| BỘ NGOẠI GIAO ****** Số: 80/2004/LPQT | Hà Nội, ngày 18 tháng 8 năm 2004 |
Viện trợ cho Dự án tăng cường năng lực thanh tra Bộ Kế hoạch và Đầu tư nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam/Vương quốc Anh năm 2004 có hiệu lực từ ngày 25 tháng 5 năm 2004./.
|
| TL. BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO |
17. Trong trường hợp tài liệu này được dịch, bản tiếng Anh sẽ có giá trị quyết định.
19. Nhân dịp này tôi xin gửi tới Ngài lời chào trân trọng nhất.
|
| THAY MẶT CHÍNH PHỦ VƯƠNG QUỐC ANH |
Ngày 25 tháng 5 năm 2004.
Tôi xin xác nhận rằng Chính phủ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam chấp nhận nội dung Thông báo của Ngài và Thông báo ghi lại các hiểu biết của Chính phủ hai nước chúng ta vấn đề này. Tôi cũng hiểu rằng CAFSL với vai trò là Đại lý của chúng tôi sẽ viết thư gửi Chính phủ của tôi về việc triển khai thỏa thuận này bắt đầu có hiệu lực từ ngày hôm nay. Thỏa thuận sẽ được gọi là Viện trợ cho Dự án xây dựng Năng lực Thanh tra Bộ Kế hoạch và Đầu tư của Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam/Vương quốc Anh năm 2004.
|
| THAY MẶT CHÍNH PHỦ NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Ngày 25 tháng 5 năm 2004.
1. Tôi xác nhận việc chỉ định công ty của Ngài làm Đại lý của Chính phủ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam (“Chính phủ ”) để mua sắm và dàn xếp việc cung cấp các dịch vụ “thỏa thuận hợp tác” quốc tế (và mọi việc vận chuyển hàng) được yêu cầu theo khoản Viện trợ nêu trên về “Dự án xây dựng Năng lực Thanh tra Bộ Kế hoạch và Đầu tư” với số tiền tối đa là 103.000USD (một trăm và ba nghìn Đôla Mỹ).
2. Việc mua các dịch vụ và mọi dàn xếp vận chuyển hàng hóa sẽ được tiến hành theo thủ tục do Bộ phát triển Quốc tế của Chính phủ Vương quốc Anh (DFID) quy định.
3. Các tài liệu gốc phát sinh hoặc bất kỳ hàng hóa hay tài liệu nào công ty của Ngài cầm giữ liên quan đến Hợp đồng này sẽ thuộc tài sản của Chính phủ. Không được hủy bỏ các vật đó nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của DFID.
4. Phương pháp tính phí và chi phí dịch vụ cung ứng phải được sự chấp thuận trước của Phòng Tư vấn và giám sát mua sắm của DFID.
5. Các khoản phí đã được chấp thuận của Ngài đối với việc mua sắm và thu xếp vận chuyển sẽ được CAFSL, đại diện Chính phủ, thanh toán trực tiếp cho Ngài, khi công ty Ngài xuất trình hóa đơn về số tiền đến hạn thanh toán.
6. Thỏa thuận này được lập trên cơ sở hiểu biết rằng các đại diện của Chính phủ Vương quốc Anh, vào mọi thời điểm, có thể tiếp cận trực tiếp các tài liệu gốc và các thông tin khi cần thiết để giải trình các khoản phí và chi phí đã tính.
|
| THAY MẶT CHÍNH PHỦ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
THỦ TỤC VÀ THÔNG LỆ ÁP DỤNG ĐỐI VỚI VIỆC CHI CÁC NGUỒN LỰC VIỆN TRỢ TÀI CHÍNH CỦA VƯƠNG QUỐC ANH
Nội dung:
1. Phê duyệt dự án và hợp đồng.
2. Phụ lục A: Đại lý mua sắm – Thư chỉ định.
3. Phụ lục B: Giấy chứng nhận thanh toán.
4. Phụ lục C: Yêu cầu hoàn chi phí trong nước.
1.1. Mọi đề án phân bổ tiền từ các nguồn lực viện trợ đối với một dự án cụ thể, cùng với toàn bộ chi tiết của dự án, kể cả địa điểm, phân chia giai đoạn, tổng chi phí và công tác triển khai của nhà thầu, sẽ được Chính phủ nước đề nghị gửi cho Cao Ủy Anh, Đại Sứ quán Anh hoặc Văn phòng Thống đốc, để chuyển tiếp tới Bộ phát triển Quốc tế (DFID).
1.2. Để phê duyệt các đề án đó, DFID sẽ định rõ:
i) Số tiền viện trợ phân bổ cho dự án;
ii) Số tiền phân bổ được dùng cho các chi phí trong nước;
iii) Liệu có chỉ định, và theo quy trình nào Đại lý mua sắm sẽ được chỉ định để thu xếp mua sắm cho dự án;
iv) Hình thức kiểm toán áp dụng đối với việc phân bổ mọi chi phí trong nước hoặc mua sắm;
v) Mọi điều kiện đặc biệt khác.
Không được phép sửa đổi dự án đã được DFID phê duyệt cũng như các điều kiện do DFID ràng buộc với việc tài trợ cho dự án mà không có sự chấp thuận trước DFID; và trừ khi được quy định trong các hiệp định phù hợp hoặc Biên bản Ghi nhớ, chấp thuận đó phải bằng văn bản.
1.3. Quốc gia có dự án sẽ sử dụng thư chỉ định quy định tại Phụ lục A, chỉ định một Đại lý Mua sắm được Phòng Chính sách và Thông lệ Mua sắm (PPU) của DFID chấp thuận.
1.4. Sau khi đã có phê duyệt dự án và Đại lý Mua sắm, và Công ty Crown Agents Financial Services Limited (cơ quan quản lý các thoả thuận viện trợ tài chính – xem khoản 6) đã được chỉ định, (nếu các tổ chức khác tham gia) hai tổ chức trên phải được thông báo về người có thẩm quyền ký của Chính phủ nước có dự án để ký yêu cầu mua sắm.Các yêu cầu mua sắm hàng hóa và dịch vụ đã ký sau đó sẽ được gửi Đại lý Mua sắm.
2. Hợp đồng bên ngoài Quốc gia có dự án.
2.1. Để có thể được cấp kinh phí, mọi hợp đồng mua hàng hóa và dịch vụ ngoài quốc gia có dự án được Đại lý Mua sắm được chỉ định chấp thuận phải, trừ khi DFID đồng ý khác, được ký kết sau khi cơ chế viện trợ được bắt đầu.
3. Hợp đồng trong nước và mua sắm khác trong nước.
3.1. Để được cấp kinh phí, mọi hợp đồng trong nước hoặc việc mua sắm khác trong nước cho một dự án đã được phê duyệt phải, trừ khi được DFID chấp thuận khác:
i) Được DFID phê duyệt trước;
ii) Được cấp chỉ sau khi đã mời thầu; giấy mời thầu phải được DFID phê duyệt và phải gồm các điều kiện hợp đồng và danh mục công việc mời thầu. Hợp đồng được đưa ra đấu thầu phù hợp với phê duyệt đó. Mọi đề án đấu thầu do những người thắng thầu đưa ra phải được DFID phê duyệt trước khi ký hợp đồng nếu các đề án đó được đưa vào hợp đồng.
iii) Lưu và cung cấp hồ sơ tài chính để tiến hành kiểm toán;
iv) Chịu sự giám sát của một công ty tư vấn.
4.1. Chỉ có các hãng tư vấn được lựa chọn trên cơ sở tham vấn với và các điều khoản tham chiếu đã được phê duyệt bởi, DFID mới đủ điều kiện được chỉ định cung cấp dịch vụ liên quan đến bất kỳ hợp đồng được duyệt nào.
