Đang tải nội dung, vui lòng chờ giây lát...

Trang chủ Văn bản pháp luật Thông báo 3894/TB-BHXH năm 2014 về điều chỉnh quy trình tiếp nhận và trả kết quả và Phiếu giao nhận hồ sơ theo cơ chế một cửa do ...

Văn bản được hướng dẫn

Văn bản được hợp nhất

Văn bản bị sửa đổi bổ sung

1 Quyết định 2103/QĐ-BHXH năm 2012 về Quy định tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa tại Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh

Văn bản bị đính chính

Văn bản bị thay thế

Văn bản được dẫn chiếu

Văn bản được căn cứ

1 Quyết định 1018/QĐ-BHXH năm 2014 sửa đổi quyết định quy định quản lý thu, chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế do Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành

Văn bản hướng dẫn

Văn bản hợp nhất

Văn bản sửa đổi bổ sung

1 Thông báo 3999/TB-BHXH năm 2014 điều chỉnh phiếu giao nhận hồ sơ số 601 theo cơ chế một cửa và điều chỉnh Thông báo 3894/TB-BHXH về về việc điều chỉnh quy trình tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo cơ chế một cửa do Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Văn bản đính chính

Văn bản thay thế

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM BẢO HIỂM XÃ HỘI TP. HỒ CHÍ MINH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 3894/TB-BHXH	TP. Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 12 năm 2014

THÔNG BÁO

VỀ VIỆC ĐIỀU CHỈNH QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ VÀ PHIẾU GIAO NHẬN HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA

Căn cứ Quyết định số 2103/QĐ-BHXH ngày 06/6/2012 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Thành phố về việc ban hành quy định tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh;

Căn cứ Quyết định số 1018/QĐ-BHXH ngày 10/10/2014 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc sửa đổi một số nội dung tại các quyết định ban hành quy định quản lý thu, chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;

Theo đề nghị của Trưởng Phòng thu và Trưởng Phòng cấp sổ thẻ, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh điều chỉnh quy trình tiếp nhận và trả kết quả và Phiếu giao nhận hồ sơ theo cơ chế một cửa, như sau:

1. Đối với quy trình tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ, điều chỉnh 21 quy trình sau (đính kèm 21 quy trình theo thông báo này)

1.1. Quy trình thực hiện Thu BHXH, BHYT, BHTN (03 quy trình):

- Quy trình giải quyết hồ sơ đăng ký BHXH, BHYT (quy trình 101);

- Quy trình giải quyết hồ sơ thu BHXH, BHYT bắt buộc; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (quy trình 103);

- Quy trình giải quyết hồ sơ cấp thẻ BHYT tự nguyện (quy trình 202).

1.2. Quy trình thực hiện cấp sổ BHXH, Thẻ BHYT (18 quy trình):

- Quy trình xác nhận sổ BHXH (sổ mẫu cũ): bao gồm chốt sổ nghỉ việc, bảo lưu, chuyển công tác... (quy trình 301);

- Quy trình điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH (quy trình 302);

- Quy trình điều chỉnh nhân thân do mượn hồ sơ của người khác tham gia BHXH (quy trình 303);

- Quy trình chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ về sổ gốc (quy trình 304);

- Quy trình cấp lại sổ BHXH do mất: do người lao động làm mất hoặc do đơn vị làm mất (quy trình 305);

- Quy trình cấp lại sổ BHXH do hư hỏng (quy trình 306);

- Quy trình thu hồi sổ BHXH đã chốt của người lao động đóng BHXH đã nghỉ việc sau 12 tháng không đến nhận sổ (quy trình 309);

- Quy trình bổ sung hồ sơ cấp sổ BHXH cho lao động tăng kỳ trước (quy trình 310);

- Quy trình điều chỉnh quá trình đã được xác nhận trên sổ nhưng người lao động đã nghỉ việc ngừng đóng BHXH (quy trình 311);

- Quy trình giải quyết hồ sơ cấp sổ BHXH cho kỳ trước (quy trình 312);

- Quy trình chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ về sổ gốc trong trường hợp có một hay nhiều sổ BHXH đang lưu giữ ở cơ quan BHXH (quy trình 315);

- Quy trình cấp lại sổ BHXH cho người lao động do bị thu hồi trợ cấp thất nghiệp (quy trình 316);

- Quy trình cấp lại sổ BHXH cho lao động do đã nhận trợ cấp BHXH 1 lần bị thu hồi sổ hoặc thất lạc sổ sau đó tiếp tục tham gia BHXH (quy trình 317);

- Quy trình xác nhận sổ BHXH (sổ mẫu mới): bao gồm chốt sổ nghỉ việc, bảo lưu, chuyển công tác... (quy trình 321);

- Quy trình đổi thẻ BHYT do thông tin ghi trên thẻ không đúng (quy trình 401);

- Quy trình cấp lại hoặc đổi thẻ BHYT do bị mất, bị hư hỏng, do điều chỉnh quyền lợi khám chữa bệnh và thay đổi nơi khám chữa bệnh hoặc đổi thời điểm hưởng đủ 5 năm liên tục (quy trình 402);

- Quy trình cấp thẻ BHYT kỳ trước do thiếu thông tin (quy trình 403).

2. Đối với Phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS), điều chỉnh 13 PGNHS sau:

PGNHS 101, PGNHS 103, PGNHS 201; PGNHS 305; PGNHS 306; PGNHS 311; PGNHS 313; PGNHS 317; PGNHS 401; PGNHS 402; PGNHS 614; PGNHS 615; PGNHS 620.

Lưu ý: Một số quy trình điều chỉnh tại mục 1 không có điều chỉnh PGNHS.

3. Ngày áp dụng: Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh thống nhất áp dụng các Quy trình và phiếu giao nhận hồ sơ đề cập ở mục 1 và mục 2, kể từ ngày 15/12/2014.

4. Tổ chức thực hiện:

- Phòng Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm phối hợp với nhà cung cấp phần mềm tiếp nhận hồ sơ, để điều chỉnh các Quy trình và Phiếu giao nhận hồ sơ nói ở trên.

- Các Phòng chức năng có liên quan và Bảo hiểm xã hội quận/huyện chịu trách nhiệm tổ chức, triển khai và thực hiện theo nội dung thông báo này.

- Các tổ chức, đơn vị và cá nhân người lao động trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh áp dụng các Phiếu giao nhận hồ sơ mới theo quy định./.

Nơi nhận:
- BGĐ BHXH TP.HCM (b/c);
- Trưởng các phòng chức năng;
- Giám đốc BHXH các quận, huyện;
- Các đơn vị, tổ chức, cá nhân NLĐ;
- Trang web BHXH TP.HCM;
- Lưu: VT, TCCB(2b)

GIÁM ĐỐC

Cao Văn Sang

CÁC QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ

(đính kèm Thông báo số: 3894/TB-BHXH, ngày 08/12/2014 của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh)

I. Quy trình thực hiện Thu BHXH, BHYT, BHTN.

1. Quy trình giải quyết hồ sơ đăng ký BHXH, BHYT (Phiếu giao nhận hồ sơ 101, 02 bản).

1.1. Quy trình tóm tắt:

- Mục đích: để giải quyết việc đăng ký tham gia BHXH, BHYT cho đơn vị mới (kể cả trường hợp đơn vị chuyển từ nơi khác đến).

- Điều kiện: đơn vị nộp hồ sơ sau khi đã được cơ quan BHXH hướng dẫn thủ tục, lập biểu mẫu.

- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.

- Sơ đồ:

- Diễn giải quy trình:

+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.

+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày.

+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày.

+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 1 ngày.

1.2. Quy trình chi tiết:

1.2.1. Bước chuẩn bị:

- Phòng (Bộ phận) Thu tùy điều kiện tổ chức các buổi hướng dẫn tập huấn nghiệp vụ, lập biểu mẫu hồ sơ đăng ký theo lịch đăng ký hàng tuần ở Thành phố (và ngày quy định ở BHXH quận, huyện).

