QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH KẾ HOẠCH SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH HÀ TĨNH GIAI ĐOẠN 2018 – 2020

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Luật Ngân sách nhà nước ngày 25/6/2015;

Căn cứ các Nghị định của Chính phủ: Số 102/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009 về quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước; số 163/2016/NĐ-CP ngày 21/12/2016 quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật Ngân sách nhà nước;

Căn cứ các Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ: Số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; số 35/CT- TTg ngày 07/9/2017 về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước;

Xét đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số 246/TTr-SNV ngày 20/11/2017,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2018 - 2020.

Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ban hành.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tài chính và các cơ quan liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KẾ HOẠCH

SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH HÀ TĨNH GIAI ĐOẠN 2018 - 2020
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3567/QĐ-UBND ngày 01/12/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh)

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh từng bước thực hiện đồng bộ hóa chuyên môn, nghiệp vụ trên lĩnh vực lưu trữ theo hướng hiện đại; nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả và năng lực phục vụ tốt cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh, cung cấp thông tin đến với công chúng.

- Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác sử dụng.

- Chuyển đổi dần việc khai thác tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thác dưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.

- Nâng cao việc tiếp cận và chia sẻ nhiều hơn các thông tin về hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

- Tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử và cung cấp tốt nhất cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của Luật Lưu trữ.

2. Yêu cầu

- Việc số hóa tài liệu phải đúng quy trình, tiến độ thực hiện, các quy định của pháp luật và đảm bảo tiết kiệm.

- Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng, có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.

- Tài liệu đưa ra số hóa phải tuyệt đối an toàn, không làm thay đổi trật tự các tài liệu trong hồ sơ.

II. NỘI DUNG KẾ HOẠCH

1. Khối lượng

- Tiến hành số hóa 474.306 trang văn bản A4 của các Phông: UBND tỉnh; UBND huyện Nghi Xuân; HĐND huyện Nghi Xuân; UBND huyện Hương Sơn; HĐND huyện Hương Sơn; UBND huyện Đức Thọ. Đây là những tài liệu có giá trị vĩnh viễn đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh có tần suất khai thác thường xuyên; một số phông đã bị xuống cấp có nguy cơ hư hỏng, nhiều tài liệu được sản sinh với chất liệu giấy, mực in kém chất lượng và kỹ thuật in ấn lạc hậu, có thời gian dài bảo quản trong điều kiện không đảm bảo quy chuẩn về môi trường, nhiệt độ, độ ẩm đã bị hư hỏng nghiêm trọng. Đặc biệt là những tài liệu hình thành trên chất liệu giấy Pơluya (pelure) với kỹ thuật in roneo có tốc độ tự lão hóa nhanh, đang trong tình trạng dòn mủn, dễ gãy, dính kết và mờ chữ, đứng trước nguy cơ bị mất đi vĩnh viễn mà không thể thay thế.

2. Lộ trình thực hiện

Thời gian thực hiện Kế hoạch: Từ năm 2018 đến năm 2020.

Quy mô, số lượng, tiến độ cụ thể được quy định tại Phụ lục kèm theo Kế hoạch này.

3. Dự toán kinh phí thực hiện

- Căn cứ lập dự toán: Áp dụng theo Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước.

- Tổng kinh phí thực hiện: 2.253.430.000 đồng.

(Hai tỷ, hai trăm năm mươi ba triệu, bốn trăm ba mươi nghìn đồng)

4. Nguồn kinh phí thực hiện: Do ngân sách nhà nước cấp.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm để đảm bảo triển khai thực hiện Kế hoạch.

2. Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh)

- Hàng năm phối hợp với các cơ quan liên quan tổng hợp, lập dự toán, gửi Sở Tài chính thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định.

- Thành lập Tổ Kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử; định kỳ hàng năm, báo cáo UBND tỉnh tiến độ thực hiện theo lộ trình Kế hoạch được phê duyệt, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.

- Phối hợp với Sở Tài chính lập dự toán điều chỉnh khi có sự thay đổi, biến động về đơn giá, các chi phí khác... báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định.

Yêu cầu các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Kế hoạch này; định kỳ hàng năm, Sở Nội vụ tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện Kế hoạch, báo cáo UBND tỉnh theo quy định./.