5.1. Các hàng hóa sẽ được vận chuyển và bảo hiểm phù hợp với thông lệ cạnh tranh thương mại và không được chỉ định cho các tầu hoặc công ty thuộc bất kỳ quốc gia đặc biệt nào. Quy định sẽ được ghi rõ trong mọi trường hợp đồng cung ứng hàng hóa và dịch vụ để có thể được thanh toán từ các nguồn lực viện trợ.
6.1. Ngay sau khi hoàn tất Trao đổi Công hàm Công ty Crown Agents Financial Services Limited với vai trò là Đại lý của Chính phủ tiếp nhận viện trợ sẽ mở một tài khoản đặc biệt (sau đây gọi là “Tài khoản”). Tài khoản sẽ được mở duy nhất phục vụ mục đích, và phù hợp với thỏa thuận viện trợ. Tài khoản cũng sẽ được quản lý phù hợp với các khoản sau của các Thủ tục này.
6.2. Ngay sau khi tài khoản được mở, và trước khi tiến hành bất kỳ bước nào theo yêu cầu của cơ chế này để nhận được tiền viện trợ phân bổ, các mẫu chữ ký của cá nhân được ủy quyền ký Yêu cầu Hoàn chi phí trong nước được dẫn chiếu dưới đây thay mặt cho Chính phủ nước tiếp nhận viện trợ phải được cung cấp cho DFID. Mọi thay đổi về cá nhân đó phải được thông báo theo cách thức tương tự. Công ty Crown Agents Financial Services Limited sẽ, đồng thời và theo số lần thay đổi, thông báo cho DFID tên của các quan chức của Crown Agents Financial Services Limited được ủy quyền hợp lệ đại diện cho mình ký Đề nghị Rút vốn được dẫn chiếu dưới đây, và sẽ cung cấp mẫu đúp chữ ký của từng quan chức đó.
6.3. DFID sẽ thanh toán thường xuyên vào Tài khoản khi nhận được đề nghị mà công ty Crown Agents Financial Services Limited được uỷ quyền xuất trình thay mặt Chính phủ nước tiếp nhận. Từng khoản thanh toán sẽ cấu thành việc rút tiền viện trợ. Số tiền viện trợ được rút theo bất kỳ lần nào sẽ đủ, cùng với bất kỳ số dư còn lại trên Tài khoản, để trang trải các khoản thanh toán đến hạn từ tiền viện trợ với các điều kiện của Trao đổi Công hàm. Chính phủ nước tiếp nhận phải hoàn trả bằng văn Bảng Anh mọi số tiền thanh toán từ Tài khoản và sau đó được một chủ thầu hoặc một người bảo lãnh hoàn tiền cho Chính phủ nước tiếp nhận.
6.4. Công ty Crown Agents Financial Services Limited sẽ thanh toán trực tiếp hoặc hoàn tiền từ Tài khoản đối với các hợp đồng, tư vấn hoặc các mua sắm trong nước khác được phê duyệt theo các Mục từ 1 đến 5 ở trên. Crown Agents Financial Services Limited vào cuối mỗi tháng sẽ gửi một sao kê chi tiết thống kê mọi khoản nợ và ghi có của Tài khoản trong tháng đó.
7.1. Đối với các khoản thanh toán trực tiếp đến hạn theo một hợp đồng về hàng hóa hoặc dịch vụ với một công ty nước ngoài quốc gia có dự án, việc rút tiền từ Tài khoản chỉ được tiến hành khi Công ty Crown Agents Financial Services Limited nhận được Chứng chỉ Thanh toán từ các chủ thầu liên quan theo mẫu tại Phụ lục B cùng với các hóa đơn dẫn chiếu tại Phụ lục; hoặc
8.1. Đối với hoàn tiền đã thanh toán cho các hàng hóa và dịch vụ tại nước có dự án, việc rút tiền từ Tài khoản phải được tiến hành phù hợp với đề nghị Hoàn chi phí trong nước theo mẫu tại Phụ lục C. Từng Đề nghị Hoàn chi phí trong nước phải được chuyển với hai biên lai cho DFID để ký tiếp và được đính kèm với danh mục chi tiết tại Mục 3 hoặc 5 của Đề nghị đó.
8.2. Mọi Đề nghị Hoàn Chi phí Trong nước phải có chữ ký được ủy quyền quy định tại khoản 6.2 ở trên.
9.1. Phí cho việc tiến hành mua sắm và thu xếp vận chuyển theo khoản 1.4 nêu trên của Đại lý mua sắm sẽ được thanh toán bởi và được ghi nợ vào Tài khoản. Phí cho việc quản lý các cơ chế viện trợ tài chính của Công ty Crown Agents Financial Services Limited theo khuôn khổ khoản Viện trợ đại diện cho Chính phủ nước tiếp nhận được DFID thanh toán từ trung tâm và không lấy từ tiền viện trợ.
10. Số dư hiện còn trong Tài khoản.
10.1. Mọi số dư còn lại trong tài khoản 6 tháng sau ngày giải ngân cuối cùng của tiền viện trợ phải được gửi lại DFID.
CHI PHÍ TRONG NƯỚC: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN.
11. Thanh toán thông qua Chính phủ nước tiếp nhận.
11.1. Việc thanh toán các chi phí trong nước thông qua các Tài khoản của Chính phủ nước tiếp nhận phải được bổ trợ hoặc bởi các sao kê được chứng nhận và kiểm toán hợp lệ hoặc bởi các chứng từ phù hợp khác.Chứng từ có thể cung cấp theo ba phương thức sau:
a) Báo cáo được kiểm toán hàng năm
Chính phủ nước tiếp nhận chứng nhận rằng một số tiền cụ thể đã được chi cho các mục đích đã thỏa thuận và báo cáo này được kiểm toán độc lập và một giấy chứng nhận do cơ quan kiểm toán độc lập trong nước cấp. Từng báo cáo năm đã kiểm toán được cung cấp thành ba bản cho DFID và được ký tiếp bởi cấp kiểm toán phù hợp; Báo cáo ghi số tiền viện trợ đã rút và các chi phí thực tế phát sinh trong năm tài chính và chứng nhận rằng các chi phí phát sinh phù hợp với các điều khoản và điều kiện của Hiệp định viện trợ và mọi điều kiện để dự án được chấp thuận tài trợ từ tiền viện trợ;
b) Kiểm toán của Tổ chức.
Một hệ thống kế toán và kiểm toán nội bộ được thành lập trong khuôn khổ cơ cấu giám sát quản lý của một dự án quy mô lớn. Các hàng mục trong nước được thanh toán trực tiếp cho nhà thầu khi xuất trình đề nghị thanh toán đã được một chuyên gia tư vấn xác nhận; một kiểm toán viên bên ngoài được DFID chấp thuận sẽ được chỉ định để kiểm toán tài khoản của chuyên gia tư vấn. Các báo cáo hoặc giấy chứng nhận phải được cung cấp cho DFID và Cơ quan Kiểm toán Quốc gia (NAO) như một nghĩa vụ;
c) Kiểm toán thường xuyên.
Từng đề nghị hoàn tiền theo Phụ lục E của Chính phủ nước tiếp nhận được một kiểm toán viên bên ngoài được DFID chấp thuận xác nhận và được Chính phủ nước tiếp nhận thường sử dụng theo các điều khoản Hợp tác Kỹ thuật. Kiểm toán viên xác nhận rằng đề nghị thanh toán là chính xác và phù hợp với các điều khoản thuận viện trợ và có thể thanh toán.
12.1. Theo phương thức này DFID tiếp quản chức năng kế toán từ Chính phủ sở tại theo cách không cần kiểm toán thường xuyên. Việc thanh toán được tiến hành từ các tài khoản sở tại mà DFID kiểm soát trực tiếp tới các nhà cung ứng và nhà thầu địa phương trên cơ sở các giấy chứng nhận mà các Quan chức hợp tác Kỹ thuật (TCOs) hoặc các bên được ủy quyền khác cung cấp thông qua sử dụng hệ thống sau (đôi khi có thể được sửa đổi với từng dự án với sự chấp thuận của DFID);
i) Các đề nghị thanh toán đã được chứng nhận của các chủ thầu trong nước có các chứng từ đính kèm cần gửi cho đại diện được phép của Vương quốc Anh tại nước hoặc khu vực của nước tiếp nhận.
