QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TRÍCH LẬP, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG QUỸ DỰ PHÒNG RỦI RO TRONG CÔNG TÁC CHI TRẢ CHẾ ĐỘ BẢO HIỂM XÃ HỘI

TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 05/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 04/2011/QĐ-TTg ngày 20 tháng 01 năm 2011 của Thủ tướng Chính phủ về quản lý tài chính đối với Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

Căn cứ Thông tư số 134/2011/TT-BTC ngày 30 tháng 9 năm 2011 của Bộ Tài chính Quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện một số điều của Quyết định số 04/2011/QĐ-TTg;

Xét đề nghị của Trưởng Ban Tài chính - Kế toán,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế trích lập, quản lý và sử dụng Quỹ Dự phòng rủi ro trong công tác chi trả chế độ bảo hiểm xã hội”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký; các quy định tại Quyết định này được thực hiện từ năm tài chính 2011.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Thủ trưởng cơ quan Bảo hiểm xã hội Bộ Quốc phòng, Bảo hiểm xã hội Công an nhân dân chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

TRÍCH LẬP, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG QUỸ DỰ PHÒNG RỦI RO TRONG CÔNG TÁC CHI TRẢ CHẾ ĐỘ BẢO HIỂM XÃ HỘI
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 669/QĐ-BHXH ngày 28 tháng 5 năm 2014 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)

Mục 1: QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc trích lập, quản lý và sử dụng Quỹ Dự phòng rủi ro để bù đắp số tiền thiếu hụt do nguyên nhân khách quan trong công tác chi trả lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội (BHXH), trợ cấp thất nghiệp (viết tắt Quỹ Dự phòng rủi ro).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các đơn vị thuộc BHXH Việt Nam, BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân và tổ chức (gọi chung là các đơn vị), cá nhân liên quan đến công tác chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Rủi ro trong công tác chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH là xảy ra tổn thất về tiền chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH trong quá trình tổ chức chi trả, bao gồm: Vận chuyển, chi trả, lưu tiền tại nơi chi trả và tại quỹ cơ quan BHXH.

2. Quỹ Dự phòng rủi ro trong công tác chi trả chế độ BHXH là khoản tiền được trích lập để dự phòng cho những tổn thất về tiền có thể xảy ra trong công tác chi trả chế độ BHXH.

Điều 4. Nguyên nhân rủi ro khách quan

Nguyên nhân rủi ro khách quan được xác định khi các đơn vị, cá nhân thực hiện chi trả đã bố trí mọi biện pháp, phương tiện đảm bảo an toàn tiền mặt, bao gồm:

1. Tổn thất trong quá trình vận chuyển tiền trên đường có xảy ra sự cố do những nguyên nhân: Bị tai nạn, bị cướp, bị phá hoại, bị cháy, nổ, thiên tai, chiến tranh, khủng bố hoặc do nguyên nhân bất khả kháng khác.

2. Két tiền để bảo quản tiền chi trả chế độ BHXH bị mất trộm, bị phá hoại, thiên tai, chiến tranh, khủng bố hoặc do nguyên nhân bất khả kháng khác.

3. Tổn thất về tiền mặt tại nơi chi trả do bị trộm, cướp, bị cháy nổ, thiên tai, chiến tranh, khủng bố hoặc do nguyên nhân bất khả kháng khác.

4. Các trường hợp rủi ro khách quan khác.

Điều 5. Thẩm quyền quyết định việc sử dụng Quỹ Dự phòng rủi ro

Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam quyết định sử dụng Quỹ Dự phòng rủi ro để xử lý các khoản tổn thất trong công tác chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH và trợ cấp thất nghiệp do nguyên nhân khách quan.

Điều 6. Nguyên tắc xử lý tổn thất từ Quỹ Dự phòng rủi ro

1. Chỉ xem xét, xử lý các khoản tổn thất do nguyên nhân khách quan đã có đủ bằng chứng hợp pháp tại thời điểm xử lý được quy định tại Khoản 1 Điều 11.

2. Việc xử lý tổn thất phải căn cứ vào thỏa thuận, hợp đồng, nguyên nhân phát sinh rủi ro phù hợp với Pháp luật và các quy định hiện hành.

3. Các khoản tổn thất do các nguyên nhân chủ quan thì tổ chức, cá nhân gây ra tổn thất phải chịu trách nhiệm xử lý, bồi thường theo quy định của Pháp luật và các điều khoản mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng.

4. Đối với Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam ký Hợp đồng chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng với BHXH Việt Nam phải chịu trách nhiệm bồi thường các khoản rủi ro do để xảy ra mất tiền trong quá trình tổ chức thực hiện chi trả dù bất kỳ trường hợp nào do nguyên nhân chủ quan hay khách quan, trừ nguyên nhân bất khả kháng do thiên tai, chiến tranh hoặc khủng bố được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.

5. Mọi khoản thu hồi được từ tổn thất sau khi được xử lý từ Quỹ Dự phòng rủi ro đều phải nộp về BHXH Việt Nam để hoàn lại Quỹ Dự phòng rủi ro.

Mục 2: TRÍCH LẬP VÀ QUẢN LÝ QUỸ DỰ PHÒNG RỦI RO

Điều 7. Trích lập Quỹ Dự phòng rủi ro

1. Hàng năm, BHXH Việt Nam trích lập Quỹ Dự phòng rủi ro bằng 2% trên tổng số lệ phí chi trả được trích theo quy định (kể cả số được trích trên số chi trả BHXH do BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Bộ Công an nhân dân thực hiện).

2. Khi số dư Quỹ Dự phòng rủi ro bằng hoặc lớn hơn tổng số kinh phí được trích của hai năm trước liền kề, tỷ lệ trích Quỹ Dự phòng rủi ro của năm tiếp theo là 1,5% trên tổng số lệ phí chi trả được trích theo quy định.

3. Khi số dư Quỹ Dự phòng rủi ro bằng hoặc lớn hơn tổng số kinh phí được trích của ba năm trước liền kề, tỷ lệ trích Quỹ Dự phòng rủi ro của năm tiếp theo là 1% trên tổng số lệ phí chi trả được trích theo quy định.

4. Khi số dư Quỹ Dự phòng rủi ro bằng hoặc lớn hơn tổng số kinh phí được trích của bốn năm trước liền kề, tỷ lệ trích Quỹ Dự phòng rủi ro của năm tiếp theo là 0,5% trên tổng số lệ phí chi trả được trích theo quy định. Đến khi số dư Quỹ Dự phòng rủi ro bằng hoặc lớn hơn tổng số kinh phí được trích của sáu năm trước liền kề thì tạm dừng trích.

5. Sử dụng Quỹ Dự phòng rủi ro đến khi số dư Quỹ thấp hơn số trích của bốn năm trước liền kề thì hàng năm trích tiếp Quỹ Dự phòng rủi ro là 0,5 % trên tổng số lệ phí chi trả được tính theo quy định cho đến khi Quỹ Dự phòng rủi ro bằng hoặc lớn hơn tổng kinh phí được trích của sáu năm trước liền kề thì tạm dừng trích.

Điều 8. Quản lý Quỹ Dự phòng rủi ro

1. Quỹ Dự phòng rủi ro do BHXH Việt Nam trích lập, hạch toán và quản lý tập trung tại BHXH Việt Nam.

2. Hàng năm, BHXH Việt Nam thực hiện tính, trích và mở sổ theo dõi hạch toán các khoản trích lập, thu hồi, chi từ Quỹ Dự phòng rủi ro theo quy định của chế độ kế toán hiện hành áp dụng cho BHXH Việt Nam.

Mục 3: SỬ DỤNG QUỸ DỰ PHÒNG RỦI RO

Điều 9. Thành phần Hội đồng xét duyệt và xử lý tổn thất

1. Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam: Chủ tịch Hội đồng

2. Các thành viên của Hội đồng:

- Trưởng Ban Tài chính - Kế toán

- Trưởng Ban Kế hoạch và Đầu tư

- Trưởng Ban Kiểm tra

- Trưởng Ban Tổ chức cán bộ

- Trưởng Ban Thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội

- Trưởng Ban Pháp chế

3. Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ký Quyết định thành lập Hội đồng xét duyệt và xử lý tổn thất.

Điều 10. Nhiệm vụ của Hội đồng xét duyệt và xử lý tổn thất

1. Khi xảy ra các trường hợp tổn thất cần xử lý từ Quỹ Dự phòng rủi ro, trên cơ sở hồ sơ, báo cáo và đề nghị của Thủ trưởng đơn vị nơi xảy ra tổn thất, Hội đồng xét duyệt và xử lý tổn thất kiểm tra, phân tích, đánh giá nguyên nhân khách quan và mức độ tổn thất, lập Biên bản xét duyệt và xử lý tổn thất kèm theo tờ trình, trình Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam quyết định chi từ Quỹ Dự phòng rủi ro.

2. Kiểm tra việc thực hiện xử lý các khoản tổn thất sau khi có Quyết định xử lý của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam.

Điều 11. Hồ sơ pháp lý làm căn cứ xử lý tổn thất

1. Hồ sơ đơn vị đề nghị xử lý tổn thất phải bảo đảm tính hợp pháp, bao gồm:

- Báo cáo và đề nghị của: Tổ chức, cá nhân trực tiếp chi trả các chế độ BHXH, BHXH huyện, Bưu điện huyện (trường hợp chi trả qua hệ thống Bưu điện) nơi xảy ra tổn thất;

- Báo cáo của BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc Phòng, BHXH Công an nhân dân; Báo cáo của Bưu điện tỉnh, của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam (nơi để xảy ra tổn thất);

- Hợp đồng chi trả;

- Biên bản xảy ra vụ việc;

- Biên bản và kết luận điều tra vụ việc của cơ quan Công an (Quyết định của cơ quan pháp luật có thẩm quyền) quy trách nhiệm bồi thường cho tổ chức, cá nhân kèm theo danh sách và số tiền phải bồi thường của từng tổ chức, cá nhân;

- Bản sao Giấy chứng tử, Quyết định tuyên bố mất tích do tòa án có thẩm quyền ban hành hoặc ý kiến của cơ quan có thẩm quyền xác nhận nguyên nhân khách quan không trả được (đối với cá nhân);

- Hồ sơ, tài liệu có liên quan đến các khoản tổn thất.

2. Hồ sơ pháp lý để làm căn cứ xử lý tổn thất, bao gồm:

- Toàn bộ hồ sơ tại Khoản 1 Điều này;

- Tờ trình và Biên bản của Hội đồng xét duyệt và xử lý tổn thất;

- Quyết định xử lý tổn thất của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam.

Điều 12. Tạm ứng từ Quỹ Dự phòng rủi ro

1. Khi xảy ra tổn thất về tiền để chi trả cho người hưởng các chế độ BHXH hàng tháng, đơn vị nơi xảy ra tổn thất yêu cầu tổ chức, cá nhân để xảy ra tổn thất phải tự ứng tiền, chi trả kịp thời cho người hưởng hoặc trả cho đơn vị nơi xảy ra tổn thất.

Trường hợp số tiền tổn thất phải ứng vượt quá khả năng của tổ chức, cá nhân để xảy ra tổn thất, hoặc đơn vị nơi xảy ra tổn thất, thì BHXH tỉnh hoặc Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam gửi văn bản báo cáo và đề nghị ứng kinh phí từ Quỹ Dự phòng rủi ro về BHXH Việt Nam kèm theo Biên bản xảy ra vụ việc.

2. Căn cứ báo cáo của đơn vị, BHXH Việt Nam (Ban Tài chính - Kế toán) tổng hợp, báo cáo Tổng Giám đốc tạm ứng tiền từ Quỹ Dự phòng rủi ro cho đơn vị để kịp thời chi trả cho người hưởng.

Điều 13. Trình tự xử lý tổn thất

Các trường hợp xử lý tổn thất được thực hiện theo trình tự sau:

1. Đối với cơ quan BHXH nơi xảy ra tổn thất

- Ngay sau khi xảy ra vụ việc, thủ trưởng đơn vị chỉ đạo các bộ phận có liên quan chủ động phối hợp với các cơ quan chức năng lập biên bản hiện trạng nơi xảy ra vụ việc; khẩn trương xử lý, khắc phục hậu quả của sự việc.

- Trong vòng 02 ngày làm việc, các đơn vị phải báo cáo về BHXH Việt Nam, thủ trưởng đơn vị nơi xảy ra tổn thất phải đảm bảo kinh phí chi trả kịp thời cho người hưởng theo Khoản 1, Điều 12.

- Trong vòng 05 ngày làm việc, các đơn vị lập báo cáo thuyết minh, giải trình kèm theo hồ sơ tổn thất báo cáo BHXH Việt Nam.

- Khi có kết luận chính thức của tòa án hoặc cơ quan điều tra, trong vòng 10 ngày làm việc, đơn vị lập hồ sơ theo quy định tại Khoản 1, Điều 11, báo cáo BHXH Việt Nam giải quyết.

- Khi xảy ra vụ việc đơn vị phải kịp thời báo cáo các cấp đúng thời hạn trên. Trường hợp không chỉ đạo, xử lý, báo cáo đúng quy định, thủ trưởng đơn vị phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.

2. Quy trình hồ sơ, báo cáo xử lý tổn thất của cơ quan Bưu điện ký Hợp đồng chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng với cơ quan BHXH.

a) Trách nhiệm của cơ quan Bưu điện

- Ngay sau khi xảy ra vụ việc (do thiên tai, chiến tranh hoặc khủng bố) Bưu điện huyện phối hợp với các cơ quan chức năng lập biên bản hiện trạng nơi xảy ra vụ việc, báo cáo Bưu điện tỉnh và BHXH huyện.

- Bưu điện tỉnh lập báo cáo thuyết minh, giải trình kèm theo hồ sơ tổn thất gửi Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam và BHXH tỉnh.

- Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam kiểm tra, xác minh vụ việc, báo cáo kèm theo hồ sơ tổn thất gửi BHXH Việt Nam. Đồng thời Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam chỉ đạo các cấp xử lý, khắc phục hậu quả sự việc để đảm bảo kinh phí chi trả cho người hưởng kịp thời.

- Khi có kết luận chính thức của cơ quan điều tra, trong vòng 10 ngày làm việc, Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam lập hồ sơ theo quy định tại Khoản 1, Điều 11, gửi BHXH Việt Nam giải quyết.

b) Trách nhiệm của cơ quan BHXH trên cùng địa bàn:

- Căn cứ báo cáo của Bưu điện huyện, BHXH huyện phối hợp với Bưu điện huyện, cơ quan chức năng kiểm tra, xác minh vụ việc báo cáo BHXH tỉnh.

- BHXH tỉnh phối hợp với Bưu điện tỉnh xử lý, khắc phục hậu quả để đảm bảo kinh phí chi trả cho người hưởng kịp thời. BHXH tỉnh lập báo cáo (kèm hồ sơ tổn thất) gửi BHXH Việt Nam.

3. Ban Tài chính - Kế toán tiếp nhận hồ sơ và các tài liệu liên quan tới các tổn thất theo quy định tại Khoản 1, Điều 11, xem xét, trình Hội đồng xét duyệt và xử lý tổn thất.

4. Hội đồng xét duyệt và xử lý tổn thất xem xét, đề xuất phương án và thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 10.

5. Sau khi có Quyết định của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam về xử lý tổn thất, Ban Tài chính - Kế toán tiếp nhận toàn bộ hồ sơ theo quy định tại Khoản 2, Điều 11 để tiếp tục thực hiện: Chuyển tiền hoặc thanh toán tạm ứng, hạch toán số đã chi từ Quỹ Dự phòng rủi ro.

6. Trường hợp không được Hội đồng xét duyệt và xử lý tổn thất chấp thuận là lý do bất khả kháng thì cá nhân, đơn vị, tổ chức để xảy ra tổn thất phải chịu trách nhiệm hoàn trả số tiền đã được tạm ứng từ Quỹ Dự phòng rủi ro và bồi thường số tiền bị tổn thất.

Mục 4: TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Đối với các tổn thất xảy ra từ năm 2010 trở về trước không thuộc phạm vi xử lý từ quỹ Quỹ Dự phòng rủi ro theo quy định tại Quyết định này.

Điều 15. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật về hồ sơ đề nghị xử lý tổn thất từ Quỹ Dự phòng rủi ro.

Điều 16. Các thành viên trong Hội đồng xét duyệt và xử lý tổn thất của BHXH Việt Nam chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam về việc tổ chức thực hiện xử lý các khoản tổn thất theo đúng các quy định tại Quyết định này.

Điều 17. Ban Tài chính - Kế toán có trách nhiệm trích lập, hạch toán và theo dõi việc trích lập, sử dụng Quỹ Dự phòng rủi ro./.