- Trường hợp cá biệt thì Phòng Thu, Giám đốc BHXH quận, huyện bố trí cán bộ hướng dẫn tại Phòng Tiếp Công dân.

1.2.2. Bước tiếp nhận hồ sơ tại Phòng (Bộ phận) TNHS:

Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

- Kiểm đếm hồ sơ theo Phiếu giao nhận và kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ.

- Kiểm tra hồ sơ:

+ Kiểm tra để bảo đảm có đầy đủ thông tin trong Phiếu đăng ký tham gia BHXH, BHYT.

+ Kiểm tra thông tin trên Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK01-TS), Tờ khai thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK02-TS) có đầy đủ không (đối với trường hợp từ tỉnh khác chuyển đến).

+ Đối chiếu số lượng Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK01-TS) với số lao động tăng mới chưa có sổ BHXH, Tờ khai thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK02-TS) số lao động tham gia BHXH tỉnh (đã được cấp sổ) tăng mới nhưng chưa có dữ liệu nhân thân trên phần mềm SMS tại Thành phố với Danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-TS).

+ Đối chiếu số lượng.

- Vào phần mềm SMS cấp mã đơn vị tham gia BHXH và ghi vào Phiếu đăng ký tham gia BHXH, BHYT.

- Nếu có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm TNHS và đánh dấu vào Phiếu giao nhận hồ sơ.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm iQLBH; ghi thời hạn trả hồ sơ vào Phiếu giao nhận hồ sơ.

- Chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 101 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.

Lưu ý:

- Số định danh: đối với đơn vị ghi mã đơn vị, còn của người lao động ghi số sổ BHXH.

- Yêu cầu đơn vị nộp toàn bộ số tiền bảo hiểm phải đóng (hoặc số tiền bảo hiểm một tháng tham gia của toàn bộ người lao động trong danh sách) trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận hồ sơ để được cấp thẻ BHYT.

Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày làm việc.

- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 101 và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLBH.

- Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm tính đúng đắn, đầy đủ hợp lệ của hồ sơ. Lưu ý một số vấn đề sau:

+ Đối chiếu để bảo đảm sự phù hợp giữa thông tin trên Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (TK01-TS) và Tờ khai thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK02-TS) với Danh sách tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS).

+ Kiểm tra việc thực hiện mức lương, nơi đăng ký khám chữa bệnh, quyền lợi BHYT... có phù hợp với quy định không.

- Xử lý hồ sơ:

+ Vào phần mềm SMS kiểm tra những trường hợp trùng số CMND:

* Nếu phát hiện người lao động đã được cấp sổ BHXH trước đó thì không cấp số sổ mới, mà sử dụng số sổ đã cấp để tiếp tục quản lý việc tham gia BHXH, đồng thời thông báo cho đơn vị.

* Trường hợp phát hiện người lao động đã được cấp nhiều sổ, thì tạm thời sử dụng số sổ được BHXH Thành phố cấp sau cùng để tiếp tục quản lý, đồng thời gửi Phiếu yêu cầu để thông báo cho đơn vị kiểm tra và lập hồ sơ gộp sổ theo quy định.

+ Cấp số sổ BHXH cho những người mới tham gia lần đầu, cấp sổ cho người chưa có sổ; ghi các số liệu về sổ vào biểu D02-TS. (Các trường hợp bổ sung thông tin thì không đề nghị cấp sổ BHXH)

Ví dụ: Tổng số sổ BHXH đề nghị cấp là 10 (có 02 sổ BHXH bổ sung). Trong đó, tổng số sổ BHXH cấp mới từ số 000000001 đến 000000007 và 03 sổ cấp lại.

+ Nhập thông tin cá nhân vào phần mềm SMS theo Tờ khai thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK02-TS) đối với người tham gia BHXH tỉnh (đã được cấp sổ) tăng mới nhưng chưa có dữ liệu nhân thân.

+ Lập “Giấy đề nghị in tờ bìa sổ BHXH, thẻ BHYT” (theo mẫu): Ghi số lượng tờ bìa sổ BHXH, thẻ BHYT và giá trị thẻ BHYT đề nghị cấp để chuyển Phòng cấp sổ, thẻ làm căn cứ in tờ bìa sổ BHXH, thẻ BHYT.

+ Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và import số liệu) vào phần mềm SMS.

+ In Bảng tính lãi truy thu BHXH, BHYT, BHTN mẫu D02b-TS (nếu có) để chuyển cho đơn vị.

+ Cán bộ xử lý ký xác nhận đã xử lý trên mẫu D02-TS.

+ Lưu Phiếu đăng ký và các loại hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT.

+ Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 101 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.

Lưu ý:

- Cột “Ghi chú” trên mẫu D02-TS sử dụng ghi: ghi tỷ lệ đóng; đối với trường hợp truy đóng hoặc điều chỉnh tiền lương từ tháng (cột 8) thì ghi đến tháng tương ứng thời gian truy thu hoặc điều chỉnh, trường hợp có nhiều mốc thời gian khác nhau thì từng dòng theo từng mốc thời gian tương ứng; thu hồi thẻ BHYT; nghỉ hưởng trợ cấp thai sản; mã hoặc tên bệnh viện đăng ký KCB ban đầu ...

Bước 3: Phòng (Bộ phận) cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.

- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 101 và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLBH.

- Kiểm tra, đối chiếu số lượng sổ BHXH, thẻ BHYT đề nghị cấp (Phiếu đề nghị in tờ bìa sổ BHXH, thẻ BHYT) với dữ liệu hồ sơ cá nhân nhập trong phần mềm SMS. Trường hợp có sai lệch thì cán bộ cấp sổ, thẻ lập Phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu. Sau 0,5 ngày kể từ thời điểm nhận Phiếu điều chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ cấp sổ, thẻ cập nhật dữ liệu cấp thẻ BHYT, tờ bìa sổ BHXH.

- Xử lý hồ sơ:

+ In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.

+ In Tờ bìa sổ BHXH và 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH.

+ In ‘‘Danh sách không đủ thông tin cấp sổ BHXH, thẻ BHYT” (nếu có).

+ In 02 Phiếu sử dụng phôi bìa sổ BHXH (mẫu C06-TS), 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS), cán bộ cấp sổ, thẻ lưu 01 bản, 01 bản chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với Phòng cấp sổ, thẻ BHXH Thành phố.

+ Cán bộ xử lý ký xác nhận đã xử lý trên mẫu D02-TS.

+ Trình ký, đóng dấu Tờ bìa sổ BHXH.

+ Chuyển toàn bộ hồ sơ kèm sổ BHXH, thẻ BHYT cho Phòng (bộ phận TNHS).

+ Xác nhận giao nhận trên phần mềm iQLBH.

Lưu ý: cán bộ sổ, thẻ sau khi in sổ BHXH, thẻ BHYT xuất file hình ảnh (PDF): danh sách cấp sổ BHXH (mẫu D09a-TS), danh sách cấp thẻ BHYT (mẫu D10a-TS) để lưu và phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu.

Bước 4:Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 1 ngày làm việc.

- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 101 và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) cấp sổ, thẻ chuyển trả khách hàng gồm: “Danh sách không đủ thông tin cấp sổ BHXH, thẻ BHYT” (nếu có), thẻ BHYT, Tờ bìa sổ BHXH, đề nghị đơn vị ký vào Biên bản giao nhận thẻ BHYT, giao nhận sổ BHXH. Trả đơn vị 01 bản, 01 bản lưu theo hồ sơ cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

- Lưu toàn bộ hồ sơ hồ sơ cấp sổ BHXH, thẻ BHYT gồm các mẫu: TK01-TS, TK02-TS, D02-TS; Biên bản giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT, Giấy đề nghị in sổ BHXH, thẻ BHYT...)

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH.

2. Quy trình giải quyết hồ sơ thu BHXH, BHYT bắt buộc; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (Phiếu giao nhận hồ sơ 103, 02 bản).

2.1. Quy trình tóm tắt:

- Mục đích: để giải quyết hồ sơ đóng BHXH, BHYT bắt buộc; cấp sổ BHXH, cấp và gia hạn thẻ BHYT của đơn vị sử dụng lao động, trên cơ sở đó cập nhật bổ sung thông tin của người lao động và đối chiếu kết quả đóng BHXH, BHYT của đơn vị.

- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc

- Sơ đồ:

- Diễn giải quy trình:

+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.

+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày.

+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày.

+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 1 ngày.

2.2. Quy trình chi tiết:

Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

- Kiểm đếm hồ sơ theo Phiếu giao nhận và kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ.

- Kiểm tra thông tin trên Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS), Tờ khai thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK2-TS) có đầy đủ không.

- Đối chiếu số lượng Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) với số lao động tăng mới chưa có sổ BHXH, Tờ khai thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK2-TS) số lao động tham gia BHXH tỉnh (đã được cấp sổ) tăng mới nhưng chưa có dữ liệu nhân thân trên phần mềm SMS tại Thành phố hoặc điều chỉnh thông tin với Danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-TS).

- Kiểm tra số lao động giảm trên biểu D02-TS, xác định số lượng thẻ BHYT còn giá trị sử dụng để thu hồi. Đối với các trường hợp không trả thẻ thì kiểm tra việc đóng bổ sung hết giá trị thẻ còn lại trên biểu D02-TS. Lưu ý các trường hợp nghỉ thai sản, nghỉ việc nhưng thẻ BHYT đang được gia hạn hoặc đang được cấp mới thì không thu hồi thẻ BHYT, nhưng yêu cầu đơn vị ghi đầy đủ các nội dung tương ứng vào cột ghi chú của biểu D02-TS như sau:

+ Nếu người lao động đủ điều kiện hưởng chế độ thai sản thì ghi “Nghỉ hưởng trợ cấp thai sản”.

+ Nếu người lao động không đủ điều kiện hưởng chế độ thai sản thì ghi “Nghỉ thai sản không hưởng trợ cấp”, (nhưng phải đóng bổ sung hết giá trị thẻ BHYT).

+ Nếu người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau bệnh dài ngày thì ghi “Nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau bệnh dài ngày”, thu hồi hết giá trị thẻ BHYT.

+ Nếu người lao động nghỉ việc nhưng thẻ BHYT đang được gia hạn thì ghi “Chưa nhận thẻ BHYT do đang gia hạn”.

+ Nếu người lao động nghỉ việc nhưng thẻ BHYT, sổ BHXH đang được cấp mới thì ghi “Chưa nhận thẻ BHYT, sổ BHXH do đang cấp mới”.

+ Nếu đơn vị có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm TNHS và đánh dấu vào Phiếu giao nhận hồ sơ.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.

Lưu ý:

- Số định danh: đối với đơn vị ghi mã đơn vị, còn của người lao động ghi số sổ BHXH.

- Đối với các đơn vị nợ tiền bảo hiểm khi nộp hồ sơ thu thì cán bộ TNHS không được từ chối tiếp nhận hồ sơ.

- Việc thu hồi thẻ BHYT thực hiện theo đúng hướng dẫn tại công văn số 1492/BHXH-THU ngày 27/5/2014.

Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày làm việc.

- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và toàn bộ hồ sơ gốc từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLBH.

- Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm tính đúng đắn, đầy đủ hợp lệ của hồ sơ. Lưu ý một số vấn đề sau:

+ Đối chiếu để đảm bảo sự phù hợp giữa thông tin trên Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK01-TS), Tờ khai thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK02-TS) với Danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-TS).

+ Kiểm tra việc thực hiện mức lương, nơi đăng ký khám chữa bệnh, quyền lợi BHYT... có phù hợp với quy định không.

+ Đối chiếu số lượng thẻ BHYT thu hồi; Biên bản thu hồi thẻ đối với các trường hợp đơn vị trả thẻ sau 02 ngày từ ngày nhận thẻ gia hạn (kèm theo Biên bản giao nhận thẻ để đối chiếu).

- Xử lý hồ sơ:

+ Vào phần mềm SMS kiểm tra những trường hợp trùng số CMND:

+ Cấp số sổ BHXH cho những người mới tham gia lần đầu, ghi các số liệu về sổ vào biểu D02-TS. (Các trường hợp bổ sung thông tin thì không đề nghị cấp sổ BHXH).

Ví dụ: Tổng số sổ BHXH đề nghị cấp là 10 (có 02 sổ BHXH bổ sung). Trong đó, tổng số sổ BHXH cấp mới từ sổ 000000001 đến 000000007 và 03 sổ cấp lại.

+ Lập “Giấy đề nghị in tờ bìa sổ BHXH, thẻ BHYT”: Ghi số lượng sổ BHXH, thẻ BHYT và giá trị thẻ BHYT đề nghị cấp để chuyển Phòng cấp sổ, thẻ làm căn cứ in sổ BHXH, thẻ BHYT.

+ Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và import số liệu) vào phần mềm SMS.

+ In Bảng tính lãi truy thu BHXH, BHYT, BHTN mẫu D02b-TS (nếu có) để chuyển cho đơn vị.

+ Cán bộ ký xác nhận đã xử lý trên biểu D02-TS, D02b-TS.

+ Lưu Văn bản giải trình, bản sao văn bản xử lý... và bản sao các Quyết định, Thông báo...

+ Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) cấp sổ, thẻ.

Lưu ý:

- Trường hợp sổ BHXH đã được chốt bảo lưu (BL) không tiếp tục tham gia, đơn vị nộp hồ sơ điều chỉnh tăng, giảm mức tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN thì cán bộ Thu không được điều chỉnh mà phải yêu cầu đơn vị nộp hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 311.

- Cột 9 “Ghi chú” trên mẫu D02-TS sử dụng ghi: ghi tỷ lệ đóng; đối với trường hợp truy đúng hoặc điều chỉnh tiền lương từ tháng (cột 8) thì ghi đến tháng tương ứng thời gian truy thu hoặc điều chỉnh, trường hợp có nhiều mốc thời gian khác nhau thì từng dòng theo từng mốc thời gian tương ứng; thu hồi thẻ BHYT; nghỉ hưởng trợ cấp thai sản; mã hoặc tên bệnh viện đăng ký KCB ban đầu ...

- Trường hợp điều chỉnh lương, chức danh đang tham gia nộp theo Phiếu giao nhận hồ sơ 103 thì không chuyển Phòng (Bộ phận) cấp sổ, thẻ mà chuyển cho Phòng (Bộ phận) TNHS lưu theo quy định, kết thúc quy trình.

- Mẫu TK02-TS áp dụng cho những trường hợp kê khai bổ sung thông tin hoặc thay đổi thông tin của người tham gia ngoài những thông tin bắt buộc người tham gia phải khai báo: I. Họ và tên (viết chữ in hoa); II. Số định danh. Bắt đầu từ mục III. Nội dung thay đổi: chỉ ghi những thông tin vào tiêu chí cần điều chỉnh, bổ sung; còn không có điều chỉnh, bổ sung thì bỏ trống.

Hàng tháng:

- Từ ngày 21 đến ngày 25 của tháng, cán bộ Thu thực hiện thao tác kết chuyển dữ liệu trong phần mềm SMS đối với từng đơn vị đang quản lý. In Bảng tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02a-TS) đối với mỗi đơn vị tham gia; ký, trình lãnh đạo Phòng (Bộ phận) Thu duyệt, gửi Phòng (Bộ phận) cấp sổ, thẻ ký xác nhận, sau đó nhận lại để lưu, theo dõi.

- Từ ngày 01 đến ngày 10 của tháng sau, Bộ phận (cán bộ) Tổng hợp Thu tính lãi và in Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT (mẫu C12) ra file dữ liệu chuyển cho đơn vị qua hệ thống iBHXH.

- Riêng tháng cuối quý, ngoài Thông báo quý gửi qua hệ thống iBHXH cán bộ Thu sẽ in “Thông báo” theo quý thành văn bản chuyển cho bộ phận TNHS vào ngày 20 của tháng đầu quý sau để chuyển cho đơn vị.

Bước 3: Phòng (Bộ phận) cấp sổ, thẻ: Thời hạn 04 ngày làm việc.

- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLBH.

- Xử lý hồ sơ:

+ Kiểm tra, đối chiếu số lượng thẻ BHYT thu hồi (nếu có), chuyển dữ liệu thu hồi thể BHYT từ SMS sang QLST.

+ In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.

+ In Tờ bìa sổ BHXH và 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH.

+ In “Danh sách không đủ thông tin cấp sổ BHXH, thẻ BHYT” (nếu có);

+ Ký xác nhận đã xử lý trên biểu D02-TS,

+ Trình ký, đóng dấu tờ bìa sổ BHXH.

+ Chuyển toàn bộ hồ sơ kèm sổ BHXH, thẻ BHYT cho Phòng (bộ phận TNHS

+ Xác nhận giao nhận trên phần mềm iQLBH

Lưu ý:

- Cán bộ sổ, thẻ sau khi in sổ BHXH, thẻ BHYT xuất file hình ảnh (PDF): danh sách cấp sổ BHXH (mẫu D09a-TS), danh sách cấp thẻ BHYT (mẫu D10a-TS) để lưu và phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu.

- Cuối tháng nhận mẫu D02a-TS do Phòng (Bộ phận) Thu chuyển đến, ký xác nhận, chuyển trả lại Phòng (Bộ phận) Thu.

Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.

- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) cấp sổ, thẻ chuyển trả khách hàng gồm: “Danh sách không đủ thông tin cấp sổ BHXH, thẻ BHYT” (nếu có), thẻ BHYT, Tờ bìa sổ BHXH, đề nghị đơn vị ký vào Biên bản giao nhận thẻ BHYT, sổ BHXH. Trả đơn vị 01 bản, 01 bản lưu theo hồ sơ cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

- Lưu toàn bộ hồ sơ hồ sơ cấp sổ BHXH, thẻ BHYT gồm các mẫu: TK01-TS, TK02- TS, D02-TS; Biên bản giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT, Giấy đề nghị in sổ BHXH, thẻ BHYT...).

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH.

MỘT SỐ QUY TRÌNH ĐẶC BIỆT

A. Gia hạn thẻ BHYT:

1. Đơn vị lập thủ tục gia hạn thẻ BHYT:

Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.

Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.

- Tiếp nhận hồ sơ gồm:

+ Văn bản của đơn vị (mẫu D01b-TS).

+ Tờ khai thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK2-TS) nếu có thay đổi nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu.

+ Bản sao UNC (trong trường hợp mới chuyển tiền cho cơ quan BHXH).

- Vào phần mềm SMS kiểm tra số tiền đơn vị đã đóng cho cơ quan BHXH và Bản sao UNC (trong trường hợp mới chuyển tiền) - nếu có để xác định số tiền đơn vị đã nộp:

+ Trường hợp đơn vị nộp đủ tiền đến hết tháng liền kề tháng nộp hồ sơ gia hạn thì tiếp nhận.

Ví dụ: Đầu kỳ gia hạn thẻ BHYT năm 2015, đơn vị nợ tiền bảo hiểm nên chưa được gia hạn thẻ. Đến ngày 05/03/2015 đơn vị đóng đủ tiền đến hết tháng 02/2015 và lập hồ sơ đề nghị gia hạn thẻ, thì tiếp nhận hồ sơ.

+ Trường hợp đơn vị không nợ BHYT, nhưng còn nợ BHXH thì thực hiện gia thẻ BHYT theo hướng dẫn tại công văn số 1068/BHXH-THU ngày 16/04/2013 của BHXH Thành phố.

- Nếu có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm iQLBH và đánh dấu vào Phiếu giao nhận hồ sơ.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 103 hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.

Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn giải quyết 3,5 ngày.

- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103 từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLBH.

- Tiến hành kiểm tra, đối chiếu chứng từ nộp tiền của đơn vị (nếu có), duyệt cấp thẻ BHYT.

- Lập “Giấy đề nghị in thẻ BHYT”: Ghi số lượng thẻ BHYT và giá trị thẻ BHYT đề nghị cấp để chuyển Phòng cấp sổ, thẻ làm căn cứ in thẻ BHYT.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và hồ sơ cho Phòng (bộ phận) Cấp sổ, thẻ.

Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn giải quyết 5,5 ngày.

- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103, hồ sơ và dữ liệu trên SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLBH.

- Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên SMS với số lượng đề nghị gia hạn. Trường hợp dữ liệu đối tượng trên SMS chưa đúng so với Giấy đề nghị in thẻ BHYT thì cán bộ cấp sổ, thẻ lập Phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu. Sau 0,5 ngày kể từ thời điểm nhận Phiếu điều chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ Cấp sổ, thẻ in thẻ BHYT.

- Căn cứ vào mẫu TK2-TS kiểm tra, điều chỉnh nơi KCB và cập nhận nơi KCB mới vào chương trình SMS.

- In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.

- In 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS), cán bộ cấp sổ, thẻ lưu 01 bản, 01 bản chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với Phòng Cấp sổ, thẻ BHXH Thành phố.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH, chuyển toàn bộ hồ sơ kèm thẻ BHYT theo Phiếu giao nhận hồ sơ 103 cho Phòng (Bộ phận) TNHS.

Lưu ý:

- Cán bộ sổ, thẻ sau khi in sổ BHXH, thẻ BHYT xuất file hình ảnh (PDF) Danh sách cấp thẻ BHYT (mẫu D10a-TS) để lưu và phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu.

Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn giải quyết 0,5 ngày.

- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) cấp sổ, thẻ chuyển trả khách hàng gồm:

+ Thẻ BHYT.

+ Yêu cầu đơn vị ký vào 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT, trả đơn vị 01 bản lưu theo hồ sơ cấp thẻ BHYT

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH

- Lưu toàn bộ hồ sơ hồ sơ cấp thẻ BHYT gồm các mẫu: D01b-TS, TK02-TS, Biên bản giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT, Giấy đề nghị in sổ BHXH, thẻ BHYT....)

B. Quy trình lập “Phiếu yêu cầu thu hồi thẻ BHYT, sổ BHXH”

- Nguyên tắc chung: Khi đơn vị nộp hồ sơ thu báo giảm lao động tại cột ghi chú mẫu D02-TS ghi “Chưa nhận thẻ BHYT do đang gia hạn hoặc đang cấp mới” không nộp lại thẻ BHYT cho cơ quan BHXH, thì cán bộ Thu không được thu bổ sung hết giá trị thẻ.

- Các bước xử lý nghiệp vụ cần chú ý những điểm sau:

1. Phòng (Bộ phận) Thu:

- Vào phần mềm SMS xác định cán bộ Cấp sổ, thẻ đã in thẻ BHYT chưa:

+ Trường hợp cán bộ Cấp sổ, thẻ chưa in thẻ thì cán bộ Thu nhập giảm lao động, thực hiện thao tác thu hồi thẻ BHYT trên phần mềm SMS bình thường như các trường hợp giảm khác.