ii) Đại diện của Vương quốc Anh theo các điều khoản của biên bản dự án sẽ được thanh toán cho chủ thầu theo thỏa thuận tại hợp đồng.
iii) Đại diện Vương quốc Anh sẽ gửi từng đề nghị thanh toán cho DFID cùng với hóa đơn ghi rõ số tiền đã trả và giá trị Bảng Anh tương đương của số tiền đã trả.
iv) DFID sẽ uỷ quyền cho Crown Agents Financial Services Limited hoàn cho đại diện Vương quốc Anh số tiền đề nghị và số tiền này sẽ được hạch toán là một khoản rút tiền viện trợ.
12.2. Không kiểm toán nhưng sẽ lưu giữ các tài khoản tại DFID hoặc bởi Crown Agents Financial Services Limited cùng mọi chứng từ liên quan và sẵn sàng cung cấp để NAO kiểm toán.
Thưa Ngài
Vương quốc Anh/Viện trợ ………………..*19….
* Phân bổ/Tên dự án:
1. Tôi xác nhận việc chỉ định Ngài làm Đại lý của Chính phủ ………………........ (sau đây được gọi là “Chính phủ ”) để mua sắm và thu xếp vận chuyển hàng hoá theo yêu cầu phân bổ viện trợ nêu trên cho số tiền tối đa .....................
2. Việc mua sắm và thu xếp vận chuyển hàng hóa được xử lý theo thủ tục do Bộ Phát triển Quốc tế (DFID) quy định.
3. Các chứng từ gốc phát sinh hoặc mọi hàng hóa hoặc chứng từ liên quan đến Hợp đồng này mà công ty của Ngài cầm giữ sẽ thuộc tài sản của Chính phủ. Không được phép thải loại các vật đó mà không có sự chấp thuận trước bằng văn bản của DFID.
4. Phương pháp tính phí và tiền công của Ngài cho các dịch vụ cung ứng phải được sự chấp thuận trước của Phòng Chính sách và Thông lệ mua sắm của DFID.
5. Phí của Ngài về việc tiến hành mua sắm và thu xếp vận chuyển đã được duyệt sẽ được Crown Agents Financial Services Limited đại diện cho Chính phủ thanh toán trực tiếp cho Ngài khi xuất trình hóa đơn của công ty ngài về số tiền đến hạn.
6. Thỏa thuận này được lập trên cơ sở hiểu biết rằng các đại diện hoặc người được chỉ định của DFID được tiếp cận trực tiếp, vào mọi thời điểm, các chứng từ gốc và các thông tin các đại diện hoặc người được chỉ định có thể yêu cầu liên quan đến mọi khoản phí và tiền công đã tính.
Kính thư
Thay mặt Chính phủ …………………………
* Xoá nếu cần
1. Tham chiếu: Đại lý ……………………………………………………………......
Mã số DFID (MIS): ……………………………………………………………......
Nhà thầu/Nhà cung ứng: …………………………………………………………….
2. Tên khoản viện trợ: ……………………………………………………………….
3. Dự án: ……………………………………………………………………………
4. Ngày chào hàng/hợp đồng: ……………………………………………………….
5. Mô tả hàng hóa: …………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………......
6. Tổng giá …………………… và Các điều khoản ………………………………...
| Số hóa đơn | Ngày | Số tiền | Mô tả tóm tắt hàng hóa, công việc và /hoặc dịch vụ |
|
|
|
|
|
8. Tại đây tôi chứng nhận rằng:
a) Số tiền tham chiếu trong (các) hóa đơn liệt kê ở trên, hoặc các bản sao hóa đơn, đính kèm giấy chứng nhận thanh toán đã đến hạn thanh toán;
b) Tôi có quyền thay mặt công ty có tên dưới đây ký giấy chứng nhận này;
c) (Đối với mọi hợp đồng CFR/CIF) hàng hóa đã được vận chuyển và bảo hiểm phù hợp với thông lệ cạnh tranh thương mại và không được chỉ định cho các công ty, tầu hoặc máy bay thuộc bất kỳ quốc tịch hoặc quốc gia đặc biệt nào.
