- 1 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân 1994
- 2 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001
- 3 Quyết định 47/2013/QĐ-UBND về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Phước
- 4 Quyết định 05/2016/QĐ-UBND Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn
- 5 Quyết định 149/QĐ-UBND năm 2017 công bố danh mục văn bản quy phạm pháp luật hết hiệu lực, ngưng hiệu lực toàn bộ và một phần thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn năm 2016
- 6 Quyết định 56/2017/QĐ-UBND quy định về hoạt động lưu trữ, quản lý công tác lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lưu trữ tỉnh Lạng Sơn
- 7 Quyết định 41/2018/QĐ-UBND về Quy chế công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế
- 1 Quyết định 05/2016/QĐ-UBND Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn
- 2 Quyết định 149/QĐ-UBND năm 2017 công bố danh mục văn bản quy phạm pháp luật hết hiệu lực, ngưng hiệu lực toàn bộ và một phần thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn năm 2016
| ỦY BAN NHÂN DÂN | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 2404/2003/QĐ-UBND | Bắc Kạn, ngày 31 tháng 10 năm 2003 |
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC KẠN
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân;
Căn cứ Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 15/4/2001;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn,
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành kèm theo Quyết định này quy định về công tác lưu trữ.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
|
| T/M. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC KẠN |
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC KẠN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2404/2003/QĐ-UB ngày 31 tháng 10 năm 2003 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn)
Điều 1. Trong quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. “Công tác lưu trữ” là một lĩnh vực hoạt động của xã hội nhằm thu nhập bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
2. “Tài liệu lưu trữ” là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp của các văn bản, tài liệu viết tay, đánh máy, ấn phẩm sách báo đặc biệt; bản vẽ ký thuật; bản đồ, tài liệu, phim ảnh; tài liệu ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử và tài liệu làm ra bằng phương pháp ghi tin khác có giá trị được hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn.
3. “Tài liệu văn thư” là văn bản, tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
4. “Lưu trữ hiện hành” là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.
5. “Lưu trữ lịch sử” là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác.
1. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, cá nhân trong cơ quan lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan;
2. Thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan;
3. Chỉnh lý, xác định giá trị, xây dựng công cụ thống kê, tra cứu tài liệu;
4. Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo lưu trữ theo quy định của Nhà nước;
5. Bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
6. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp cho lưu trữ lịch sử có thầm quyền theo thời hạn nộp lưu do Nhà nước quy định.
1. Hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc các cơ quan là nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp;
2. Thu thập bổ sung, sưu tập tài liệu lưu trữ trong phạm vị trách nhiệm được giao;
3. Tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, xây dựng công cụ thống kê, tra cứu tài liệu;
4. Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước;
5. Bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu của xã hội.
2. Sở Tài chính - Vật giá quy định mức chi kinh phí cho các hoạt động sự nghiệp lưu trữ.
3. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh giúp Chánh Văn phòng và giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu trong phạm vi tỉnh.
II. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu.
1. Hồ sơ công việc do công chức, viên chức lập khi giải quyết công việc, tài liệu trong hồ sơ phải đảm bảo mối liên hệ giữa các văn bản với nhau về một vấn đề, một sự việc. Các văn bản trong hồ sơ được sắp xếp theo trật tự thời gian và phải biên mục bên trong, bên ngoài đầy đủ.
2. Hồ sơ văn bản lưu (hồ sơ tên gọi) do văn thư cơ quan lập bao gồm các loại văn bản của cơ quan phát hành được lưu lại và sắp xếp thành từng tập có cùng tên loại giống nhau như: quyết định, chỉ thị, thông báo, báo cáo, công văn… văn thư cơ quan phải đảm bảo lưu đủ các loại văn bản đã phát hành và chịu trách nhiệm lập hồ sơ tên gọi.
3. Hồ sơ nguyên tắc bao gồm những văn bản pháp quy hướng dẫn, giải thích về pháp luật, về chế độ, chính sách như: luật, pháp lệnh, nghị định, quyết định, thông tư… dùng để làm căn cứ ban hành các văn bản của cơ quan mình; mỗi công chức, viên chức tuỳ theo yêu cầu công việc của mình, tập hợp những văn bản pháp quy về từng mặt nghiệp vụ nhất định để lập hồ sơ nguyên tắc.
Điều 7. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
1. Hồ sơ tài liệu về những công việc đã được giải quyết xong chỉ được giữ lại tại đơn vị, cá nhân trong thời gian nhiều nhất là một năm để tiếp tục theo dõi công việc và hoàn chỉnh hồ sơ. Cuối mỗi tháng, công chức, viên chức tự kiểm tra toàn bộ hồ sơ của mình, hoàn thiện và bàn giao cho lưu trữ cơ quan quản lý. Trường hợp cần giữ lại để nghiên cứu tiếp phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan và phải báo cho lưu trữ cơ quan biết. Hồ sơ nguyên tắc phải nộp lưu nhưng không được chiếm dụng làm của riêng.
2. Tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức phải là hồ sơ nếu chưa thành hồ sơ thì công chức, viên chức giao nộp tài liệu phải có trách nhiệm cùng lưu trữ cơ quan, tổ chức lập hồ sơ về phần tài liệu mình giao nộp.
3. Công chức, viên chức khi nghỉ hưu, nghỉ việc, chuyển công tác phải bàn giao lại toàn bộ, hồ sơ, tài liệu, sổ sách, giấy tờ có liên quan đến công việc của cơ quan, tổ chức (kể cả hồ sơ nguyên tắc) cho lưu trữ hiện hành.
1. Thời hạn giao nộp tài liệu hành chính; tài liệu khoa học, kỹ thuật, tài liệu văn học nghệ thuật trên vật mang tin bằng giấy là sau 05 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan tổ chức.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu phim ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu điện tử thực hiện theo quy định của Chính phủ.
1. Các cơ quan, tổ chức nhà nước ở cấp tỉnh;
2. Các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập;
3. Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện hiến tặng, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ;
4. Các nguồn tài liệu khác ở địa phương.
Danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quy định.
1. Trong trường hợp cơ quan tổ chức giải thể doanh nghiệp phá sản:
1.1. Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì trước khi chấm dứt hoạt động, toàn bộ tài liệu của cơ quan được giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập;
1.2. Cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu thì trước khi chấm dứt hoạt động, toàn bộ tài liệu của cơ quan được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.
2. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia tách, sáp nhập:
2.1. Trường hợp một cơ quan này sáp nhập vào cơ quan khác hoặc hai cơ quan sáp nhập vào nhau thành một cơ quan mới thì khi sáp nhập người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó phải giao nộp tài liệu lưu trữ vào cơ quan được sáp nhập hay cơ quan mới tiếp nhận và quản lý;
2.2. Trong trường hợp một cơ quan được tách ra làm hai hay nhiều cơ quan thì phần tài liệu liên quan đến công việc của cơ quan mới nào được sao chụp cho cơ quan mới ấy tiếp nhận sử dụng. Tài liệu gốc được giao nộp vào lưu trữ lịch sử cùng cấp hoặc lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.
1. Tài liệu giao nộp phải được phân loại, chỉnh lý hoàn chỉnh theo đúng yêu cầu nhiệm vụ lưu trữ;
2. Phải giao nộp đầy đủ công cụ thống kê, tra cứu kèm theo khối lượng tài liệu nộp lưu;
3. Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp và làm biên bản giao nộp.
2. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu.
Các cơ quan, tổ chức phải thường xuyên tổ chức xác định giá trị tài liệu của cơ quan nhằm:
1. Xác định thời hạn bảo quản của tài liệu.
2. Loại ra những hồ sơ, tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ.
1. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị cần bảo quản;
2. Xác định hồ sơ, tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
Thành phần và phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Cục Lưu trữ nhà nước quy định.
Việc kiểm tra và quyết định tiêu huỷ hết giá trị được quy định như sau:
1. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh;
2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại kho lưu trữ hiện hành của cơ quan sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh;
3. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại kho lưu trữ huyện và các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh;
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan.
2. Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ.
Điều 20. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định sau:
1. Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã và các sở, ban, ngành, đoàn thể trong tỉnh gửi báo cáo thống kê về tài liệu, cơ sở vật chất và cán bộ làm công tác lưu trữ theo chế độ thường xuyên và đột xuất về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân tỉnh.
2. Các cơ quan, tổ chức trực thuộc, huyện, thành phố, thị xã gửi báo cáo thống kê lưu trữ về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố, thị xã.
3. Các cơ quan, tổ chức trực thuộc sở, ban, ngành gửi báo cáo thống kê lưu trữ về Văn phòng hoặc Phòng Hành chính - Tổng hợp sở, ban, ngành.
4. Các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ thống kê theo biểu mẫu thống kê thống nhất do Nhà nước ban hành.
Điều 21. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện nghiêm chỉnh các quy định sau đây:
1. Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ đảm bảo các yêu cầu và thông số kỹ thuật theo quy định của Cục Lưu trữ nhà nước;
2. Thực hiện các yêu cầu về phòng cháy, chữa cháy, phòng gian bảo quản mật đối với kho tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
3. Trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
4. Thực hiện các biện pháp chống côn trùng, nấm mốc, tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có bị nguy bị hư hỏng;
5. Sử dụng tài liệu lưu trữ.
Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật của Nhà nước, danh mục tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm bảo quản tại lưu trữ tỉnh do Trung tâm Lưu trữ tỉnh xây dựng trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật của Nhà nước, danh mục tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm bảo quản tại kho lưu trữ huyện do Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện xây dựng trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt.
1. Các quy định của Nhà nước về sử dụng công bố tài liệu lưu trữ;
2. Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
3. Bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ.
Điều 24. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước:
1.1. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi bảo quản tại kho lưu trữ tỉnh;
1.2. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi bảo quản tại kho lưu trữ huyện;
1.3. Những tài liệu không thuộc diện sử dụng rộng rãi đang bảo quản tại kho lưu trữ tỉnh, huyện do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh huyện cho phép khi cần sử dụng;
1.4. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện được sử dụng rộng rãi bảo quản tại kho lưu trữ xã;
1.5. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức cho phép sử dụng tài liệu ưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan,tổ chức của mình;
2. Đối với các tổ chức, cá nhân nước ngoài. Việc cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 25. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cán bộ, công chức xin khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở lưu trữ lịch sử hoặc ở lưu trữ các cơ quan khác phải có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi mình công tác;
2. Công dân xin được sử dụng tài liệu lưu trữ phải làm đơn xin phép có xác nhận của chính quyền địa phương nơi thường trú.
Điều 26. Việc sao và cấp chứng thực tài liệu lưu trữ được quy định như sau:
1. Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu nào thì cho phép sao tài liệu lưu trữ tại cơ quan có tài liệu và do cơ quan có tài liệu thực hiện.
2. Trung tâm Lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện có quyền cấp chứng thực tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ của mình. Chứng thực tài liệu lưu trữ có giá trị pháp lý.
3. Thủ tục và thể thức chứng thực tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định của cơ quan lưu trữ trung ương.
III. QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Điều 27. Nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ bao gồm:
1. Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ trong phạm vi tỉnh;
2. Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản về quản lý công tác lưu trữ;
3. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện các chế độ quy định về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
4. Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ của tỉnh;
5. Thống kê nhà nước về lưu trữ;
6. Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ;
7. Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ;
8. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức văn thư lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ;
9. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ.
Điều 28. Lưu trữ tỉnh có chức năng, nhiệm vụ sau:
1. Giúp Chánh Văn phòng và giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý thống nhất công tác lưu trữ của tỉnh;
2. Trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ tại các sở, ban, ngành của tỉnh, các cơ quan trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã thuộc tỉnh, các doanh nghiệp nhà nước do Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập;
3. Trực tiếp quản lý kho tài liệu lưu trữ tỉnh.
Điều 29. Lưu trữ huyện có chức năng, nhiệm vụ sau:
1. Giúp Chánh Văn phòng và giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý và thống nhất công tác lưu trữ của huyện;
2. Trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ tại các phòng, ban ở huyện; các cơ quan trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, Uỷ ban nhân dân xã;
3. Trực tiếp quản lý kho tài liệu lưu trữ huyện.
IV. KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM
- 1 Quyết định 47/2013/QĐ-UBND về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Phước
- 2 Quyết định 05/2016/QĐ-UBND Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn
- 3 Quyết định 149/QĐ-UBND năm 2017 công bố danh mục văn bản quy phạm pháp luật hết hiệu lực, ngưng hiệu lực toàn bộ và một phần thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn năm 2016
- 4 Quyết định 56/2017/QĐ-UBND quy định về hoạt động lưu trữ, quản lý công tác lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lưu trữ tỉnh Lạng Sơn
- 5 Quyết định 41/2018/QĐ-UBND về Quy chế công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế