THÔNG TƯ

Ngày 9/3/1992, Hội đồng Bộ trưởng đã ra Nghị định số 84/HĐBT ban hành "Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước" để thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước theo lệnh công bố số 62 LCT/HĐNN8 ngày 8/11/1991 của Chủ tịch Hội đồng Nhà nước.
Căn cứ vào Điều 12 của Pháp lệnh và Điều 3 của Nghị định, Bộ Nội vụ ra Thông tư hướng dẫn thêm một số điểm cần thiết để các cơ quan Nhà nước, đơn vị vũ trang, đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế, xã hội các cấp (dưới đây gọi chung là cơ quan, đơn vị) vận dụng tổ chức thực hiện Nghị định của Hội đồng Bộ trưởng.

1. Lập danh mục bí mật Nhà nước và sửa đổi bổ sung danh mục bí mật Nhà nước

a) Căn cứ vào các Điều 6, 7, 8 của Pháp lệnh, Thủ trưởng các cơ quan đơn vị từ cơ sở trong chức năng công tác và quản lý của mình, tổ chức đối chiếu, xác định phạm vi bí mật Nhà nước độ "Tuyệt mật", "Tối mật", "mật", báo cáo theo hệ thống dọc đến người đứng đầu cơ quan Nhà nước, đoàn thể nhân dân cấp Trung ương, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tập hợp, xem xét thành lập danh mục bí mật Nhà nước theo quy định của "Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước".

Cơ quan Nhà nước, đoàn thể nhân dân cấp Trung ương, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố nào không có danh mục bí mật Nhà nước độ "Tuyệt mật", "tối mật" cũng phải có báo cáo gửi lên Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, đồng gửi Bộ Nội vụ.

b) Việc đề xuất và quyết định sửa đổi, bổ sung danh mục bí mật Nhà nước hàng năm thực hiện theo quy định của "Qui chế bảo vệ bí mật Nhà nước".

2. Xác định, thay đổi độ mật và giải mật từng bí mật Nhà nước

a) Xác định độ mật từng bí mật Nhà nước phải theo đúng danh mục bí mật Nhà nước, và những trường hợp mới nảy sinh chưa xác định trong danh mục nhưng do yêu cầu nhiệm vụ đòi hỏi bảo mật. Đối với những bí mật Nhà nước mới nảy sinh ngoài danh mục đã lập, thì ngay sau khi xác định, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải báo cáo lên cấp có thẩm quyền theo quy định của "Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước".

- Người soạn thảo và người ký có trách nhiệm xác định độ mật và nơi nhận đối với tài liệu mật.

- Người được giao quản lý hoặc sử dụng có trách nhiệm đề xuất để thủ trưởng cơ quan, đơn vị xác định độ mật đối với địa điểm, phương tiện, vật... thuộc phạm vi bí mật Nhà nước thuộc quyền.

b) Căn cứ vào thời gian và tính chất, bí mật Nhà nước do nơi nào ban hành thì nơi đó có trách nhiệm đề xuất thời gian giữ bí mật (khi ban hành nếu thấy có thể quy định được) thay đổi độ mật, giải mật và báo cáo lên cấp có thẩm quyền theo quy định của Pháp lệnh. Sau khi được cấp có thẩm quyền quyết định, thì thông báo cho những nơi lưu giữ, sử dụng biết để thực hiện.

c) Các dấu độ mật thu hồi dùng thống nhất như sau:

- Dấu "mật": Hình chữ nhật (20mm x 8mm) có đường viền xung quanh, bên trong là chữ "Mật", in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2mm.

- Dấu "Tối mật": Hình chữ nhật (30 x 8mm) có đường viền xung quanh, bên trong là chữ "Tối mật" in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2mm.

- Dấu "Tuyệt mật": Hình chữ nhật (40mm x 8mm) có đường viền xung quanh, bên trong là chữ "Tuyệt mật" in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2mm.

- Dấu thu hồi: Hình chữ nhật (80mm x 15mm) có đường viền xung quanh, bên trong có hai hàng chữ hàng trên là chữ "Tài liệu thu hồi" in hoa nét đậm, hàng dưới là chữ "Thời hạn" in thường ở đầu hàng và các dấu chấm cho đến hết, chữ ở 2 hàng cách đều đường viền 2mm (đoạn... ở hàng dưới để khi sử dụng tuỳ từng trường hợp phải thu hồi mà ghi vào, có 3 trường hợp: "Xong hội nghị", "Từng buổi"- đối với tài liệu thu phát từng buổi - đề rõ ngày tháng năm - đối với những trường hợp quy định cụ thể thời gian trả lại).

- Dấu "chỉ người có tên mới được bóc bì": Hình chữ nhật (110mm x 10mm) có đường viền xung quanh, bên trong là chữ "chỉ người có tên mới được bóc bì" in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2mm.

Mực đóng dấu độ mật, thu hồi dùng loại mực màu đỏ tươi.

Bộ phận Văn thư xử lý tài liệu mật của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý và đóng các dấu độ mật, thu hồi vào văn bản theo sự theo sự chỉ đạo của Thủ trưởng của cơ quan, đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền xác định độ mật theo quy định.

3. Giao nhận vận chuyển bí mật nhà nước

Mọi tài liệu mật vận chuyển giao nhận theo quy định tại Điều 6 "Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước" đều phải qua Văn thư cơ quan, đơn vị (Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mật) đăng ký và làm các thủ tục theo quy trình thống nhất như sau:

a) Gửi tài liệu mật đi:

- Vào sổ: Tài liệu mật trước khi gửi đi các nơi nhất thiết phải vào sổ "Tài liệu mật" riêng để theo dõi. Sổ "Tài liệu mật đi" phải ghi đầy đủ các cột mục: Số thứ tự (đồng thời là số tài liệu gửi đi) ngày tháng năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, ghi chú (ghi văn bản kèm theo nếu có).

Trường hợp tài liệu "Tuyệt mật", thì người chuẩn bị văn bản vẫn phải lấy số đi và đăng ký theo đúng các cột mục trong sổ, riêng cột trích yếu nội dung bỏ trống (ghi sau nếu người có thẩm quyền đồng ý) cho vào bì dán kín và làm các yêu cầu bảo mật trước khi đưa đến văn thư để làm bì gửi đi.

- Lập phiếu gửi: Tài liệu mật gửi đi phải kèm theo phiếu bỏ chung với tài liệu.

Phiếu gửi ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số, ký hiệu từng tài liệu gửi đi, đóng dấu độ mật, độ khẩn theo độ mật, độ khẩn của tài liệu vào góc phải phía trên của tờ phiếu. Nơi nhận khi nhận được tài liệu mật phải hoàn lại ngay phiếu gửi cho nơi gửi.

- Làm bì: Tài liệu mật gửi đi không gửi chung trong một bì với tài liệu thường. Giấy làm bì phải là loại giấy dai, khó bóc, không thấm nước, không nhìn thấu qua được; gấp bì theo mối chéo; hồ dán phải dính, khó bóc.

Tài liệu độ "Mật" ngoài bì đóng dấu ký hiệu chữ "C" in hoa nét đậm (không đóng dấu "Mật")

Tài liệu "Tuyệt mật", "Tối mật" gửi bằng hai bì:

+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu mật theo độ mật của tài liệu. Nếu là tài liệu "Tuyệt mật" gửi đích danh cho người có trách nhiệm giải quyết, thì đóng dấu "chỉ người có tên mới được bóc phong bì".

+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu độ mật chữ "A" in hoa nét đậm là "Tuyệt mật", chữ "B" in hoa nét đậm là "Tối mật" (không đóng dấu "Tuyệt mật", "Tối mật").

- Niêm phong: Tài liệu "Tuyệt mật", "Tối mật" gửi đi, bì trong sau khi dán bằng hồ, phải dán băng keo đè lên các mép dán hồ và niêm phong bằng chỉ hoặc si hoặc giấy thật mỏng khó bóc, niêm lên giao điểm các mối chéo phía sau của bì, dấu niêm phong ở các góc giấy niêm, một nửa trên giấy niêm, một nửa trên giấy bì. Mực niêm phong dùng loại mực màu đỏ tươi.

b) Nhận tài liệu mật đến:

- Mọi tài liệu mật bất cứ từ nguồn nào gửi đến đều phải trải qua Văn thư vào sổ "Tài liệu mật đến" riêng để theo dõi, và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.

- Trường hợp tài liệu mật đến mà bì trong có dấu "chỉ người có tên mới được bóc bì", thì văn thư vào sổ số ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên nhận. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng, thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì.

- Tài liệu mật gửi đến không đủ thủ tục theo quy định, một mặt chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết, một mặt nhanh chóng tìm cách hỏi lại và rút kinh nghiệm với nơi gửi.

c) Thu hồi tài liệu mật:

Văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng kỳ hạn những tài liệu mật có đóng dấu thu hồi. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu và xoá sổ.

d) Giao nhận tài liệu mật:

Mọi trường hợp giao nhận tài liệu mật giữa các khâu (người dự thảo, đánh máy, in, văn thư, giao thông viên, người có trách nhiệm giải quyết, người cất giữ bảo quản...) đều phải vào sổ có ký nhận giữa hai bên giao nhận, giao nhận trực tiếp, tại phòng làm việc theo quy định của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

đ) Vận chuyển tài liệu mật:

Mọi trường hợp vận chuyển tài liệu mật phải có phương tiện mang giữ tốt (hòm sắt, cặp có khoá chắc chắn) không buộc sau xe đạp, mô tô, không được giao cho người không có trách nhiệm giữ hộ, không được để ở bất cứ nơi nào mà không có người có trách nhiệm coi giữ cẩn thận.

4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong thông tin liên lạc

- Bất cứ cơ quan, đơn vị nào tổ chức thông tin liên lạc vô tuyến hoặc bằng bất cứ phương tiện phát sóng nào khác phải đăng ký quy ước liên lạc với Bộ Nội vụ; chuyển nhận những nội dung thông tin thuộc phạm vi bí mật Nhà nước bằng vô tuyến hay hữu tuyến đều phải mã hoá bằng luật mật mã của Ban Cơ yếu Trung ương, không điện rõ, không sử dụng mật mã, không phải của Ban Cơ yếu sản xuất.

- Việc sản xuất, mua bán, lắp đặt, sử dụng, dự trữ máy phát sóng trong Quân đội nhân dân do Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quyết định; trong Công an nhân dân do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định; ngoài Quân đội nhân dân và Công an hân dân phải được Bộ Nội vụ xét duyệt lý lịch người quản lý, sử dụng và Bộ Giao thông vận tải và Bưu điện cấp giấy phép mới được thực hiện

5. Cất giữ bảo quản bí mật nhà nước

Mọi bí mật Nhà nước phải được cất giữ bảo quản nghiêm ngặt theo đúng quy định của "Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước".

Tài liệu mật sau khi giải quyết xong phải được phân loại, sắp xếp đưa vào hồ sơ, không được để rời ở ngoài, không để trên nóc tủ, trên giá trống trải, trên mặt bàn, mặt hòm... khi không có người có trách nhiệm trông coi; không tự tiện mang ra khỏi cơ quan, hoặc mang về nhà riêng, ngoài giờ làm việc phải cất vào tủ, hòm, két sắt khoá lại, dùng loại khoá tốt, quản lý chìa khoá chặt chẽ, bảo đảm thật chắc chắn, an toàn.

Tài liệu "Tuyệt mật", "Tối mật" tổ chức cất giữ bảo quản riêng theo đúng quy định của "Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước".

Trường hợp cán bộ phải mang tài liệu mật đi công tác, mang về nơi ở hoặc nhà riêng thì phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, phải đăng ký với bộ phận bảo mật, bảo đảm tuyệt đối an toàn trên đường đi, nơi ở và nhà riêng phải có phương tiện cất giữ an toàn, không để người khác xem được.

6. Thủ tục xét duyệt những thông tin có liên quan đến bí mật nhà nước cung cấp cho tổ chức quốc tế, nước ngoài và mang ra nước ngoài

Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có yêu cầu cung cấp hoặc mang ra nước ngoài tài liệu thông tin thuộc phạm vi bí mật Nhà nước phải có văn bản trình bày rõ thực hiện chương trình hợp tác quốc tế nào, nội dung cung cấp hoặc mang ra nước ngoài liên quan đến bí mật Nhà nước như thế nào, ý kiến của cơ quan cấp trên theo hệ thống dọc và những nơi có liên quan, về vấn đề này, đề xuất của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân chủ quản, gửi đến cấp có thẩm quyền theo quy định của "Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước" để xem xét quyết định, đồng gửi Bộ Nội vụ.

7. Thực hiện cam kết bảo vệ bí mật nhà nước

Thực hiện trong từng cơ quan, đơn vị, do thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người có chức vụ được uỷ quyền tổ chức theo ba hình thức sau đây:

a) Người làm công tác bảo vệ bí mật Nhà nước phải làm bản cam kết (theo mẫu đính kèm Thông tư này) trước khi làm nhiệm vụ, lưu hồ sơ nhân sự.

b) Một người hoặc một số người được giao nhiệm vụ tiếp xúc với bí mật Nhà nước (trừ đối tượng nói ở mục a) thì lập Tờ cam kết ghi rõ những nội dung sau: Họ tên chức vụ người tổ chức hoặc người giao nhiệm vụ, họ tên chức vụ từng người được tiếp xúc, nội dung những bí mật Nhà nước được tiếp xúc, lời cam kết của người được tiếp xúc, chữ ký có đóng dấu cơ quan, đơn vị của người tổ chức hoặc giao nhiệm vụ và chữ ký của người được tiếp xúc. Tờ cam kết này lưu giữ tại bộ phận bảo mật của cơ quan, đơn vị chủ quản.

c) Đối với những cuộc họp truyền đạt, phổ biến, hội thảo những nội dung thuộc phạm vi bí mật Nhà nước độ "Tuyệt mật", "Tối mật" thì người chủ trì cuộc họp có trách nhiệm bảo đảm đúng thành phần cuộc họp, nhắc nhở mọi người dự họp thực hiện trách nhiệm giữ bí mật nội dung cuộc họp, và lập danh sách họ tên chức vụ, địa chỉ từng người dự họp. Người chủ trì cuộc họp ký tên vào bản danh sách và gửi lại bộ phận bảo mật của cơ quan, đơn vị chủ quản lưu giữ.

8. Thực hiện thanh tra nhà nước về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước.

Cơ quan chức năng thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm thông báo lịch thanh tra hàng năm đối với các cơ quan, đoàn thể, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Thủ trưởng cơ quan, đoàn thể, tỉnh, thành phố chủ quản có trách nhiệm phối hợp, cử cán bộ tham gia và tạo mọi điều kiện thuận lợi để việc thanh tra đạt kết quả.

9. Báo cáo về công tác bảo vệ bí mật nhà nước

a) Về báo cáo đột xuất: Thực hiện theo quy định của "Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước".Cơ quan Công an cùng cấp có trách nhiệm phối hợp, hướng dẫn cơ quan, đơn vị chủ quản tiến hành các biện pháp xác minh, truy xét, thu hồi, ngăn chặn tác hại có thể xảy ra, và kiến nghị hình thức xử lý.

b) Về báo cáo toàn diện: Nội dung cần ngắn gọn, chính xác, phản ánh đầy đủ tình hình công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong năm.

Nội dung báo cáo gồm ba phần:

Phần I: Báo cáo tình hình thực hiện công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong năm (công tác lãnh đạo, chỉ đạo, những việc đã làm...).

Phần II: Báo cáo số liệu bí mật Nhà nước gồm:

+ Số liệu về từng độ mật của từng loại (tài liệu, địa điểm, phương tiện, vật, lời nói...) của năm trước, mới nảy sinh trong năm.

+ Số liệu về thay đổi độ mật, giải mật trong năm của từng loại (gồm các loại như mục trên).

+ Số liệu về vụ việc sơ hở, vi phạm gây thất thoát, làm mất, lộ, lọt ra ngoài bí mật Nhà nước xảy ra trong năm.

Phần III: Nhận xét chung (ưu điểm, khuyết điểm, tồn tại) phương hướng công tác bảo vệ bí mật Nhà nước năm tới, những đề xuất và kiến nghị.

Thời gian gửi báo cáo đối với các cơ quan, đoàn thể cấp Trung ương và UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chậm nhất không quá 30 ngày kể từ 31/10, ngày kết thúc năm báo cáo theo quy định của "Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước".

10. Tổ chức thực hiện

Theo khoản 1 Điều 14 Pháp lệnh của Hội đồng Nhà nước và Điều 18 "Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước" của Hội đồng Bộ trưởng các cơ quan, đoàn thể cấp Trung ương, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tuỳ theo tính chất đặc điểm công việc, nhất thiết phải có tổ chức, cán bộ chuyên trách hoặc bán chuyên trách để giúp lãnh đạo lập kế hoạch triển khai, tổ chức công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong phạm vi phụ trách theo pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước của Hội đồng Nhà nước, Nghị định số 84/HĐBT ngày 9/3/1992 của Hội đồng Bộ trưởng. Thông tư này gửi cho Bộ Nội vụ danh sách những cán bộ chuyên trách làm công tác bảo vệ bí mật Nhà nước của cơ quan, đơn vị mình (Họ tên, năm sinh, trình độ nghiệp vụ, văn hoá, chính trị, chức danh công tác bảo mật, mức lương đang hưởng) để tập hợp cùng các cơ quan hữu quan nghiên cứu đề xuất với Hội đồng Bộ trưởng quy định về chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm theo Điều 19 Pháp lệnh của Hội đồng Nhà nước quy định.

Trong quá trình thực hiện có những vấn đề gì vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh với Bộ Nội vụ để kịp thời giải quyết hoặc sửa đổi, bổ sung.