Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, có hiệu lực kể từ ngày 08 tháng 9 năm 2001, được sửa đổi, bổ sung bởi:

Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 6 năm 2009.

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 9 năm 1992;

Xét đề nghị của Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ và Bộ trưởng Bộ Công an[1],

NGHỊ ĐỊNH:

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của Nghị định này.

Điều 2. Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong Nghị định này áp dụng đối với con dấu có hình Quốc huy và con dấu không có hình Quốc huy được sử dụng dưới dạng con dấu ướt, con dấu nổi, dấu xi.

Dấu tiêu đề, dấu ngày tháng, dấu tiếp nhận công văn, dấu chữ ký, không thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định này.

Điều 3. Các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước dưới đây được dùng con dấu có hình Quốc huy.

1. Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, đoàn đại biểu Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

2. Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ;

3. Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ;

4. Văn phòng Chủ tịch nước;

5. Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân địa phương, các Viện Kiểm sát quân sự;

6. Toà án nhân dân tối cao, các Toà án nhân dân địa phương, các Toà án quân sự và các Toà án khác do luật định;

7. Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp;

8. Cơ quan thi hành án dân sự;

9.[2] (được bãi bỏ)

10. Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài, gồm Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực tổ chức quốc tế liên chính phủ và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh dự), Cơ quan đại diện thực hiện chức năng đại diện cho Nhà nước Việt Nam trong quan hệ với nước, tổ chức quốc tế tiếp nhận trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn do luật pháp quy định;

11. Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, Ủy ban người Việt Nam ở nước ngoài và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh;

12. Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép.

Điều 4. Các cơ quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy:

1. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

2. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Viện Kiểm sát nhân dân, Viện Kiểm sát quân sự, Toà án nhân dân, Toà án quân sự các cấp;

3. Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện;

4. Tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các hội hữu nghị, các tổ chức hoạt động nhân đạo, hội bảo trợ xã hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện; các tổ chức phi chính phủ khác được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt động;

5. Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạt động;

6. Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; Luật Khuyến khích đầu tư trong nước; Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các đơn vị trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tế này;

7. Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho phép.

8. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

Chương II

QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐƯỢC DÙNG CON DẤU

Điều 5. Các chức danh nhà nước, Thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 3, Điều 4 của Nghị định này có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy định.

Điều 6. Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo các quy định sau đây:

1.[3] Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu. Trong trường hợp cần có thêm con dấu thứ hai cùng nội dung như con dấu thứ nhất phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất.

Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thị thực, visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ, nhưng phải được cơ quan, tổ chức đã ra quyết định thành lập cơ quan, tổ chức đó cho phép, nội dung con dấu phải giống con dấu thứ nhất.

2.[4] Con dấu làm xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan Công an và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu. Cơ quan, tổ chức bị mất Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, phải đề nghị cơ quan Công an nơi đã cấp cấp lại. Việc đăng ký mẫu dấu phải nộp lệ phí theo quy định của Bộ Tài chính. Nghiêm cấm việc tự sửa chữa nội dung con dấu sau khi đã đăng ký. Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới.

3. Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.

4. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.

Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.

5. Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ.

6. Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất.

7. Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ.

8. Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

Điều 7.[5]

1. Con dấu của cơ quan, tổ chức bị thu hồi trong trường hợp dưới đây:

a) Có quyết định chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, chuyển đổi hình thức sở hữu;

b) Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc có các vi phạm theo quy định của pháp luật.

Cơ quan ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có trách nhiệm phối hợp với cơ quan công an có thẩm quyền thu hồi con dấu và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;

c) Con dấu bị mất được tìm thấy sau khi đã có thông báo mất.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức bị thu hồi con dấu theo quy định tại khoản này phải thu hồi con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu để nộp lại cho cơ quan Công an nơi đã đăng ký.

2. Trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thành lập cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu đó và cho phép sử dụng con dấu phải thu hồi con dấu, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu và thông báo cho cơ quan Công an nơi đăng ký và các cơ quan, tổ chức liên quan biết.

Chương III

THẨM QUYỀN QUY ĐỊNH MẪU DẤU, THỦ TỤC KHẮC DẤU, CẤP PHÉP KHẮC DẤU VÀ ĐĂNG KÝ MẪU DẤU

Điều 8.[6] Bộ Công an thống nhất quy định các mẫu dấu, việc làm biểu tượng hoặc chữ nước ngoài trong hình dấu, việc làm và sử dụng con dấu thứ hai; đăng ký lưu chiểu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; quản lý hoạt động làm con dấu; kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của Nghị định này.

Điều 9. Thẩm quyền cấp giấy phép khắc dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và đăng ký lưu chiểu mẫu dấu quy định như sau:

1. Tổng cục Cảnh sát Bộ Công an cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu con dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các chức danh nhà nước, các cơ quan, tổ chức thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương; cấp giấy phép khắc dấu cho các cơ quan đại diện ngoại giao, các cơ quan đại diện bên cạnh các tổ chức Quốc tế liên Chính phủ của nước ngoài tại Việt Nam; cấp giấy phép mang con dấu vào Việt Nam sử dụng cho các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

2. Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức địa phương, một số cơ quan, tổ chức Trung ương đóng tại địa phương theo phân cấp của Bộ Công an; đăng ký mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác không phải là đại diện ngoại giao đã được phép mang vào Việt Nam để sử dụng.

Điều 10.[7] Thủ tục, hồ sơ xin làm con dấu thực hiện như sau:

1. Các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước, cơ quan, tổ chức sự nghiệp phải có quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Trường hợp trong quyết định chưa cho phép sử dụng con dấu thì phải bổ sung văn bản cho phép sử dụng con dấu của cơ quan có thẩm quyền.

2. Các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức tôn giáo, tổ chức phi chính phủ, hội quần chúng, hội nghề nghiệp phải có quyết định thành lập hoặc công nhận, Điều lệ về tổ chức và hoạt động được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

3. Các tổ chức khoa học - công nghệ phải có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học - công nghệ. Các tổ chức hoạt động theo Luật Báo chí phải có giấy phép hoạt động do cơ quan thông tin và truyền thông có thẩm quyền cấp.

4. Các tổ chức kinh tế được thành lập theo Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư không phải cấp giấy phép làm con dấu, nhưng phải đăng ký mẫu dấu tại cơ quan Công an trước khi sử dụng.

5. Trường hợp cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đề nghị làm lại con dấu hoặc đề nghị cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu do con dấu đó bị mất, biến dạng, hỏng hoặc giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đó bị mất, rách nát thì chỉ cần có văn bản gửi cơ quan Công an có thẩm quyền và nêu rõ lý do.

6. Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ của cơ quan, tổ chức, cơ quan Công an phải giới thiệu đến cơ sở làm con dấu theo quy định. Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ khi nhận được giấy giới thiệu của cơ quan Công an hoặc đề nghị của doanh nghiệp, cơ sở làm con dấu phải hoàn thành việc làm con dấu và chuyển cho cơ quan Công an kiểm tra, đăng ký.

Điều 11.

1. Các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự và Cơ quan đại diện của các tổ chức quốc tế liên chính phủ tại Việt Nam; các bộ phận lãnh sự, bộ phận tuỳ viên quân sự và các bộ phận khác trực thuộc Cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam trước khi sử dụng con dấu của cơ quan mình phải thông báo và đăng ký mẫu con dấu tại Bộ Ngoại giao Việt Nam.

2. Các cơ quan nước ngoài khác và các tổ chức quốc tế phi chính phủ có đại diện tại Việt Nam muốn mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng phải làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại Bộ Công an Việt Nam.

3. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài không phải là Cơ quan đại diện ngoại giao mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng cần có văn bản gửi Bộ Công an Việt Nam nói rõ lý do, phạm vi sử dụng con dấu, kèm theo mẫu con dấu, giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam, đồng thời phải đăng ký mẫu dấu trước khi sử dụng.

Chương IV

KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 12. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tích trong việc thực hiện các quy định về quản lý và sử dụng con dấu thì được khen thưởng theo quy định chung của nhà nước.

Điều 13. Người nào có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu, thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH[8]

Điều 14.[9]

1. Căn cứ Nghị định này, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an quy định cụ thể mẫu dấu, việc quản lý và sử dụng các loại con dấu của các cấp, các tổ chức, đơn vị trong Quân đội nhân dân và Công an nhân dân. Việc sử dụng con dấu của các tổ chức kinh tế trong Quân đội nhân dân và Công an nhân dân thực hiện theo quy định tại Điều 6 Nghị định này.

2. Bộ Công an phối hợp với Bộ Nội vụ, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, các tổ chức tôn giáo tại Việt Nam quy định thống nhất mẫu dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu trong các tổ chức này.

3. Bộ Nội vụ phối hợp với Bộ Công an trình Thủ tướng Chính phủ quyết định những trường hợp cơ quan, tổ chức đề nghị được sử dụng con dấu có hình Quốc huy thuộc khoản 12 Điều 3 Nghị định này.

Điều 15. Nghị định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày ký và thay thế Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng 9 năm 1993 của Chính phủ.

Điều 16.

1.[10] Bộ trưởng Bộ Công an trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn chịu trách nhiệm triển khai, hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nghị định này.

2. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có sử dụng con dấu chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.