QUYẾT ĐỊNH

QUY ĐỊNH THỦ TỤC, TRÌNH TỰ THỰC HIỆN CƠ CHẾ “MỘT CỬA” ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TẠI PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 1 TỈNH LẠNG SƠN

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003;
Căn cứ Bộ luật Dân sự ngày 28/10/1995;
Căn cứ Luật Đất đai ngày 26/11/2003;
Căn cứ Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực;
Căn cứ Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 04/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 93/TTLT-BTC-BTP ngày 21/11/2001 của Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp hướng dẫn chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số: 810 /TTr-TP ngày 20/12/2004,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định thủ tục, trình tự thực hiện cơ chế “một cửa” đối với hoạt động công chứng tại Phòng Công chứng số 1 tỉnh Lạng Sơn.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký, thay thế Quyết định số 39/2003/QĐ-UB ngày 31/12/2003 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn ban hành Quy định thủ tục, trình tự thực hiện cơ chế “một cửa” đối với hoạt động công chứng tại Phòng Công chứng số 1 thuộc Sở Tư pháp; bãi bỏ Điều 2 Quyết định số 22/2001/QĐ-UB ngày 24/5/2001 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn về công chứng, chứng thực của Phòng Công chứng số 1 tỉnh Lạng Sơn.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

THỦ TỤC, TRÌNH TỰ THỰC HIỆN CƠ CHẾ “MỘT CỬA” ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TẠI PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 1 TỈNH LẠNG SƠN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 56 /2004/QĐ-Uỷ ban Hành chính ngày 23 tháng 12 năm 2004 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn)

Chương 1:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng, phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định việc áp dụng các thủ tục, trình tự thực hiện cơ chế “một cửa” đối với hoạt động công chứng tại Phòng Công Chứng số 1 tỉnh Lạng Sơn (sau đây gọi tắt là Phòng Công chứng số 1), bao gồm các việc sau:

1. Công chứng hợp đồng, giao dịch có yếu tố nước ngoài;

2. Công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản, động sản;

3. Công chứng bản dịch giấy tờ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại;

4. Công chứng chữ ký của người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch ở trong nước và ở nước ngoài, chữ ký của công dân Việt Nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch ở nước ngoài;

5. Công chứng di chúc, nhận lưu giữ di chúc, công bố di chúc;

6. Các việc khác do pháp luật quy định;

7. Phòng Công chứng số 1 được công chứng các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã theo quy định tại Điều 22, Điều 24 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP; công chứng hợp đồng chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất; thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất theo quy định từ Điều 126 đến Điều 131 của Luật Đất đai năm 2003.

Điều 2. Trường hợp không được thực hiện công chứng, không được công chứng bản sao văn bản, giấy tờ, bản dịch giấy tờ; từ chối công chứng

1. Công chứng viên không được thực hiện công chứng trong các trường hợp sau đây:

a) Biết hoặc phải biết yêu cầu công chứng hoặc nội dung công chứng trái pháp luật, đạo đức xã hội;

b) Việc công chứng liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha, mẹ đẻ, cha, mẹ vợ hoặc cha, mẹ chồng, cha, mẹ nuôi; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông bà nội, ông bà ngoại; anh chị em ruột, anh chị em vợ hoặc chồng, anh chị em nuôi; cháu là con của con trai, con gái, con nuôi.

2. Không được công chứng bản dịch giấy tờ trong các trường hợp sau:

a) Công chứng viên biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả;

b) Văn bản, giấy tờ đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;

c) Giấy tờ có xác định độ mật của cơ quan nhà nước, đoàn thể, tổ chức xã hội và tổ chức kinh tế; giấy tờ bị cấm phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng;

3. Không được công chứng bản sao văn bản, giấy tờ trong các trường hợp sau:

a) Những trường hợp quy định tại Điểm a, b Khoản 2 Điều 2 Quy định này;

b) Văn bản, giấy tờ có xác định độ mật của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, đoàn thể chính trị - Xã hội, tổ chức chính trị - Xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế; văn bản, giấy tờ không phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng;

c) Đơn, thư và các giấy tờ tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;

d) Các giấy tờ mà văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ quy định không được sao.

4. Từ chối công chứng trong các trường hợp sau:

a) Những trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 2 Quy định này;

b) Việc không thuộc thẩm quyền công chứng của Phòng Công chứng số 1;

c) Có văn bản yêu cầu tạm dừng việc công chứng của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

d) Việc liên quan đến yêu cầu công chứng đang có tranh chấp;

đ) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Chương 2:

QUY ĐỊNH VỀ THỦ TỤC, TRÌNH TỰ THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA”

Mục 1: HỒ SƠ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG

Điều 3. Quy định chung về hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch

Người yêu cầu công chứng ghi Phiếu yêu cầu công chứng theo mẫu quy định, xuất trình giấy tờ tuỳ thân và giấy tờ cần thiết để thực hiện việc công chứng. Trong trường hợp hợp đồng liên quan đến tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, thì người yêu cầu công chứng phải có đầy đủ giấy tờ để chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản đó, trừ trường hợp yêu cầu công chứng di chúc mà tính mạng của người lập di chúc bị cái chết đe doạ, thì không nhất thiết phải xuất trình các giấy tờ trên.

Ngoài ra, đối với một số hợp đồng, giao dịch cụ thể, người yêu cầu công chứng còn phải nộp, xuất trình thêm các loại giấy tờ có liên quan theo quy định tại các Điều 4, 5, 6, 7, 8, 9 của Quy định này.

Điều 4. Đối với việc công chứng hợp đồng chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất; thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất

1. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

2. Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất mà chưa có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì phải có một trong các giấy tờ theo quy định tại Khoản 1, 2 và 5 Điều 50 Luật Đất đai năm 2003, cụ thể:

a) Những giấy tờ về quyền được sử dụng đất đai trước ngày 15/10/1993 do cơ quan có thẩm quyền cấp trong quá trình thực hiện chính sách đất đai của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hoà, Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hoà miền Nam Việt Nam và Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

b) Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tạm thời được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp hoặc có tên trong sổ đăng ký ruộng đất, sổ địa chính.

c) Giấy tờ hợp pháp về thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất; giấy tờ giao nhà tình nghĩa gắn liền với đất.

d) Giấy tờ chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà ở gắn liền với đất ở trước ngày 15/10/1993, nay được Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn xác nhận là đã sử dụng trước ngày 15/10/1993.

đ) Giấy tờ về thanh lý, hoá giá nhà ở gắn liền với đất ở theo quy định của pháp luật.

e) Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền thuộc chế độ cũ cấp cho người sử dụng đất.

g) Có một trong các loại giấy tờ quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, e Khoản 2 Điều 4 Quy định này mà trên giấy tờ đó ghi tên người khác, kèm theo giấy tờ về việc chuyển quyền sử dụng đất có chữ ký của các bên có liên quan, nhưng đến trước ngày 01/7/2004 chưa thực hiện thủ tục chuyển quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật, nay được Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn xác nhận là đất không có tranh chấp.

h) Giấy tờ về quyền sử dụng đất theo bản án hoặc quyết định của Toà án nhân dân, quyết định thi hành án của cơ quan thi hành án, quyết định giải quyết tranh chấp đất đai của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã được thi hành.

(Các loại giấy tờ quy định tại Khoản 2 Điều 4 của Quy định này được áp dụng đến trước ngày 01/01/2007 - Điều 184 Nghị định 181 ngày 29/10/2004 của Chính phủ về thi hành Luật Đất đai).

Điều 5. Đối với việc công chứng hợp đồng mua bán nhà ở thuộc sở hữu chung hoặc nhà ở đang cho thuê

1. Hợp đồng mua bán nhà ở thuộc sở hữu chung:

Người yêu cầu công chứng phải nộp văn bản đồng ý của chủ sở hữu chung khác, trong trường hợp nhà ở thuộc sở hữu chung hợp nhất hoặc trong trường hợp mua bán một phần nhà ở thuộc sở hữu chung theo phần thì nộp văn bản khước từ mua của chủ sở hữu chung khác hoặc giấy tờ chứng minh về việc hết thời hạn do pháp luật quy định, kể từ ngày chủ sở hữu chung nhận được thông báo bán và các điều kiện bán, mà không có chủ sở hữu chung nào mua.

2. Hợp đồng mua bán nhà ở đang cho thuê:

Người yêu cầu công chứng phải nộp văn bản khước từ mua của bên thuê hoặc giấy tờ chứng minh về việc hết thời hạn do pháp luật quy định, kể từ ngày bên thuê nhận được thông báo bán và các điều kiện bán, mà bên thuê không trả lời.

Điều 6. Công chứng hợp đồng đã được soạn thảo sẵn; hợp đồng được lập bằng tiếng nước ngoài

1. Công chứng hợp đồng đã được soạn thảo sẵn:

Hợp đồng đã được soạn thảo sẵn.

2. Công chứng hợp đồng được lập bằng tiếng nước ngoài:

a) Hợp đồng được lập đồng thời bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài;

b) Trường hợp hợp đồng chỉ được lập bằng tiếng nước ngoài thì phải có bản dịch kèm theo.

Điều 7. Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản, khai nhận di sản, từ chối nhận di sản

1. Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản, khai nhận di sản:

a) Di chúc;

b) Giấy tờ để chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của người để lại di sản đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng;

c) Văn bản thoả thuận phân chia di sản, khai nhận di sản;

d) Giấy cam đoan và chịu trách nhiệm về việc không bỏ sót người thừa kế theo pháp luật, trừ trường hợp không thể biết có người khác được hưởng thừa kế theo pháp luật;

đ) Giấy tờ để chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế.

2. Công chứng văn bản từ chối nhận di sản:

Người yêu cầu công chứng phải nộp văn bản từ chối nhận di sản trong đó cam kết việc từ chối nhận di sản không nhằm trốn tránh việc thực hiện nghĩa vụ tài sản của mình đối với người khác.

Điều 8. Công chứng chữ ký của cá nhân

1. Giấy tờ phục vụ cho các giao dịch cần công chứng chữ ký;

2. Người yêu cầu công chứng phải xuất trình Giấy chứng minh nhân dân và giấy tờ liên quan khác.

Điều 9. Công chứng bản dịch giấy tờ

1. Bản chính giấy tờ cần dịch.

2. Bản dịch do người dịch ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch.

Điều 10. Công chứng bản sao giấy tờ

1. Bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh bằng máy vi tính có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính.

2. Bản chính giấy tờ cần công chứng.

Mục 2: THỦ TỤC, TRÌNH TỰ THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG

Điều 11. Quy định chung về thủ tục, trình tự thực hiện công chứng

1. Cán bộ nhận hồ sơ và trả kết quả kiểm tra hồ sơ của người đến yêu cầu công chứng, nếu hồ sơ đầy đủ và đúng quy định thì thụ lý giải quyết. Trong trường hợp yêu cầu công chứng không thực hiện ngay trong ngày thì ghi Phiếu hẹn trả kết quả cho người đến yêu cầu công chứng; nếu việc công chứng không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình, thì hướng dẫn họ đến cơ quan khác có thẩm quyền.

2. Chuyển hồ sơ cho công chứng viên.

3. Công chứng viên thực hiện việc công chứng.

4. Thu lệ phí công chứng theo quy định.

5. Trả hồ sơ đã công chứng cho người yêu cầu công chứng.

Ngoài ra, đối với một số việc công chứng cụ thể, người yêu cầu công chứng và người thực hiện việc công chứng còn phải tuân theo các thủ tục, trình tự được quy định tại các Điều 12, 13, 14, 15 của Quy định này.

Điều 12. Công chứng hợp đồng do người thực hiện công chứng soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng hoặc theo mẫu; công chứng hợp đồng được lập bằng tiếng nước ngoài

1. Công chứng hợp đồng do người thực hiện công chứng soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng:

Người yêu cầu công chứng tuyên bố nội dung của hợp đồng trước công chứng viên. Công chứng viên phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà người yêu cầu công chứng đã tuyên bố; nếu nội dung tuyên bố không trái pháp luật, đạo đức xã hội, thì soạn thảo hợp đồng.

2. Công chứng hợp đồng soạn thảo theo mẫu:

Hợp đồng dân sự thông dụng và các hợp đồng phổ biến trong lĩnh vực kinh tế, thương mại phải được lập theo mẫu quy định của Bộ Tư pháp, khi công chứng.

3. Công chứng hợp đồng được lập bằng tiếng nước ngoài:

Hợp đồng được lập đồng thời bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, thì việc công chứng văn bản hợp đồng bằng tiếng Việt tuân theo quy định chung về công chứng hợp đồng; riêng việc công chứng văn bản hợp đồng bằng tiếng nước ngoài, thì công chứng viên có thể không công chứng nội dung thoả thuận của các bên; điều này phải được ghi rõ trong lời chứng.

Điều 13. Công chứng di chúc

Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu việc công chứng di chúc; không công chứng di chúc thông qua người khác.

Trong trường hợp tính mạng bị cái chết đe dọa do bệnh tật hoặc nguyên nhân khác mà người lập di chúc không thể đến trụ sở của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền công chứng, thì việc công chứng di chúc được thực hiện tại chỗ ở hoặc nơi có mặt của người lập di chúc. Đối với việc lập di chúc mà tính mạng bị cái chết đe dọa, thì không nhất thiết phải xuất trình giấy tờ theo quy định tại đoạn 1 Điều 3 của Quy định này.

Điều 14. Thủ tục, trình tự lưu giữ di chúc, công bố di chúc

1. Lưu giữ di chúc:

Công chứng viên phải niêm phong bản di chúc trước mặt người lập di chúc, ghi giấy nhận lưu giữ và giao cho người lập di chúc.

2. Công bố di chúc:

Việc công bố di chúc được thực hiện theo quy định của Bộ luật Dân sự, khi công chứng viên biết được việc chết của người lập di chúc hoặc khi có yêu cầu của người có liên quan đến nội dung di chúc. Việc công bố di chúc phải được lập thành biên bản.

Điều 15. Thủ tục, trình tự công chứng chữ ký của cá nhân

Người yêu cầu công chứng phải ký trước mặt công chứng viên; trong trường hợp người yêu cầu công chứng không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký, thì việc công chứng chữ ký được thay thế bằng việc công chứng điểm chỉ.

Mục 3: THỜI HẠN CÔNG CHỨNG

Điều 16. Thời hạn công chứng hợp đồng, giao dịch

Thời hạn công chứng không quá 3 ngày làm việc đối với hợp đồng đơn giản, không quá 10 ngày làm việc đối với hợp đồng phức tạp, không quá 30 ngày làm việc đối với hợp đồng đặc biệt phức tạp, kể từ khi thụ lý.

Đối với trường hợp công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản phải niêm yết các văn bản đó tại nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn hoặc nơi có bất động sản của người để lại di sản trong thời hạn 30 ngày.

Đối với trường hợp từ chối nhận di sản theo quy định tại Điều 645 Bộ luật Dân sự, thời hạn từ chối nhận di sản là 6 tháng kể từ ngày mở thừa kế.

Điều 17. Thời hạn công chứng bản sao giấy tờ; công chứng chữ ký của cá nhân; công chứng bản dịch giấy tờ

1. Thời hạn công chứng bản sao giấy tờ; công chứng chữ ký của cá nhân:

Việc công chứng bản sao giấy tờ; công chứng chữ ký của cá nhân được thực hiện ngay trong ngày; trong trường hợp yêu cầu công chứng bản sao giấy tờ với số lượng lớn, thì việc công chứng có thể được hẹn lại để thực hiện sau.

2. Thời hạn công chứng bản dịch giấy tờ:

Việc công chứng bản dịch giấy tờ được thực hiện ngay sau khi người dịch đã dịch xong. Về nguyên tắc việc dịch phải được thực hiện trong 1 ngày làm việc, trừ trường hợp bản dịch có nhiều trang hoặc có nội dung phức tạp thì thời hạn dịch không quá 5 ngày làm việc; trong trường hợp đặc biệt thời hạn trên có thể kéo dài nhưng không quá 15 ngày làm việc.

Mục 4: LỆ PHÍ CÔNG CHỨNG

Điều 18. Lệ phí công chứng

Người yêu cầu công chứng phải nộp lệ phí công chứng theo quy định của pháp luật, mức lệ phí được niêm yết công khai tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả công chứng, việc thu lệ phí công chứng thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 93/2001/TTLT-BTC-BTP ngày 21/11/2001 của Bộ Tài chính - Bộ Tư pháp.

Chương 3:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 19. Sở Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc triển khai thực hiện Quy định này.