Kính gửi: Các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc

Thực hiện kết luận của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc tại Hội ý Lãnh đạo Ủy ban tuần 33 (Thông báo số 1111/TB-UBDT, ngày 12/8/2021 của Ủy ban Dân tộc), trong đó có nội dung giao Văn phòng Ủy ban: “có văn bản hướng dẫn, đôn đốc các vụ, đơn vị nâng cao trách nhiệm trong việc chuẩn bị hồ sơ tài liệu trình Lãnh đạo Ủy ban, tăng cường thực hiện giao việc và phân công công tác chuyên môn qua hệ điều hành tác nghiệp”; Văn phòng Ủy ban trân trọng đề nghị:

1. Thủ trưởng các vụ, đơn vị tiếp tục phổ biến, quán triệt tới toàn thể công chức, viên chức, người lao động thuộc Ủy ban Dân tộc thực hiện nghiêm túc Quyết định số 852/QĐ-UBDT ngày 31/12/2020 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc về ban hành Quy chế công tác văn thư của Ủy ban Dân tộc.

2. Lãnh đạo và công chức, viên chức các vụ, đơn vị nâng cao trách nhiệm, chất lượng tham mưu văn bản, hồ sơ trình Lãnh đạo Ủy ban; đồng thời tăng cường giao việc, trao đổi, tiếp nhận, xử lý và trình, chuyển văn bản qua hệ điều hành tác nghiệp của Ủy ban Dân tộc, không để chậm, muộn trong việc thực hiện các nhiệm vụ và lưu ý một số nội dung sau:

a) Về danh mục văn bản không gửi kèm văn bản giấy, danh mục văn bản gửi, nhận điện tử kèm theo văn bản giấy (trình hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử hoặc hồ sơ giấy kèm theo hồ sơ điện tử): thực hiện quy định tại Phụ lục số IV, Phụ lục V kèm theo Quyết định số 852/QĐ-UBDT ngày 31/12/2020 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc.

b) Về yêu cầu văn bản, hồ sơ trình Lãnh đạo Ủy ban giải quyết công việc:

- Văn bản, hồ sơ trình Lãnh đạo Ủy ban giải quyết công việc thực hiện theo Điều 21, Quyết định số 559/QĐ-UBDT ngày 25/9/2017 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc ban hành quy chế làm việc của Ủy ban Dân tộc.

- Hồ sơ điện tử trình Lãnh đạo Ủy ban phải cập nhật đầy đủ nội dung có liên quan trên hệ điều hành tác nghiệp (giống như hồ sơ trình giấy), gồm: văn bản trình, các văn bản có liên quan trong quá trình xây dựng dự thảo, ý kiến của Lãnh đạo Ủy ban, các vụ, đơn vị hoặc cá nhân liên quan (nếu có), ý kiến tiếp thu, giải trình (nếu có)... Ngoài nội dung ý kiến trình của vụ, đơn vị được kèm theo văn bản, hồ sơ, Thủ trưởng vụ, đơn vị cần thể hiện tóm tắt thông tin nội dung trình tới Lãnh đạo Ủy ban tại mục “ý kiến bổ sung” trong giao diện của hệ điều hành tác nghiệp.

c) Tất cả văn bản, hồ sơ trình Lãnh đạo Ủy ban giải quyết công việc phải có ý kiến thẩm định của Văn phòng Ủy ban trước khi trình Lãnh đạo Ủy ban xem xét.

d) Văn phòng Ủy ban (Phòng Văn thư - Lưu trữ) thường xuyên theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở các vụ, đơn vị thực hiện nghiêm việc xử lý văn bản đến, tham mưu trình ký văn bản qua hệ điều hành tác nghiệp; không tiếp nhận các văn bản, hồ sơ giấy đối với các văn bản, hồ sơ thuộc danh mục trình điện tử; kịp thời trả về những hồ sơ, văn bản trình chưa đáp ứng yêu cầu, thể hiện rõ lý do trả về trên hệ điều hành tác nghiệp và vụ, đơn vị có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ và trình lại đảm bảo đúng quy trình.

Trong quá trình thực thi nhiệm vụ trên hệ điều hành tác nghiệp, đề nghị các vụ, đơn vị: nếu cần thông tin, hướng dẫn về vấn đề kỹ thuật, liên hệ với đồng chí Lê Văn Hùng, Trưởng phòng Ứng dụng và Cơ sở dữ liệu, Trung tâm Thông tin (điện thoại: 0936368236); nếu cần thông tin, hướng dẫn về quy trình, thủ tục, thể thức hồ sơ trình Lãnh đạo Ủy ban giải quyết công việc, liên hệ với đồng chí Bùi Thị Hiền, Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ, Văn phòng Ủy ban (điện thoại: 0982778372) để được hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ.

Trên đây là nội dung hướng dẫn, đôn đốc các vụ, đơn vị nâng cao trách nhiệm trong việc chuẩn bị hồ sơ tài liệu trình Lãnh đạo Ủy ban, tăng cường thực hiện giao việc và phân công công tác chuyên môn qua hệ điều hành tác nghiệp, Văn phòng Ủy ban trân trọng đề nghị các vụ, đơn vị nghiêm túc thực hiện./.