CỦA BỘ NGOẠI GIAO SỐ 33/LPQT NGÀY 14 THÁNG 7 NĂM 2003 VỀ THOẢ THUẬN GIỮA VIỆT NAM VÀ ÔXTRÂYLIA
Thoả thuận bổ sung giữa Chính phủ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Chính phủ Ôxtrâylia về Dự án đào tạo tiền du học Ôxtrâylia có hiệu lực từ ngày 14 tháng 7 năm 2003.
|
| TL. BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO |
Bản thoả thuận bổ sung này thể hiện những hiểu biết và ý định của Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam (CPVN) và Chính phủ Ôxtrâylia (CPÔ) về trách nhiệm tương ứng và những đóng góp của hai bên đối với Dự án đào tạo tiền du học Ôxtrâylia (sau đây gọi tắt là "ADS PREP") ở Việt Nam.
Phù hợp với mục đích và ưu tiên của CPVN và Chương trình Viện trợ Ôxtrâylia, mục đích bao trùm của Dự án này nhằm trợ giúp CPVN thông qua việc góp phần phát triển nguồn nhân lực trong các lĩnh vực trọng điểm đã được hai Chính phủ nhất trí trong chương trình hợp tác phát triển Việt Nam - Ôxtrâylia. Cụ thể, Dự án sẽ chuẩn bị cho các học viên được trao học bổng ADS vào học tại Ôxtrâylia thông qua việc cung cấp đào tạo chuyên sâu trong nước và sắp xếp họ vào các khoá học thích hợp với sự trợ giúp thường xuyên. Dự án này sẽ được mô tả và chi tiết hoá hơn tại Phụ lục 1 của Bản Thoả thuận này.
Bản thoả thuận bổ sung này được ký kết nhằm thực hiện và là đối tượng điều chỉnh của các điều khoản ghi trong Bản Ghi nhớ về Hợp tác phát triển giữa CPVN và CPÔ ký tại Canberra ngày 27 tháng 5 năm 1993 (Bản Ghi nhớ).
Các cơ quan thực hiện Dự án này bao gồm:
Về phía CPVN:
Cơ quan điều hành: Bộ Giáo dục và Đào tạo (MOET)
Cơ quan thực hiện: Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội
Về phía CPÔ:
Cơ quan điều hành: Cơ quan phát triển quốc tế Ôxtrâylia thuộc Bộ Ngoại giao và Thương mại (AusAID)
Cơ quan thực hiện: Nhà thầu Quản lý Ôxtrâylia do AusAID tuyển chọn kết hợp ý kiến tư vấn của CPVN.
Các định nghĩa sau đây được dùng trong Bản Thoả thuận bổ sung này:
(a) "Nhân viên Dự án Ôxtrâylia" là công dân Ôxtrâylia hoặc những người thường trú tại Ôxtrâylia, hoặc những người khác không phải là công dân Việt Nam hoặc không thường trú tại Việt Nam, đang làm việc tại Việt Nam cho các hoạt động nằm trong khuôn khổ của Bản Thảo thuận bổ sung này mà lương bổng hoặc các chi phí khác của họ được trích từ phần đóng góp của CPÔ cho các hoạt động của Dự án;
(b) "Trang thiết bị của Ôxtrâylia cho Dự án" là thiết bị, vật tư và các hàng hoá khác phục vụ cho việc thực hiện Dự án. Chi phí cho các trang thiết bị này nằm trong phần đóng góp của CPÔ cho Dự án;
(c) "Nhà thầu Ôxtrâylia" là nhà thầu đã ký hợp đồng với AusAID - người đại diện cho CPÔ - để thực hiện dự án;
(d) Tất cả các số liệu về tiền ghi trong văn bản này được tính bằng đôla Ôxtrâylia (AUD), trừ phi được ghi khác đi.
Khuôn khổ quản lý và điều phối của Dự án được chi tiết ở Phụ lục 2 của Thoả thuận bổ sung này.
Đóng góp của CPVN và CPÔ được ghi chi tiết ở Phụ lục 3 và Phụ lục 4 của Bản Thoả thuận bổ sung này. Ước tính đóng góp tối đa của CPÔ là 7,6 triệu đôla Ôxtrâylia trong thời gian 03 (ba) năm trong đó bao gồm cả chi phí giám sát và đánh giá Dự án. Đóng góp của CPVN dưới dạng hiện vật. Việc giải ngân khoản đóng góp này của CPÔ sẽ dựa trên cơ sở phê duyệt của Nghị viện Ôxtrâylia về các khoản chi tiêu công quỹ thường niên.