| Ký tên Tên Chức vụ | ………………………. ………………………. ………………………. | Tên công ty Và địa chỉ Telephone Fax | …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… |
ĐỀ NGHỊ HOÀN CHI PHÍ TRONG NƯỚC
Các thông tin được yêu cầu trong tất cả các mục phải được cung cấp trước khi tiến hành thanh toán:
Số sêri của Giấy chứng nhận này………………………………..
Mục (1) (Nguồn và phân bổ viện trợ)
(a) Tên nguồn viện trợ (Vương quốc Anh/…………….. Viện trợ ………… 19..)
(b) Tên phân bổ dự án ………………………………………
Mục (2) (Địa điểm Dự án)
(a) Cung cấp các chi tiết về địa điểm dự án, nghĩa là các tham chiếu bản đồ và địa chỉ chính thức của:
(i) Công trình …………………………..
(ii) Trung tâm quản trị dịch vụ ……………………………….
(iii) Các địa điểm mua hàng nếu không phải tại (i) hoặc (ii) ……………………….
Mục (3) (Chứng từ Kiểm toán).
(a) Ghi rõ phương pháp phương thức kiểm tra các chi phí trong nước thuộc dự án này, (xem mục 3 của thủ tục).
……………………………
(b) Hãy xác nhận rằng cơ quan kiểm toán đã được thông báo và cung cấp các chi tiết liên quan đến đề nghị thanh toán này.
(c) Nếu hệ thống chứng từ không chỉ thuộc kiểm toán, hãy đính kèm mọi chứng từ gốc liên quan với đề nghị thanh toán gửi đại diện hữu quan của Vương quốc Anh .
Mục (4) (các chi tiết về chi phí của Dự án).
1. Ghi rõ giá trị chi phí trong nước của Dự án tới thời điểm này.
………………………………………………………………….
2. Trừ mọi chi phí trong nước do tổ chức khác cung cấp.
3. Trừ mọi chi phí trong nước không đủ điều kiện để hoàn tiền.
………………………………………………………………….
4. Trừ mọi chi phí trong nước đã đề nghị thanh toán
………………………………………………………………….
5. Số tiền đề nghị hoàn tiền cần được thanh toán
………………………………………………………………….
Mục (5) (Các chi tiết về chi phí của đề nghị thanh toán này).
Hãy đính kèm các chi tiết về cách thức đã sử dụng số tiền được đề nghị thanh toán tại Mục (4) 5, nghĩa là khối lượng công việc đã tiến hành, nguyên vật liệu đã mua, lao động đã sử dụng, máy móc đã thuê hoặc mua, các hợp đồng đã ký, và các dịch vụ đã sử dụng v.v…
Mục (6) (Chứng nhận)
Chứng nhận Đề nghị Thanh toán và Đề nghị Hoàn tiền.
Tôi xác nhận rằng đề nghị hoàn số tiền …………. là chính xác và số tiền được đề nghị đã đến hạn hợp lệ trên cơ sở các thông tin đã cung cấp ở trên và khối lượng công việc đã tiến hành, nguyên vật liệu đã mua, và các chi phí cần thiết khác đã phát sinh liên quan đến Dự án.
Tôi có thẩm quyền ký thay mặt Chính phủ
……………………………………………………………………
Ký tên ……………………...
Ngày ……………………….
Mục (7)
Tôi đã kiểm tra đề nghị này và tự thấy thỏa mãn rằng các thông tin yêu cầu tại tất cả các mục đã được cung cấp, và đề nghị phù hợp với các điều khoản Trao đổi Công hàm. Tôi có quyền ký thay mặt cho Chính phủ Vương quốc Anh.
Đề nghị hoàn tiền được duyệt.
Ký tên ………………………..
Ngày ………………………….