QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM “THEO DÕI VIỆC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CHỈ ĐẠO CỦA THƯỜNG TRỰC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ”

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 55/2011/QĐ-UBND ngày 15 tháng 8 năm 2011 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về ban hành quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố;

Căn cứ Quyết định số 83/2009/QĐ-UBND ngày 26 tháng 10 năm 2009 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng Chương trình phần mềm “Theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 3163/QĐ-UBND ngày 17 tháng 7 năm 2010 .

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Thủ trưởng các sở - ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận - huyện, Giám đốc Trung tâm Tin học thành phố và các phòng chuyên môn, các Trung tâm trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM “THEO DÕI VIỆC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CHỈ ĐẠO CỦA THƯỜNG TRỰC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ”
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4071 /QĐ-UBND ngày 25 tháng 8 năm 2011 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố)

Điều 1. Giải thích từ ngữ

Một số từ thường dùng trong Chương trình phần mềm “Theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố” (sau đây gọi tắt là Phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo - PMTDVBCĐ) được hiểu như sau:

- Công việc được giao (CVĐG): là công việc cụ thể giao cho một đơn vị (hoặc một số đơn vị phối hợp) thực hiện, có thời hạn hoàn thành do Ủy ban nhân dân thành phố kết luận, chỉ đạo và đã được ban hành bằng văn bản.

- Đang xử lý trong hạn: là trạng thái hiển thị trong Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo công việc đã được giao và còn đang trong thời hạn xử lý.

- Đã xử lý đúng hạn: là trạng thái hiển thị trong Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo công việc được giao đã được đơn vị thực hiện đầy đủ, trong thời hạn quy định.

- Đang xử lý quá hạn: là trạng thái hiển thị trong Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo công việc được giao, chưa xử lý xong, nhưng đã quá thời hạn yêu cầu thực hiện.

- Đã xử lý quá hạn: là trạng thái hiển thị trong Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo công việc được giao đã được đơn vị thực hiện đầy đủ, nhưng quá thời hạn yêu cầu hoàn thành.

- Chương trình phần mềm “Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc” (QLVB&HSCV) được sử dụng để quản lý văn bản đến, tiến trình lập, xử lý văn bản và hồ sơ công việc, phát hành văn bản đi tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, trừ các văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật.

- Bảng phân công: là tập tin điện tử có sẵn trong Chương trình phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc đang vận hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.

Điều 2. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo.

2. Quy chế này áp dụng đối với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố và các sở - ngành, quận - huyện tham gia sử dụng Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo để theo dõi, nắm bắt, báo cáo kịp thời việc triển khai thực hiện các kết luận chỉ đạo bằng văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố.

Điều 3. Phân loại văn bản chỉ đạo cần được theo dõi (văn bản dự thảo) để đưa vào phần mềm

Các Chỉ thị của Ủy ban nhân dân thành phố;

Các Thông báo của Ủy ban nhân dân thành phố;

Các Thông báo của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố;

Các văn bản chỉ đạo, điều hành khác do Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu phải theo dõi, báo cáo kết quả.

Trong nội dung các văn bản nêu trên, chỉ đưa vào bảng phân công theo dõi những nội dung hội đủ 3 yếu tố: nội dung công việc cụ thể, đơn vị thực hiện, có thời gian thực hiện và hoàn thành cụ thể.

Điều 4. Đặc điểm, tính năng của Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo

1. Đặc điểm:

- Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo là ứng dụng web, hoạt động trên môi trường mạng chuyên dùng của các cơ quan Đảng và Nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh.

- Địa chỉ truy cập phần mềm: http://tdvbcd.tphcm.egov.vn.

- Phần mềm này liên kết với Chương trình phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc đang vận hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.

- Từng cá nhân lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố liên quan và các sở - ngành, quận - huyện đều được cấp một tên riêng và mật khẩu để đăng nhập sử dụng Chương trình phần mềm này.

2. Tính năng:

- Giúp lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố theo dõi, thống kê tình hình thực hiện các chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành bằng văn bản.

- Giúp các sở - ngành, quận - huyện theo dõi, kiểm soát việc thực hiện công việc được giao, cũng như báo cáo nhanh quá trình, kết quả thực hiện công việc được giao.

- Giúp chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố theo dõi, đôn đốc thực hiện công việc được giao ở các sở - ngành, quận - huyện; tổng hợp, báo cáo kết quả theo dõi việc thực hiện công việc được giao.

Điều 5. Cơ quan chủ quản, cơ quan quản lý Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo

1. Cơ quan chủ quản Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo là Ủy ban nhân dân thành phố;

2. Cơ quan quản lý Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo là Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố; Trung tâm Tin học thành phố là đơn vị thường trực giúp Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố trong việc quản lý, vận hành Chương trình phần mềm.

Điều 6. Quy trình tạo lập văn bản chỉ đạo và quy trình thực hiện, theo dõi công việc

1. Quy trình tạo lập văn bản chỉ đạo:

Chuyên viên dự thảo văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, đồng thời lập bảng phân công tóm tắt (theo mẫu có sẵn trong Chương trình phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc đang vận hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố). Tùy theo loại văn bản dự thảo, chuyên viên sẽ trình dự thảo văn bản và bảng phân công cho lãnh đạo Văn phòng hay lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt.

Văn bản dự thảo và bảng phân công sẽ được chuyên viên đính kèm vào Chương trình phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc để chuyển xử lý qua mạng tin học.

Văn bản dự thảo và bảng phân công khi được lãnh đạo Văn phòng hay lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt sẽ được Phòng Hành chính - Tổ chức phát hành qua mạng tin học bằng Chương trình phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc.

Văn bản dự thảo và bảng phân công nếu có chỉnh sửa của lãnh đạo Văn phòng hoặc Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố thì tùy theo mức độ chỉnh sửa, lãnh đạo sẽ chuyển cho chuyên viên để thực hiện việc chỉnh sửa hoặc chuyển đến Phòng Hành chính - Tổ chức để đánh máy lại.

Văn bản chỉ đạo và bảng phân công được phê duyệt sẽ phát hành qua mạng tin học đến các đơn vị. Riêng việc phát hành văn bản bằng giấy đến các đơn vị thì không kèm bảng phân công.

 2. Quy trình thực hiện, theo dõi công việc trên Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo:

Các sở - ngành, quận - huyện đăng nhập vào Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo để trao đổi, gửi tập tin văn bản (cùng với việc gửi văn bản giấy) về Ủy ban nhân dân thành phố kết quả thực hiện công việc được giao. Chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố được phân công theo dõi sẽ kiểm tra kết quả thực hiện công việc được giao của các sở - ngành, quận - huyện.

Chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố rà soát kết quả thực hiện công việc được giao của các sở - ngành, quận - huyện đã hoàn thành và báo cáo để lãnh đạo Văn phòng xem xét, quyết định kết thúc công việc được giao.

Điều 7. Trách nhiệm của cá nhân, đơn vị sử dụng và vận hành phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo

1. Chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố soạn thảo văn bản chỉ đạo:

- Khi được giao dự thảo văn bản theo chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, chuyên viên lập thêm bảng phân công công việc (theo mẫu có sẵn trong Chương trình phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc), sau đó đính kèm cả 2 vào Chương trình phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc theo quy trình.

- Khi nhận lại văn bản dự thảo và bảng phân công có ý kiến chỉnh sửa bằng bút phê của lãnh đạo Văn phòng hoặc lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, chuyên viên sẽ thực hiện việc chỉnh sửa và đính kèm lại các văn bản này vào phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc.

2. Chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố được phân công trong bảng phân công:

- Trong Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo, chuyên viên được phân công theo dõi có trách nhiệm trao đổi, đôn đốc đơn vị hoàn thành công việc theo đúng thời hạn được giao. Khi công việc của các sở - ngành, quận - huyện đã hoàn thành, chuyên viên báo cáo lãnh đạo Văn phòng để xem xét, kết thúc công việc được giao.

- Khi công việc được giao mới nhận được và nhận thấy giao chưa đúng thì chuyên viên nhanh chóng báo lại lãnh đạo Văn phòng để điều chỉnh phân công lại chuyên viên khác cho phù hợp.

3. Lãnh đạo các Phòng chuyên viên: có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc các chuyên viên trong phòng được phân công theo dõi đơn vị thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố; tổng hợp, báo cáo lãnh đạo Văn phòng theo yêu cầu hoặc theo định kỳ.

4. Phòng Hành chính - Tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố: Khi nhận được văn bản dự thảo và bảng phân công có ý kiến bút phê của lãnh đạo Văn phòng hoặc lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, thực hiện đánh máy lại theo bút phê của lãnh đạo. Thực hiện kiểm tra về mặt kỹ thuật thể thức văn bản và bảng phân công trước khi phát hành qua mạng tin học đến các đơn vị.

5. Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố: Trên cơ sở đề xuất của chuyên viên tạo lập văn bản chỉ đạo, lãnh đạo Văn phòng rà soát văn bản dự thảo và bảng phân công, quyết định nội dung cần được theo dõi và phân công chuyên viên theo dõi, ký ban hành hoặc trình Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố ký ban hành; quyết định kết thúc các công việc được giao nếu xét thấy đã hoàn thành.

Định kỳ cuối tháng, Chánh Văn phòng tổ chức họp với các Phó Văn phòng và trưởng các Phòng chuyên viên để xem xét các báo cáo theo dõi công việc được giao, chấn chỉnh đối với các công việc được giao quá hạn xử lý; đôn đốc việc thực hiện công việc được giao ở các sở - ngành, quận - huyện; quyết định bổ sung các đầu việc cần được theo dõi; có ý kiến khắc phục sai sót (nếu có) hoặc điều chỉnh, uốn nắn cho phù hợp với Quy chế.

6. Thủ trưởng các sở - ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận - huyện: chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân thành phố về kết quả thực hiện công việc được giao; phân công cán bộ trong đơn vị truy cập hàng ngày vào Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo để nắm bắt công việc được giao và tổ chức thực hiện; chỉ đạo việc cập nhật, trao đổi tình hình và báo cáo kết quả thực hiện (kèm tập tin văn bản) cho đến khi công việc được giao được xác nhận đã hoàn thành.

7. Trung tâm Tin học thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố:

- Theo dõi, kiểm tra định kỳ về tình trạng hoạt động của Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo, khắc phục sự cố và các vấn đề xảy ra có liên quan Chương trình phần mềm này.

- Đảm bảo phần mềm này hoạt động liên tục, chịu trách nhiệm sao lưu định kỳ để đảm bảo tính an toàn, bảo mật cho cơ sở dữ liệu, chống xâm nhập sao chép dữ liệu trái phép.

- Tổ chức kịp thời hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị khi có yêu cầu, tiếp nhận các đóng góp về phần mềm của các đơn vị tham gia để đề xuất sửa đổi, nâng cấp phần mềm ngày càng tốt hơn. Hàng quý có báo cáo về yêu cầu kỹ thuật và các vướng mắc (nếu có).

- Báo cáo chung tình hình truy cập, xử lý thông tin.

Điều 8. Phối hợp xử lý thông tin, báo cáo

1. Chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố được phân công theo dõi có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc thực hiện cho đến khi lãnh đạo Văn phòng (hoặc ủy quyền cho Trưởng phòng) kết luận công việc đã hoàn thành; nếu nhận thấy công việc được giao có khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện phải báo cáo ngay cho lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo.

2. Định kỳ cuối tháng, Trưởng các Phòng chuyên viên phải rà soát lại tất cả các công việc được phân công theo dõi để nắm được tổng thể các đầu việc nhằm tránh xảy ra việc theo dõi thiếu sót, báo cáo với lãnh đạo Văn phòng phụ trách những việc chưa phù hợp (nếu có) và đề xuất cách khắc phục.

Tên, địa chỉ e-mail, điện thoại liên lạc của chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố được tích hợp vào Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo để tiện phối hợp.

3. Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố thường xuyên truy cập vào Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo để nắm bắt tiến độ thực hiện các văn bản chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, chỉ đạo chuyên viên theo dõi, đôn đốc các sở - ngành, quận - huyện thực hiện hoàn thành tốt công việc được giao.

4. Thủ trưởng sở - ngành, quận - huyện được giao thực hiện công việc phải tổ chức việc tiếp nhận công việc được giao và triển khai thực hiện, báo cáo kịp thời các khó khăn, vướng mắc khi thực hiện nhiệm vụ để được hướng dẫn hoặc hỗ trợ giải quyết, trong trường hợp hoàn thành công việc được giao trễ hạn phải có báo cáo giải trình.

Điều 9. Chế độ khen thưởng

Định kỳ hàng quý hoặc 6 tháng, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố xem xét và đề xuất khen thưởng cho cá nhân, tập thể đã hoàn thành xuất sắc công việc được giao dựa trên số liệu trích xuất từ Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo của Trung tâm Tin học; đồng thời đề nghị xem xét phê bình các cá nhân, đơn vị vi phạm Quy chế này.

Điều 10. Tổ chức thực hiện

1. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Thủ trưởng các Sở - ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận - huyện, Giám đốc Trung tâm Tin học thành phố căn cứ Quy chế này, phân công và tổ chức thực hiện trong đơn vị, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, cập nhật đầy đủ kịp thời thông tin báo cáo vào Chương trình phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo, phục vụ tốt cho sự chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân thành phố.

2. Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có vướng mắc, các cơ quan, đơn vị gửi văn bản về Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.