THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN VIỆC THÀNH LẬP KHO PHÁT HÀNH Ở CÁC CHI NHÁNH VÀ CHI ĐIẾM NGÂN HÀNG

Để đáp ứng tình hình phát triển sản xuất và lưu thông hàng hóa ngày càng mở rộng về nông thôn, Ngân hàng Quốc gia Việt Nam trung ương đã ra Nghị định số 90-VP/NGĐ ngày 5-8-1959 ban hành chế độ kho phát hành mới.

Về tổ chức, quy định Nghị định số 91-VP/NGĐ và 92-VP/NGĐ ngày 5-8-1959 thành lập một số Chi kho phát hành ở các Chi điếm Ngân hàng huyện, đồng thời chuyển các Chi kho phát hành cũ ở các tỉnh và thành phố thành Phân kho.

Để thi hành các Nghị định trên và giúp các Chi nhánh tiến hành công tác xây dựng có kết quả, dưới đây, chúng tôi xin hướng dẫn một số điểm cụ thể về việc thành lập kho phát hành và kho bảo quản ở các nơi:

I. CHUYỂN CÁC CHI KHO PHÁT HÀNH CŨ Ở TỈNH VÀ THÀNH PHỐ THÀNH PHÂN KHO

Sau khi nhận được Nghị định số 92-VP/NGĐ ngày 5-8-1959 về việc đổi các Chi kho phát hành thành Phân kho phát hành, các Chi nhánh xúc tiến làm các việc sau đây:

1. Tổ chức học tập chế độ Kho phát hành và chế độ kế toán kho phát hành cho cán bộ Chi nhánh và Chi điếm để thấy rõ tầm quan trọng của Kho phát hành trong việc điều hòa lưu thông tiền tệ.

2. Chuẩn bị những phương tiện cần thiết cho các Chi kho được thành lập như sổ sách, giấy tờ, tiền bạc, cán bộ v.v…

- Về sổ sách giấy tờ, phần lớn sẽ do Trung ương cung cấp. Riêng về các bảng thống kê các loại tiền, bảng tỷ lệ các loại bạc thu hồi và phát hành, bảng tình hình hội nhập, bội xuất, báo cáo sử dụng thông tri xuất kho và sổ nhật ký xuất nhập kho, chúng tôi gửi mẫu về, các Phân kho đánh máy lấy để dùng, khi nào in được, chúng tôi sẽ gửi sau.

- Về tiền bạc, các Chi nhánh kiểm tra lại toàn bộ và lập biên bản và cho tập trung tiền mặt ở các nơi về để nhập vào Kho làm vốn để phân phát cho các Chi kho và Kho bảo quản.

- Về cán bộ, cần chọn những người phẩm chất cách mạng tốt, lý lịch rõ ràng để làm công việc kế toán kho và phụ trách thủ kho vì số liệu của kho phát hành là số liệu mật. Thủ kho, nên chọn cán bộ có trách nhiệm, có trình độ văn hóa ít nhất là lớp 4 và có kinh qua công tác tiền bạc. Về kế toán, nên chọn những người thông thạo và có tinh thần trách nhiệm, nhất là ở Phân kho, phải bố trí cán bộ có trình độ tập trung được hoạt động của các kho cấp dưới và phản ánh lên Tổng kho, đồng thời giúp Phân kho trong việc tổ chức điều hòa phân phối vốn và chỉ đạo công tác.

3. Mọi việc chuẩn bị xong, các Chi nhánh bắt đầu cho chuyển kho (từ Chi kho sang Phân kho). Ngày hoạt động nên bắt đầu từ tuần kỳ mới (1 – 11 – 21) để khỏi nhập nhằng với hoạt động của tuần kỳ cũ. Các Chi nhánh cho khóa sổ sách của Chi kho đối chiếu với tiền mặt cho khớp đúng, lập biên bản để chuyển số dư sang sổ sách của Phân kho.

Để bên cạnh Phân kho có đặt thêm một Chi kho trực thuộc giữ tiền cho Phân kho, việc chuyển số dư sang sổ sách mới cụ thể như sau:

a) Về sổ sách của phân kho

- Số dư của tài khoản vốn phát hành tại Chi nhánh chuyển vào cột “Số dư” của tài khoản vốn phát hành toàn Chi nhánh và ghi cả tiểu khoản Chi kho trực thuộc.

- Số dư của tài khoản Vốn phát hành đang vận chuyển tại Chi nhánh, nếu có, chuyển vào cột “Số dư” của tài khoản vốn phát hành đang vận chuyển toàn Chi nhánh và ghi cả tiểu khoản: Chi kho trực thuộc.

- Số dư của tài khoản lệnh nhập điều chuyển kho và lệnh xuất điều chuyển kho nhận được của Trung ương, nếu có, chuyển vào cột “Số dư” của 2 tài khoản này và ghi cả tiểu khoản: Chi kho trực thuộc.

Diễn giải chuyển số dư vào các sổ tài khoản nó trên ghi: “Chuyển số dư từ Chi kho phát hành sang Phân kho phát hành theo Thông tư số 310-VP/TK ngày 18-8-1959 của Trung ương”.

b) Về sổ sách của Chi kho trực thuộc tại Chi nhánh

- Lấy số dư của tiểu khoản vốn phát hành toàn Chi nhánh của chi kho trực thuộc ghi vào cột “Số dư” của tài khoản vốn phát hành tại Chi điếm.

- Lấy số dư của Sổ nhật ký xuất nhập kho và sổ bảo quản các loại tiền (kể cả tiểu khoản từng loại bạc) của chi kho cũ ghi vào cột “Nhập” của Sổ nhật ký xuất nhập kho và sổ bảo quản các loại tiền (kể cả tiểu khoản từng loại bạc) của Chi kho mới.

- Lấy số dư của tiểu khoản vốn phát hành đang vận chuyển toàn Chi nhánh của Chi kho trực thuộc ghi vào cột “Số dư” của tài khoản vốn phát hành đang vận chuyển tại Chi điếm (nếu có).

Diễn giải chuyển số dư vào các sổ nói trên ghi: “Chuyển số dư từ Chi kho phát hành cũ sang Chi kho phát hành mới theo Thông tư số 310-VP/TH ngày 18-8-1959 của Trung ương”.

II. THÀNH LẬP CÁC CHI KHO PHÁT HÀNH Ở CHI ĐIẾM NGÂN HÀNG HUYỆN

Đợt đầu, Trung ương đã duyệt cho các Chi nhánh thành lập 79 Chi kho phát hành tại các Chi điếm tương đối có đủ điều kiện. Các Chi nhánh có nhiệm vụ bố trí cán bộ có khả năng để đảm nhiệm công tác tại Phân kho, đồng thời cử cán bộ về trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ các Chi kho làm được việc, mặt khác, kiểm soát lại kho hàng để có kế hoạch bảo vệ cho cẩn mật.

Để đảm bảo có đủ vốn hoạt động trong phạm vi mức tối đa quy định, các Chi nhánh phải đôn đốc, nhắc nhở các Chi kho thực hiện nhiệm vụ thu hồi tiền một cách tích cực để đạt mức hoặc vượt mức kế hoạch. Cương quyết không để quỹ giữ quá mức tiền tối đa đã quy định.

Trong bước đầu thành lập, Trung ương chưa quy định cho các Chi kho phụ trách thêm các Chi điếm không có kho hoặc có kho bảo quản mà chỉ giao cho Chi kho trực thuộc đặt tại Ngân hàng thị xã phụ trách. Về sau, khi các Chi kho hoạt động tốt, Trung ương sẽ đặt các kho ấy trực thuộc các Chi kho. Điểm này, các Phân kho cần lưu ý, kết hợp với Thông tư hướng dẫn chế độ kế toán chi điếm, để việc tiến hành được thống nhất.

Đối với những Chi điếm chưa thành lập Kho phát hành hay Kho bảo quản trong đợt này, cần chuẩn bị cho đầy đủ và đề nghị lên Trung ương xét duyệt dần.

III. ĐIỀU ĐỘNG VỐN VỀ CÁC CHI KHO VÀ RA THÔNG TRI XUẤT KHO CHO CÁC CHI KHO HOẠT ĐỘNG

Sau khi ổn định tổ chức mới, các Phân kho có nhiệm vụ:

1. Căn cứ vào mức vốn tối đa quy định cho Phân kho và tình hình thu chi tiền tệ của Chi kho và Kho bảo quản, các Phân kho dựa theo hoạt động của từng Chi điếm, ra lệnh điều chuyển về cho các Chi kho một số vốn đầu tiên bằng cách xuất kho trực thuộc nhập sang các Chi kho khác.

Việc phân phối phải hết sức linh hoạt, không để vốn ứ đọng, khi thấy nơi này có nhiều tiền hay số tiền vượt mức được giữ thì phải điều ngay cho nơi thiếu hoặc rút bới điều về Chi kho thị xã để tiện cho sự điều chuyển của Trung ương. Các loại tiền điều chuyển (tiền to, tiền nhỏ) cũng phải thích hợp với nhu cầu thị trường từng thời gian.

Mỗi lần điều chuyển vốn, các Phân kho phải dựa vào kế hoạch tiền mặt của từng Chi điếm kết hợp với việc nắm tình hình tồn kho các nơi cho chặt chẽ. Việc vận chuyển cũng cần tính toán kỹ, có chương trình, kế hoạch dựa trên cơ sở kế hoạch tiền mặt, tránh vận chuyển lung tung tốn kém nhiều, sinh ra lãng phí.

2. Căn cứ theo mức tiền trong thông tri xuất kho nhận được của Trung ương, các Phân kho sẽ lập thông tri xuất kho phân phối cho các Chi kho và Kho bảo quản tại Chi điếm dựa theo kế hoạch tiền mặt được duyệt. Thông tri xuất kho của Trung ương sẽ gửi về tới Chi nhánh 3 ngày trước mỗi tuần ký. Khi nhận được, các Phân kho phải lập ngay thông tri xuất kho gửi cho các Chi kho và Kho bảo quản. Nếu xét chậm đối với các kho ở xa hoặc gặp phải trở ngại, có thể đánh điện mật báo trước cho các Chi kho và Kho bảo quản để được xuất tạm trong khi chờ đợi thông tri xuất kho chính thức.

Trường hợp phải xin bổ sung kế hoạch, khi nhận được thông tri xuất kho bổ sung của Tổng kho, các Phân kho phải lập ngay thông tri xuất kho bổ sung gửi cho các Chi kho và Kho bảo quản; nếu xét gửi không kịp thì cho đánh điện trước. Giữa kho cấp trên và kho cấp dưới, tuyệt đối không dùng lối đàm thoại để đề nghị xin xuất kho hoặc ra lệnh xuất kho mà phải có giấy tờ hợp lệ như đã quy định trong chế độ.

IV. GIAO DỊCH CỦA PHÂN KHO VÀ TỔNG KHO VỀ PHƯƠNG DIỆN ĐIỀU CHUYỂN VỐN

Số tiền vốn của Phân kho để rải rác khắp các Chi kho và kho bảo quản và tập trung nhiều nhất ở Chi kho thị xã. Trong việc ra lệnh điều chuyển vốn giữa các Phân kho với nhau hoặc giữa các Phân kho và Chi kho đặc biệt trung ương, Trung ương quy định cho các Phân kho lấy các Chi kho thị xã làm nơi trung tâm giao dịch vì vốn kho ở đây tương đối nhiều, điều kiện giao thông thuận tiện cho việc điều chuyển. Trường hợp Chi kho thị xã thi hành lệnh xuất mà không đủ tiền, các Phân kho phải ra lệnh cho các Chi kho và Kho bảo quản khác thuộc mình phụ trách xuất cho Chi kho thị xã và sau đó, mới ra lệnh cho Chi kho thị xã xuất giao cho Phân kho hay Chi kho đặc biệt trung ương.

Chỗ này, cho thấy Chi kho thị xã ngoài nhiệm vụ xuất nhập cho bản thân, còn phải đảm nhiệm thêm việc xuất nhập về điều chuyển của Phân kho nữa vì trên thực tế, Phân kho chỉ đứng trên cương vị lãnh đạo, có giữ kế toán tập trung nhưng không có kho. Cần quan niệm cho đúng sự khác nhau giữa Chi kho thị xã và các Chi kho khác.

V. CHẤP HÀNH CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN VÀ BÁO CÁO

1. Chấp hành chế độ kế toán: Các loại sổ sách quy định cho từng loại kho đã nói rõ trong chế độ kế toán kho phát hành. Các Phân, Chi kho và Kho bảo quản phải mở sổ sách cho đầy đủ và mỗi khi có xuất nhập nhất thiết phải làm đúng thủ tục giấy tờ và ghi chép cập nhật (ngày nào xong ngày ấy).

Các cấp lãnh đạo Ngân hàng và các cán bộ phụ trách kế toán ở Chi nhánh và Chi điếm có trách nhiệm kiểm soát công việc của kế toán kho và giúp đỡ các cán bộ phụ trách kế toán kho làm tròn nhiệm vụ.

2. Chấp hành chế độ báo cáo: Trong việc chấp hành chế độ kho phát hành, việc báo cáo là một nhiệm vụ hết sức cần thiết. Báo cáo nội dung phải chính xác và đầy đủ. Có thế, mới giúp cho kho cấp trên nắm được tình hình hoạt động chung làm cơ sở cho việc điều chuyển vốn được kịp thời.

Ngoài yêu cầu trên, nghiệp vụ kho phát hành còn đòi hỏi báo cáo với tinh thần khẩn trương nên Trung ương có đề ra việc báo cáo bằng điện. Các Phân kho có trách nhiệm báo cáo về Tổng kho cho kịp thời và đầy đủ và muốn làm được như vậy, các Phân kho cần đôn đốc, nhắc nhở các Chi kho và Kho bảo quản báo cáo về Phân kho cho đúng thời hạn.

Đối với mật điện xuất nhập kho (trừ các khoản điều chuyển tiền), các Phân kho có thể dựa theo chỉ thị về mật điện của Tổng kho thay đổi lại các danh từ để chỉ thị cho các Chi kho phát hành và kho bảo quản áp dụng.

Sau khi chuyển lên làm công việc của Phân kho, các Phân kho nhất thiết phải làm các báo cáo tổng hợp tuần kỳ và hàng tháng gửi về Tổng kho, mặc dù chỉ có phụ trách một Chi kho phát hành tại thị xã.

VI. VẤN ĐỀ BẢO QUẢN KHO VÀ CÔNG TÁC BẢO MẬT

Để việc mở rộng hệ thống kho phát hành, mức tiền mặt để ở những nơi mới được thành lập Chi kho hoặc Kho bảo quản sẽ tăng lên nhiều. Để bảo quản tốt các Phân kho, và Chi kho và Kho bảo quản cần đặc biệt chú ý nói chung là phải triệt để chấp hành mọi điều khoản ghi trong chế độ bảo quản kho tàng. Xin nhắc một số điểm cần thiết trước mắt như sau:

1. Kho tàng, chìa khóa, tủ két cần phải chuẩn bị đầy đủ và kiểm tra lại chu đáo trước khi cho điều chuyển tiền về.

2. Nội quy kho tàng phải tổ chức học tập cho toàn thể cán bộ cơ quan và giao trách nhiệm đầy đủ cho thủ kho và bảo vệ viên.

3. Việc bảo vệ ban đêm cần phối hợp với huyện đội để sử dụng lực lượng tự vệ cơ quan, dân quân du kích địa phương. Những nơi xung yếu, tình hình chính trị không ổn định, xét cần phải canh gác đêm thì Chi điếm đặt vấn đề với Đảng bộ và chính quyền huyện để có kế hoạch cụ thể.

4. Về phòng gian bảo mật, cần chú ý, hết sức giữ kín hành trình vận chuyển tiền, có nội quy chặt chẽ bảo vệ tài liệu, số liệu kho phát hành; số liệu về tiền mặt, mật mã, cần chọn người có trách nhiệm để giao và các đồng chí phụ trách phải thường xuyên đi sâu kiểm tra việc chấp hành.

*

Tóm lại, để chế độ kho phát hành thi hành có kết quả tốt, làm công cụ đắc lực cho kế hoạch tiền mặt trong việc điều hòa lưu thông tiền tệ, góp phần ổn định vật giá, phát triển sản xuất, mong các Chi nhánh nghiên cứu nắm vững tinh thần Thông tư này để chấp hành được tốt.