TRUNG TÂM LƯU KÝ CHỨNG KHOÁN VIỆT NAM -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---------
Số: 24/QĐ-VSD	Hà Nội, ngày 22 tháng 04 năm 2010

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ THỰC HIỆN QUYỀN CHO NGƯỜI SỞ HỮU CHỨNG KHOÁN

TỔNG GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM LƯU KÝ CHỨNG KHOÁN VIỆT NAM

Căn cứ Luật Chứng khoán ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Quyết định số 171/2008/QĐ-TTg ngày 18 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam;
Căn cứ Quyết định số 1393/QĐ-BTC ngày 04 tháng 6 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam;
Căn cứ Quyết định số 87/2007/QĐ-BTC ngày 22 tháng 10 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán và Thông tư số 43/2010/TT-BTC ngày 25 tháng 3 năm 2010 về việc sửa đổi, bổ sung Quy chế đăng chế đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán;
Căn cứ Công văn số 1109/UBCK-PTTT ngày 21/04/2010 của UBCKNN về việc chấp thuận các quy chế hoạt động nghiệp vụ sửa đổi của Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam
Theo đề nghị của Trưởng phòng Đăng ký Chứng khoán,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 10/05/2010 và thay thế Quyết định số 15/QĐ-TTLK ngày 02 tháng 4 năm 2008 của Giám đốc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán về việc ban hành Quy chế thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán.

Điều 3. Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp, Giám đốc Chi nhánh, Trưởng phòng Đăng ký Chứng khoán và Trưởng các phòng thuộc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam, các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 3; - UBCKNN (để b/cáo); - Các SGDCK; - Ban TGĐ; - CN; - Lưu: HCTH, ĐK.

TỔNG GIÁM ĐỐC Phương Hoàng Lan Hương

 

QUY CHẾ

THỰC HIỆN QUYỀN CHO NGƯỜI SỞ HỮU CHỨNG KHOÁN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 24 /QĐ-VSD ngày 22 tháng 04 năm 2010 của Tổng Giám đốc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định nội dung liên quan đến cơ chế, quy trình, thủ tục phối hợp thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán giữa Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam (VSD), tổ chức phát hành (TCPH) và Thành viên lưu ký (TVLK/Thành viên) bao gồm các quyền:

1. Thực hiện bỏ phiếu, tham dự đại hội cổ đông.

2. Nhận lãi, vốn gốc trái phiếu và cổ tức bằng tiền.

3. Nhận cổ tức bằng cổ phiếu, cổ phiếu thưởng.

4. Mua chứng khoán phát hành thêm.

5. Chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi.

6. Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Tổ chức thực hiện quyền

1. Căn cứ vào hiệu lực các bút toán ghi sổ được hạch toán từ các hoạt động gửi, rút, chuyển khoản, thanh toán bù trừ, chuyển quyền sở hữu…trên tài khoản lưu ký của Thành viên/khách hàng đối với chứng khoán lưu ký và hiệu lực ghi trên sổ đăng ký chứng khoán tại VSD từ hoạt động điều chỉnh sở hữu, chuyển quyền sở hữu… của người sở hữu đối với chứng khoán chưa lưu ký, VSD lập Danh sách người sở hữu chứng khoán tại ngày đăng ký cuối cùng theo thông báo của TCPH và chỉ những người có tên trên Danh sách này mới được nhận các quyền phát sinh liên quan đến chứng khoán thực hiện quyền.

2. VSD thực hiện tính toán và phân bổ quyền cho người sở hữu chứng khoán lưu ký và chưa lưu ký theo tỷ lệ thực hiện do tổ chức phát hành (TCPH) thông báo.

3. Người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký thực hiện quyền trực tiếp tại TCPH. Trường hợp TCPH ủy quyền cho VSD thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký, việc thực hiện sẽ tuân theo quy định tại Văn bản thoả thuận hoặc Hợp đồng cung cấp dịch vụ được ký kết giữa VSD và TCPH.

4. Người sở hữu chứng khoán đã lưu ký thực hiện quyền thông qua các Thành viên Lưu ký nơi mình mở tài khoản lưu ký chứng khoán.

5. Hoạt động thực hiện quyền đối với trái phiếu chính phủ giao dịch trên thị trường trái phiếu chính phủ của Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội được thực hiện theo Biên bản thoả thuận giữa TCPH và VSD và các quy định tại Quy chế này.

6. VSD không chịu trách nhiệm về các thiệt hại của người sở hữu chứng khoán và các đối tượng khác có liên quan do TCPH, Thành viên, khách hàng của Thành viên không thực hiện đúng các quy định của pháp luật và Quy chế này.

Điều 3. Xử lý hồ sơ thực hiện quyền

1. VSD thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán căn cứ vào bản chính và file dữ liệu (theo định dạng do VSD quy định) các hồ sơ thực hiện quyền liên quan của TCPH, Thành viên và người sở hữu chứng khoán.

2. Hồ sơ thực hiện quyền, chứng từ thực hiện quyền được giao, nhận trực tiếp giữa TCPH, Thành viên, người sở hữu chứng khoán với VSD được ký nhận vào sổ giao nhận công văn của VSD. Trường hợp hồ sơ chuyển bằng đường bưu điện, VSD căn cứ vào ngày nhận theo dấu công văn để xử lý.

3. VSD có quyền từ chối thực hiện thông báo của TCPH về thực hiện quyền nếu thông báo có nội dung không phù hợp với các quy định pháp luật; vi phạm quyền lợi của người sở hữu chứng khoán hoặc thông báo gửi đến VSD không đúng thời gian theo quy định.

4. Trong vòng 01 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ thực hiện quyền đầy đủ và hợp lệ, VSD sẽ xem xét và xử lý theo quy định tại các Chương II, III Quy chế này. Trường hợp có sai sót, VSD sẽ thông báo bằng văn bản cho TCPH, Thành viên và người sở hữu chứng khoán để sửa đổi, bổ sung.

Điều 4. Trách nhiệm của TCPH

1. Gửi thông báo thực hiện quyền cho VSD theo đúng thời gian quy định về công bố thông tin và thời gian quy định tại Quy chế này.

2. Chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác, hợp lệ của các thông tin trong thông báo và hồ sơ tài liệu thực hiện quyền liên quan khác gửi cho VSD.

3. Trường hợp có thay đổi nội dung thông báo (không áp dụng đối với các nội dung liên quan đến tỷ lệ thực hiện và ngày đăng ký cuối cùng), TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản cho VSD chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày thực hiện, trong đó nêu rõ lý do thay đổi.

Trường hợp bổ sung mục đích sử dụng Danh sách người sở hữu chứng khoán để lấy ý kiến bằng văn bản, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản cho VSD trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký cuối cùng.

4. Gửi văn bản xác nhận đối với các thông tin trong danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán thực hiện quyền do VSD cung cấp đúng thời gian quy định trong Quy chế này.

5. Chuyển tiền thanh toán (trường hợp thực hiện thanh toán cổ tức/lãi trái phiếu) theo đúng thời gian quy định tại Chương II, III Quy chế này. Trường hợp không chuyển tiền đúng hạn, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản cho VSD nêu rõ lý do chậm chuyển tiền chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày thanh toán và chịu trách nhiệm đối với mọi thiệt hại phát sinh liên quan đến việc chậm chuyển tiền.

Điều 5. Trách nhiệm của Thành viên VSD

1. Thông báo đầy đủ, kịp thời, chính xác các nội dung trong thông báo về ngày đăng ký cuối cùng để thực hiện quyền cho các nhà đầu tư sở hữu chứng khoán lưu ký có liên quan đến đợt thực hiện quyền mở tài khoản lưu ký tại Thành viên.

2. Kiểm tra và đối chiếu thông tin về người sở hữu chứng khoán lưu ký do Thành viên quản lý với Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền do VSD cung cấp trong quá trình thực hiện quyền có liên quan.

3. Gửi văn bản xác nhận về tính chính xác của Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền cho VSD đúng thời gian quy định tại Chương II, Chương III Quy chế này. Trường hợp Thành viên gửi văn bản xác nhận chậm so với quy định, VSD sẽ coi danh sách do VSD cung cấp cho Thành viên là chính xác và đã được Thành viên xác nhận. Trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc gây thiệt hại cho người sở hữu, Thành viên sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với các tranh chấp hoặc thiệt hại phát sinh cho người sở hữu.

4. Tuân thủ đúng các quy trình, thủ tục, thời gian thực hiện quyền được quy định chi tiết tại Chương II, Chương III Quy chế này. Trường hợp vi phạm sẽ bị xử lý theo Quy chế Thành viên của VSD.

Chương II

THỰC HIỆN QUYỀN NHẬN LÃI/GỐC TRÁI PHIẾU TRÊN THỊ TRƯỜNG TRÁI PHIẾU CHÍNH PHỦ CHUYÊN BIỆT

Điều 6. Thông báo thanh toán lãi/gốc trái phiếu và lập danh sách người sở hữu trái phiếu

1. VSD lập Thông báo về ngày đăng ký cuối cùng (Mẫu 01/THQ) chậm nhất 09 ngày làm việc trước ngày đăng ký cuối cùng và gửi Thông báo này cho các Thành viên, Sở Giao dịch Chứng khoán (SGDCK) liên quan, TCPH, đồng thời đăng tin trên trang thông tin điện tử của VSD.

2. Trong vòng 01 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD lập và chuyển cho Thành viên Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký nhận thanh toán lãi/gốc trái phiếu (Mẫu 02/THQ). Thành viên có trách nhiệm kết xuất danh sách này qua cổng giao tiếp điện tử của VSD để đối chiếu. Trường hợp các Thành viên chưa thực hiện kết nối, VSD sẽ gửi file danh sách nêu trên vào địa chỉ email đã đăng ký trước với VSD của Thành viên tạm thời chưa thực hiện kết nối với VSD.

3. Chậm nhất 02 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, Thành viên phải gửi cho VSD văn bản xác nhận Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền (Mẫu 03/THQ). Trường hợp có sai sót hoặc sai lệch số liệu, Thành viên phải thông báo ngay bằng văn bản cho VSD để phối hợp điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD sẽ gửi lại Danh sách chính xác cho Thành viên có liên quan.

Điều 7. Thực hiện thanh toán lãi/gốc trái phiếu

1. Chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày thanh toán lãi/gốc trái phiếu, VSD gửi cho TCPH các chứng từ sau:

a. Công văn đề nghị thanh toán lãi/vốn gốc trái phiếu (Mẫu 04/THQ).

b. Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán nhận lãi/gốc trái phiếu (Mẫu 05/THQ).

2. Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán nhận lãi/gốc trái phiếu, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản cho VSD chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày thanh toán.

3. Chậm nhất 02 ngày làm việc trước ngày thanh toán, VSD gửi công văn thông báo cho Thành viên xác nhận việc phân bổ tiền thanh toán lãi/gốc trái phiếu (Mẫu 06/THQ) cho nhà đầu tư tại Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền trên.

4. Chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày thanh toán, TCPH phải chuyển đủ số tiền thanh toán lãi/gốc trái phiếu vào tài khoản của VSD mở tại Ngân hàng thanh toán. Trường hợp chậm chuyển tiền thanh toán lãi/gốc trái phiếu, ngay trong ngày nêu trên, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản cho VSD nêu rõ lý do chậm chuyển tiền. Căn cứ vào công văn của TCPH, VSD sẽ thông báo cho các Thành viên liên quan.

5. Vào ngày thanh toán lãi/gốc trái phiếu, VSD gửi Giấy đề nghị chuyển khoản cho Ngân hàng thanh toán để chuyển tiền vào tài khoản của Thành viên liên quan. Thành viên chịu trách nhiệm phân bổ tiền cho khách hàng sở hữu trái phiếu lưu ký theo Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền nhận lãi/gốc trái phiếu ngay trong ngày nhận được tiền trên tài khoản của Thành viên tại ngân hàng.

6. Các trái phiếu lưu ký để thực hiện nghiệp vụ giao dịch giấy tờ có giá tại Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước sau ngày đăng ký cuối cùng để chốt danh sách người sở hữu được thanh toán gốc trái phiếu sẽ không được VSD thanh toán tiền lãi/gốc trái phiếu cho đến khi có xác nhận của Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước về việc các nhà đầu tư sở hữu trái phiếu lưu ký đó đã hoàn tất nghĩa vụ tại Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước.

Chương III

THỰC HIỆN QUYỀN CỦA NGƯỜI SỞ HỮU CỔ PHIẾU, TRÁI PHIẾU CÔNG TY VÀ CHỨNG CHỈ QUỸ

Điều 8. Thông báo thực hiện quyền

1. Quy định chung

TCPH phải gửi hồ sơ thông báo thực hiện quyền đầy đủ, hợp lệ tới VSD chậm nhất 10 ngày làm việc trước ngày đăng ký cuối cùng, trong đó phải nêu rõ các thông tin cơ bản sau:

- Thông tin về ngày đăng ký cuối cùng

(Ngày đăng ký cuối cùng là ngày làm việc do TCPH hoặc VSD trên cơ sở ủy quyền của TCPH ấn định để xác định danh sách người sở hữu chứng khoán được hưởng quyền phù hợp với thông báo của TCPH, VSD và quy định của pháp luật)