+ Trường hợp cán bộ Cấp sổ, thẻ đã in thẻ BHYT, tờ bìa sổ BHXH:

* Đối với thẻ BHYT thu hồi: cán bộ Thu bấm “thu hồi thẻ” trên SMS, lưu thẻ BHYT tại Phòng (bộ phận) Thu và chuyển dữ liệu sang Phòng (bộ phận) sổ, thẻ.

* Đối với tờ bìa sổ BHXH thu hồi: cán bộ thu bấm “hủy do không tham gia” trên SMS và chuyển tờ bìa qua Phòng (bộ phận) cấp sổ, thẻ.

* Cán bộ Thu vẫn nhập giảm lao động, thực hiện thao tác thu hồi thẻ BHYT trên phần mền SMS như các trường hợp giảm khác, nhưng không nhập bổ sung tăng hết giá trị thẻ BHYT.

* Lập 02 Phiếu yêu cầu thu hồi thẻ BHYT, sổ BHXH. Đối với trường hợp người lao động tăng mới đang được cấp sổ BHXH, tiếp sau đó đơn vị điều chỉnh giảm thì phải thu hồi cả Tờ bìa sổ BHXH.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH, chuyển hồ sơ kèm tờ bìa sổ BHXH thu hồi (nếu có) cùng Phiếu yêu cầu thu hồi thẻ BHYT, sổ BHXH và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.

2. Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ:

- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Thu, xử lý nghiệp vụ in thẻ BHYT, sổ BHXH theo quy trình.

- Căn cứ số lượng thẻ BHYT thu hồi trên dữ liệu SMS, chuyển dữ liệu thu hồi thẻ từ SMS sang phần mềm QLST;

- Đối với trường hợp tờ bìa sổ thu hồi: kiểm tra đối chiếu với dữ liệu SMS, cắt góc bìa sổ lưu theo hồ sơ 103, chuyển dữ liệu hủy sổ do không tham gia từ SMS sang phần mềm QLST.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH, chuyển toàn bộ hồ sơ kèm tờ bìa sổ BHXH thu hồi và Phiếu yêu cầu thu hồi thẻ BHYT, sổ BHXH cho Phòng (Bộ phận) TNHS.

3. Phòng (Bộ phận) TNHS:

- Tiếp nhận hồ sơ toàn bộ hồ sơ theo phiếu giao nhận 103 từ Phòng (Bộ phận) cấp sổ, thẻ, tiến hành trả khách hàng: Phiếu yêu cầu thu hồi thẻ BHYT, sổ BHXH. (đơn vị giữ lại 01 bản, 01 bản lưu theo hồ sơ thu hồi thẻ BHYT, sổ BHXH).

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH.

- Lưu toàn bộ hồ sơ theo phiếu giao nhận 103.

Lưu ý: Cán bộ TNHS hướng dẫn đơn vị nộp lại thẻ BHYT, số BHXH (nếu có) theo Phiếu giao nhận hồ sơ 105.

3. Quy trình giải quyết hồ sơ cấp thẻ BHYT tự nguyện (Phiếu giao nhận hồ sơ 202, 02 bản):

3.1. Quy trình tóm tắt:

- Mục đích: để giải quyết hồ sơ cấp thẻ BHYT tự nguyện.

- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc hồ sơ cấp mới, gia hạn.

- Sơ đồ:

- Diễn giải quy trình:

+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.

+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu và KH-TC. Thời hạn 5 ngày.

+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) cấp sổ, thẻ. Thời hạn 3,5 ngày.

+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.

3.2. Quy trình chi tiết:

3.2.1. Cấp mới:

Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

- Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ.

- Kiểm đếm số lượng Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK01-TS) tương ứng với Danh sách người tham gia BHYT(mẫu D03-TS (TN)) hay không.

- Nếu có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm TNHS và đánh dấu vào Phiếu giao nhận hồ sơ.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iBHXH, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.

Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu và KH-TC. Thời hạn 05 ngày làm việc.

+ Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 02 ngày.

- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận trên phần mềm iBHXH.

- Kiểm tra Danh sách tham gia và hồ sơ liên quan kèm theo.

- Trường hợp giảm mức đóng, nếu trong hộ gia đình có những thành viên đã tham gia BHYT bắt buộc khác thì kiểm tra xem có đủ điều kiện giảm mức đóng không.

- Duyệt cấp thẻ BHYT.

- Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và import số liệu) vào phần mềm SMS, xác định số lượng thẻ được cấp và số phải thu.

- Chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và toàn bộ hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) KH-TC.

+ Phòng (Bộ phận) KH-TC. Thời hạn 01 ngày.

- Phòng (Bộ phận) KH-TC tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Thu.

- Tiến hành đối chiếu số tiền, ngày nộp và ký xác nhận trên danh sách tham gia BHYT (mẫu D03-TS(TN)).

- Chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và toàn bộ hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.

+ Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 02 ngày.

- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và toàn bộ hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) KH-TC.

+ Lập “Giấy đề nghị in tờ bìa sổ BHXH, thẻ BHYT” (theo mẫu): Ghi số lượng thẻ BHYT và giá trị thẻ BHYT đề nghị cấp để chuyển Phòng cấp số, thẻ làm căn cứ in thẻ BHYT.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iBHXH, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) cấp sổ, thẻ.

- Hằng tháng in Bảng tổng hợp danh sách người chỉ tham gia BHYT (mẫu D03a-TS) đối với mỗi đại lý tham gia; ký, trình lãnh đạo Phòng (Bộ phận) Thu duyệt, gửi Phòng (Bộ phận) cấp sổ, thẻ ký xác nhận, sau đó nhận lại để lưu, theo dõi.

Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 3,5 ngày làm việc.

- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm iBHXH.

- Căn cứ dữ liệu và Giấy đề nghị in tờ bìa sổ BHXH, thẻ BHYT Phòng (Bộ phận) Thu chuyển sang, tiến hành in thẻ BHYT. Nếu số liệu có lệch thì lập Phiếu điều chỉnh (mẫu C02- TS) phối hợp với Phòng (Bộ phận) Thu để xác định số lượng sai lệch.

- Xử lý hồ sơ:

+ In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.

+ In 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS), cán bộ cấp sổ, thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01 bản chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với Phòng cấp sổ, thẻ BHXH Thành phố.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iBHXH và chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.

Lưu ý: cán bộ sổ, thẻ sau khi in sổ BHXH, thẻ BHYT xuất file hình ảnh (PDF) Danh sách cấp thẻ BHYT (mẫu D10a-TS) để lưu và phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu.

Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.

- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) cấp sổ, thẻ trả cho khách hàng, gồm:Thẻ BHYT, 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.

- Yêu cầu đơn vị ký vào 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT, trả đơn vị 01 bản, chuyển 01 bản của lại cho Phòng (Bộ phận) cấp sổ, thẻ.

- Lưu hồ sơ.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iBHXH.

3.2.2. Gia hạn thẻ BHYT tự nguyện.

Quy trình giải quyết thực hiện tương tự như mục 2.1. Số ngày thực hiện giữa các Phòng (Bộ phận) trình tự như sau:

Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu và KH-TC. Thời hạn 02 ngày làm việc.

+ Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 01 ngày.

+ Phòng (Bộ phận) KH-TC. Thời hạn 0,5 ngày.

+ Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 2 ngày.

Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ. Thời hạn 3,5 ngày làm việc.

Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

II. Quy trình thực hiện cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

1. Quy trình xác nhận sổ BHXH (sổ mẫu cũ): bao gồm chốt sổ nghỉ việc bảo lưu, chuyển công tác... (Phiếu giao nhận hồ sơ số 301, 02 bản)

1.1. Quy trình tóm tắt

- Mục đích: Dùng để chốt sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc, bảo lưu thời gian tham gia BHXH, chuyển công tác...

- Khi có các phát sinh trên, đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ số 301, 02 bản.

- Thời hạn trả kết quả: 08 ngày làm việc, riêng trường hợp vừa cấp lại sổ BHXH do đã nhận BHXH 1 lần bị thất lạc hoặc thu hồi sổ vừa chốt sổ thì thời hạn giải quyết 14 ngày làm việc.

1.2. Đối với sổ BHXH mẫu cũ:

1.2.1. Trường hợp hồ sơ bình thường (không phải điều chỉnh, bổ sung các dữ liệu trong hồ sơ thu):

- Sơ đồ:

- Diễn giải quy trình:

+ Bước 1: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

+ Bước 2: Phòng (BP) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 07 ngày làm việc.

+ Bước 3: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

- Quy trình chi tiết:

Bước 1: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

- Tiếp nhận kiểm đếm hồ sơ theo Phiếu giao nhận 301/.../so

- Cán bộ TNHS chỉ tiếp nhận sổ BHXH khi đơn vị đã thực hiện báo giảm và đã nộp đủ tiền đến thời gian chốt sổ.

- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm iQLBH.

- Chuyển sổ BHXH và hồ sơ kèm theo cho Phòng (bộ phận) sổ, thẻ

- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLBH.

Lưu ý: Đối với sổ BHXH đã hưởng trợ cấp 1 lần bị đục lỗ (từ 01/01/2010 đến 21/03/2011) hoặc thu hồi (từ 02/03/2011 đến 01/04/2012) nay tiếp tục tham gia trên số sổ cũ thì căn cứ vào 1 trong các giấy tờ sau để nhận hồ sơ: quyết định hưởng 1 lần hoặc phiếu xác nhận thu hồi sổ mẫu 01/XNTHS hoặc mẫu C15-TS hoặc đơn đề nghị (mẫu D01-TS), thời hạn giải quyết đối với hồ sơ này là 14 ngày làm việc.

Bước 2: Phòng (Bộ phận) sổ, thẻ. Thời hạn 07 ngày làm việc.

- Tiếp nhận sổ BHXH và hồ sơ kèm theo từ cán bộ TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLBH.

- Thực hiện kiểm tra, đối chiếu:

+ Tình hình thanh toán của đơn vị;

+ Dữ liệu đã được giảm hẳn “GH”;

+ Dữ liệu của thời gian đề nghị xác nhận (diễn biến lương, chức danh ...) và tổng thời gian lũy kế chốt sổ;

+ Các chế độ đã hưởng: ốm đau, thai sản, BHXH 1 lần, BHTN; cắt dữ liệu quá trình đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp (nếu có);

+ Thông tin cá nhân trên dữ liệu SMS với sổ BHXH;

+ Dữ liệu từ nơi khác chuyển đến (nếu có);

+ Dữ liệu đồng bộ trên SMS để xác định người lao động có 1 số sổ BHXH hay nhiều sổ BHXH.

* Trường hợp người lao động có nhiều sổ thực hiện chốt sổ trên chương trình SMS, và chuyển dữ liệu sang chương trình QLST không yêu cầu duyệt; in mẫu 07/SBH kèm mẫu P01-DV hoặc P02-CN để yêu cầu người lao động nộp hồ sơ gộp sổ theo PGNHS 304.

* Trường hợp người lao động chỉ có 1 số sổ BHXH duy nhất và dữ liệu khớp đúng thực hiện: xác nhận chốt tổng thời gian tham gia BHXH, BHTN trên sổ BHXH (trước 12/2009) trình lãnh đạo ký, đóng dấu, kèm theo dấu “khóa sổ chuyển sang in tờ rời”; cấp tờ rời (từ 01/2010) trên SMS, chuyển dữ liệu từ chương trình SMS sang chương trình QLST để duyệt và in: in danh sách cấp tờ rời sổ lưu theo hồ sơ chốt sổ.

+ Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH và chuyển trả hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Lưu ý: Đối với sổ BHXH đã được đục lỗ hoặc thu hồi do đã hưởng trợ cấp 1 lần nay tiếp tục tham gia trên số sổ cũ, căn cứ vào quyết định hưởng 1 lần (từ 01/01/2010 đến 21/03/2011) hoặc phiếu xác nhận thu hồi sổ mẫu 01/XNTHS (áp dụng từ 22/03/2011 đến 01/04/2012) hoặc mẫu C15-TS đơn đề nghị (mẫu D01-TS) cán bộ sổ cấp lại tờ bìa sổ, tờ rời quá trình thất nghiệp chưa hưởng và chốt sổ quá trình tham gia tiếp theo.

Bước 3: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

- Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận sổ, cập nhật vào chương trình iQLBH.

- Tiến hành trả sổ BHXH và hồ sơ cho khách hàng.

1.2.2. Trường hợp có điều chỉnh, bổ sung liên quan đến quá trình tham gia BHXH, BHTN hoặc điều chỉnh bổ sung thông tin cá nhân của người tham gia BHXH:

- Sơ đồ:

- Diễn giải quy trình:

+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

+ Bước 2: Phòng (BP) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày làm việc.

+ Bước 3: Phòng (BP) Thu. Thời hạn 3,5 ngày làm việc.

+ Bước 4: Phòng (BP) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 2,5 ngày làm việc.

+ Bước 5: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

- Quy trình chi tiết:

Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

- Tiếp nhận kiểm đếm hồ sơ theo Phiếu giao nhận 301/.../so

- Cán bộ TNHS chỉ tiếp nhận sổ BHXH khi đơn vị đã thực hiện báo giảm và đã nộp đủ tiền đến thời gian chốt sổ.

- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm iQLBH.

- Chuyển sổ BHXH và hồ sơ kèm theo cho phòng (bộ phận) cấp sổ, thẻ.

Lưu ý: Đối với sổ đã hưởng trợ cấp 1 lần bị đục lỗ (từ 01/01/2010 đến 21/03/2011) hoặc thu hồi (từ 02/03/2011 đến 01/04/2012) nay tiếp tục tham gia trên số sổ cũ thì căn cứ vào 1 trong các giấy tờ sau để nhận hồ sơ: quyết định hưởng 1 lần hoặc phiếu xác nhận thu hồi sổ mẫu 01/XNTHS hoặc mẫu C15-TS hoặc đơn đề nghị (mẫu D01-TS) và thời hạn giải quyết, đối với hồ sơ này là 14 ngày làm việc.

Bước 2: Phòng (Bộ phận) sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày làm việc.

- Tiếp nhận sổ BHXH và hồ sơ kèm theo từ bộ phận TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.

- Thực hiện kiểm tra đối chiếu như quy định tại điểm thứ 2 của bước 2 mục 1.2.1 nêu trên. Nếu dữ liệu có sai lệch thông tin (kể cả trường hợp diễn biến lương chưa đúng quy định) hoặc sổ có quá trình từ nơi khác thì cán bộ sổ lập (02 bản) phiếu điều chỉnh theo mẫu (mẫu C02-TS) và toàn bộ hồ sơ chuyển cán bộ thu để điều chỉnh, hoặc nhập bổ sung dữ liệu trước khi xác nhận.

Bước 3: Phòng (BP) Thu. Thời hạn 3,5 ngày làm việc.

- Tiếp nhận “Phiếu đề nghị điều chỉnh” và hồ sơ từ bộ phận sổ, thẻ xác nhận trên sổ giao nhận hồ sơ.

- Nhập toàn bộ quá trình từ nơi khác chuyển đến (nếu có) vào chương trình SMS.

- Căn cứ phiếu điều chỉnh và hồ sơ của cán bộ sổ chuyển, tiến hành kiểm tra, điều chỉnh hoặc nhập bổ sung dữ liệu thu; nhập bổ sung, điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH như Họ và tên sai dấu; đảo ngày tháng năm sinh; sai giới tính; đảo số CMND; thiếu nơi cấp, vào chương trình SMS.

- Lưu Phiếu đề nghị điều chỉnh đối với các trường hợp có nhập bổ sung, điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH như trên.

- Chuyển lại 01 phiếu điều chỉnh và hồ sơ cho Cán bộ sổ,

Lưu ý:

- Trường hợp không điều chỉnh được cán bộ Thu có phiếu báo ghi rõ lý do sai không giải quyết để cán bộ sổ có cơ sở không xác nhận sổ BHXH cho đơn vị.

- Đối với sổ có quá trình từ nơi khác chuyển đến nếu có quá trình đã hưởng BHXH 1 lần, trợ cấp BHTN không nhập dữ liệu.

Bước 4: Phòng (BP) sổ, thẻ. Thời hạn 2,5 ngày làm việc.

- Nhận lại 01 phiếu điều chỉnh và hồ sơ từ bộ phận Thu.

- Đối chiếu hồ sơ và dữ liệu đã được điều chỉnh (hoặc nhập bổ sung) thực hiện xác nhận sổ và lưu vào phần mềm SMS.

+ Xác nhận chốt tổng thời gian tham gia BHXH, BHTN trên sổ BHXH (trước 12/2009) trình lãnh đạo ký, đóng dấu, kèm theo dấu “khóa sổ chuyển sang in tờ rời”; cấp tờ rời (từ 01/2010) trên SMS, chuyển dữ liệu từ chương trình SMS sang chương trình QLST để duyệt và in; in danh sách cấp tờ rời sổ lưu theo hồ sơ chốt sổ.

+ Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH và chuyển trả hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Lưu ý:

1. Đối với sổ BHXH đã được đục lỗ hoặc thu hồi do đã hưởng trợ cấp 1 lần này tiếp tục tham gia trên số sổ cũ, căn cứ vào quyết định hưởng 1 lần (từ 01/01/2010 đến 21/03/2011) hoặc phiếu xác nhận thu hồi sổ mẫu 01/XNTHS (áp dụng từ 22/03/2011 đến 01/04/2012) hoặc mẫu C15-TS đơn đề nghị (mẫu D01-TS) cán bộ sổ cấp lại tờ bìa số, tờ rời quá trình thất nghiệp chưa hưởng và chốt số quá trình tham gia tiếp theo.

2. Trường hợp người lao động có nhiều sổ thực hiện chốt sổ trên chương trình SMS, và chuyển dữ liệu sang chương trình QLST không yêu cầu duyệt; in mẫu 07/SBH kèm mẫu P01-DV hoặc P02-CN để yêu cầu người lao động nộp hồ sơ gộp sổ theo PGNHS 304.

3. Trường hợp sổ BHXH sai không xác nhận được thì cán bộ duyệt số phải ghi rõ lý do sai; phiếu đề nghị này được làm cơ sở để giải quyết cho lần sau.

Bước 5: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

- Tiếp nhận hồ sơ từ phòng (bộ phận) cấp sổ, thẻ cập nhật vào chương trình iQLBH.

- Tiến hành trả sổ BHXH cho khách hàng.

2. Quy trình điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH (Phiếu giao nhận hồ sơ 302, 02 bản).

2.1. Quy trình tóm tắt

- Mục đích: Dùng để điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH do đơn vị cung cấp thông tin sai so với hồ sơ gốc hoặc do dữ liệu cơ quan BHXH sai so với hồ sơ gốc (số CMND, ngày cấp, nơi cấp , địa chỉ, dân tộc ...) và điều chỉnh nhân thân người tham gia BHXH, BHTN, BHYT (điều chỉnh về họ, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính) khi có sai sót trong hồ sơ tham gia BHXH, BHTN, BHYT của người lao động hoặc người lao động thay đổi về nhân thân như: Họ; tên; tên đệm; ngày, tháng, năm sinh.

- Khi có phát sinh trên, đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo bảng kê 302 (02 bản).

- Thời hạn giải quyết hồ sơ: 16 ngày làm việc, quận huyện 18 ngày làm việc.

- Sơ đồ:

- Các bước “a” áp dụng tại VP BHXH Thành phố.

- Các bước “b” áp dụng tại BHXH quận huyện.

- Diễn giải quy trình:

+ Bước 1: Phòng (BP) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

+ Bước 2: Phòng (BP) Thu. Thời hạn 08 ngày làm việc; quận huyện 06 ngày làm việc.

+ Bước 3: Phòng (BP) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 07 ngày làm việc; quận huyện 11 ngày làm việc.

+ Bước 4: Phòng (BP) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

2.2. Quy trình chi tiết:

Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

- Tiếp nhận kiểm đếm hồ sơ theo Phiếu giao nhận 302/.../so.

- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm iQLBH.

- Cán bộ TNHS truy cập vào phần thu đối chiếu dữ liệu đối tượng với sổ BHXH và hồ sơ gốc, nhằm xác định đúng hồ sơ kèm theo.

- Cán bộ TNHS chuyển hồ sơ cho Phòng Thu.

- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLBH.

Lưu ý:

- Sổ BHXH có quá trình đóng BHXH, BHYT sau cùng ở cơ quan BHXH nào thì nơi đó thực hiện điều chỉnh.

- Trường hợp do lỗi của cơ quan BHXH như nhập dữ liệu nhân thân sai so với D02-TS thì cán bộ TNHS nhận lại từ đơn vị hoặc người lao động gồm: tờ bìa hoặc tờ rời sổ BHXH hoặc thẻ BHYT sai chuyển cán bộ thu để điều chỉnh nhân thân và chuyên cán bộ sổ, thẻ in cấp lại để trả ngay hồ sơ.

Bước 2: Phòng (BP) Thu. Thời hạn 08 ngày làm việc; quận huyện 06 ngày làm việc:

- Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLBH.

+ Kiểm tra trên dữ liệu đồng bộ để xác định người lao động được cấp 1 sổ hay nhiều sổ BHXH:

* Trường hợp người lao động có nhiều số sổ BHXH thì thực hiện điều chỉnh nhân thân, thông tin cá nhân trên chương trình SMS, in Phiếu yêu cầu gộp sổ mẫu P01-DV hoặc P02-CN và chuyển hồ sơ cho Phòng (bộ phận) sổ, thẻ.

* Trường hợp chỉ có 1 số sổ BHXH duy nhất thì thực hiện:

+ Đối chiếu hồ sơ gốc với dữ liệu đối tượng trên phần mềm SMS, xác định mức sai sót trên sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, tờ rời sổ, thẻ BHYT.

+ Kiểm tra, điều chỉnh và nhập dữ liệu nhân thân vào phần mềm SMS.

+ Nhập toàn bộ quá trình từ nơi khác chuyển đến (nếu có) vào dữ liệu thu theo SMS.

+ Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH, chuyển toàn bộ hồ sơ kèm sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, tờ rời sổ, thẻ BHYT (nếu có) cho Phòng Cấp sổ thẻ.

Lưu ý:

- Đối với sổ có quá trình từ nơi khác chuyển đến nếu có quá trình đã hưởng BHXH 1 lần, trợ cấp BHTN không nhập dữ liệu.

- Riêng BHXH quận huyện: Bộ phận Thu sau khi kiểm tra đối chiếu, nhập bổ sung, điều chỉnh dữ liệu trên SMS, lập biên bản thẩm định (mẫu 03-BBTĐ) ký xác nhận kết quả thẩm định gửi về BHXH Thành phố (Phòng cấp sổ, thẻ) bằng tập tin hình ảnh lên đường truyền FTP (01 bản) để có cơ sở in sổ BHXH.

Bước 3: Phòng (BP) cấp sổ thẻ. Thời hạn 07 ngày làm việc; quận huyện 11 ngày làm việc.

- Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận thu, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLBH;

* Đối với trường hợp người lao động có nhiều sổ thực hiện: cắt góc thu hồi thẻ cũ, in cấp lại thẻ BHYT đã được điều chỉnh để trả đơn vị cùng hồ sơ và phiếu yêu cầu gộp sổ.

* Đối với trường hợp người lao động chỉ có 1 số sổ BHXH duy nhất thực hiện:

+ Thu hồi toàn bộ sổ BHXH (sổ BHXH mẫu cũ, tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH), thẻ BHYT (nếu có), cắt góc lưu cùng hồ sơ điều chỉnh.

+ Lập phiếu đổi sổ BHXH.

+ Căn cứ dữ liệu đã được cán bộ thu điều chỉnh hoặc nhập bổ sung (nếu có) trên SMS.

+ Kiểm tra dữ liệu nhân thân, quá trình nhập bổ sung (nếu có).

+ Kiểm tra các chế độ đã hưởng: thai sản, tử tuất-TNLĐ, hưởng BHXH 1 lần, hưởng trợ cấp thất nghiệp.

* Nếu sổ đã hưởng BHXH 1 lần, hưởng trợ cấp thất nghiệp thì thực hiện cắt quá trình đã hưởng.

* Nếu sổ đã hưởng chế độ tử tuất-TNLĐ thì đóng dấu vào trang 3 bìa sổ.

+ Cập nhật dữ liệu để cấp lại toàn bộ sổ BHXH, thẻ BHYT trên SMS theo dữ liệu đã được điều chỉnh.

* Nếu sổ có thời gian cuối cùng đã được xác nhận bảo lưu thì cấp lại tờ rời đến thời điểm đó.

* Nếu sổ có thời gian cuối cùng đã được xác nhận in tờ rời hằng năm thì cấp lại tờ rời đến thời điểm của năm đã in.

* Nếu sổ có thời gian cuối cùng đã được xác nhận “TX” thì cấp tờ rời “QT” đến thời điểm 12/2009.

* Nếu sổ BHXH mẫu cũ (loại 48 trang hoặc 24 trang) đã được ký duyệt, xác nhận quá trình trước năm 1995 trên sổ BHXH và tiếp tục đóng tại đơn vị đó thì cấp lại tờ rời “QT” đến thời điểm đã được xác nhận trên sổ.

- Chuyển dữ liệu từ chương trình SMS sang chương trình QLST để duyệt và in; in 02 biên bản giao nhận sổ BHXH, ký vào “đại diện bên giao”, in 02 phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS), in 02 phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT - mẫu C07-TS (nếu có) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán.

- Trình Ban Giám đốc BHXH Tp ký trên bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại;

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH, lưu hồ sơ cấp lại sổ BHXH và chuyển tờ bìa sổ, tờ rời sổ; thẻ BHYT (nếu có); 02 biên bản giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT.

* Lưu ý:

- Riêng hồ sơ do BHXH quận huyện quản lý, Phòng cấp sổ, thẻ căn cứ vào Biên bản thẩm định và dữ liệu do BHXH quận huyện chuyển lên để thực hiện duyệt và in đồng thời in 01 danh sách cấp lại tờ bìa, tờ rời sổ BHXH (nếu có) giao BHXH quận huyện.

- Thời hạn để Phòng Cấp sổ thẻ in cấp lại sổ BHXH (tờ bìa, tờ rời sổ BHXH) cho BHXH quận huyện là 06 ngày làm việc bao gồm cả ngày giao và nhận.

- Hồ sơ cấp lại sổ BHXH lưu tại Phòng (bộ phận) sổ, thẻ sau 1 năm chuyển Phòng (bộ phận) lưu trữ theo quy định.

Bước 4: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

- Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận sổ thẻ, cập nhật vào chương trình iQLBH.

- Tiến hành trả tờ bìa, tờ rời sổ BHXH, thẻ BHYT và 01 biên bản giao nhận hồ sơ sổ BHXH, thẻ BHYT cho khách hàng (đề nghị đơn vị, người lao động ký vào 01 biên bản giao nhận sổ BHXH).

3. Quy trình điều chỉnh nhân thân do mượn hồ sơ người khác tham gia BHXH (Phiếu giao nhận hồ sơ 303, 02 bản).

3.1. Quy trình tóm tắt:

- Mục đích: Tạo điều kiện cho người lao động cải chính lại hồ sơ cho đúng người, đúng đối tượng tham gia BHXH.

- Khi có các phát sinh trên, đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo bảng kê 303, 02 bản.

- Thời hạn giải quyết hồ sơ: 16 ngày làm việc; quận huyện 18 ngày làm việc.

- Sơ đồ:

+ Các bước “a” áp dụng tại VP BHXH Thành phố.

+ Các bước “b” áp dụng tại BHXH quận huyện.

3.2. Quy trình chi tiết:

Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

- Tiếp nhận kiểm đếm hồ sơ theo Phiếu giao nhận 303/.../so.

- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm iQLBH.

- Cán bộ TNHS truy cập phần mềm thu đối chiếu dữ liệu đối tượng với sổ BHXH và hồ sơ gốc, nhằm xác định đúng hồ sơ kèm theo.

- Cán bộ TNHS chuyển hồ sơ cho Phòng Thu.

- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLBH.

Lưu ý:

- Sổ BHXH còn quá trình đóng BHXH, BHTN sau cùng ở cơ quan BHXH nào thì nơi đó thực hiện điều chỉnh.

- Các trường hợp phát sinh từ 01/01/2015 trở đi thì không tiếp nhận giải quyết.

Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 08 ngày làm việc; quận huyện 06 ngày làm việc:

- Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLBH.

+ Kiểm tra trên dữ liệu đồng bộ để xác định người lao động được cấp 1 sổ hay nhiều sổ BHXH:

* Trường hợp chỉ có 1 số sổ BHXH duy nhất thì thực hiện:

- Đối chiếu, kiểm tra hồ sơ gốc với dữ liệu đối tượng trên phần mềm SMS và sổ BHXH xác định hồ sơ để điều chỉnh dữ liệu.

- Điều chỉnh dữ liệu nhân thân và nhập bổ sung dữ liệu đóng từ nơi khác (nếu có) vào phần mềm thu SMS.

- Chuyển toàn bộ hồ sơ kèm sổ BHXH, thẻ BHYT cho phòng (bộ phận) cấp sổ, thẻ.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm iQLBH.

Lưu ý:

- Đối với sổ có quá trình từ nơi khác chuyển đến nếu có quá trình đã hưởng BHXH 01 lần, trợ cấp BHTN không nhập dữ liệu.

- Riêng BHXH quận huyện: Bộ phận Thu sau khi kiểm tra đối chiếu, nhập bổ sung, điều chỉnh dữ liệu trên SMS, lập biên bản thẩm định (mẫu 03-BBTĐ) ký xác nhận kết quả thẩm định gửi về BHXH Thành phố (Phòng cấp sổ, thẻ) bằng tập tin hình ảnh lên đường truyền FTP (01 bản) để có cơ sở in số BHXH;

Bước 3: Phòng (BP) cấp sổ thẻ. Thời hạn 07 ngày làm việc; quận huyện 11 ngày làm việc.

- Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận thu, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLST.

* Đối với trường hợp người lao động có nhiều số thực hiện: cắt góc thu hồi thẻ cũ (nếu có) in cấp lại thẻ BHYT đã được điều chỉnh để trả đơn vị cùng hồ sơ và phiếu yêu cầu gộp sổ.

* Đối với trường hợp người lao động chỉ có 1 số sổ BHXH duy nhất thực hiện:

- Thu hoài toàn bộ sổ BHXH (sổ BHXH mẫu cũ, tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH), thẻ BHYT (nếu có), cắt góc lưu cùng hồ sơ điều chỉnh.

- Lập phiếu đổi sổ BHXH.

- Căn cứ dữ liệu đã được cán bộ thu điều chỉnh hoặc nhập bổ sung (nếu có) trên SMS: