập và chất lượng |
| a) | 100% công chức lập hồ sơ công việc | 6 |
|
| b) | Từ 50% đến dưới 100% công chức lập hồ sơ công việc (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 5,5 |
|
| c) | Dưới 50% công chức lập hồ sơ công việc | 0 |
|
| 3 | Chất lượng của hồ sơ công việc được lập (bao gồm hồ sơ giấy và điện tử) | 11 |
|
| a) | Thông tin trên bìa hồ sơ (đối với hồ sơ giấy) hoặc thông tin khi tạo hồ sơ điện tử | 2 |
|
| - | 100% hồ sơ được kiểm tra đã đủ và đúng thông tin: tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, thư mục (đối với hồ sơ điện tử) hoặc ghi đúng tên phòng trên bìa hồ sơ (đối với hồ sơ giấy)... | 2 |
|
| - | 50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra, đã xác định tiêu đề, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, hoàn thiện các thông tin trên bìa (điểm tính theo tỷ lệ) | 1,5 |
|
| - | Dưới 50 % hồ sơ được kiểm tra, đã xác định tiêu đề, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, hoàn thiện các thông tin trên bìa | 0 |
|
| b) | Thu thập tài liệu vào hồ sơ (kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) | 4 |
|
| - | 100% hồ sơ được kiểm tra đã thực hiện thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết, bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ và đúng với tiêu đề hồ sơ, không có văn bản trùng | 4 |
|
| - | 50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra đã thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết, bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ và đúng với tiêu đề hồ sơ, không có văn bản trùng (tính theo tỷ lệ đạt được) | 3,5 |
|
| - | Dưới 50% hồ sơ được kiểm tra không thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết hoặc có văn bản, tài liệu không đúng hồ sơ | 0 |
|
| c) | Giá trị pháp lý của các văn bản trong hồ sơ | 3 |
|
| - | 100% hồ sơ được kiểm toàn bộ văn bản trong hồ sơ đảm bảo tính pháp lý | 3 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra có văn bản trong hồ sơ đảm bảo tính pháp lý (tính theo tỷ lệ đạt được) | 2,5 |
|
| - | Dưới 50% hồ sơ được kiểm tra có văn bản trong hồ sơ đảm bảo giá trị pháp lý | 0 |
|
| d) | Kết thúc hồ sơ | 2 |
|
| - | 100% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy) | 2 |
|
| - | Từ 50% đến dưới 100% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy) | 1,5 |
|
| - | Dưới 50% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy)s | 0 |
|
|
| Phần III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ | 32 |
|
| I | KHO LƯU TRỮ | 4 |
|
| 1 | Kho bảo quản tài liệu | 1 |
|
| a) | Đã có kho lưu trữ, diện tích kho đủ để bảo quản tài liệu | 1 |
|
| b) | Đã có kho lưu trữ, diện tích kho chưa đủ để bảo quản tài liệu | 0,5 |
|
| c) | Chưa có kho lưu trữ | 0 |
|
| 2 | Nội quy kho lưu trữ | 0,5 |
|
| a) | Đã có nội quy kho lưu trữ cơ quan | 0,5 |
|
| b) | Chưa có nội quy kho lưu trữ cơ quan | 0 |
|
| 3 | Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ | 1 |
|
| a) | Có các trang thiết bị tối thiểu để bảo quản tài liệu: Hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ, giá đựng tài liệu, quạt thông gió, thiết bị phòng cháy, chữa cháy (thiếu 01 trang thiết bị, trừ 0.2 điểm) | 1 |
|
| b) | Không có thiết bị để bảo quản tài liệu | 0 |
|
| 4 | Hiện trạng kho và sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ | 1,5 |
|
| a) | Kho sạch sẽ, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, đúng quy định (số thứ tự của hộp liên tiếp, sắp từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, từ ngoài vào trong tính từ cửa kho) | 1,5 |
|
| b) | Kho sạch sẽ, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp nhưng không đúng quy định | 1 |
|
| c) | Kho còn bụi bẩn, lộn xộn, tài liệu không ngăn nắp | 0 |
|
| II | THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ | 28 |
|
| 1 | Giao nộp, thu thập tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành (tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử trong trường hợp Phần mềm đã hoàn chỉnh tính năng) | 5 | Tùy vào hoạt động giao nộp, thu thập tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử (trong trường hợp Phần mềm có hỗ trợ tính năng) của cơ quan để chọn hình thức đánh giá |
| a) | Giao nộp, thu thập 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định | 5 |
|
| b) | Giao nộp, thu thập từ 50% đến dưới 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 4,5 |
|
| c) | Giao nộp, thu thập tài liệu dưới 50% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định | 0 |
|
| 2 | Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành (tài liệu giấy, tài liệu điện tử) | 4 |
|
| a) | Biên bản giao nộp tài liệu | 2 |
|
| - | Có biên bản | 2 |
|
| - | Có biên bản nhưng không đúng mẫu quy định hoặc không đầy đủ thông tin | 1,5 |
|
| - | Không có biên bản | 0 |
|
| b) | Mục lục hồ sơ nộp lưu | 2 |
|
| - | Có mục lục hồ sơ nộp lưu theo đúng quy định (lập riêng mục lục hồ sơ nộp lưu tài liệu bảo quản vĩnh viễn; lập riêng mục lục hồ sơ nộp lưu tài liệu bảo quản có thời hạn) | 2 |
|
| - | Có mục lục hồ sơ nộp lưu nhưng không đúng quy định, không đầy đủ thông tin | 1 |
|
| - | Không có mục lục hồ sơ nộp lưu | 0 |
|
| 3 | Chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ giấy thu thập trong năm (đơn vị tính: mét giá tài liệu) | 6 | Trường hợp cơ quan thu thập tài liệu giấy sẽ tính tỷ lệ hồ sơ được hệ thống trong Danh mục hồ sơ; trường hợp cơ quan thu thập tài liệu điện tử thì sẽ đánh giá dựa trên công cụ Phần mềm |
| a) | Chỉnh lý, hệ thống hóa được 100% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm | 6 |
|
| b) | Chỉnh lý, hệ thống hóa được từ 50% đến dưới 100% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 5,5 |
|
| c) | Chỉnh lý, hệ thống hóa dưới 50% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm | 0 |
|
| 4 | Chỉnh lý, hệ thống hóa, tổ chức sắp xếp tài liệu lưu trữ giấy của cơ quan hình thành trước năm đánh giá đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan | 10 |
|
| a) | 100% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định | 10 |
|
| b) | Từ 50% đến dưới 100% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định (tính điểm theo tỷ lệ đạt được) | 9,5 |
|
| c) | Dưới 50% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định | 0 |
|
| 5 | Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ | 3 |
|
| a) | Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định: Có sổ nhập, sổ xuất tài liệu, sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu; thông tin trên từng sổ được cập nhật đúng, đủ, kịp thời (mỗi sổ 01 điểm) | 3 |
|
| b) | Thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhưng chưa đúng quy định: Có sổ theo quy định tại Điểm a nhưng cập nhật thông tin trong sổ không đủ, đúng, kịp thời (trừ 0.5 điểm/sổ) hoặc mẫu sổ không đúng quy định (trừ 0.5 điểm/sổ) | từ 0.5 đến 2.5 |
|
| c) | Chưa thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Không có sổ theo quy định tại Điểm a hoặc có sổ nhưng không cập nhật nội dung thông tin trong sổ | 0 |
|
|
| Phần IV. ĐIỂM THƯỞNG, ĐIỂM PHẠT | 0 |
|
| I | ĐIỂM THƯỞNG | 10 |
|
| 1 | Đơn vị tự đánh giá, chấm điểm chặt chẽ, chính xác và báo cáo đúng thời gian quy định (điểm đơn vị tự chấm so với điểm thẩm định chênh lệch từ 05 điểm trở xuống) | 1 |
|
| 2 | Cơ quan có chất lượng lập hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy đạt 95% trở lên | 1 |
|
| 3 | Có cải tiến, sáng kiến làm tốt công tác văn thư, lưu trữ được áp dụng tại cơ quan và chưa từng được áp dụng tại các cơ quan khác (nêu tên cải tiến, sáng kiến và tóm tắt kết quẢ đạt được; mỗi cải tiến, sáng kiến (nếu được chấp nhận) được 01 điểm, tối đa không quá 02 điểm) | 2 |
|
| 4 | Trong kho lưu trữ có trang bị máy điều hòa; máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm; hệ thống phòng cháy chữa cháy... (mỗi trang thiết bị được cộng 0.25 điểm, tối đa không quá 01 điểm) | 1 |
|
| 5 | 100% văn bản đi được đăng ký hệ thống số đúng quy định, số liên tục, không trùng số, không khuyết số | 1 |
|
| 6 | Cơ quan thu thập 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành, thực hiện đầy đủ thủ tục giao nộp | 1 |
|
| 7 | Thực hiện chỉnh lý, hệ thống hóa, tổ chức sắp xếp 100% tài liệu lưu trữ giấy của cơ quan hình thành trước năm đánh giá đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan | 1 |
|
| 8 | Tỷ lệ tiếp nhận văn bản đến liên thông trong 04 giờ trên Phần mềm đạt trên 90%, với điều kiện cơ quan tiếp nhận văn bản đến liên thông trên 6.000 văn bản/năm | 1 |
|
| 9 | Tỷ lệ ban hành văn bản trong 4 giờ trên 90%, với điều kiện: cơ quan ban hành trên 4000 văn bản/năm | 1 |
|
| II | ĐIỂM PHẠT | -10 |
|
| 1 | Không thực hiện đầy đủ các báo cáo như báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ hàng năm; các báo cáo định kỳ đột xuất | -1 |
|
| 2 | Văn bản chuyên ngành (trừ các văn bản có quy định không đăng ký tại văn thư) không đăng ký tại văn thư cơ quan và cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin | -1 |
|
| 3 | Cơ quan không thống nhất và ký biên bản kiểm tra trong thời hạn quy định | -1 |
|
| 4 | Tỷ lệ lập hồ sơ công việc điện tử thấp hơn 80% theo quy định | -1 |
|
| 5 | Có bố trí người làm công tác lưu trữ nhưng không tự chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ | -1 |
|
| 6 | Cơ quan tự đánh giá, chấm điểm không chặt chẽ, không chính xác và báo cáo không đúng thời gian quy định (điểm đơn vị tự chấm cao hơn so với điểm thẩm định, cao hơn 06 điểm bị trừ 01 điểm, tối đa không quá 02 điểm) | -2 |
|
| 7 | Vẫn còn văn bản đi, đến không đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành | -2 |
|
| 8 | Tiêu hủy tài liệu hết giá trị không đúng quy định | -1 |
|
|
| Tổng cộng chung | 100 |
|