- Thông tin về ngày thanh toán đối với trường hợp thực hiện quyền trả cổ tức bằng tiền/trả lãi, vốn gốc trái phiếu

(Ngày thanh toán là ngày làm việc do TCPH lựa chọn để trả cổ tức/lãi, vốn gốc trái phiếu cho người sở hữu chứng khoán)

- Mục đích sử dụng danh sách

- Nội dung cụ thể về thông tin quyền thực hiện (tỷ lệ thực hiện, ngày thực hiện, địa điểm thực hiện…)

2. Hồ sơ thông báo thực hiện quyền

TCPH gửi cho VSD hồ sơ thông báo thực hiện quyền, bao gồm:

- Thông báo về ngày đăng ký cuối cùng (Mẫu 07/THQ)

- Các tài liệu kèm theo như sau:

Trường hợp thực hiện quyền bỏ phiếu, tham dự đại hội cổ đông, lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản

- Các tài liệu liên quan đến nội dung Đại hội cổ đông, lấy ý kiến bằng văn bản (bản cứng và file dữ liệu).

- Trường hợp Đại hội cổ đông bất thường, TCPH gửi Nghị quyết của Hội đồng quản trị hoặc văn bản của các đối tượng có thẩm quyền theo Luật Doanh nghiệp thông qua việc triệu tập họp Đại hội cổ đông.

- Tài liệu liên quan khác (nếu có).

Trường hợp thực hiện quyền trả cổ tức bằng tiền

- Đối với trường hợp trả cổ tức năm: Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thông qua tỷ lệ trả cổ tức bằng tiền.

- Đối với trường hợp tạm ứng cổ tức trong kỳ: Nghị quyết Đại hội cổ đông trước đó thông qua kế hoạch chi trả cổ tức; Nghị quyết Hội đồng quản trị về mức cổ tức tạm ứng; Các tài liệu chứng minh về nguồn chi trả.

Trường hợp phát hành thêm bằng trả cổ tức bằng cổ phiếu, thanh toán cổ phiếu thưởng

- Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thông qua phương án phát hành thêm bằng trả cổ tức bằng cổ phiếu/thanh toán cổ phiếu thưởng và phương án xử lý cổ phiếu lẻ.

- Tài liệu chứng minh hồ sơ phát hành thêm trả cổ tức bằng cổ phiếu/thanh toán cổ phiếu thưởng đã báo cáo Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước và được Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước thông báo là đầy đủ.

- Tài liệu chứng minh về nguồn chi trả.

- Tài liệu liên quan khác (nếu có).

Trường hợp phát hành thêm cổ phiếu thông qua chào bán ra công chúng

- Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thông qua phương án phát hành thêm bằng hình thức chào bán ra công chúng, phương án xử lý cổ phiếu không được đặt mua hết, cổ phiếu lẻ…

- Bản sao Giấy chứng nhận chào bán cổ phiếu ra công chúng của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước.

- Phương án phát hành thêm thông qua chào bán được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

- Bản cáo bạch.

- Tài liệu liên quan khác (nếu có).

3. Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ Thông báo thực hiện quyền đầy đủ, hợp lệ của TCPH, VSD lập và gửi Thông báo về ngày đăng ký cuối cùng (Mẫu 01/THQ) cho các Thành viên, SGDCK có liên quan, đồng thời đăng tin trên trang thông tin điện tử của VSD.

4. Thành viên có trách nhiệm thông báo đầy đủ, chính xác nội dung thông báo về ngày đăng ký cuối cùng đến các nhà đầu tư sở hữu chứng khoán lưu ký có liên quan mở tài khoản lưu ký tại Thành viên trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày ghi trên thông báo của VSD.

Điều 9. Thực hiện quyền bỏ phiếu, tham dự Đại hội cổ đông, lấy ý kiến bằng văn bản

1. Trong vòng 01 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD lập và gửi cho Thành viên Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền bỏ phiếu (Mẫu 08/THQ). Thành viên có trách nhiệm kết xuất danh sách này qua cổng giao tiếp điện tử của VSD để đối chiếu. Trường hợp các Thành viên chưa thực hiện kết nối, VSD sẽ gửi file dữ liệu danh sách nêu trên vào địa chỉ email của Thành viên đã đăng ký trước với VSD.

2. Chậm nhất 02 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, Thành viên phải gửi cho VSD văn bản xác nhận Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền nêu trên. Trường hợp có sai sót hoặc sai lệch số liệu, Thành viên phải thông báo bằng văn bản cho VSD để phối hợp điều chỉnh. Ngay sau khi điểu chỉnh, VSD sẽ gửi lại Danh sách chính xác cho Thành viên có liên quan.

3. Chậm nhất 04 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp phân bổ quyền bỏ phiếu cho người sở hữu chứng khoán (Mẫu 09/THQ).

4. Trường hợp TCPH không chấp thuận thông tin trong Danh sách tổng hợp phân bổ quyền bỏ phiếu cho người sở hữu chứng khoán, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do cho VSD chậm nhất 08 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng.

5. Trường hợp TCPH uỷ quyền VSD làm đại lý thực hiện quyền, việc tổ chức thực hiện quyền bỏ phiếu được thực hiện theo quy định tại Hợp đồng cung cấp dịch vụ được ký kết giữa VSD và TCPH.

6. Chậm nhất 10 ngày sau ngày kết thúc họp Đại hội đồng cổ đông, thực hiện quyền bỏ phiếu, lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, TCPH phải gửi bản sao Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông cho VSD (bản cứng và file dữ liệu).

Điều 10. Thực hiện quyền nhận cổ tức bằng tiền, thanh toán lãi/gốc trái phiếu

1. Chậm nhất 01 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi cho Thành viên Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền nhận cổ tức bằng tiền (Mẫu 10/THQ)/Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền nhận thanh toán lãi/gốc trái phiếu (Mẫu 02/THQ). Thành viên có trách nhiệm kết xuất danh sách này qua cổng giao tiếp điện tử của VSD để đối chiếu. Trường hợp các Thành viên chưa thực hiện kết nối, VSD sẽ gửi file danh sách nêu trên vào địa chỉ email của Thành viên đã đăng ký trước với VSD.

2. Chậm nhất 02 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, Thành viên phải gửi cho VSD văn bản xác nhận Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền nêu trên (Mẫu 03/THQ). Trường hợp có sai sót hoặc sai lệch số liệu, Thành viên phải thông báo ngay bằng văn bản cho VSD để phối hợp điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD sẽ gửi lại Danh sách chính xác cho Thành viên có liên quan.

3. Chậm nhất 04 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán nhận cổ tức bằng tiền (Mẫu 11/THQ)/Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán nhận lãi/gốc trái phiếu (Mẫu 05/THQ).

4. Chậm nhất 08 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, Tổ chức phát hành phải gửi VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán (Mẫu 12A/THQ). Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản cho VSD nêu rõ lý do.

5. Chậm nhất 10 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi văn bản thông báo cho Thành viên xác nhận việc phân bổ quyền nhận cổ tức bằng tiền, thanh toán lãi/gốc trái phiếu (Mẫu 06/THQ) cho nhà đầu tư tại Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền trên.

6. Chậm nhất 02 ngày làm việc trước ngày thanh toán cổ tức bằng tiền/ thanh toán lãi/gốc trái phiếu, TCPH phải chuyển đủ số tiền thanh toán vào tài khoản của VSD mở tại Ngân hàng thanh toán.

Trường hợp chậm chuyển tiền thanh toán, TCPH phải thông báo bằng văn bản cho VSD nêu rõ lý do chậm chuyển tiền chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày thanh toán. Căn cứ vào công văn của TCPH, VSD sẽ thông báo cho Thành viên liên quan.

7. Tiền thanh toán cổ tức/lãi/gốc trái phiếu đối với chứng khoán lưu ký được VSD phân bổ vào tài khoản của Thành viên liên quan trong ngày làm việc liền trước ngày thanh toán. Thành viên chịu trách nhiệm phân bổ tiền cho khách hàng sở hữu chứng khoán lưu ký ngay trong ngày thanh toán.

8. Đối với chứng khoán chưa lưu ký, TCPH hoặc VSD trong trường hợp được TCPH ủy quyền thực hiện thanh toán tiền cho người sở hữu chứng khoán.

Điều 11. Thực hiện quyền mua chứng khoán

1. Chậm nhất 01 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi cho Thành viên Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký được phân bổ quyền mua chứng khoán (Mẫu 13/THQ). Thành viên có trách nhiệm kết xuất danh sách này qua cổng giao tiếp điện tử của VSD để đối chiếu. Trường hợp các Thành viên chưa thực hiện kết nối, VSD sẽ gửi file danh sách nêu trên vào địa chỉ email của Thành viên đã đăng ký trước với VSD.

3. Chậm nhất 02 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, Thành viên phải gửi cho VSD văn bản xác nhận Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền nêu trên (Mẫu 03/THQ). Trường hợp có sai sót hoặc sai lệch số liệu, Thành viên phải thông báo ngay bằng văn bản cho VSD để phối hợp điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD sẽ gửi lại Danh sách chính xác cho Thành viên có liên quan.

4. Chậm nhất 04 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu được phân bổ quyền mua chứng khoán (Mẫu 14/THQ).

5. Chậm nhất 08 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, TCPH phải gửi VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu do VSD cung cấp (Mẫu 12B/THQ). Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH phải thông báo bằng văn bản cho VSD nêu rõ lý do.

6. Chậm nhất 10 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi văn bản thông báo cho Thành viên xác nhận việc phân bổ quyền mua (Mẫu 06/THQ) cho nhà đầu tư tại Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền trên.

7. Chậm nhất 12 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, Thành viên phải gửi cho người sở hữu chứng khoán lưu ký Thông báo về việc sở hữu quyền mua chứng khoán (Mẫu 15/THQ). TCPH hoặc VSD theo uỷ quyền của TCPH gửi cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký Thông báo về việc sở hữu quyền mua chứng khoán.

8. Chuyển nhượng quyền mua chứng khoán lưu ký

a. Việc chuyển nhượng quyền mua chứng khoán cho người sở hữu chứng khoán lưu ký được thực hiện tại Thành viên bên chuyển nhượng mở tài khoản lưu ký. Thành viên bên chuyển nhượng chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác về thông tin chuyển nhượng quyền mua của các bên. Trường hợp bên nhận chuyển nhượng chưa mở tài khoản lưu ký thì phải mở tài khoản lưu ký tại một Thành viên lưu ký.

b. Việc xác nhận chuyển nhượng quyền mua chứng khoán lưu ký giữa các khách hàng có tài khoản tại cùng một Thành viên hoặc giữa các khách hàng có tài khoản tại hai Thành viên khác nhau do VSD thực hiện.

c. Chậm nhất 01 ngày làm việc sau khi nhận được yêu cầu chuyển nhượng quyền mua chứng khoán của khách hàng (Mẫu 16/THQ), Thành viên bên chuyển nhượng phải nhập thông tin chuyển nhượng quyền mua của khách hàng vào hệ thống của VSD qua cổng giao tiếp điện tử và gửi cho VSD các chứng từ sau:

- Giấy đề nghị chuyển nhượng quyền mua chứng khoán (03 liên trong trường hợp các bên chuyển nhượng khác Thành viên - 02 liên trong trường hợp cùng Thành viên) (Mẫu 17/THQ) và Giấy đề nghị chuyển nhượng quyền mua của khách hàng (Mẫu 16/THQ)

- Tài liệu chứng minh việc công bố thông tin về chuyển nhượng quyền mua của các đối tượng là thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Ban kiểm soát, kế toán trưởng tại trang web của các SGDCK (nếu có).

- Tài liệu liên quan khác (nếu có).

d. Chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ chuyển nhượng quyền mua đầy đủ và hợp lệ, VSD gửi Giấy đề nghị chuyển nhượng quyền mua chứng khoán đã có xác nhận của VSD cho Thành viên liên quan.

e. Chậm nhất 02 ngày làm việc sau ngày hết hạn chuyển nhượng quyền mua, Thành viên phải gửi cho VSD Danh sách tổng hợp chuyển nhượng quyền mua chứng khoán đối với người sở hữu chứng khoán lưu ký (Mẫu 18/THQ).

9. Đối với chứng khoán chưa lưu ký, thủ tục chuyển nhượng quyền mua và đăng ký mua chứng khoán do TCPH trực tiếp thực hiện.

10. Hết thời hạn chuyển nhượng quyền mua chứng khoán, người sở hữu chứng khoán không chuyển nhượng quyền mua sẽ mặc nhiên được chấp thuận đăng ký mua chứng khoán.

11. Trường hợp quyền mua chứng khoán lưu ký được phân bổ về tài khoản của Thành viên nơi người sở hữu đã tất toán tài khoản chuyển sang mở tài khoản lưu ký tại Thành viên khác, Thành viên nơi người sở hữu đã tất toán tài khoản có trách nhiệm nhập thông tin về việc chuyển quyền mua của khách hàng vào hệ thống của VSD qua cổng giao tiếp điện tử và nộp hồ sơ chuyển quyền mua lên VSD, bao gồm:

a. Giấy đề nghị chuyển quyền do tất toán tài khoản (03 liên)(Mẫu 19/THQ).

b. Bản sao có đóng dấu treo của Thành viên Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán để tất toán tài khoản của khách hàng trước đây đã được VSD xác nhận.

c. Tài liệu liên quan khác (nếu có).

12. Đăng ký đặt mua chứng khoán lưu ký

a. Chậm nhất 03 ngày làm việc sau ngày hết hạn đăng ký mua chứng khoán, Thành viên phải nhập thông tin về Danh sách nhà đầu tư đặt mua chứng khoán vào hệ thống của VSD qua cổng giao tiếp điện tử và nộp cho VSD các tài liệu sau:

- Giấy đăng ký mua chứng khoán (Mẫu 20/THQ).

- Danh sách nhà đầu tư đăng ký mua chứng khoán (Mẫu 21/THQ) kèm theo file dữ liệu theo định dạng do VSD quy định.

- Chứng từ xác nhận đã chuyển tiền đặt mua chứng khoán phát hành thêm vào tài khoản của VSD tại Ngân hàng thanh toán.

b. Trường hợp không có nhà đầu tư đặt mua chứng khoán, Thành viên phải gửi công văn thông báo với VSD về việc không đặt mua chứng khoán phát hành thêm.

c. Trường hợp quá trình đăng ký và nộp tiền mua chứng khoán được TCPH chia thành nhiều đợt, thủ tục nộp tiền mua chứng khoán của các đợt được thực hiện tương tự như trên. Sau mỗi đợt nộp tiền đặt mua chứng khoán, Thành viên gửi cho VSD Danh sách người đầu tư đặt mua chứng khoán và chứng từ xác nhận chuyển tiền đặt mua chứng khoán phát hành thêm vào tài khoản của VSD tại Ngân hàng thanh toán theo từng đợt.

13. Chậm nhất 08 ngày làm việc sau ngày hết hạn đặt mua chứng khoán phát hành thêm, VSD gửi Danh sách tổng hợp nhà đầu tư đăng ký mua chứng khoán phát hành thêm đối với chứng khoán lưu ký cho TCPH (Mẫu 22/THQ) và chuyển tiền vào tài khoản phong tỏa mà TCPH đã thông báo.

14. Chậm nhất 12 ngày làm việc sau ngày hết hạn đặt mua chứng khoán phát hành thêm, TCPH phải gửi cho VSD Thông báo xác nhận Danh sách người sở hữu đặt mua chứng khoán (Mẫu 12C/THQ). Trường hợp không chấp thuận, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản trong đó nêu rõ lý do.

15. TCPH nộp hồ sơ đăng ký bổ sung cổ phiếu theo quy định tại Quy chế hoạt động đăng ký chứng khoán.

16. Phân bổ chứng khoán

Sau khi TCPH đã được VSD chấp thuận đăng ký bổ sung phần chứng khoán phát hành thêm, việc phân bổ chứng khoán được thực hiện như sau:

a. Đối với chứng khoán lưu ký: VSD phân bổ chứng khoán phát hành thêm vào tài khoản lưu ký của Thành viên, đồng thời gửi cho Thành viên liên quan Thông báo xác nhận ký gửi chứng khoán phát hành thêm kèm Danh sách nhà đầu tư được phân bổ chứng khoán phát hành thêm do đặt mua (Mẫu 23/THQ).

b. Đối với chứng khoán chưa lưu ký: TCPH chịu trách nhiệm cấp Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký.

Điều 12. Thực hiện quyền chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi

1. Chậm nhất 01 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi cho Thành viên Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 24/THQ). Thành viên có trách nhiệm kết xuất danh sách này qua cổng giao tiếp điện tử của VSD để đối chiếu. Trường hợp các Thành viên chưa thực hiện kết nối, VSD sẽ gửi file danh sách nêu trên vào địa chỉ email của Thành viên đã đăng ký trước với VSD.

2. Chậm nhất 02 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, Thành viên phải gửi cho VSD văn bản xác nhận Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền nêu trên. Trường hợp có sai sót hoặc sai lệch số liệu, Thành viên phải thông báo bằng văn bản cho VSD để phối hợp điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD sẽ gửi lại Danh sách chính xác cho Thành viên có liên quan.

3. Chậm nhất 04 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán được phân bổ cổ phiếu do thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 25/THQ).

4. Chậm nhất 08 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, TCPH phải gửi cho VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán do VSD cung cấp (Mẫu 12D/THQ). Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản cho VSD nêu rõ lý do.

5. TCPH nộp hồ sơ đăng ký bổ sung cổ phiếu theo quy định tại Quy chế Hoạt động Đăng ký chứng khoán.

6. Phân bổ chứng khoán mới

Sau khi TCPH đã được VSD chấp thuận đăng ký chứng khoán, việc phân bổ chứng khoán được thực hiện như sau:

a. Đối với chứng khoán lưu ký: VSD phân bổ chứng khoán phát hành thêm vào tài khoản lưu ký của Thành viên, đồng thời gửi cho Thành viên Thông báo xác nhận ký gửi chứng khoán phát hành thêm và phân bổ tiền thanh toán phần lẻ chứng khoán (nếu có) vào tài khoản của các Thành viên liên quan.

b. Đối với chứng khoán chưa lưu ký: TCPH chịu trách nhiệm cấp Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán và thanh toán tiền cho cổ phiếu lẻ (nếu có) cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký.

7. Chậm nhất 02 ngày làm việc trước ngày thực hiện chuyển đổi trái phiếu, TCPH chuyển đủ số tiền thanh toán phần cổ phiếu lẻ (nếu có) vào tài khoản của VSD tại Ngân hàng thanh toán.

8. Chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày thực hiện chuyển đổi trái phiếu, VSD chuyển tiền thanh toán cổ phiếu lẻ vào tài khoản của các Thành viên. Thành viên có trách nhiệm chuyển tiền thanh toán cổ phiếu lẻ vào tài khoản của khách hàng vào ngày chuyển đổi trái phiếu.

Điều 13. Thực hiện quyền nhận cổ tức bằng cổ phiếu, cổ phiếu thưởng

1. Chậm nhất 01 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi cho Thành viên Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền nhận cổ tức bằng cổ phiếu, cổ phiếu thưởng (Mẫu 26, 27/THQ). Thành viên có trách nhiệm kết xuất danh sách này qua cổng giao tiếp điện tử của VSD để đối chiếu. Trường hợp các Thành viên chưa thực hiện kết nối, VSD sẽ gửi file danh sách nêu trên vào địa chỉ email của Thành viên đã đăng ký trước với VSD.

2. Chậm nhất 02 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, Thành viên phải gửi cho VSD văn bản xác nhận Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền nêu trên (Mẫu 03/THQ). Trường hợp có sai sót hoặc sai lệch số liệu, Thành viên phải thông báo ngay bằng văn bản cho VSD để phối hợp điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD sẽ gửi lại Danh sách chính xác cho Thành viên có liên quan.

3. Chậm nhất 04 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu nhận cổ tức bằng cổ phiếu, cổ phiếu thưởng (Mẫu 28, 29/THQ).

4. Chậm nhất 08 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng, TCPH phải gửi VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu do VSD cung cấp (Mẫu 12D/THQ). Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH phải gửi thông báo bằng văn bản cho VSD nêu rõ lý do.

5. TCPH nộp hồ sơ đăng ký bổ sung cổ phiếu theo quy định tại Quy chế Hoạt động Đăng ký chứng khoán.

6. Phân bổ chứng khoán mới

Sau khi TCPH đã được VSD chấp thuận đăng ký bổ sung phần chứng khoán phát hành thêm, việc phân bổ chứng khoán được thực hiện như sau:

a. Đối với chứng khoán lưu ký: VSD phân bổ chứng khoán phát hành thêm vào tài khoản lưu ký của Thành viên, đồng thời gửi cho Thành viên Thông báo xác nhận ký gửi chứng khoán phát hành thêm và phân bổ tiền thanh toán cổ phiếu lẻ (nếu có).

b. Đối với chứng khoán chưa lưu ký: TCPH chịu trách nhiệm cấp Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký và thanh toán tiền chi trả cổ phiếu lẻ (nếu có) cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký.

7. Chậm nhất 02 ngày làm việc trước ngày giao dịch của số chứng khoán phát hành thêm, TCPH phải chuyển đủ tiền thanh toán cổ phiếu lẻ (nếu có) vào tài khoản của VSD tại Ngân hàng thanh toán.

8. Chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày giao dịch của số chứng khoán phát hành thêm, VSD chuyển tiền thanh toán cổ phiếu lẻ vào tài khoản của các Thành viên. Thành viên có trách nhiệm chuyển tiền thanh toán cổ phiếu lẻ vào tài khoản của khách hàng vào ngày giao dịch.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Điều khoản thi hành

1. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các bên liên quan liên hệ với VSD để được hướng dẫn, giải quyết.

2. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Tổng Giám đốc VSD quyết định sau khi có sự chấp thuận của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước.