- Hoá đơn do người bán lập khi bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ thu tiền. Trường hợp là bán sản phẩm, hàng hoá thì gạch bỏ các chữ "vận chuyển, dịch vụ". Trường hợp là vận chuyển thì gạch bỏ chữ "bán hàng, dịch vụ" v.v...

- Ghi rõ tên, địa chỉ hoặc đóng dấu đơn vị bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ thu tiền (phía trên góc trái).

- Ghi rõ họ, tên hoặc tên hiệu, địa chỉ của người mua.

- Ghi rõ theo thanh toán bằng séc, tiền mặt hoặc trao đổi hàng v.v...

- Các cột:

+ Cột A, B: Ghi số thứ tự, tên, quy cách phẩm chất của sản phẩm, hàng hoá hoặc tên lao vụ dịch vụ cung ứng thu tiền. Nếu là vận chuyển phải ghi rõ: Loại hàng, nơi đi, nơi đến;

+ Cột C: Đơn vị tính của số lượng hoặc trọng lượng sản phẩm, hàng hoá hoặc dịch vụ thu tiền:

+ Cột 1: Ghi số lượng trọng lượng từng loại, số km đường vận chuyển;

+ Cột 2: Ghi đơn giá bán của từng loại;

+ Cột 3 = cột 1 x cột 2.

- Những dòng còn thừa phía dưới của các cột B, C, 1, 2, 3 được gạch chéo 1 đường từ trên xuống;

- Những hoá đơn đã thanh toán bằng tiền mặt, hoặc bằng séc sau khi thu tiền, người bán hàng đóng dấu "đã thanh toán". Nếu thanh toán bằng séc ghi thêm: "Số hiệu, ngày... tháng... năm.." của tờ séc vào hoá đơn. Hoá đơn bán hàng của đơn vị kinh tế trong từng ký bán lẻ sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ số lượng không lớn thì sử dụng mẫu số 01B/BH hoặc mẫu số 01A/BH thì chỉ cần chữ ký của người mua và người bán. Trường hợp bán lẻ với số lượng lớn, và bán buôn hoặc theo yêu cầu quản lý của đơn vị thì có thêm chữ ký của kế toán trưởng, thủ trưởng và đóng dấu của đơn vị bán.

- Hoá đơn được lập 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần): liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng cho người bán làm chứng từ thu tiền hoặc cuối ngày mang cùng tiền mặt, séc nộp cho kế toán để làm thủ tục nhập quỹ và ghi vào các sổ kế toán có liên quan (nếu đã thu tiền);

Riêng đối với các hộ cá thể, hộ tiểu thương, tiểu thủ công nghiệp hoá đơn được lập thành 2 liên, liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng.

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho do người bán hàng lập khi bán sản phẩm, hàng hoá trực tiếp từ khó;

- Ghi rõ tên, địa chỉ hoặc đóng dấu của đơn vị bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ thu tiền (phía trên, góc trái);

- Ghi rõ họ tên hoặc tên hiệu, địa chỉ người mua;

- Ghi rõ tên kho xuất hàng để bán;

- Ghi rõ hình thức thanh toán: bằng séc, tiền mặt, hoặc trao đổi hàng.

- Các cột:

+ Cột A, B: Ghi số thứ tự, tên, quy cách, phẩm chất của sản phẩm, hàng hoá đã bán.

+ Cột C: Đơn vị tính của số lượng hoặc trọng lượng, sản phẩm, hàng hoá;

+ Cột 1: Ghi số lượng hoặc trọng lượng từng loại;

+ Cột 2: Ghi đơn giá bán của từng loại;

+ Cột 3 = cột 1 x cột 2;

- Những dòng còn thừa phía dưới của các cột B, C, 1, 2, 3 được gạch chéo 1 đường từ trên xuống.

- Những hoá đơn đã thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng séc sau khi thu tiền, người bán hàng đóng dấu "đã thanh toán". Nếu thanh toán bằng séc ghi thêm: "số hiệu, ngày, tháng, năm" của tờ séc vào hoá đơn.

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho lập xong phải có chữ ký của kế toán trưởng, của thủ trưởng và dấu của đơn vị (nếu có). Sau khi xuất kho, thủ kho và người mua cùng ký tên vào hoá đơn;

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần); liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 sau khi thủ kho ghi vào thẻ kho được chuyển ho bộ phận kế toán để ghi sổ kế toán và làm thủ tục thanh toán (đối với những hoá đơn chưa trả tiền).

CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN CỦA CƠ SỞ SẢN XUẤT, KINH DOANH
(Ban hành theo Quyết định số 54-TC/TCT ngày 20-2-1991 của Bộ Tài chính)

Căn cứ Điều 8 Nghị định số 351-HĐBT và số 353-HĐBT ngày 2-10-1990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành Luật thuế doanh thu, Luật thuế lợi tức; Bộ Tài chính quy định chế độ quản lý, sử dụng hoá đơn (gồm hoá đơn và hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) của cơ sở sản xuất kinh doanh như sau:

1. Tất cả các cơ sở sản xuất kinh doanh, thuộc các tổ chức kinh tế của Nhà nước, của tập thể, hoặc cá thể, tư nhân thuộc mọi lĩnh vực, khi bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ thu tiền phải cấp hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành cho khách hàng.

2. Nếu người bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ, không cấp hoá đơn theo quy định cho khách hàng thì coi là hành động trốn thuế sẽ bị xử lý theo quy định của các Luật thuế. Người mua hàng có trách nhiệm yêu cầu người bán hàng cấp hoá đơn. Nếu người mua không nhận hoá đơn thì được coi là thông đồng trốn thuế.

Các trường hợp sau đây, nếu khách hàng không yêu cầu thì người bán hoặc cung ứng dịch vụ không phải lập hoá đơn.

a) Đối với ngành sản xuất:

- Nông dân trực tiếp mang sản phẩm của mình sản xuất bán lẻ trên thị trường cho người tiêu dùng.

- Những người làm kinh tế gia đình và những hộ cá thể nhỏ sản xuất sản phẩm trực tiếp bán lẻ trên thị trường.

b) Đối với ngành vận tải:

Các dịch vụ vận tải bộ hoặc vận tải thuỷ chở hành khách đã thực hiện bán vé thu tiền theo quy định trong Thông tư số 58-TT/LB ngày 23-12-1988 của Liên Bộ tài chính - Thống kê, vận tải chở hành khách bằng phương tiện thô sơ (như xe đạp thồ, xe xích lô, đò ngang...).

c) Đối với ngành phục vụ:

- Các dịch vụ sửa chữa không cần bảo hành, tân trang, phục hồi sản phẩm tiêu dùng cho cá nhân,

- Các dịch vụ phục vụ sinh hoạt, đời sống như cắt tóc, uốn tóc, giặt là, tẩy nhuộm v.v...

d) Đối với ngành thương nghiệp ăn uống:

- Các hoạt động bán hàng rong, vỉa hè, các hộ cá thể bán nước chè, quà vặt.

- Các hoạt động kinh doanh hàng tươi sống trực tiếp bán lẻ cho người tiêu dùng.

h) Các trường hợp bán hàng dịch vụ thu tiền trị giá tương đương 10kg gạo trở xuống tính theo thời giá tại địa phương đối với mỗi lần thu tiền.

Các trường hợp nói ở điểm 2 trên đây tuy không phải lập hoá đơn, nhưng các đơn vị kinh tế quốc doanh, tập thể, cá thể thuộc diện giữ sổ sách kế toán thì vẫn phải ghi chép, cập nhật doanh số bán hàng cung ứng dịch vụ để phản ánh đầy đủ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ của cơ sở theo đúng chế độ kế toán thống kê của Nhà nước.

Danh mục cụ thể các hoạt động không phải lập hoá đơn do Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc Trung ương quy định cho phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương.

3. Tất cả hàng hoá bán thuộc diện phải lập hoá đơn khi vận chuyển trên đường, nếu không có hoá đơn hợp lệ kèm theo thì coi là vi phạm pháp luật và phải xử lý theo luật định.

4. Hoá đơn phải ghi rõ tên, địa chỉ của cơ sở và các yếu tố khác theo quy định của từng mẫu hoá đơn trước khi xuất hàng cho khách.

5. Viết hoá đơn phải lót giấy than cho những liên sau, phải ghi rõ ràng cụ thể, đầy đủ, gạch chéo phần bỏ trống do không ghi hết nội dung; không được tẩy xoá, sửa chữa trên hoá đơn. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ hoá đơn thì không được xé rời ra khỏi cuống.

6. Hoá đơn bán hàng phải được bảo quản cẩn thận, không được để thất lạc. Mọi trường hợp mất hoá đơn phải báo cáo cơ quan thuế và cơ quan công an số lượng hoá đơn mất, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật.

Hoá đơn đã sử dụng phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian và lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ kế toán.

Phải xuất trình hoá đơn đang dùng hoặc mảnh hoá đơn cho cơ quan thuế và cơ quan có trách nhiệm khi cần thiết.

7. Nếu vi phạm những quy định trên thì sẽ tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm mà bị xử lý theo điểm a, b khoản 1 Điều 20 Luật thuế tiêu thụ đặc biệt; điểm a, b khoản 1 Điều 27 Luật thuế lợi tức; Điều 7, Điều 18 Pháp lệnh kế toán thống kê và các văn bản pháp quy khác quy định về lập chứng từ mua bán hàng và cung ứng dịch vụ thu tiền.

Trường hợp có hành vi lợi dụng bán, cho mượn hoá đơn làm hoá đơn giả nhằm trốn lậu thuế hoặc làm ăn phi pháp thì tuỳ theo mức độ vi phạm có thể bị phạt hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

8. Hoá đơn và hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được in, phát hành và quản lý sử dụng theo quy định của chế độ quản lý sử dụng ấn chỉ.