BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC HẢI QUAN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 31/QĐ-TCHQ	Hà Nội, ngày 04 tháng 01 năm 2019

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH SỔ TAY NGHIỆP VỤ LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Luật Hải quan số 54/2014/QH13 ngày 23/6/2014;

Căn cứ Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg ngày 17/12/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 1048/QĐ-BTC ngày 16/5/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Hợp tác Quốc tế, Tổng cục Hải quan;

Căn cứ Quyết định số 380/QĐ-TCHQ ngày 8/02/2018 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về việc ban hành quy chế quản lý hoạt động đối ngoại của Tổng cục Hải quan;

Căn cứ Quyết định số 160/QĐ-TCHQ ngày 24/01/2018 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về việc ban hành Chương trình công tác trọng tâm năm 2018 của Tổng cục Hải quan;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Sổ tay nghiệp vụ Lễ tân đối ngoại” để thống nhất việc thực hiện các yêu cầu lễ tân đối ngoại tại các đơn vị thuộc, trực thuộc Tổng cục Hải quan.

Điều 2. Đối tượng, phạm vi sử dụng: Sổ tay nghiệp vụ Lễ tân đối ngoại được phát hành trong nội bộ ngành Hải quan để phục vụ việc tra cứu, thực hiện các yêu cầu về lễ tân đối ngoại tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan.

Điều 3. Giao Vụ Hợp tác Quốc tế chủ trì hướng dẫn các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan trong quá trình thực hiện Sổ tay này.

Điều 4. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các Ông/Bà Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, Chánh Văn phòng Tổng cục, Cục trưởng Cục Tài vụ Quản trị, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như điều 4 (để t/h); - Lãnh đạo TCHQ (để chỉ đạo); - Lưu: VT, HTQT (02b).

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Mai Xuân Thành

 

SỔ TAY NGHIỆP VỤ

LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 31QĐ/TCHQ ngày 04 tháng 01 năm 2019 của Tổng cục Hải quan)

 

Mục lục

PHẦN I: ĐÓN TIẾP CÁC ĐOÀN QUỐC TẾ VÀO LÀM VIỆC VỚI TỔNG CỤC HẢI QUAN (ĐOÀN VÀO)

A. Đoàn khách cấp cao (Đoàn cấp Lãnh đạo Tổng cục và tương đương trở lên)

I. Hoạt động đón, tiễn

II. Đón khách tại Trụ sở Tổng cục

III. Tiếp xã giao

IV. Hội đàm chính thức

V. Chiêu đãi, tham quan, biểu diễn nghệ thuật

VI. Hướng dẫn về lễ tân, khánh tiết trong đón tiếp các đoàn khách nước ngoài

VII. Xe ô tô phục vụ đoàn

VIII. Tặng phẩm

B. Đoàn khách quốc tế cấp Cục, Vụ vào làm việc tại Tổng cục Hải quan

I. Hoạt động đón, tiễn

II. Tiếp xã giao

III. Làm việc

IV. Chiêu đãi

C. Tổ chức Hội nghị, Hội thảo đa phương tại Việt Nam

I. Công tác chuẩn bị hội nghị, hội thảo (gọi tắt là hội nghị)

II. Tổ chức Hội nghị

III. Tham dự Hội nghị

IV. Chiêu đãi, tham quan

V. Các hoạt động bên lề

PHẦN II. ĐÓN TIẾP CÁC ĐOÀN KHÁCH QUỐC TẾ VÀO LÀM VIỆC VỚI CỤC HẢI QUAN CÁC TỈNH, THÀNH PHỐ

A. Đoàn khách do Tổng cục Hải quan chủ trì có chương trình thăm và làm việc với Hải quan các tỉnh, thành phố

I. Đoàn cấp Lãnh đạo Tổng cục:

II. Đoàn khách cấp Cục:

B. Đoàn khách do Hải quan các tỉnh, thành phố chủ trì tiếp đón và làm việc

I. Đón, tiễn tại sân bay, cửa khẩu đường bộ, nhà ga, cảng biển

II. Lễ đón tại Trụ sở Cục Hải quan tỉnh, thành phố hoặc tại Khách sạn tổ chức sự kiện

III. Tiếp xã giao tại Trụ sở Cục Hải quan tỉnh, thành phố hoặc tại Khách sạn tổ chức sự kiện

IV Làm việc chính thức

V. Chiêu đãi, tham quan

VI. Những đoàn khách quốc tế vào làm việc với nhiều Cục Hải quan tỉnh, thành phố:

PHẦN III: LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI TRONG TỔ CHỨC ĐOÀN TỔNG CỤC HẢI QUAN ĐI THĂM VÀ LÀM VIỆC, DỰ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO Ở NƯỚC NGOÀI (ĐOÀN RA)

I. Đoàn cấp Lãnh đạo Tổng cục

1. Công tác chuẩn bị cho đoàn

2. Đón, tiễn tại sân bay, cửa khẩu quốc tế

II. Các đoàn ra khác của Tổng cục và các Cục Hải quan các tỉnh, thành phố

1. Công tác chuẩn bị

2. Hoạt động đón, tiễn

PHẦN IV: MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG LỄ TÂN, ĐỐI NGOẠI KHÁC

I. Những dịp kỷ niệm, hoạt động hợp tác quốc tế do Tổng cục Hải quan tổ chức, mời đại diện nước ngoài tham dự

II. Dự chiêu đãi quốc khánh của nước ngoài, ngày thiết lập quan hệ ngoại giao theo lời mời của Cơ quan Đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức quốc tế tại VN

III. Chúc mừng nhân dịp năm mới và tết nguyên đán:

PHỤ LỤC: Lễ tân ngoại giao thực hành

LỜI MỞ ĐẦU

Lễ tân đối ngoại là những nghi thức, những tập quán và nghi lễ quốc tế được các nước sử dụng trong đón, tiếp và giao tiếp với khách quốc tế. Lễ tân đối ngoại là một bộ phận cấu thành hoạt động đối ngoại vì vậy trong hoạt động đối ngoại không thể thiếu công tác lễ tân. Công tác lễ tân đối ngoại nhằm đảm bảo các nguyên tắc về bình đẳng, không phân biệt đối xử, đảm bảo nguyên tắc có đi có lại giữa các quốc gia trong hoạt động đối ngoại. Mặc dù Lễ tân đối ngoại không phải là mục đích cuối cùng của hoạt động đối ngoại nhưng có vai trò rất quan trọng và cần thiết trong công tác đối ngoại, cụ thể:

- Lễ tân đối ngoại góp phần thực hiện đường lối chính sách đối ngoại của Đảng và Nhà nước;

- Góp phần thúc đẩy quan hệ hợp tác và hữu nghị giữa các quốc gia; là phương tiện thực hiện và cụ thể hóa những nguyên tắc cơ bản của pháp luật quốc tế;

- Lễ tân ngoại giao góp phần tăng thêm sự tôn trọng khách và chủ nhà, tăng thêm uy tín của nước chủ nhà và chuyển tải đặc trưng văn hóa truyền thống dân tộc.

Đối với ngành Hải quan, lễ tân đối ngoại và đón tiếp khách nước ngoài thăm và làm việc với Hải quan Việt Nam phải tuân thủ đường lối đối ngoại của Đảng và Nhà nước, phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam, luật pháp và thông lệ quốc tế nhằm góp phần tăng cường và mở rộng quan hệ hữu nghị, hợp tác của Việt Nam nói chung và của Hải quan Việt Nam nói riêng với các quốc gia, vùng lãnh thổ và các tổ chức quốc tế.

Mức độ và nghi lễ tổ chức đón, tiếp khách nước ngoài thăm và làm việc với Hải quan Việt Nam phải phù hợp với quy định về thống nhất quản lý các hoạt động đối ngoại của Đảng và Nhà nước, trên cơ sở yêu cầu, mục đích của chuyến thăm, nguyên tắc đối đẳng trong quan hệ quốc tế, trọng thị, chu đáo, an toàn, hiệu quả, thiết thực và tiết kiệm, không lãng phí, không phô trương hình thức và phù hợp với điều kiện thực tế nơi đến.

Thực tiễn cho thấy, lễ tân đối ngoại bao gồm nhiều quy tắc phức tạp cần được hệ thống đầy đủ để áp dụng trong công việc khi cần. Chính vì vậy, Sổ tay nghiệp vụ Lễ tân đối ngoại nhằm hướng dẫn thực hiện các yêu cầu về lễ tân đối ngoại tại mỗi đơn vị, góp phần triển khai các hoạt động hợp tác và hội nhập quốc tế một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

PHẦN I: ĐÓN TIẾP CÁC ĐOÀN QUỐC TẾ VÀO LÀM VIỆC VỚI TỔNG CỤC HẢI QUAN (ĐOÀN VÀO)

Nghi lễ đón tiếp khách nước ngoài thăm và làm việc theo lời mời của Hải quan Việt Nam được thực hiện như sau:

A. Đoàn khách cấp cao (Đoàn cấp Lãnh đạo Tổng cục và tương đương trở lên)

I. Hoạt động đón, tiễn

1. Đón đoàn

a) Thành phần đón tiếp tại sân bay hoặc cửa khẩu đường bộ, nhà ga, cảng biển:

- Lãnh đạo và công chức Vụ Hợp tác quốc tế ;

- Đại diện của Chi cục Hải quan cửa khẩu nơi đoàn nhập cảnh.

b) Cách thức:

- Thu xếp phòng đón khách tại sân bay, hoặc cửa khẩu đường bộ, nhà ga, cảng biển. Tùy theo điều kiện và quy định về an ninh hàng không tại sân bay hoặc khu vực cửa khẩu đường bộ, nhà ga, cảng biển, thu xếp đón đoàn tại chân cầu thang máy bay, đầu đường ống hoặc tại một điểm trang trọng phù hợp ở sân bay, cửa khẩu đường bộ, nhà ga, cảng biển

- Tặng hoa Trưởng đoàn và Phu nhân (nếu có).

- Đưa Đoàn vào phòng tiếp khách, phối hợp với Chi cục Hải quan cửa khẩu và thành viên đoàn bạn lấy hành lý và làm thủ tục nhập cảnh.

- Lãnh đạo và công chức Vụ Hợp tác quốc tế đưa đoàn về khách sạn và hỗ trợ Đoàn làm thủ tục nhận phòng khách sạn.

c) Trang phục: Đồng phục hải quan phù hợp với mùa theo quy định.

2. Tiễn đoàn

a) Thành phần: tương tự thành phần đón đoàn.

b) Cách thức:

- Lãnh đạo và công chức Vụ Hợp tác quốc tế đón đoàn tại khách sạn đưa lên sân bay hoặc cửa khẩu đường bộ.

- Thu xếp phòng tiễn khách tại sân bay hoặc cửa khẩu đường bộ.

- Đưa Đoàn vào phòng tiếp khách, phối hợp với Chi cục Hải quan cửa khẩu và thành viên đoàn bạn làm thủ tục để xuất cảnh.

- Tùy theo điều kiện và quy định về an ninh hàng không tại sân bay thu xếp tiễn đoàn tại chân cầu thang máy bay, đầu đường ống hoặc tại một điểm trang trọng phù hợp ở sân bay hoặc nhà ga, cảng biển, cửa khẩu đường bộ.

c) Trang phục: Đồng phục hải quan phù hợp với mùa theo quy định.

II. Đón khách tại Trụ sở Tổng cục

1. Thành phần dự lễ đón

- Đại diện Lãnh đạo Tổng cục và Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế;

- Đại diện lãnh đạo và các thành phần tham gia hội đàm, làm việc của các đơn vị;

- Đội tiêu binh danh dự do Văn phòng Tổng cục tổ chức.

2. Trang phục, trang trí:

a) Trang phục:

- Lãnh đạo và công chức đơn vị mặc đồng phục hải quan phù hợp với mùa theo quy định.

- Đội Tiêu binh mặc lễ phục hải quan theo quy định.

b) Trang trí:

- Bên ngoài, trên cổng cơ quan hoặc tiền sảnh có căng băng rôn chào mừng đoàn khách bằng tiếng Anh.

- Trải thảm đỏ từ bậc thềm ngoài sảnh tới cửa phòng tổ chức buổi tiếp xã giao.

- Tại phòng tiếp xã giao, cắm Quốc kỳ hai nước, ở ngoài nhìn vào Quốc kỳ Việt Nam bên phải, Quốc kỳ của nước Bạn đến thăm bên trái.

3. Đội hình đón tiếp:

- Thành viên đội tiêu binh danh dự đứng thành hai hàng từ vị trí khách đến dọc theo hai bên lối đi vào bên trong tiền sảnh, đội trưởng đội tiêu binh đứng ở đầu hàng phía vị trí khách đến. Khi đón khách thể hiện thái độ nghiêm trang, thân thiện.

- Lãnh đạo Tổng cục, đại diện Lãnh đạo và công chức thuộc đơn vị tham gia lễ đón đứng ở vị trí khách đến sẵn sàng để đón khách.

4. Trình tự tiến hành lễ đón

- Xe của Trưởng đoàn khách vào đến vị trí đón, cán bộ hướng dẫn của đội tiêu binh ra hiệu cho xe dừng lại, đội trưởng đội tiêu binh mở cửa xe;

- Lãnh đạo Tổng cục đón khách tại nơi đỗ xe, bắt tay và giới thiệu các thành viên tham gia Lễ đón tiếp;

- Lãnh đạo Tổng cục bắt tay các thành viên Đoàn khách và dẫn Trưởng đoàn và đoàn khách đi giữa hai hàng tiêu binh.

- Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế bắt tay và chào mừng các thành viên đoàn khách và dẫn đoàn đến vị trí chụp ảnh tại sảnh Tổng cục.

- Lãnh đạo Tổng cục, Trưởng đoàn khách cùng các thành viên chụp ảnh chung tại sảnh Tổng cục (dưới vị trí lô-gô Hải quan Việt Nam). Vị trí đứng chụp ảnh: Lãnh đạo Tổng cục và Trưởng đoàn bạn đứng ở giữa, các thành viên đoàn khách và chủ nhà đứng xen kẽ cho phù hợp.

- Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế mời các đại biểu đến Phòng tiếp xã giao hoặc Phòng hội đàm.

III. Tiếp xã giao

1. Công tác chuẩn bị:

- Trang trí phòng tiếp xã giao: Văn phòng bố trí hoa tươi, nước uống.

- Văn phòng bố trí quay phim, chụp ảnh để làm tư liệu và đưa tin tuyên truyền trên phương tiện thông tin báo chí.

- Văn phòng bố trí nhân viên tiếp tân phục vụ trong phòng tiếp xã giao (nữ mặc áo dài, nam mặc đồng phục hải quan).

- Vụ Hợp tác quốc tế cử công chức kiểm tra phòng tiếp xã giao đảm bảo trang trọng, đúng quy định.

2. Địa điểm: Phòng Khách quốc tế tại trụ sở Cơ quan Tổng cục Hải quan.

3. Chủ trì: Lãnh đạo Tổng cục Hải quan.

4. Thành phần:

Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế; lãnh đạo các Cục/Vụ tương ứng với thành phần đoàn và phù hợp với mục đích, yêu cầu, nội dung chuyến thăm.

5. Cách thức:

Sau khi hai bên bắt tay chào hỏi và trao đổi danh thiếp, Lãnh đạo Tổng cục mời Trưởng đoàn khách và thành viên đoàn ngồi. Từ hướng đối diện nhìn vào, Lãnh đạo Tổng cục ngồi phía trên bên phải, các thành viên đoàn chủ nhà ngồi dọc hàng ghế phía bên phải phòng họp. Trưởng đoàn khách ngồi phía trên bên trái, các thành viên đoàn khách ngồi dọc hàng ghế bên trái phòng họp. Phiên dịch của chủ nhà ngồi phía sau Lãnh đạo Tổng cục và trưởng đoàn khách. Nếu phiên dịch của khách bố trí sẽ ngồi phía sau trưởng đoàn khách.

Lãnh đạo Tổng cục chào mừng đoàn khách và giới thiệu thành phần đoàn chủ nhà. Trưởng đoàn khách đáp từ và giới thiệu thành phần đoàn khách. Sau đó, 2 bên trao đổi những vấn đề lớn cần quan tâm.

IV. Hội đàm chính thức

1. Công tác chuẩn bị:

- Trang trí phòng hội đàm: Văn phòng bố trí hoa tươi, nước uống, trà cà phê, hoa quả giữa giờ cho buổi hội đàm phù hợp với số đại biểu tham dự hội đàm và chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng, các thiết bị kỹ thuật và nhân viên kỹ thuật trực phục vụ hội đàm.

- Vụ Hợp tác quốc tế chuẩn bị biển tên cho các đại biểu tham dự hội đàm và đặt cờ của hai nước ở vị trí của Lãnh đạo Tổng cục và trưởng đoàn bạn1

- Phông chữ tại phòng hội đàm: Văn phòng phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế chuẩn bị. Phông chữ cuộc họp được thể hiện bằng chữ chân phương bằng 2 thứ tiếng: Tiếng Việt và Tiếng Anh hoặc Tiếng Việt và tiếng nước khách, lô gô của Hải quan Việt Nam trình bày phía trên bên phải, lo gô Hải quan nước khách trình bày phía trên bên trái.

- Văn phòng bố trí quay phim, chụp ảnh để làm tư liệu và đưa tin tuyên truyền trên các phương tiện thông tin báo chí (chỉ trong thời gian bắt đầu buổi hội đàm).

2. Địa điểm: Phòng 1.20 hoặc Phòng họp tại tầng 9, trụ sở Tổng cục Hải quan.

3. Chủ trì: Lãnh đạo Tổng cục Hải quan.

4. Thành phần:

Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế; lãnh đạo các Cục/Vụ tương ứng với thành phần đoàn và phù hợp với mục đích, yêu cầu, nội dung làm việc.

5. Cách thức:

Hội đàm chính thức thường diễn ra sau Lễ tiếp xã giao. Lãnh đạo Tổng cục mời Trưởng đoàn khách và các thành viên sang phòng Hội đàm để bắt đầu làm việc.

Lãnh đạo Tổng cục chủ trì thống nhất với Trưởng đoàn chương trình hội đàm và bắt đầu làm việc theo chương trình, kịch bản.

Sơ đồ bố trí chỗ ngồi tại phòng hội đàm:

Đoàn khách ngồi ở phía bên trái của phông chữ. Lãnh đạo Tổng cục và trưởng đoàn khách sẽ ngồi ở ghế giữa của dãy bàn, các vị trí tiếp theo được xếp theo thứ tự chức vụ và mức độ liên quan đến nội dung hội đàm. Phiên dịch sẽ được xếp ngồi phía bên tay trái của Lãnh đạo Tổng cục.

6. Ký kết biên bản làm việc

- Ký kết biên bản: Sau khi thống nhất văn bản làm việc tại buổi hội đàm, Vụ Hợp tác quốc tế in văn bản ký kết vào giấy có viền đỏ và sắp xếp việc ký kết như sau:

• Trường hợp văn bản ký kết bằng bằng tiếng Anh, mỗi bên giữ 1 bản:

- Bản của bạn giữ: Bạn ký phía bên trái, trên tiêu đề văn bản ký kết, tên cơ quan ký kết phía bạn được viết phía trên.

- Bản của Việt Nam giữ: Việt Nam ký phía bên trái, trên tiêu đề văn bản ký kết, tên cơ quan ký kết của Việt Nam được viết phía trên.

• Trường hợp văn bản ký kết bằng 2 thứ tiếng: Tiếng Việt và Tiếng Anh, mỗi bên giữ một bộ văn bản (01 bản tiếng Anh và 01 bản Tiếng Việt). Bộ văn bản bên nào giữ thì bên đó ký bên trái và trên tiêu đề văn bản, tên cơ quan của bên đó được viết trước.

• Trường hợp văn bản ký kết bằng tiếng 3 thứ tiếng bao gồm: Tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng của nước Bạn: mỗi bên giữ một bộ văn bản (01 bản Tiếng Việt, 01 bản Tiếng Anh, 01 bản Tiếng nước bạn). Bộ văn bản bên nào giữ thì bên đó ký bên trái và trên tiêu đề văn bản, tên cơ quan của bên đó được viết trước. Văn bản được ký kết bằng 3 thứ tiếng có giá trị như nhau. Trong trường hợp có tranh chấp hoặc cách hiểu khác nhau thì lấy bản Tiếng Anh làm chuẩn.

- Vụ Hợp tác quốc tế chuẩn bị bìa ký và bút ký.

- Trang trí bàn ký: hoa tươi và cờ để bàn của 2 nước: cờ của khách để phía bên trái, cờ Việt Nam để phía bên phải từ hướng đối diện.

- Trợ ký: Thống nhất với khách về trợ ký nếu Bạn bố trí được thì mỗi bên cử 1 người trợ ký. Nếu không đoàn Việt Nam sẽ chủ động cử 2 trợ ký.

- Văn phòng Tổng cục chuẩn bị Sâmpanh để chúc mừng sau khi ký kết xong.

- Cách thức ký:

• Vụ Hợp tác quốc tế mời 2 Trưởng Đoàn vào bàn ký kết.

• Vụ Hợp tác quốc tế xếp văn bản ký vào bìa ký và đặt văn bản ký sao cho lượt ký đầu tiên hai bên đều ký bên trái (bản Bạn giữ là bản Bạn ký đầu tiên, tương tự, bản đoàn Việt Nam giữ là bản đoàn Việt Nam ký đầu tiên).

• Sau đó trợ ký chuyển văn bản để hai bên ký lượt 2. Sau khi ký lượt 2 Lãnh đạo Tổng cục và Trưởng đoàn khách trao văn bản ký cho nhau.

• Khi thực hiện việc ký kết, tất cả các thành viên tham dự của Hội đàm đứng phía sau bàn ký để chứng kiến hoặc đứng tại chỗ ở bàn Hội đàm.

• Kết thúc việc ký kết Lãnh đạo Tổng cục nâng ly để chúc mừng, phát biểu ngắn về ý nghĩa của văn bản ký kết (nếu có) và chụp ảnh lưu niệm.

Sơ đồ trong Lễ ký kết biên bản làm việc

7. Kết thúc các hoạt động của đoàn, lãnh đạo và công chức Vụ Hợp tác quốc tế đưa đoàn về khách sạn.

V. Chiêu đãi, tham quan, biểu diễn nghệ thuật

1. Chiêu đãi chính thức:

- Chủ trì: Lãnh đạo Tổng cục;

- Thành phần:

• Phía Việt Nam: Thành phần tham dự tiếp xã giao và làm việc chính thức.

• Phía khách: Trưởng đoàn và phu nhân/phu quân (nếu có), thành viên đoàn, đại diện cơ quan ngoại giao, lãnh sự, tổ chức quốc tế (nếu có).

- Chuẩn bị: Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với Văn phòng Tổng cục đặt tiệc chiêu đãi phù hợp theo quy định.

- Nghi thức: Người chủ trì phát biểu chào mừng, nâng cốc chúc mừng. Trưởng đoàn khách phát biểu đáp từ.

- Trang phục: trang phục lịch sự.

2. Biểu diễn nghệ thuật tại buổi chiêu đãi:

Chương trình biểu diễn văn nghệ tại tiệc chiêu đãi cần thể hiện được truyền thống văn hóa dân tộc, bản sắc riêng có của Việt Nam thường xen kẽ độc tấu nhạc cụ dân tộc, các bài hát dân ca theo từng vùng miền của Việt Nam và có thể một số bài hát đặc trưng của nước bạn với thời lượng phù hợp với buổi chiêu đãi.

3. Tham quan và các hoạt động khác:

Việc tổ chức tham quan cho đoàn bạn và các hoạt động bên lề dành cho phu nhân/phu quân (nếu có) trong thời gian thăm Việt Nam phù hợp với yêu cầu, mục đích của chuyến thăm và nguyện vọng của khách với mục đích quảng bá văn hóa, hình ảnh, du lịch Việt Nam.

VI. Hướng dẫn về lễ tân, khánh tiết trong đón tiếp các đoàn khách nước ngoài

1. Trình bày phông và khẩu hiệu

Nếu thứ tự từ trên xuống dưới, nội dung bằng tiếng Việt ở trên, nội dung bằng tiếng nước ngoài ở dưới. Nếu chia hai bên, nội dung bằng tiếng Việt ở bên phải, nội dung bằng tiếng nước ngoài ở bên trái theo hướng đối diện nhìn vào.

Cỡ chữ tiếng Việt và tiếng nước ngoài tương đương nhau. Nếu tiếng Việt và tiếng nước ngoài cùng hệ ngôn ngữ thì viết bằng cùng một phông chữ

Lô gô của phía khách để ở trên bên trái và lô gô của phía chủ nhà ở trên bên phải theo hướng đối diện nhìn vào. Nếu có nhiều lô gô trên phông chữ thì chỉ xác định khách và chủ nhà theo vị trí nêu trên còn các lô gô còn lại sắp xếp ở giữa cho phù hợp.

2. Ngôn ngữ làm việc

Ngôn ngữ làm việc song phương là Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài (là ngôn ngữ phổ thông nước khách thăm hoặc bằng một ngôn ngữ quốc tế thông dụng trên cơ sở thỏa thuận với khách, thường là tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng Nga).

3. Sắp xếp các vị trí trên xe ô tô, chiêu đãi

• Vị trí ưu tiên chỗ ngồi trên ô tô:

Trong cách sắp xếp chỗ ngồi trong ô tô trong lễ tân ngoại giao được thực hiện theo nguyên tắc sau (nhìn theo hướng nhìn của người ngồi trong xe):

- Trưởng đoàn khách ngồi vào chỗ ngồi danh dự bên phải ghế sau xe (chếch với lái xe).

- Vị trí của chủ nhà là ở sau lái xe.

- Cán bộ tháp tùng hay phiên dịch ngồi phía trước cạnh lái xe.

- Trong trường hợp Lãnh đạo Tổng cục Hải quan đi xe riêng, thì xe trưởng đoàn bạn sẽ gồm: Trưởng đoàn bạn, Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế và phiên dịch hoặc hai thành viên đoàn bạn và một đại diện Vụ Hợp tác quốc tế.

• Những điều cần lưu ý:

- Lái xe phải đảm bảo tác phong chuyên nghiệp trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ: trang phục gọn gàng, lịch sự; phải kiểm tra xe trước khi đón/chở khách để đảm bảo sạch sẽ, gọn gàng; sẵn lòng hỗ trợ khách sắp xếp hành lý (nếu có).

- Người lái xe bao giờ cũng phải đỗ xe phía người khách chính ngồi, trước cửa nhà khách, cửa ga... để khách xuống xe là trực diện với chủ nhà đón khách và là người bắt tay chủ nhà trước tiên.

- Người tháp tùng, là người đại diện của chủ nhà đón khách hay người phiên dịch hoặc lái xe, bảo vệ phải nhanh chóng xuống xe để mở cửa cho khách.

- Đối với khách cao cấp, cần bố trí người đứng tại chỗ để mở cửa xe và đóng cửa xe cho khách. Trong trường hợp đón, trả khách tại Trụ sở Tổng cục, bố trí 01 tiêu binh mở cửa xe cho khách.

• Sơ đồ bố trí chỗ ngồi trong xe ô tô:

(trường hợp 3 người)

2	Chủ	Lái xe		Đầu xe
1	Khách	3	(cán bộ tháp tùng/ phiên dịch)

4. Sắp xếp bàn tiệc chiêu đãi

Trên thế giới có nhiều loại bàn tiệc như bàn dài, bàn vuông, bàn tròn, bàn chữ T, bàn chữ U .... Việc chọn kiểu bàn này tùy thuộc vào tính chất cuộc chiêu đãi, số lượng và thành phần thực khách. Trên thực tế, ta thường sắp xếp theo 2 kiểu bàn tiệc phổ biến sau:

a) Bàn dài:

Lãnh đạo Tổng cục (chủ trì bàn tiệc) ngồi giữa dãy bàn, khách chính ngồi đối diện: bên phải Lãnh đạo Tổng cục là lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế, bên trái là phiên dịch, tiếp theo, xếp đại diện các đơn vị theo thứ tự lễ tân. Bên phải trưởng đoàn khách là khách số 1, bên trái trưởng đoàn là phiên dịch, tiếp theo, xếp các thành viên đoàn khách theo thứ tự lễ tân.

• Khi không có văn nghệ:

• Khi có văn nghệ:

b) Bàn tròn:

- Cách thứ nhất: Chủ nhà và trưởng đoàn khách ngồi đối diện; bên phải chủ nhà là khách số 1; bên phải trưởng đoàn khách là lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế. Các vị trí tiếp theo, xếp chủ và khách theo thứ tự lễ tân bên phải rồi bên trái, xen kẽ.

- Cách thứ 2: Chủ chính và khách chính ngồi bên nhau (chủ chính ngồi bên trái, khách chính ngồi bên phải) bên trái là chủ chính là khách số 1; bên phải khách chính là lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế; tiếp theo xếp phía chủ và phía khách theo thứ tự lễ tân, bên phải và bên trái, xen kẽ nhau cho đến hết.

Nếu có biểu diễn văn nghệ, vị trí danh dự là vị trí đối diện với sân khấu và để trống từ 2 đến 4 chỗ trước mặt Lãnh đạo Tổng cục và trưởng đoàn khách. Các bàn khách danh dự phải có biển (VIP) để phân biệt.

Trên các bàn tiệc phải có biển tên và có đánh dấu những trường hợp ăn kiêng (nếu có) và sơ đồ chỗ ngồi (để ở cửa ra vào) để tiện cho việc hướng dẫn vị trí ngồi cho khách.

Khi có văn nghệ

Khi không có văn nghệ

5. Lưu ý khi lựa chọn thực đơn cho các bữa tiệc:

- Với các đoàn theo Đạo Hồi cần phải tuân thủ nghiêm ngặt không phục vụ các món có thịt lợn/bò và các đồ uống có cồn.

- Tại các buổi ăn trưa, không phục vụ đồ uống có cồn.

- Vụ Hợp tác quốc tế trao đổi với đoàn bạn về trường hợp dị ứng với một số loại đồ ăn nào đó.

VII. Xe ô tô phục vụ đoàn

1. Đoàn khách với trưởng đoàn là Lãnh đạo cấp Tổng cục trở lên trở lên:

Bố trí xe riêng (xe 4 chỗ) cho Trưởng đoàn khách và Phu nhân/Phu quân (nếu có), các đoàn viên khác bố trí xe chung nhiều chỗ trong các chương trình hoạt động chung. Trong trường hợp Phu nhân/Phu quân có hoạt động riêng hoặc đoàn viên có hoạt động làm việc riêng tách khỏi đoàn, việc bố trí loại xe cho các hoạt động riêng tùy thuộc vào số lượng người cùng tham gia một cách hợp lý (cho cả khách và chủ nhà tháp tùng).

2. Đoàn khách nước ngoài khác:

Bố trí xe chung cho toàn đoàn, loại xe phù hợp với số lượng đoàn viên.

3. Đối với các sự kiện quốc tế đa phương do Hải quan Việt Nam chủ trì:

Nếu cấp trưởng đoàn là cấp Lãnh đạo Tổng cục trở lên, bố trí xe cho khách như đối với một đoàn khách nước ngoài theo quy định tại phần này khi từng đoàn hoạt động riêng theo thông lệ.

Các hoạt động chung theo chương trình của sự kiện, bố trí xe phù hợp với thông lệ lễ tân của sự kiện, điều kiện thực tế của nơi tổ chức. Tùy theo cách thức tổ chức về lễ tân và chương trình hoạt động, có thể bố trí đội hình xe cho từng đoàn hoặc bố trí xe chung nhiều chỗ riêng cho các Trưởng đoàn khách cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có) và xe chung nhiều chỗ cho đoàn viên của các đoàn hoặc xe chung nhiều chỗ cho toàn bộ đại biểu và các thành viên đoàn.

4. Xe dẫn đường:

Theo quy định các đoàn khách cấp Bộ, Tổng cục đều không được bố trí xe cảnh sát dẫn đường. Tùy vào tình hình thực tế và thông lệ của các sự kiện, Tổng cục sẽ có hướng dẫn đối với từng trường hợp cụ thể.

VIII. Tặng phẩm

Tặng phẩm là sản phẩm đặc trưng của đất nước, địa phương, thể hiện bản sắc văn hóa dân tộc, con người Việt Nam; Cách thức và thời điểm trao tặng phẩm cho khách thực hiện trên cơ sở trao đổi thống nhất với đoàn Bạn.

Tặng phẩm do Cơ quan Hải quan trao tặng thường được gói bằng giấy Hải quan.

B. Đoàn khách quốc tế cấp Cục, Vụ vào làm việc tại Tổng cục Hải quan

I. Hoạt động đón, tiễn

Tổng cục Hải quan bố trí xe đón, tiễn khách tại sân bay, cửa khẩu đường bộ, nhà ga, hoặc cảng biển.

Thành phần đón, tiễn đoàn: chuyên viên Vụ Hợp tác quốc tế, đại diện Chi cục Hải quan cửa khẩu và trong trường hợp cần thiết huy động thêm chuyên viên các Cục/Vụ tương ứng với thành phần đoàn và phù hợp với mục đích, yêu cầu, nội dung chuyến thăm.

II. Tiếp xã giao

Không tổ chức tiếp xã giao đối với các đoàn quốc tế cấp Vụ/Cục vào làm việc với Tổng cục Hải quan. Trong trường hợp đặc biệt, trên cơ sở yêu cầu công việc, Lãnh đạo Tổng cục tiếp xã giao hoặc ủy quyền cho Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế tiếp xã giao đoàn khách.

III. Làm việc

1. Địa điểm: Phòng họp tại trụ sở Tổng cục Hải quan.

2. Chủ trì: Lãnh đạo Tổng cục Hải quan hoặc ủy quyền cho 01 Lãnh đạo Cục/Vụ tùy vào tính chất và mức độ của nội dung làm việc.

3. Thành phần: Lãnh đạo và chuyên viên Vụ Hợp tác quốc tế; đại diện các Cục/Vụ tương ứng với thành phần đoàn và phù hợp với mục đích, yêu cầu, nội dung chuyến thăm.

4. Cách thức: Người Chủ trì chào mừng đoàn khách và giới thiệu thành viên đoàn chủ nhà, thông báo dự kiến chương trình làm việc. Trưởng đoàn khách đáp từ và giới thiệu thành viên đoàn khách. Hai Bên thống nhất chương trình làm việc và bắt đầu làm việc theo chương trình.

IV. Chiêu đãi

Thực hiện như hướng dẫn đối với đoàn khách do Lãnh đạo Tổng cục tiếp nhưng ở mức độ phù hợp. Không bố trí biểu diễn nghệ thuật khi tổ chức chiêu đãi.

C. Tổ chức Hội nghị, Hội thảo đa phương tại Việt Nam.

Đối với những hội nghị lớn như Hội nghị Tổng cục trưởng Hải quan ASEAN, Hội nghị Tổng cục trưởng Hải quan ASEM, Hội nghị Tổng cục trưởng Hải quan các nước nói tiếng Pháp.... Việc tổ chức hội nghị này được thực hiện theo đề án tổ chức hội nghị được xây dựng và phê duyệt với các kế hoạch chi tiết kèm theo đề án về các mảng việc: nội dung, lễ tân, hậu cần, đảm bảo an ninh và công tác truyền thông hội nghị trên cơ sở các quy định hiện hành của pháp luật, và tính chất thông lệ quốc tế cũng như các yêu cầu có liên quan khác và nguồn lực sẵn có.

Đối với các việc tổ chức hội nghị, hội thảo đa phương khác theo nghĩa vụ thành viên của Việt Nam như hội nghị trong khuôn khổ hợp tác hải quan ASEAN, APEC, ASEM, APEC, GMS,... Các vấn đề về lễ tân, đối ngoại hậu cần được thực hiện theo một số nội dung như sau:

I. Công tác chuẩn bị hội nghị, hội thảo (gọi tắt là hội nghị)

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị: Địa điểm tổ chức hội nghị nên được chọn tại các tỉnh, thành phố thuận tiện cho việc đi lại của đại biểu quốc tế cũng như công tác tổ chức đón tiếp của Việt Nam. Việc lựa chọn địa điểm tính đến công tác đảm bảo an toàn và an ninh cho đại biểu dự họp cũng như dễ dàng cho việc thu xếp các hoạt động thăm quan. Địa điểm cần đáp ứng yêu cầu, đề nghị và phù hợp với các nguyên tắc quy định của các tổ chức quốc tế về công tác tổ chức hội nghị.

2. Lựa chọn khách sạn: Lựa chọn khách sạn đáp ứng đủ các yêu cầu tiêu chuẩn quốc tế về phòng họp, phòng thư ký, kinh nghiệm cung cấp dịch vụ và các điều kiện đảm bảo tổ chức hội nghị. Địa điểm khách sạn phải đảm bảo an toàn, an ninh để thuận tiện cho việc đi lại và sử dụng phương tiện công cộng của đại biểu quốc tế.

3. Xây dựng Tài liệu về thông tin chung về hội nghị: Nội dung của tài liệu này bao gồm:

- Tên đầy đủ của hội nghị;

- Tên khách sạn/địa điểm địa chỉ tổ chức hội nghị;

- Thông tin giúp cho đại biểu lựa chọn và đăng ký đặt phòng khách sạn;

- Thông tin về các đầu mối cụ thể để đại biểu liên hệ đăng ký;

- Thông tin về chương trình hoạt động của hội nghị;

- Thông tin về thời gian và cách thức đăng ký đại biểu;

- Thông tin về đón tiễn đại biểu;

- Thông tin về thủ tục hộ chiếu thị thực xuất nhập cảnh;

- Thông tin về phòng thư ký hội nghị;

- Thông tin về đầu mối hỗ trợ chung;

- Thông tin về phương tiện đi lại trong thời gian tổ chức hội nghị;

- Thông tin về trang phục khi tham dự hội nghị;

- Thông tin về chiêu đãi, mời cơm đại biểu;

- Thông tin chung về thời tiết, nhiệt độ trong thời gian tổ chức hội nghị;

- Thông tin về sử dụng internet, wifi tại hội nghị;

- Thông tin về nguồn điện, kiểu ổ cắm điện;

- Thông tin về tỷ giá đồng tiền Việt Nam và đồng Đô La Mỹ;

- Thông tin về một số địa điểm thu hút khách du lịch tại thành phố/tỉnh nơi tổ chức hội nghị.

4. Thiết kế, bố trí phòng họp của hội nghị đa phương

- Thiết kế Phông chữ: Tên hội nghị được viết đầy đủ và được thiết kế cân đối; Phông chữ phải có tên địa điểm và thời gian tổ chức hội nghị. Thiết kế phải đáp ứng yêu cầu khi chụp ảnh tập thể dưới phông chữ hạn chế tối đa việc che mất các chữ thiết kế.

- Thiết kế và in biển tên nước/vùng lãnh thổ đặt bàn theo thông lệ quốc tế và bằng Tiếng Anh hoặc ngôn ngữ chính thức của Hội nghị. Không cần thiết phải tên hiệu nước đầy đủ (trừ một số đặc thù như Lào, hoặc vùng lãnh thổ Đài Loan/Trung Quốc trong khuôn khổ APEC)

- Thiết kế và biển tên đại biểu: Nguyên tắc tối giản không cần nhiều chữ trên biển tên và dễ nhận diện tên của đại biểu. Trường hợp hội nghị yêu cầu phải đảm bảo an ninh thì sẽ được thiết kế bảo mật theo yêu cầu. Không cần phải đưa đầy đủ chức danh, tên cơ quan đại biểu công tác trên biển tên nhưng tên nước cần phải đưa vào một cách chính xác. Trên biển tên có tên hội nghị.

- Thiết kế băng-rôn chào mừng: Băng-rôn treo tại cửa khách sạn (nếu điều kiện cho phép); Phông chữ đứng để trước cửa phòng hội nghị được thiết kế đơn giản với thông tin như phông chữ của hội nghị.

- Thiết kế sơ đồ phòng họp: Hầu hết các hội nghị đa phương được thiết kế theo sơ đồ chữ U hoặc lớp học hoặc các bàn tròn.

+ Thiết kế phòng họp chữ U: Thiết kế chữ U cân đối với phòng họp nhưng đảm bảo nguyên tắc tối thiểu mỗi nước có 2 vị trí chỗ ngồi trên bàn họp chữ U chính thức. Nếu đứng từ dưới nhìn lên sân khấu/Backdrop thì tên nước sẽ sắp xếp thuận theo chiều kim đồng hồ theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Anh. Trên bàn mỗi nước có cờ và biển tên của nước đó (riêng Hội nghị APEC thì không để cờ). Vị trí cuối cùng trên bàn chữ U theo chiều kim đồng hồ (và đối diện với nước đầu tiên) dành cho Ban Thư ký của Tổ chức Quốc tế làm việc và ghi chép. Bàn chủ tọa tối thiểu cho khoảng 3 vị trí ngồi đặt ở phía trên ngay giữa vị trí chữ U (Theo truyền thống của APEC, ASEAN, hoặc trong khuôn khổ khu vực của WCO). Có thể bố trí chữ U kép trong trường hợp số lượng đại biểu đông.

+ Thiết kế phòng họp kiểu lớp học: Khi số lượng nước khoảng từ 50 nước trở lên, thì thiết kế theo sơ đồ kiểu lớp học. Thiết kế cân đối với diện tích phòng họp và sắp xếp vị trí ngồi của các nước từ phải qua trái, cũng lưu ý đến việc sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Anh. (Giống như thiết kế các phiên họp của WCO, WTO)

+ Thiết kế bàn tròn thường cho các hội thảo chuyên đề, và có khả năng phân nhóm thảo luận theo các chủ đề của hội thảo. Lưu ý cân đối đại biểu từ các nước khác nhau theo từng bàn (nếu các thảo luận, trao đổi không mang tính cam kết, đàm phán xây dựng chính sách)

5. Xây dựng kịch bản và phân công công việc trong từng ngày hội nghị:

- Bảng phân công công việc thường được chia thành các giai đoạn: trước, trong và sau Hội nghị; phân công thường chia theo 2 nhóm việc: nhóm lễ tân - hậu cần và nhóm nội dung.

- Xây dựng kịch bản tổng thể cho từng ngày Hội nghị (kịch bản này bao gồm cả công việc về nội dung hội nghị và công tác hậu cần, lễ tân).

6. Công tác đón tiễn đại biểu:

- Việc đón tiễn đại biểu từ sân bay/cửa khẩu về địa điểm tổ chức hội nghị được thực hiện theo quy định và trên cơ sở thông lệ.

- Không thuê phòng để đón tiễn đối với các hội nghị quốc tế cấp Vụ/Cục trở xuống;

II. Tổ chức Hội nghị

Trên cơ sở đề án Tổ chức Hội nghị đã được Tổng cục Hải quan phê duyệt, đơn vị chủ trì (thường là Vụ Hợp tác quốc tế) xây dựng kịch bản và phân công nhiệm vụ cho từng ngày Hội nghị. Việc tổ chức Hội nghị thực hiện theo phân công và kịch bản đã được phê duyệt, có cân nhắc bổ sung nội dung dựa trên yêu cầu thực tế. Cuối mỗi ngày Hội nghị, Ban Tổ chức (bao gồm ban chỉ đạo, nhóm nội dung và nhóm hậu cần) họp rút kinh nghiệm ngày làm việc và rà soát công việc ngày hôm sau.

III. Tham dự Hội nghị

Việc tham dự Hội nghị của đoàn Việt Nam ngoài việc phải hoàn thành công việc với tư cách một thành viên tham dự Hội nghị còn phải thể hiện được vị trí của đoàn chủ nhà trong việc dẫn dắt nội dung hội nghị và đón tiếp các đoàn khách.

IV. Chiêu đãi, tham quan

Việc chiêu đãi và tham quan được bố trí theo thông lệ của sự kiện phù hợp với quy định, trên tinh thần tiết kiệm, không phô trương hình thức, đồng thời đảm bảo giới thiệu được văn hóa truyền thống, danh lam thắng cảnh của đất nước Việt Nam.

V. Các hoạt động bên lề

Căn cứ vào tính chất của từng sự kiện và theo nguyện vọng của khách, tổ chức các hoạt động bên lề phù hợp với quy định.

PHẦN II. ĐÓN TIẾP CÁC ĐOÀN KHÁCH QUỐC TẾ VÀO LÀM VIỆC VỚI CỤC HẢI QUAN CÁC TỈNH, THÀNH PHỐ

Trên thực tế, các đoàn đến thăm và làm việc với Hải quan địa phương thường theo các danh nghĩa sau: (i) đoàn khách cấp Tổng cục/Cấp Cục làm việc với Tổng cục và xuống làm việc với Hải quan các tỉnh thành phố; (ii) các đoàn khách do các Cục Hải quan tỉnh, thành phố chủ trì; (iii) đoàn khách nước ngoài khác (các Đại sứ quán, các Tổ chức quốc tế, ...) đến thăm và làm việc với Hải quan địa phương; Cách thức tiếp đón cụ thể như sau:

A. Đoàn khách do Tổng cục Hải quan chủ trì có chương trình thăm và làm việc với Hải quan các tỉnh, thành phố

I. Đoàn cấp Lãnh đạo Tổng cục:

1. Đón đoàn tại trụ sở Cục:

- Thành phần đón đoàn: Đại diện Lãnh đạo Cục, các đơn vị phòng, ban phù hợp với số lượng khách của đoàn bạn.

- Trang phục, trang trí, đội hình và trình tự đón tiếp thực hiện tương tự Phần I, mục A.II của Sổ tay này.

2. Tiếp xã giao và làm việc:

Nếu đoàn có Lãnh đạo Tổng cục đi cùng, Lãnh đạo Cục cùng các cán bộ của Cục cùng tiếp xã giao đoàn Bạn với người chủ trì là Lãnh đạo Tổng cục. Việc bố trí chỗ ngồi như tại Phần I (A.III) mục tiếp xã giao nêu trên. Nếu Cục có tặng phẩm cho đoàn khách thì sẽ thực hiện sau phần tiếp xã giao.

3. Chiêu đãi: Lãnh đạo Cục chủ trì chiêu đãi đoàn

4. Tham quan: Thực hiện theo chương trình đã được thống nhất với Tổng cục.

Ghi chú: Các hoạt động của đoàn tại Hải quan các tỉnh, thành phố bao gồm cả hoạt động chiêu đãi và tham quan sẽ được Văn phòng Tổng cục bố trí quay phim, chụp ảnh để làm tư liệu và làm album tặng đoàn.

II. Đoàn khách cấp Cục:

Tổng cục Hải quan sẽ có công văn đề nghị các Cục Hải quan các tỉnh, thành phố chuẩn bị đón tiếp và làm việc theo mục đích, yêu cầu và nội dung làm việc của từng đoàn khách. Đơn vị chủ trì đón tiếp tại Tổng cục (Vụ Hợp tác quốc tế) sẽ phối hợp, hướng dẫn các Cục Hải quan các tỉnh, thành phố tiếp đón và làm việc với đoàn khách quốc tế.

B. Đoàn khách do Hải quan các tỉnh, thành phố chủ trì tiếp đón và làm việc

I. Đón, tiễn tại sân bay, cửa khẩu đường bộ, nhà ga, cảng biển

1.) Thành phần: Lãnh đạo và công chức Phòng/Chi cục hải quan được giao là đầu mối tiếp đoàn nơi khách đến và các thành phần khác tùy vào nội dung làm việc (Biên phòng, kiểm dịch..).

2. Trang phục: đồng phục hải quan phù hợp với mùa theo quy định.

3. Cách thức: đón và hỗ trợ đoàn khách làm thủ tục xuất nhập cảnh, lấy hành lý (tham khảo Phần I, mục A.I nêu trên).

II. Lễ đón tại Trụ sở Cục Hải quan tỉnh, thành phố hoặc tại Khách sạn tổ chức sự kiện

1. Chủ trì: Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh, thành phố.

2. Thành phần: Lãnh đạo và công chức Văn phòng Cục, lãnh đạo các Phòng và Chi cục tương ứng với thành phần đoàn và phù hợp với nội dung, mục đích, yêu cầu chuyến thăm. Trong một số trường hợp, Lãnh đạo và công chức Vụ Hợp tác quốc tế sẽ cùng tham dự.

3. Trang phục và trang trí: tương tự Phần I, mục A. II nêu trên.

4. Đội hình đón tiếp: tương tự Phần I, mục A. II nêu trên.

5. Trình tự tiến hành lễ đón:

- Xe của Trưởng đoàn khách vào vị trí đón, cán bộ hướng dẫn ra hiệu cho xe dừng lại, cán bộ tháp tùng mở cửa xe;

- Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh, thành phố đón khách tại nơi đỗ xe;

- Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh, thành phố bắt tay, tặng hoa Trưởng đoàn khách (nếu có), bắt tay các thành viên Đoàn khách và giới thiệu các thành viên tham gia Lễ đón;

- Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh, thành phố dẫn Trưởng đoàn và đoàn khách đi giữa hai hàng tiêu binh (như đối với trường hợp đón khách tại trụ sở Tổng cục)

- Lãnh đạo Văn phòng Cục bắt tay và chào mừng các thành viên đoàn khách và dẫn đoàn đến vị trí chụp ảnh tại sảnh hoặc vị trí phù hợp.

- Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh, thành phố, Trưởng đoàn khách cùng các thành viên chụp ảnh chung. Vị trí đứng chụp ảnh: Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh, thành phố và Trưởng đoàn bạn đứng ở giữa, các thành viên đoàn khách và chủ nhà đứng xen kẽ cho phù hợp.

- Lãnh đạo Văn phòng Cục mời các đại biểu đến Phòng tiếp xã giao hoặc Phòng hội đàm.

III.Tiếp xã giao tại Trụ sở Cục Hải quan tỉnh, thành phố hoặc tại Khách sạn tổ chức sự kiện.

1. Chủ trì: Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh, thành phố.

2. Thành phần: Lãnh đạo và công chức Văn phòng Cục, lãnh đạo các Phòng và Chi cục tương ứng với thành phần đoàn và phù hợp với nội dung, mục đích, yêu cầu chuyến thăm. Trong một số trường hợp, Lãnh đạo và công chức Vụ Hợp tác quốc tế sẽ cùng tham dự.

3. Trang phục và trang trí: tương tự Phần I, mục A. II nêu trên.

4. Công tác chuẩn bị: Văn phòng Cục chủ trì các hoạt động:

- Trang trí phòng tiếp xã giao: bố trí hoa tươi, nước uống.

- Bố trí quay phim, chụp ảnh để làm tư liệu và đưa tin tuyên truyền trên phương tiện báo chí.

- Bố trí nhân viên tiếp tân mặc áo dài phục vụ trong phòng tiếp xã giao.

- Phối hợp với đơn vị chủ trì đón tiếp kiểm tra phòng tiếp xã giao đảm bảo trang trọng, đúng quy định.

5. Cách thức:

- Bố trí chỗ ngồi như tại phòng tiếp xã giao (Phần I, A. III.5)

- Lãnh đạo Cục chào mừng đoàn khách và giới thiệu thành phần đoàn chủ nhà. Trưởng đoàn khách đáp từ và giới thiệu thành phần đoàn khách. Sau đó, 2 bên trao đổi những vấn đề quan tâm.

IV Làm việc chính thức

1. Địa điểm: Phòng họp Trụ sở Cục Hải quan tỉnh, thành phố hoặc tại khách sạn nơi tổ chức sự kiện

2. Chủ trì: Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh, thành phố

3. Thành phần: thành phần tiếp xã giao và các đại diện khác tùy theo nội dung chương trình làm việc.

4. Cách thức: Làm việc chính thức thường diễn ra sau khi tiếp xã giao. Lãnh đạo Cục mời Trưởng đoàn khách và các thành viên sang phòng họp để bắt đầu làm việc. Trong trường hợp Lãnh đạo Cục không trực tiếp chủ trì buổi làm việc thì có thể ủy quyền cho cấp dưới của mình chủ trì. Người chủ trì thống nhất với Trưởng đoàn khách chương trình làm việc và bắt đầu làm việc theo chương trình.

Đối với những Cục Hải quan không có phòng tiếp khách quốc tế thì có thể tổ chức kết hợp tiếp xã giao và làm việc chính thức trong cùng phòng họp.

Cách thức bố trí chỗ ngồi và trang trí phòng tiếp xã giao và phòng làm việc chính thức được thực hiện theo nguyên tắc tương tự nêu tại Phần I nêu trên.

Ký biên bản làm việc: Nội dung trao đổi tại buổi làm việc chính thức của phía Việt Nam cần được chuẩn bị và xin ý kiến Tổng cục qua Vụ Hợp tác quốc tế trong đó có dự thảo biên bản làm việc. Sau khi thống nhất với đoàn bạn về nội dung hai Bên tiến hành ký kết biên bản làm việc theo như cách thức ký nêu tại Phần I (A.IV.8) nêu trên.

V. Chiêu đãi, tham quan

1. Chiêu đãi:

a) Chủ trì: Lãnh đạo Cục hoặc ủy quyền cho cấp dưới;

b) Thành phần:

- Phía Việt Nam: Thành phần tham dự Tiếp xã giao và làm việc chính thức.

- Phía khách: Trưởng đoàn và thành viên đoàn, đại diện sở ngoại vụ (nếu có nội dung làm việc liên quan).

c) Nghi thức: Chủ trì phát biểu chào mừng, chúc rượu. Trưởng đoàn khách phát biểu đáp từ.

2. Tham quan và các hoạt động khác:

Việc tổ chức tham quan và các hoạt động khác cho khách trong thời gian thăm Việt Nam phù hợp với yêu cầu, mục đích của chuyến thăm và nguyện vọng của khách, quảng bá văn hóa Việt Nam.

VI. Những đoàn khách quốc tế vào làm việc với nhiều Cục Hải quan tỉnh, thành phố:

Đối với những Đoàn khách quốc tế vào làm việc với nhiều Cục Hải quan tỉnh, thành phố, thì căn cứ mục đích, yêu cầu, nội dung của chuyến thăm, Lãnh đạo Tổng cục Hải quan sẽ giao một Cục Hải quan tỉnh, thành phố là đơn vị chủ trì đón tiếp đoàn, các Cục Hải quan tỉnh, thành phố còn lại phối hợp thực hiện. Đơn vị được giao chủ trì sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị và thực hiện việc đón, tiễn, làm việc với đoàn khách quốc tế. Đơn vị chủ trì sẽ có phân công công việc thực lễ tân đối ngoại cho các Cục Hải quan tỉnh, thành phố phối hợp.Trong trường hợp cần thiết, Vụ Hợp tác quốc tế sẽ có hướng dẫn cụ thể.

PHẦN III: LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI TRONG TỔ CHỨC ĐOÀN TỔNG CỤC HẢI QUAN ĐI THĂM VÀ LÀM VIỆC, DỰ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO Ở NƯỚC NGOÀI (ĐOÀN RA)

I. Đoàn cấp Lãnh đạo Tổng cục

1. Công tác chuẩn bị cho đoàn

a) Thống nhất nội dung với đối tác:

Trước khi trình đoàn ra, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì trao đổi với phía đối tác (thông qua thư, điện thoại, email, fax...) để thống nhất được các thông tin chính thức liên quan đến Đoàn như sau:

- Thời gian (lịch bay...);

- Địa điểm làm việc;

- Thành phần Đoàn;

- Nội dung làm việc dự kiến;

- Chương trình làm việc dự kiến;

b) Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt chủ trương đoàn ra:

Khi có đủ thông tin cần thiết, Vụ Hợp tác quốc tế xây dựng Tờ trình Tổng cục với nội dung cơ bản sau:

- Tên đoàn ra, mục đích, tính chất của đoàn ra;

- Nội dung làm việc chủ yếu;

- Thành phần đoàn ra (Cấp trưởng đoàn);

- Nguồn tài chính chi trả đoàn ra;

- Tặng phẩm;

Sau khi được Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt, Vụ Hợp tác quốc tế gửi hồ sơ để Vụ Tổ chức cán bộ trình Bộ Tài chính phê duyệt, ký quyết định cử Lãnh đạo Tổng cục đi công tác theo thẩm quyền.

c) Xây dựng hồ sơ đoàn ra:

Sau khi được phê duyệt, Vụ Hợp tác quốc tế căn cứ vào nội dung làm việc phối hợp với đơn vị nghiệp vụ xây dựng Hồ sơ đoàn ra bao gồm:

- Chương trình Hoạt động tổng thể của Đoàn (Giúp LĐTC nắm được toàn bộ chương trình hoạt động của đoàn tại nước ngoài);

- Chương trình nghị sự hội đàm;

- Nội dung dự kiến tiếp xã giao (nếu có tiếp xã giao);

- Tài liệu tổng hợp nội dung làm việc;

- Danh sách đoàn và dự kiến các đơn vị, cá nhân sẽ tiếp đoàn mình (để bố trí tặng phẩm)

- Tiểu sử tóm tắt lãnh đạo phía Bạn;

- Thông tin tổng thể về đối tác làm việc: tình hình hợp tác của đối tác với Việt Nam, tình hình hợp tác hải quan song phương, thông tin cơ bản về nước đối tác cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của đối tác, các mốc chính trong hoạt động hợp tác hải quan song phương,...

- Kim ngạch XNK trong 3 năm trở lại đây và phân tích xu hướng mậu dịch;

- Biên bản làm việc (đối với sự kiện song phương), Phương án tham dự Hội nghị (đối với sự kiện đa phương) và phương án đàm phán (đối với đoàn đàm phán).

- Tài liệu chuẩn bị của các đơn vị nghiệp vụ về các nội dung làm việc.

- Tài liệu chuẩn bị của phía đối tác (nếu nhận được trước);

- Biên tập thành sổ tay của chuyến công tác;

d) Công tác hậu cần tài chính

- Căn cứ Quyết định đoàn ra, Vụ Hợp tác quốc tế hướng dẫn thành viên đoàn tạm ứng công tác phí tại Văn phòng;

- Căn cứ số lượng các đầu mối làm việc, Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với Văn phòng Tổng cục thu xếp tặng phẩm theo quy định hiện hành và trên cơ sở phê duyệt của Lãnh đạo Tổng cục.

- Căn cứ quyết định đoàn ra, Vụ Hợp tác quốc tế sẽ phối hợp với đoàn công tác đặt vé máy bay cho Đoàn theo quy định

- Vụ Hợp tác quốc tế liên hệ, đặt phòng khách sạn, phương tiện đi lại và phiên dịch cho đoàn.

e) Biên, phiên dịch:

Căn cứ vào tính chất của chuyến công tác, Vụ Hợp tác quốc tế sẽ trình Lãnh đạo Tổng cục về ngôn ngữ sử dụng trong chuyến công tác. Vụ Hợp tác quốc tế đề xuất cử cán bộ của đơn vị làm phiên dịch hoặc thuê phiên dịch theo quy định.

f) Tổ chức họp đoàn trước khi đi công tác (nếu cần thiết)

2. Đón, tiễn tại sân bay, cửa khẩu quốc tế

Việc tiễn và đón Lãnh đạo Tổng cục tại Sân bay quốc tế, và các cửa khẩu quốc tế tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác được triển khai như sau:

a. Thành phần:

- Đối với đoàn do Tổng cục trưởng dẫn đầu, thành phần đón và tiễn gồm đại diện lãnh đạo Văn phòng Tổng cục, đại diện Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh, thành phố và lãnh đạo Chi cục Hải quan sân bay quốc tế nơi đoàn xuất cảnh.

- Đối với đoàn do các Phó Tổng cục trưởng dẫn đầu, thành phần tiễn và đón là đại diện Văn phòng Tổng cục và Chi cục Hải quan cửa khẩu quốc tế.

b. Cách thức:

- Vụ Hợp tác quốc tế thông báo bằng văn bản cho Cục Hải quan tỉnh, thành phố nơi xuất cảnh và nhập cảnh về thành phần đoàn, lịch trình bay của đoàn để các Cục Hải quan liên quan chỉ đạo phối hợp.

- Chi cục Hải quan cửa khẩu bố trí hỗ trợ đoàn thủ tục xuất cảnh, nhập cảnh; lấy thẻ lên tàu; phòng chờ tại sân bay; thủ tục gửi, lấy hành lý,...

II. Các đoàn ra khác của Tổng cục và các Cục Hải quan các tỉnh, thành phố

1. Công tác chuẩn bị

a, Đối với cá nhân tham gia đoàn công tác

Từng cá nhân tham gia Đoàn công tác nước ngoài cần ý thức về việc tạo hình ảnh đẹp của Cán bộ Hải quan Việt Nam trong mắt bạn bè quốc tế, cụ thể:

- Tìm hiểu thông tin về văn hóa, thông lệ, cách ứng xử, những điều cấm kỵ nơi nước đến.

- Chuẩn bị chu đáo các nội dung liên quan đến chương trình làm việc và có báo cáo kết quả công tác (kèm các tài liệu cuộc họp) theo quy định.

- Chuẩn bị trang phục phù hợp với nội dung các hoạt động của đoàn công tác (Hội đàm, chiêu đãi, tham quan)

b) Đối với Đoàn công tác gồm nhiều hơn hai thành viên:

- Trước khi khởi hành, Trưởng đoàn cần họp đoàn để phổ biến thông tin và phân công nhiệm vụ đối với từng thành viên.

- Trưởng đoàn có thể phân công một thành viên trong đoàn phụ trách các công việc về lễ tân, hậu cần cho đoàn.

- Cá nhân được giao phụ trách công việc lễ tân, hậu cần cho đoàn có thể tham khảo các nội dung cần chuẩn bị cho đoàn ở Mục I.1 của Phần này.

- Xây dựng phương án/kế hoạch tham dự Hội nghị và có báo cáo kết quả công tác (kèm các tài liệu cuộc họp) trong vòng 15 ngày khi kết thúc hội thảo.

2. Hoạt động đón, tiễn

Đối với các đoàn công tác nước ngoài không có sự tham dự của Lãnh đạo Tổng cục, không tổ chức hoạt động đón, tiễn.

PHẦN IV: MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG LỄ TÂN, ĐỐI NGOẠI KHÁC

I. Những dịp kỷ niệm, hoạt động hợp tác quốc tế do Tổng cục Hải quan tổ chức, mời đại diện nước ngoài tham dự

Công tác Lễ tân đối ngoại của những dịp kỷ niệm, hoạt động hợp tác quốc tế do Tổng cục Hải quan tổ chức được thực hiện theo quy định về lễ tân đối ngoại Nhà nước. Vụ Hợp tác quốc tế, căn cứ quy định hiện hành, trình Lãnh đạo Tổng cục việc tổ chức thực hiện cụ thể.

II. Dự chiêu đãi quốc khánh của nước ngoài, ngày thiết lập quan hệ ngoại giao theo lời mời của Cơ quan Đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam.

Tổng cục Hải quan quyết định tham dự phù hợp với quan hệ giữa hai nước, quan hệ của Hải quan Việt Nam với Cơ quan đại diện/Tổ chức quốc tế và điều kiện cụ thể của ngành.

Nếu cử đoàn tham dự, một Lãnh đạo Tổng cục tham dự hoặc ủy quyền cho Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế tham dự. Đoàn Tổng cục Hải quan có lẵng hoa chúc mừng Cơ quan đại diện ngoại giao/Tổ chức quốc tế tại Việt Nam và có lời chúc rượu (nếu được chủ tiệc yêu cầu).

Nếu không cử đại diện tham dự, Tổng cục Hải quan có thư chúc mừng gửi người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức quốc tế.

III. Chúc mừng nhân dịp năm mới và tết nguyên đán:

Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với Văn phòng Tổng cục chuẩn bị thiếp chúc mừng của Tổng cục Hải quan nhân dịp năm mới và Tết nguyên đán để gửi đến Hải quan các nước, các Tổ chức quốc tế, các Đại sứ quán của các nước tại Việt Nam có quan hệ song phương với Hải quan Việt Nam vào đầu tháng 12 hàng năm.

PHỤ LỤC: Lễ tân ngoại giao thực hành

1. Trang phục:

Các loại trang phục thường gặp: (Thường được sử dụng trong các hoạt động ngoại giao khi tham dự các Hội nghị quốc tế)

- Trang phục lịch sự (business attire):

Đây là trang phục thông dụng nhất đối với hầu hết các cuộc tham dự hội nghị. Với nam giới, đó là bộ complê vest tông hoặc áo vest sẫm màu, màu xanh, ghi sẫm hoặc đen, đi kèm với áo sơmi trắng hoặc sáng màu và cà vạt. Đối với nữ giới, trang phục là vest tông hoặc váy ngang gối.

- Trang phục thoải mái, lịch sự (smart casual):

Là trang phục thường sử dụng khi tham dự các hoạt động như chiêu đãi hoặc các cuộc họp không chính thức. Với nam giới, quần tây và áo sơ mi (không cà vạt). Đối với nữ giới có thể sử dụng trang phục truyền thông (áo dài), váy hoặc quần áo phù hợp trong các buổi tham dự chiêu đãi.

- Trang phục thoải mái (casual):

Là trang phục thường được sử dụng khi tham gia các hoạt động ngoài trời như tham quan hoặc đi xem biểu diễn nghệ thuật. Cá nhân có thể tùy chọn áo phông, quần bò và giầy thể thao, hoặc giầy bệt để phù hợp với các hoạt động đi bộ hoặc leo núi.

2. Các nguyên tắc thường được dùng trong lễ tân ngoại giao:

(Áp dụng trong các buổi lễ trang trọng như dạ hội, chiêu đãi, buổi trao tặng đoàn Việt Nam chỉ đeo huân, huy chương quốc gia và huân, huy cách sử dụng danh thiếp)

2.1 Chào hỏi

- Cách chào

P Nam chào nữ trước;

P Người có chức vụ thấp chào người có chức vụ cao trước;

P Người ít tuổi chào người lớn tuổi hơn;

P Người được chào có nghĩa vụ trả lời.

- Tư thế chào

P Nam đứng lên chào, nữ được phép ngồi chào;

P Khi chào nam bỏ mũ, nữ được phép đội mũ nón;

P Không nhai kẹo, ăn uống, ngậm thuốc lá khi chào;

P Không đút tay vào túi quần khi chào;

P Tư thế hơi cúi đầu, mắt nhìn người cần chào;

P Thái độ vui vẻ, kính trọng, lễ độ, lịch thiệp.

2.2 Bắt tay

- Mục đích

P Để chào khi gặp hoặc tạm biệt;

P Để bày tỏ thái độ kính trọng, thân tình hay lạnh nhạt, xã giao.

- Cách bắt tay

P Bàn tay phải siết chặt bàn tay phải người kia;

P Không dùng tay trái để bắt tay;

P Không dùng tay chụp bổ vào nhau;

P Không siết quá chặt khi bắt tay phụ nữ;

P Không nắm tay hờ hững tỏ vẻ lạnh nhạt;

P Không nắm tay lâu hoặc rung lắc mạnh, lâu;

P Nam đứng dậy để bắt tay, nữ có thể ngồi;

P Phụ nữ, người có chức vụ cao, người cao tuổi đưa tay ra trước bạn mới được bắt;

P Không đút tay vào túi quần trong khi tay kia bắt tay;

P Không vừa ăn uống, nhai kẹo vừa bắt tay;

P Thái độ niềm nở, vui vẻ, lịch thiệp;

P Đầu hơi cúi, mắt nhìn vào người đó;

P Không bắt tay chéo nhau;

P Không dùng 2 tay bắt tay 2 người cùng lúc;

P Khi bắt tay nam bỏ găng tay, nữ không cần;

P Không đứng trên bậc thang bắt tay người ở dưới;

P Không đứng trong ngưỡng cửa bắt tay người ngoài cửa;

P Chủ nhà chủ động bắt tay khách;

P Khi chủ nhà ít tuổi, khách lớn tuổi hoặc chức vụ cao thì cả hai người bắt tay đồng thời.

P Khi gặp đôi vợ chồng thì bắt tay vợ trước;

P Nếu không quen biết nhau mà chưa giới thiệu thì chưa bắt tay.

Chú ý:

- Tại một số nước như Thái Lan, Lào, Campuchia, Miến Điện không bắt tay mà chắp hai tay trước ngực, đầu hơi cúi và nói câu chào;

- Tại các nước Hồi giáo không bắt tay phụ nữ và trẻ em gái.

2.3. Cách ôm hôn

P Ôm hôn vào má hoặc hôn tay là một cách chào;

P Chỉ ôm hôn má hoặc hôn tay phụ nữ khi đã quen biết hoặc thân quen với nhau;

P Người Pháp: Hôn 4 lần, lần lượt vào 2 bên má;

P Người Nga, Bỉ, Thụy sĩ hôn 3 lần vào 2 má;

P Người Hungary, Bungary, Ba Lan, Hy Lạp hôn má 1 lần;

P Người Mỹ-la-tinh vừa hôn má vừa vỗ lưng;

P Nếu khách thân quen tiến gần tới, dang tay tỏ ý muốn ôm hôn thì bạn mới nên ôm hôn.

2.4. Cách giới thiệu và tự giới thiệu

- Mục đích: Để làm quen hoặc thiết lập quan hệ;

- Cách giới thiệu:

P Thông thường: Giới thiệu họ tên rồi đến chức vụ

P Chỉ giới thiệu họ tên, chức vụ mà không giới thiệu rườm rà như khai lý lịch;

P Khi được giới thiệu cần đứng dậy cúi chào;

P Thái độ của người được giới thiệu cần lịch sự, vui vẻ, tươi cười, thân thiện, mắt nhìn vào người kia;

P Sau khi được giới thiệu 2 bên làm quen, bắt tay, mỉm cười chào và nói: “Rất hân hạnh được làm quen với anh (chị)”;

P Nữ có thể ngồi khi giới thiệu trừ trường hợp người kia cao tuổi, tu hành hoặc chức vụ cao thì nữ cũng cần đứng dậy;

- Đối tượng giới thiệu:

P Giới thiệu nam cho nữ, người ít tuổi cho người cao tuổi, người có chức vụ thấp cho người có chức vụ cao, anh em thân quyến cho khách lạ, bạn bè cho cha mẹ;

P Nếu hai người cùng tuổi, cùng chức vụ, cùng là nam hoặc cùng là nữ thì giới thiệu người đến sau cho người đến trước;

P Nếu người ít tuổi có chức vụ cao, người cao tuổi có chức vụ thấp thì áp dụng nguyên tắc “kính lão đắc thọ”.

- Tự giới thiệu:

- Tiến gần đến người muốn làm quen, chào hỏi hoặc bắt tay rồi nói: “xin tự giới thiệu: Tôi là Nguyễn Văn A - Trưởng phòng, Cục B. Rất hân hạnh được làm quen với anh (chị)”, sau đó có thể trao đổi danh thiếp.

2.5 Cách nói chuyện, xưng hô

- Cách nói chuyện

P Thái độ khi nói chuyện: Vui vẻ, hòa nhã, niềm nở, không thô tục, suồng sã, chân tình, lễ phép, lịch sự;

P Giọng nói: Không quá to, quá nhỏ, quá nhanh, quá chậm

- Yêu cầu:

P Nơi đông người không nói tiếng lóng, tiếng nước ngoài, thì thầm to nhỏ với người khác;

P Không nói câu chuyện chỉ có hai hoặc vài người biết và hiểu với nhau;

P Không vừa nói, vừa nhìn chằm chằm hoặc chỉ trỏ người khác; không bình luận người khác khi vắng;

P Không châm chọc, kê kích, nói xấu, bình luận về bệnh tật, tuổi tác, đời tư, khiếm khuyết của người khác;

P Không nổi khùng, cáu giận khi nói chuyện;

P Không ngắt lời người khác, nói đế, nói leo;

P Cần chăm chú lắng nghe, không tỏ ý sốt ruột, cần dùng cử chỉ phi ngôn ngữ tỏ ý tán đồng;

P Không nói thô tục, chửi thề, chửi đổng, nói trống không, nói cộc lốc;

P Không hỏi tuổi phụ nữ nước ngoài;

P Không hỏi về đời tư, thu nhập, chuyện riêng tư;

P Cần thường xuyên nói từ cảm ơn, xin lỗi đúng lúc.

P Không nói to, cười hô hố ở nơi công cộng;

- Xưng hô trong hoạt động đối ngoại

Gọi đúng tên một quốc gia, tên một tổ chức, tên một cá nhân cùng với chức vụ cần được gọi đúng và đầy đủ, chuẩn xác. Ví dụ: Ngài Nguyễn Văn A, Đại sứ Đặc mệnh toàn quyền nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Còn trong giao tiếp trực tiếp, những cuộc tiếp xúc không chính thức, đặc biệt là những người ngang cấp, có xu hướng gọi nhau ngắn gọn và xưng hô với nhau một cách thân mật. Ví dụ: Ngài Nguyễn Văn A, Đại sứ Việt Nam.

Một quốc gia, một tổ chức có tên gọi chính thức đầy đủ của quốc gia hay tổ chức đó. Đối với quốc gia tên gọi chính thức đầy đủ chính là quốc hiệu của quốc gia. Chính vì vậy trong quan hệ quốc tế, khi gọi tên một quốc gia, một tổ chức cần chính xác.

Mỗi dân tộc có truyền thống trong cách gọi tên riêng một người, có nước yêu cầu gọi tên đầy đủ kể cả họ, tên và cả tên đệm hoặc cả tên thánh, có dân tộc khi gọi tắt và thân mật thì gọi bằng họ, cũng có nước trong trường hợp gọi tắt và thân mật thì gọi bằng tên, cũng có nước bên cạnh tên khai sinh còn có tên gọi thân mật hoặc bí danh thường dùng. Việc gọi tên một người tưởng chừng đơn giản, nhưng trong giao tiếp đối ngoại lại là việc đòi hỏi rất cẩn trọng. Một mặt yêu cầu phải phát âm đúng, mặt khác tùy hoàn cảnh giao tiếp, tùy mối quan hệ cá nhân mà cách gọi tên có khác nhau. Việc gọi tên một cá nhân không đúng có thể gây ra những hiểu nhầm đáng tiếc, nhẹ thì có thể bị coi là thiếu lịch sự, nặng thì có thể bị coi là trịnh thượng hay lỗ mãng.

Trong giao tiếp quốc tế, khi xưng hô cũng rất cần lưu ý đến chức vụ của cá nhân. Mỗi quốc gia, mỗi tổ chức có hệ thống tổ chức điều hành không hoàn toàn giống với một quốc gia hay một tổ chức khác. Ngay cả khi giữa các quốc gia hay tổ chức có các chức vụ tương đương với nhau, nhưng cách gọi tên lại không hoàn toàn giống nhau.

2.6. Cách sử dụng danh thiếp

- Cách đưa danh thiếp

Khi trao danh thiếp cho đối tác tốt nhất nên dùng tay trái, mặt chính của danh thiếp nên hướng lên phía trên, hướng đặt danh thiếp nên để phần họ tên thuận theo hướng nhìn của người nhận, giúp họ dễ dàng đọc được tên trên danh thiếp.

Khi đưa danh thiếp cho người đối diện, bạn nên mỉm cười, ánh mắt nhìn tập trung vào họ, nên dùng ngón tay cái kết hợp với ngón tay trỏ cầm góc trên của danh thiếp, và trao danh thiếp cho người đối diện.

Nếu bạn đang ở tư thế ngồi thì bạn nên đứng dậy để đưa danh thiếp hoặc hơi cúi người về phía trước khi đưa, khi trao danh thiếp nên nói vài câu như: “Tôi là X, đây là danh thiếp của tôi” hoặc giả dụ: “xin gửi ngài danh thiếp của tôi”.

Khi trao danh thiếp bạn nên chú ý: Người có chức vụ thấp hơn nên trao danh thiếp cho người có chức vụ cao hơn trước; người nam nên trao danh thiếp ra trước cho người nữ. Khi bạn tiếp xúc một lúc với nhiều người, bạn nên trao danh thiếp cho người có chức vụ cao nhất và người nhiều tuổi nhất. Nếu trong trường hợp bạn không thể phân biệt được tuổi tác và chức vụ của họ thì bạn nên trao danh thiếp cho những người ở phía bên trái bạn.

- Tiếp nhận danh thiếp

Phải tỏ ra lễ độ trước khi tiếp nhận danh thiếp. Nguyên tắc cơ bản là: đứng lên để nhận danh thiếp và mỉm cười, cung kính dùng hai tay nhận nâng sau khi nhận phải gật đầu cảm ơn.

Sau khi nhận được danh thiếp của đối tác, phải chăm chú đọc 1 lần, không được vô ý nhét luôn vào túi. Càng không được tùy tiện để bừa bãi, không nên ghi chú vào danh thiếp, hoặc viết chữ vào danh thiếp.

Cùng lúc trao danh thiếp vài ba người, lại là mới gặp nhau lần đầu, phải lần lượt theo thứ tự chỗ ngồi đặt lên bàn phía trước mặt. Khi cùng khách hàng trao đổi, vừa bàn bạc, vừa ghi nhớ tên họ, dáng vẻ của đối tác và chỉ cất danh thiếp đi khi thấy thuận tiện.

Không được để đồ vật khác đè lên trên danh thiếp, đây là điều quan trọng nhất.

Nghi thức, nguyên tắc ăn uống trong ngoại giao: tiệc đứng, tiệc ngồi

Trong đối ngoại, chiêu đãi là hoạt động cần thiết và khó có thể thiếu. Tiệc đối ngoại không những thể hiện tính văn hóa mà còn mang tính chất chính trị. Tổ chức một bữa tiệc chiêu đãi khách là một dịp bày tỏ sự trọng thị, mến khách, bên cạnh đó còn nhằm tăng cường mối quan hệ và giới thiệu văn hóa ẩm thực. Đồng thời, người tham gia bữa tiệc bên cạnh các mục tiêu chính trị còn thể hiện văn hóa của nước mình. Đi dự chiêu đãi cũng là đi dự một hoạt động đối ngoại.

2.7. Tiệc đứng trong ngoại giao

Tiệc đứng trong ngoại giao bao gồm các hình thức chủ yếu sau:

• Tiệc cocktail

• Tiệc rượu vang/ sâm panh

• Buffet dinner

(trong đó buffet dinner là hình thức long trọng nhất)

Tiệc đứng trong ngoại giao có các đặc điểm cơ bản sau:

Không sắp xếp chỗ ngồi. Trong buổi tiệc, khách đến bàn gắp thức ăn và đứng hoặc di chuyển trong phòng trong lúc ăn. Tuy nhiên nếu cần có thể sắp xếp một bàn VIP dành cho chủ tiệc và khách chính, đặt ở phía bên tay phải của phòng. Trong phòng tiệc cũng có thể sắp xếp 1 số bàn tròn để khách để thức ăn và đứng nói chuyện xung quanh.

2.8. Cách ăn tiệc:

Một số nguyên tắc chung:

• Trước buổi tiệc:

P Tìm hiểu chủ tiệc là ai, cấp nào, mục đích của buổi chiêu đãi, thành phần dự tiệc

P Thông báo/ xác nhận với chủ tiệc về việc tham dự tiệc

P Lựa chọn trang phục phù hợp với chủ đề buổi tiệc

P Đến đúng giờ theo giấy mời.

• Trong bữa tiệc

P Trước khi vào phòng tiệc nên quan sát để nhận biết chỗ ngồi của mình (các buổi tiệc chiêu đãi quan trọng sẽ có sơ đồ xếp bàn tiệc)

P Khi ngồi xuống ghế thì lấy khăn ăn trải trên hai đùi, không cài khăn lên cổ áo hay thắt lưng. Chỉ dùng khăn ăn để chấm thức ăn ở miệng chứ không dùng lau mặt.

P Tư thế ngồi: thẳng lưng và chỉ cúi đầu khi ăn, không để cùi tay lên trên bàn.

P Khi bắt đầu ăn, chờ cho chủ và khách chính lấy thức ăn rồi mới lấy cho mình.

P Không ăn uống khi chủ và khách phát biểu

P Lấy thức ăn vừa phải, ăn hết mới lấy tiếp

P Cầm muỗng, dao bằng tay thuận. Dùng dao để cắt nhỏ thức ăn, không dùng để đưa thức ăn vào miệng.

P Muốn nói chuyện khi ăn, nên gác dao nĩa lên mép đĩa lớn. Không cầm nĩa dao trong tay và ra điệu bộ khi nói chuyện

P Khi đã dùng xong món, đặt dao nĩa theo hướng 6 giờ (dọc theo đĩa) để ra hiệu cho phục vụ dọn đồ ăn

P Đối với tiệc đứng (buffet), lấy thức ăn xong nên rời ngay khỏi bàn, nhường chỗ cho người khác vào lấy thức ăn.

P Khi có việc cần phải về sớm, nên gặp chủ nhà giải thích để được thông cảm.

• Sau bữa tiệc:

P Cần tạm biệt chủ tiệc trước khi rời đi

P Sau bữa tiệc, có thể gửi thiệp, email hoặc tin nhắn để cám ơn chủ tiệc

2.9. Nghi thức trao tặng phẩm

Tặng quà là một thông lệ trong tất cả các nền văn minh và ở mọi thời đại. Quà tặng là thông điệp cuối cùng mà khách sẽ mang về đất nước họ, ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công trong mọi hoạt động.

Thành công của việc tặng quà là phải có sự lựa chọn quà tặng phù hợp với từng đoàn khách, phải xác định được cách thức trao quà, thời điểm thuận lợi trao quà để người khách khi nhận quà tỏ thái độ trân trọng và hài lòng.

Thông thường có hai cách tặng quà: tặng trực tiếp và tặng qua đường lễ tân:

+ Tặng trực tiếp: áp dụng đối với trưởng đoàn và các thành viên của đoàn (trong trường hợp thành phần đoàn ít, dưới 10 người, có quan hệ mật thiết). Tặng cho toàn đoàn ngay tại buổi tiếp hoặc bữa chiêu đãi.

+ Tặng qua đường lễ tân: đối với các đoàn khác. Trong trường hợp này, chỉ tặng cho Trưởng đoàn tại buổi tiếp còn quà của các thành viên khác sẽ được chuyển đến lễ tân khách sạn nơi đoàn ở hoặc chuyển cho 1 đại diện thành viên của đoàn sau buổi tiếp nhờ gửi đến các cá nhân liên quan.

Quà trao tay thì không cần có danh thiếp người tặng. Nếu gửi qua người khác thì nên có phong bì đề tên người nhận, bên trong phong bì có danh thiếp người gửi. Nếu quà trao tận tay thì nên mở bọc quà ngay trước mặt người tặng và nói một câu xã giao đại loại: “Món quà quý và đẹp quá! Tôi rất thích. Xin cảm ơn nhiều”. Trong trường hợp này, người nhận quà nên có quà trao lại. Vì vậy, cần có thông tin trước về thời điểm và cách thức tặng quà.

---