Phần đóng góp cụ thể của hai Chính phủ cho Dự án ADS - PREP có thể được sửa đổi trong suốt thời gian thực hiện dự án, sau khi có đề xuất từ hai cơ quan thực hiện dự án Việt Nam và Ôxtrâylia, và được AusAID và Bộ Giáo dục Đào tạo phê duyệt.
7. Giám sát, đánh giá và xác định hiệu quả
Việc đánh giá tiến độ của Dự án ADS - PREP sẽ được tiến hành vào những thời điểm do các bên thu xếp và thuận tiện đối với AusAID, Bộ Giáo dục và Đào tạo trường đại học Ngoại ngữ Hà Nội và các cơ quan hữu quan của CPVN như được xác định trong quá trình thực hiện Dự án. Công việc đánh giá này sẽ được thực hiện bởi một nhóm đánh giá hỗn hợp do hai Chính phủ chỉ định và độc lập với các nhân viên tham gia thực hiện Dự án.
8. Trang thiết bị của Ôxtrâylia cho Dự án
Ngoài khoản 13 của Bản Ghi nhớ phác thảo chi tiết các trang thiết bị, vật tư kỹ thuật và chuyên môn cho Dự án, các điều khoản nêu dưới đây cũng sẽ được áp dụng đối với phần trang thiết bị của Ôxtrâylia cho Dự án:
Thực hiện Thông tư số 142/1999/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng đối với các Dự án viện trợ phát triển chính thức (ODA), và Thông tư số 49/2000/TT-BTC, Dự án này sẽ được miễn thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các trang thiết bị cho Dự án hoặc các dịch vụ cho Dự án.
CPVN chịu trách nhiệm giúp đỡ các thủ tục để đảm bảo các hàng hóa và dịch vụ cho Dự án được miễn thuế giá trị gia tăng và thuế nhập khẩu. Khi phải trả thuế GTGT theo các yêu cầu trong nước, mà sau đó tiền thuế này sẽ được cơ quan thuế hoàn lại, thì CPVN sẽ đảm bảo cho quá trình hoàn trả này được tiến hành kịp thời và hiệu quả.
Với việc thực hiện khoản 9 và 10 dưới đây, tất cả các trang thiết bị của Ôxtrâylia cho Dự án sẽ thuộc sở hữu của CPVN khi chúng không còn được sử dụng cho các mục đích của Dự án.
Đối với bất cứ thiết bị nào được cung cấp để thực hiện Bản Thoả thuận bổ sung này CPVN sẽ chịu tất cả các rủi ro liên quan đến việc lắp đặt và bảo dưỡng thiết bị, tuỳ thuộc vào sự đảm bảo rõ ràng của CPÔ đối với nhà cung cấp thiết bị. Để đáp lại sự cam kết này, CPÔ thay mặt CPVN sẽ thực hiện các quyền có thể có đối với các nhà cung cấp thiết bị nói trên nếu phát hiện ra bất cứ khuyết tật nào của thiết bị.
(a) Mặc dù đã được quy định tại khoản 8, CPÔ sẽ giữ quyền sở hữu trí tuệ đối với trang thiết bị của Ôxtrâylia cho Dự án.
(b) Mặc dù đã được quy định tại khoản 8, CPÔ sẽ cấp cho CPVN giấy phép không phải trả phí bản quyền đối với các quyền sở hữu trí tuệ đối với trang thiết bị của Ôxtrâylia cho Dự án do CPÔ sở hữu. Giấy phép này sẽ tiếp tục có giá trị cho đến khi các bên có thoả thuận khác và sẽ gồm cả quyền sử dụng sở hữu trí tuệ cho các mục tiêu của Dự án như ghi ở Phụ lục 1 một khi CPVN cho là thích hợp.
Để thực hiện Dự án đào tạo tiền du học Ôxtrâylia, CPVN sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều động các nhân viên Ôxtrâylia làm việc cho Dự án bằng cách:
(a) Xúc tiến việc cấp các văn bản cần thiết để các nhân viên Ôxtrâylia làm việc cho Dự án vào Việt Nam và thực hiện công việc của mình. Các nhân viên người Ôxtrâylia làm việc dài hạn cho Dự án sẽ được cấp thị thực có giá trị nhiều lần trong thời hạn một năm; và
(b) Miễn thuế thu nhập hoặc các loại thuế khác đối với tiền lương và trợ cấp của các nhân viên Ôxtrâylia làm việc cho Dự án.
CPVN sẽ đền bù cho CPÔ theo những khiếu nại do nhà thầu của CPÔ đưa ra đối với CPÔ về những thiệt hại phát sinh do việc CPVN không thực hiện được những cam kết của mình trong việc thực hiện Bản Thoả thuận bổ sung này, trừ trường hợp bất khả kháng. CPVN và CPÔ sẽ quản lý các yếu tố rủi ro một cách hiệu quả nhất.
Bản Thoả thuận bổ sung này có thể được sửa đổi vào bất cứ thời điểm nào theo phương thức thư trao đổi giữa hai Chính phủ.
Những điều khoản quy định trong Bản thoả thuận bổ sung này có thể được chấm dứt bởi một trong hai Chính phủ bằng cách thông báo cho bên kia trước 6 tháng bằng văn bản về ý định chấm dứt của mình.
Bản Thoả thuận bổ sung này có hiệu lực kể từ ngày ký và Dự án được coi là bắt đầu từ ngày đó. Phần đóng góp của Ôxtrâylia cho Dự án và mọi cam kết khác được nêu tại văn bản này sẽ chấm dứt sau 36 tháng kể từ ngày ký Bản Thoả thuận bổ sung này hoặc có thể vào một thời điểm khác do hai Chính phủ thu xếp.
Dự án sẽ kéo dài ba năm kể từ tháng 7 năm 2003, tiếp sau một giai đoạn thực hiện Dự án bắt đầu từ tháng 5 năm 2003.
Vào cuối năm thứ hai của Dự án, tiếp sau việc đánh giá về tiến độ hoạt động và hiệu quả của hoạt động Dự án, và được AusAID cũng như CPVN phê duyệt, Dự án ADS - PREP có thể được gia hạn thêm hai năm.
Văn bản tiếng Anh và tiếng Việt của bản Thoả thuận bổ sung này đều có giá trị như nhau. Trong trường hợp nảy sinh bất đồng, bản tiếng Anh sẽ được dùng để giải quyết bất đồng. Các Phụ lục kèm theo là một phần không tách rời của Bản Thoả thuận bổ sung này.
Phụ lục 1 Mô tả Dự án
Phụ lục 2 Phối hợp và quản lý Dự án
Phụ lục 3 Đóng góp của Chính phủ Ôxtrâylia (CPÔ)
Phụ lục 4 Đóng góp của Chính phủ Việt Nam (CPVN)
Ký tại Hà Nội, ngày 14 tháng 7 năm 2003, thành hai bản, tiếng Anh và tiếng Việt.
Mục tiêu của chương trình Hợp tác Phát triển Việt Nam Ôxtrâylia là nhằm thúc đẩy lợi ích quốc gia của Ôxtrâylia thông qua việc giúp Việt Nam giảm nghèo và đạt được tăng trưởng bền vững. Chương trình quốc gia mới (2002 - 2006) dự kiến sẽ tập trung vào phát triển nông thôn, cung cấp nước sạch và vệ sinh, các lĩnh vực điều hành quản lý quốc gia, tập trung cho vùng đồng bằng sông Cửu Long và vùng duyền hải miền Trung. Nỗ lực lớn về tăng cường nhân lực sẽ làm nền tảng cho toàn bộ chương trình. Học bổng Phát triển Ôxtrâylia (ADS) sẽ vẫn là một bộ phận quan trọng của chiến lược quốc gia mới.
1.1. Công việc hành chính liên quan đến học bổng
Trách nhiệm chính trong công tác tuyển chọn học bổng ADS và các công việc hành chính chuẩn bị du học có liên quan từ trước cho tới nay do văn phòng AusAID Hà Nội đảm nhiệm. Các ứng cử viên được Hội đồng tuyển chọn bao gồm đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo, Tổng cục Dạy nghề, và Văn phòng AusAID Hà Nội lựa chọn dựa trên kết quả học tập và năng lực chuyên môn.
AusAID đã quyết định giao phần công việc quản lý và hành chính cho một cơ quan bên ngoài thực hiện, nhưng vẫn giữ lại phần trách nhiệm xây dựng các chiến lược định hướng học bổng hàng năm, quản lý việc xét đơn, cũng như những công việc có liên quan đến quá trình tuyển chọn học bổng.
1.2. Chương trình đào tạo tiền du học (PDTP)
Chương trình đào tạo tiền du học (PDTP) là một chương trình đào tạo mang tính chất chuẩn bị dành cho các học viên được trao học bổng ADS với trọng tâm là phát triển các kỹ năng học tập và tiếng Anh dùng cho học thuật mà các học viên Việt Nam cần để học tốt tại các trường đại học ở Ôxtrâylia. Hiện thời, tất cả các học viên ADS phải học tối thiểu là một học kỳ của Chương trình Đào tạo tiền du học tại Việt Nam, hoạt động đào tạo này được coi là một phần của Dự án Việt Nam Ôxtrâylia về đào tạo tiếng Anh, các khoá học chuyên ngành và nguồn tiếng Anh gọi tắt là Dự án VAT. Dự án VAT sẽ kết thúc vào giữa năm 2003, tuy nhiên Chương trình Đào tạo tiền du học sẽ vẫn tiếp tục ở Dự án mới gọi là Dự án Đào tạo tiền du học Ôxtrâylia viết tắt là (ADS - PREP).
1.3. Dự án đào tạo tiền du học Ôxtrâylia
Dự án ADS - PREP được thiết kế nhằm đáp ứng các mục tiêu của chương trình ADS ở Việt Nam. Mục đích của Tài liệu Thiết kế Dự án (PDD) là để giải quyết nhu cầu phục vụ cho giai đoạn mới của chương trình đào tạo tiền học và nhu cầu cần giao cho cơ quan bên ngoài các nhiệm vụ hành chính ADS và xếp trường.
2. Mục tiêu và mục đích của Dự án
Mục đích của Dự án là "đóng góp cho sự phát triển nguồn nhân lực trong các lĩnh vực trọng tâm được thoả thuận trong Chương trình Hợp tác Phát triển Việt Nam - Ôxtrâylia".
Mục tiêu của Dự án là "Chuẩn bị cho các học viên được trao học bổng ADS vào học tại Ôxtrâylia thông qua việc cung cấp đào tạo chuyên sâu trong nước và sắp xếp họ vào các khoá học thích hợp với sự trợ giúp thường xuyên". Thiết kế Dự án sử dụng một mô hình dịch vụ trực tiếp, theo đó nhà thầu quản lý Ôxtrâylia (AMC) thu được các sản phẩm đầu ra về quản lý và đào tạo đạt tiêu chuẩn thoả thuận trong phạm vi thời hạn cố định. Dự án không có các đặc điểm thiết kế hoặc mục đích xây dựng năng lực được nêu một cách rõ ràng.
Dự án gồm ba hợp phần, với các mục tiêu chính sau:
Hợp phần 1 Đào tạo ADS
Mục tiêu 1 Cung cấp một lịch trình đào tạo ADS có chất lượng cao, hiệu quả về chi phí cho phép các học viên được trao học bổng đạt được trình độ kỹ năng tiếng Anh thích hợp được đánh giá thông qua kỳ thi tiếng Anh IELTS và các kỹ năng hiệu quả cho việc sinh hoạt và học tập tại Ôxtrâylia;
Hợp phần 2 Hỗ trợ ADS
Mục tiêu 2 Cung cấp một cách hiệu quả và hiệu suất trợ giúp hành chính tại những giai đoạn chủ chốt của ADS ở Việt Nam, bao gồm việc quảng cáo, xếp trường, huy động nguồn nhân lực, quản lý những thay đổi trong các khoá học và giám sát tiến bộ và kết quả; và
Hợp phần 3 Quản lý Dự án
Mục tiêu 3 Tạo thuận lợi cho hiệu quả của Dự án thông qua các dịch vụ quản lý Dự án một cách có hiệu quả.
4. Thời hạn và các giai đoạn của Dự án
Dự án sẽ bắt đầu vào tháng 5 năm 2003 với một tháng dành cho việc bàn giao giữa nhà thầu cũ của Dự án VAT với các nhà thầu mới chuẩn bị vào của Dự án ADS - PREP. Dự án sẽ thực hiện trong ba sáu (36) tháng và có thể kéo dài tuỳ thuộc vào đánh giá hoạt động, tiến độ Dự án và những thay đổi của tình hình địa phương.
Cơ cấu quản lý của Dự án được thiết lập nhằm xây dựng mối quan hệ đối tác chặt chẽ giữa các cơ quan đối tác và cơ quan thực hiện Dự án, CPVN và các nhà thầu quản lý Ôxtrâylia.
2. Vai trò và trách nhiệm quản lý:
CPÔ thông qua AusAID sẽ đảm bảo rằng Dự án được cung cấp đầy đủ nguồn lực, Dự án được giám sát như một bộ phận không thể tách rời của công việc quản lý các nhà thầu Ôxtrâylia.
2.1. Cơ quan thực hiện Dự án phía Việt Nam
Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội được Bộ Giáo dục và Đào tạo chỉ định là cơ quan thực hiện Dự án. Nhân viên trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội sẽ được đề cử là uỷ viên thường trực của ban điều phối Dự án (BĐPDA) để tham gia Dự án chẳng hạn như các phiên họp của Ban Điều phối Dự án, cũng như các buổi họp khác có liên quan đến Dự án, thu xếp thủ tục visa cho nhân viên dự án, và phê duyệt các tài liệu, báo cáo của Dự án. Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội cũng sẽ đảm bảo các nguồn lực sẵn có và đóng góp như nêu trong Phụ lục 3 và 4.
2.2. Cơ quan quản lý Dự án phía Việt Nam
Bộ Giáo dục và Đào tạo sẽ vẫn tiếp tục duy trì trách nhiệm với tư cách là cơ quan đối tác phối hợp cùng với AusAID lựa chọn các ứng cử viên cho học bổng ADS, quản lý đề nghị xin thay đổi học bổng, thay mặt Chính phủ Việt Nam phê duyệt bộ hồ sơ xin học bổng, cung cấp tư vấn về mặt chính sách các vấn đề liên quan đến việc lựa chọn học bổng.
3. Cơ quan thực hiện Dự án phía Ôxtrâylia (AMC - các nhà thầu quản lý Ôxtrâylia)
Các nhà thầu quản lý Ôxtrâylia, thay mặt cho CPÔ và dưới sự chỉ đạo của AusAID chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng cùng với CPÔ nhằm đạt được tất cả các mục tiêu của Dự án, hệ quả và cung cấp các thông tin để giám sát tiến độ Dự án.
Nhiệm vụ cụ thể của từng nhà thầu quản lý Ôxtrâylia đã được nêu chi tiết trong tài liệu thiết kế Dự án. Tuy nhiên, các nhà thầu quản lý Ôxtrâylia cũng nên xin ý kiến phê duyệt của Văn phòng AusAID Hà Nội về các vấn đề như khoản trợ cấp trong nước cho các ứng cử viên học bổng ADS và các vấn đề mới phát sinh ngoài phạm vi nêu trong văn kiện thiết kế Dự án.
Để đảm bảo đạt hiệu quả trong việc cung ứng các dịch vụ thể hiện qua các hệ quả và mục tiêu cụ thể đạt được, các nhà thầu quản lý Ôxtrâylia cần phải thực hiện các nhiệm vụ dưới đây:
Nhà thầu quản lý Ôxtrâylia (Đào tạo ADS) cần phải:
i) Xây dựng và chuyển giao cho các học viên ADS Việt Nam Chương trình đào tạo tiếng Anh tiền du học theo tiêu chuẩn tốt nhất trong lĩnh vực này; cung cấp các cán bộ chuyên môn, hành chính và tài chính đủ trình độ và đúng lúc.
ii) Thiết lập các hệ thống và quy trình quản lý tài chính và hành chính hiệu quả, tuân thủ các quy định của AusAID về kế toán và kiểm toán.
iii) Đảm bảo phối hợp hiệu quả trong việc thực hiện dự án thông qua trao đổi ý kiến thường xuyên với Nhà thầu quản lý Ôxtrâylia (Hỗ trợ ADS) và các bên đối tác chính.
iv) Xây dựng và thực hiện một chiến lược đảm bảo chất lượng và quản lý rủi ro và báo cáo kết quả thực hiện.
v) Tham gia vào Ban Điều phối Dự án.
vi) Tham gia với tư cách quan sát viên trong các cuộc họp của Uỷ ban đồng tuyển chọn ADS.
vii) Đảm bảo việc soạn thảo và nộp kế hoạch năm và các báo cáo khác đúng thời hạn.
Nhà thầu quản lý Ôxtrâylia (Hỗ trợ ADS) cần phải:
i) Cung cấp dịch vụ hỗ trợ ADS phù hợp với Hướng dẫn hoạt động ADS của AusAID với trách nhiệm cụ thể trong việc quảng cáo và tuyên truyền, quản lý thi IELTS, bố trí khoá học cho học viên tại các trường đại học Ôxtrâylia, huy động học viên, quản lý yêu cầu thay đổi khoá học, kiểm soát kết quả và quá trình học tập, và hỗ trợ cho các học viên khi trở về Việt Nam.
ii) Cung cấp các cán bộ chuyên môn, hành chính và tài chính cần thiết có đủ trình độ để thực hiện mục tiêu nêu tại điểm (i) ở trên.
iii) Thiết lập các quy trình và hệ thống quản lý hành chính và tài chính có hiệu quả, tuân thủ các yêu cầu của AusAID về kế toán và kiểm toán.
iv) Xây dựng và thực hiện chiến lược đảm bảo chất lượng và quản lý rủi ro và báo cáo kết quả thực hiện.
v) Đảm bảo phối hợp hiệu quả trong khâu thực hiện dự án thông qua trao đổi thường xuyên với các đối tác chủ chốt bao gồm AusAID, nhà thầu quản lý Ôxtrâylia (Đào tạo ADS) và các đại diện AusAID tại các trường đại học Ôxtrâylia.
vi) Tham gia vào Ban Điều phối Dự án và đóng vai trò thư ký chẳng hạn như chuẩn bị chương trình nghị sự cho cuộc họp Ban Điều phối Dự án soạn thảo biên bản cuộc họp + biên dịch các tài liệu dự án cần thiết sang tiếng Việt + phiên dịch sang tiếng Việt tại các buổi họp Ban Điều phối Dự án.
vii) Thực hiện các nhiệm vụ khác nếu cần liên quan đến hỗ trợ ADS trong phạm vi kể trên dưới sự chỉ đạo cụ thể của AusAID trong giai đoạn thực hiện dự án.
viii) Tham gia với tư cách quan sát viên trong các cuộc họp của Uỷ ban đồng tuyển chọn ADS.
ix) Đảm bảo việc soạn thảo và nộp kịp thời các báo cáo dự án kể cả các báo cáo đặc biệt khi cần.
AusAID Hà Nội sẽ chịu trách nhiệm thay mặt AusAID quản lý Dự án, giám sát hoạt động của các nhà thầu quản lý Ôxtrâylia, quản lý hợp đồng và xử lý hoá đơn. Các nhà thầu quản lý Ôxtrâylia sẽ báo cáo trực tiếp cho AusAID Hà Nội và nộp báo cáo và hoá đơn theo quy định hợp đồng ký với AusAID. AusAID Hà Nội vẫn giữ vai trò xây dựng kế hoạch và chiến lược tuyển chọn học bổng ADS hàng năm (bao gồm trả lời thắc mắc, lọc hồ sơ, xác minh bảng điểm, lên danh sách vòng sơ tuyển, tuyển chọn vòng cuối và tham gia các buổi phổ biến thông tin trước khi đi du học). AusAID cũng sẽ tham gia Ban Điều phối Dự án và phê duyệt biên bản cuộc họp Ban Điều phối Dự án.
Một cơ chế phối hợp dự án hiệu quả cần được hai nhà thầu quản lý Ôxtrâylia đồng phối hợp xây dựng cùng với AusAID, Đại học ngoại ngữ Hà Nội và Bộ Giáo dục và Đào tạo ngay sau khi bắt đầu dự án. Cơ chế phối hợp dự án sẽ bao gồm việc thiết lập một Ban Điều phối dự án và Chiến lược thông tin Dự án giữa các bên. Cơ chế phối hợp dự án phải được đưa vào Báo cáo ban đầu của Dự án.
5.1. Chiến lược phối hợp dự án
Chiến lược Phối hợp Dự án sẽ mô tả phương thức thông tin hiệu quả giữa hai nhà thầu, cơ quan đối tác (Đại học ngoại ngữ Hà Nội) và AusAID và giải quyết bất đồng có liên quan. Chiến lược này sẽ làm rõ phương thức báo cáo và thông tin để giảm thiểu trục trặc hiểu lầm giữa các đối tác.
5.2. Ban Điều phối dự án
Ban Điều phối Dự án sẽ tiến hành họp mỗi năm hai lần có chương trình nghị sự, ghi chép và phát hành biên bản. Có thể xem xét tăng thêm số lần họp để đáp ứng các nhu cầu cụ thể. Cả hai Nhà thầu quản lý Ôxtrâylia sẽ tham dự các phiên họp của Ban Điều phối Dự án. Nhà thầu quản lý Ôxtrâylia (Hỗ trợ ADS) sẽ đóng vai trò thư ký trong Ban Điều phối Dự án. Ngoài ra, AusAID cũng sẽ gặp gỡ thường xuyên với hai Nhà thầu quản lý Ôxtrâylia cùng một lúc, hoặc riêng từng nhà thầu.
Ban Điều phối Dự án chịu trách nhiệm:
Chính sách phối hợp cho toàn dự án
Xem xét tiến độ thực hiện dự án, kế hoạch công việc và đánh giá hệ quả thực hiện
Giải quyết các vấn đề chính phát sinh trong dự án
Cùng nhau quyết định bất cứ một thay đổi nào đối với thiết kế dự án.
Xem xét các văn kiện chính của dự án chẳng hạn như kế hoạch thường niên và các bản báo cáo chính khác do các nhà thầu Ôxtrâylia soạn thảo; và
Xem xét đánh giá các chiến lược giám sát và đánh giá kể cả các vấn đề giám sát và hỗ trợ sau khi kết thúc học bổng.
Vai trò của Ban Điều phối Dự án ở Giai đoạn ban đầu sẽ bao gồm việc phê duyệt các tài liệu của Dự án như Chiến lược bảo đảm chất lượng, chiến lược về giới, chiến lược phối hợp và chiến lược quản lý rủi ro.
Thành viên Ban Điều phối Dự án sẽ gồm, nhưng không chỉ giới hạn ở:
i) Ông Vụ Trưởng Vụ Quan Hệ Quốc Tế Bộ Giáo dục và Đào tạo - Giám Đốc Dự án phía Việt Nam.
ii) Ông Hiệu Trưởng trường Đại Học Ngoại ngữ Hà Nội - Phó Giám đốc Dự án phía Việt Nam.
iii) Đại diện của AusAID ở Việt Nam
iv) Các đại diện khác của Bộ Giáo dục và Đào tạo và trường Đại Học Ngoại ngữ Hà Nội như thoả thuận.
v) Trưởng đoàn Chuyên gia/Giám đốc Dự án phía Ôxtrâylia (nhà thầu đào tạo ADS và hỗ trợ ADS)
AusAID sẽ bổ nhiệm một nhóm tư vấn kỹ thuật (TAG) để cung cấp tư vấn độc lập cho AusAID về quá trình hoạt động, tiến bộ và hiệu quả của Dự án, TAG sẽ giúp đỡ việc giám sát và đánh giá toàn bộ Dự án. TAG dự kiến sẽ tới thăm Dự án hàng năm, trừ năm thứ hai vì có theo kế hoạch sẽ có cuộc đánh giá giữa kỳ. Cuộc đánh giá giữa kỳ giám sát cụ thể các vấn đề về tiến độ hoạt động và hiệu quả của nhà thầu Ôxtrâylia trong việc đáp ứng các trách nhiệm bảo đảm chất lượng.
7. Các công việc liên quan đến báo cáo và giám sát
Công việc giám sát Dự án sẽ thuộc trách nhiệm của nhà thầu Ôxtrâylia. Các trưởng đoàn chuyên gia sẽ tham gia các công việc giám sát thường xuyên của Dự án để đảm bảo đạt được các hệ quả của Dự án một cách hiệu quả và kịp thời. Báo cáo Dự án hàng năm, báo cáo ban đầu và các báo cáo tiến độ khác của Dự án sẽ bao gồm các chi tiết về hệ quả cần đạt được so với chỉ tiêu đánh giá hiệu quả.
Chiến lược giám sát và đánh giá sẽ được nêu trong báo cáo ban đầu của dự án, chiến lược này sẽ dựa trên cơ sở khung giám sát và đánh giá của Dự án VAT, và sẽ cố gắng xem xét những điểm phù hợp, tính hiệu quả về chi phí của những đề xuất và hoạt động sẽ thực hiện trong Dự án.
Dự án bao gồm một số các chiến lược giám sát và đánh giá hiệu quả của dự án như sau:
* Ma trận khung logic và các chỉ số xác định
* Đánh giá hiệu quả và đánh giá của nhóm tư vấn kỹ thuật
* Khung giám sát và đánh giá.
ĐÓNG GÓP CỦA CHÍNH PHỦ ÔXTRÂYLIA
Dự án ADS - PREP sẽ hoạt động trong thời gian đầu là 3 năm và sẽ được đánh giá vào cuối năm thứ hai. Tuỳ thuộc vào hiệu quả hoạt động của cả hai nhà thầu Ôxtrâylia, tiến độ Dự án và những thay đổi trong bối cảnh địa phương, việc tài trợ cho Dự án có thể được kéo dài thêm hai năm.
CPÔ, thông qua AusAID sẽ cung cấp ngân quỹ tối đa là 7,6 triệu đôla Ôxtrâylia cho Dự án này.
Dự kiến phần đóng góp của CPÔ theo các năm tài chính như sau:
Giai đoạn ban đầu tháng 5/tháng 6 năm 2003:
454.000 đôla
Ôxtrâylia 2003 - 04 2.134.000 đôla
Ôxtrâylia 2004 - 05 2.172.000 đôla
Ôxtrâylia 2005 - 05 2.135.000 đôla
Ôxtrâylia
Tổng số 6.895.000 đôla
Ôxtrâylia
(Ba phần trăm lạm phát và các khoản chi phí khác chưa được tính đến trong tổng số này)
CPÔ sẽ cung cấp ngân quỹ để giám sát và đánh giá Dự án bao gồm việc tài trợ cho nhóm tư vấn kỹ thuật và các đợt đánh giá Dự án. Tổng chi phí dự kiến cho các hoạt động giám sát và đánh giá này là 350.000 đôla Ôxtrâylia
Phần đóng góp của CPÔ cho Dự án bao gồm:
1. Hợp đồng với hai nhà thầu quản lý Ôxtrâylia cho Dự án, trong đó bao gồm cả các chuyên gia tư vấn và các chuyên gia Việt Nam;
2. Điều phối Dự án trong suốt quá trình thực hiện;
3. Hỗ trợ kỹ thuật dài hạn cho các kỹ năng bao gồm
Đào tạo ADS
* Cán bộ quản lý Dự án, hỗ trợ và đảm bảo chất lượng
* Giáo viên (bao gồm 40 60% giáo viên Việt Nam) (huy động tại chỗ hàng năm)
* Giám đốc thư viện/Trung tâm tư liệu (chuyên trách trong 3 năm)
* Nhân viên thư viện (giáo viên/thủ thư Việt Nam; và 2 thủ thư khác)
* Chi phí giảng dạy
* Phụ cấp cho học viên
* Chi phí điện nước
* Bảo dưỡng đồ đạc thiết bị hiện có (do Dự án VAT bàn giao)
* Bảo dưỡng thiết bị máy tính hiện có (phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu) do dự án VAT bàn giao
* Bảo dưỡng trụ sở Dự án (theo mức tài chính đã được AusAID nhất trí)
* Bảo dưỡng trung tâm tư liệu
* Văn phòng phẩm và đồ dùng, báo cáo, tài liệu, mẫu mã và ấn phẩm
* Xe cộ của Dự án (1) - chuyển giao, thuê hoặc mua
* Chi phí thông tin liên lạc
* Chi phí báo cáo
* Kiểm toán độc lập
* Nhóm tư vấn kỹ thuật
Hỗ trợ ADS
* Cán bộ quản lý Dự án, hỗ trợ và đảm bảo chất lượng
* Các hội thảo phổ biến thông tin hàng năm
* Chi phí thi IELTS
* Chi phí quảng cáo khuyếch trương ADS
* Kiểm tra sức khỏe cho học viên
* Thiết kế/in ấn/phân phối các xuất bản phẩm, mẫu đơn, tài liệu, báo cáo phục vụ cho ADS
* Tiền thuê văn phòng/chi phí điện nước
Xe cộ của Dự án (1) chuyển giao, thuê hoặc mua
* Đồ đạc và thiết bị văn phòng (máy phôtôcopy, máy fax)
* Thiết bị/phần mềm/bảo dưỡng máy tính và quản lý cơ sở dữ liệu
* Văn phòng phẩm và đồ dùng
* Chi phí thông tin liên lạc và báo cáo
* Kiểm toán độc lập
* Nhóm tư vấn kỹ thuật
* Các khoản đóng góp khác sau khi được AusAID phê duyệt
* Chi phí biên dịch và phiên dịch phục vụ cho các cuộc họp Ban Điều phối Dự án
Phần đóng góp cụ thể hàng năm của CPÔ cho mỗi năm tài chính sẽ được xác định thông qua cuộc họp Ban điều phối Dự án và quy trình lập kế hoạch hàng năm bất kỳ thay đổi nào trong ngân sách hay phần đóng góp chi phí nảy sinh trong suốt quá trình thực hiện dự án đều phải được Ban Điều phối Dự án phê duyệt, tuỳ thuộc vào cơ hội và rủi ro phát sinh, sau khi các khuyến nghị được các cơ quan quản lý Dự án phía Ôxtrâylia và Việt Nam phê duyệt.
ĐÓNG GÓP CỦA CHÍNH PHỦ VIỆT NAM
Đóng góp của CPVN cho Dự án ADS - PREP dưới dạng hiện vật bao gồm các khoản dưới đây:
* Cung cấp toà nhà D6 Đại học Ngoại ngữ (không phải trả tiền thuê nhà).
* Cử học viên đi đào tạo.
* Duy trì tiền lương cho các học viên và vị trí công tác tại các cơ quan nhà nước trong thời gian học tại Dự án.
* Cử cán bộ cao cấp tham gia các phiên họp của Ban Điều phối Dự án cũng như các buổi họp/buổi lễ của Dự án và các nguồn lực để hỗ trợ cho sự tham gia của họ.
* Hỗ trợ các thủ tục hành chính cho Dự án kể cả việc thu xếp visa (Dự án sẽ thanh toán lệ phí và hoàn thuế trị giá gia tăng).
* Cử một Giám đốc và một Phó giám đốc người Việt Nam làm việc với các Trưởng nhóm Dự án người Ôxtrâylia và cung cấp các nhân viên cần thiết khác tham gia các công việc của Dự án để đảm bảo việc thực hiện và quản lý Dự án một cách trôi chảy.
* Cùng quán xuyến và đánh giá hoạt động toàn bộ Dự án thông qua việc giám sát, đánh giá, xem xét sao cho phù hợp với khung đánh giá Dự án.
* Hỗ trợ thủ tục hải quan, vận chuyển và bảo hiểm đối với các thiết bị và vật tư từ cảng giao hàng đến địa điểm của Dự án.
| Ze Thwaites (Đã ký) | Trần Văn Nhung (Đã ký) |