Năm 2013, Bộ Giáo dục và Đào tạo tiến hành rà soát một số điều kiện đảm bảo chất lượng của các đại học, học viện, trường đại học và các viện nghiên cứu đào tạo trình độ tiến sĩ (sau đây gọi chung là trường) và đã xây dựng được cơ sở dữ liệu về giảng viên cơ hữu của các trường. Để có được cơ sở dữ liệu cập nhật và chính xác, Bộ Giáo dục và Đào tạo gửi đến các trường (qua hộp thư điện tử) danh sách các giảng viên cơ hữu của trường và danh sách những giảng viên cơ hữu đang có tên ở danh sách giảng viên cơ hữu của trường khác (danh sách giảng viên trùng) và đề nghị các trường thực hiện những nội dung sau:

1. Rà soát, cập nhật danh sách giảng viên cơ hữu của trường (theo mẫu gửi kèm), trong đó:

a) Bổ sung các giảng viên cơ hữu chưa có trong danh sách;

b) Loại khỏi danh sách các giảng viên không còn là cơ hữu của trường do đã chuyển khỏi trường (đã nghỉ hưu đối với trường công lập; đã khẳng định ký hợp đồng với trường khác hoặc đã có văn bản chấm dứt hợp đồng đối với trường ngoài công lập);

c) Phối hợp với các trường liên quan và giảng viên có tên trong danh sách giảng viên trùng để khẳng định những giảng viên là cơ hữu của trường.

2. Chuẩn hoá các thông tin trong bảng danh sách giảng viên cơ hữu theo quy định như sau:

a) Cột Họ tên, ghi: họ, tên đệm, tên (lưu ý không chia ra các cột khác nhau);

c) Cột Ngày tháng năm sinh: bổ sung đầy đủ ngày/tháng/năm sinh theo đúng định dạng dd/mm/yyyy (ví dụ: 20/05/1985, 03/05/1986);

d) Cột Chức danh giảng viên, viết tắt chức danh theo quy định của Luật giáo dục đại học, là: GS, PGS, GVC, GV, TG (Trợ giảng) - (lưu ý không ghi mã ngạch giảng viên và ghi liền chức danh với học vị);

đ) Cột Trình độ đào tạo: viết tắt các trình độ được đào tạo bao gồm TSKH, TS, ThS hoặc ĐH;

e) Cột Chuyên môn được đào tạo: điền chuyên môn được đào tạo theo ngành hoặc chuyên ngành đã học để đạt được trình độ đào tạo;

g) Cột giảng dạy khối kiến thức đại cương hoặc chuyên nghiệp: chỉ cần đánh dấu “x” để thể hiện đang tham gia giảng dạy ở khối kiến thức nào (có thể cả hai);

h) Cột Ngành đào tạo tham gia chủ trì: ghi cụ thể ngành tham gia chủ trì đào tạo đúng tên ngành theo Danh mục giáo dục, đào tạo cấp IV trình độ cao đẳng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ đã được Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành[1] (lưu ý không điền tên đơn vị giảng dạy như khoa, bộ môn, …);

i) Thông tin của một (01) giảng viên chỉ ghi trên một (01) dòng;

Bộ Giáo dục và Đào tạo đề nghị các trường không làm thay đổi cấu trúc của bảng danh sách, sử dụng font chữ Times New Roman – Unicode và thực hiện nghiêm túc các công việc nêu trên; gửi bảng danh sách giảng viên đã được cập nhật hoàn chỉnh về Bộ Giáo dục và Đào tạo (qua Vụ Giáo dục Đại học) và file mềm (excel) về hộp thư điện tử vugddh@moet.edu.vn và pthung@moet.edu.vn đồng thời công bố công khai bảng danh sách này trên trang thông tin điện tử (website) của trường trước ngày 01/11/ 2014.

Bộ Giáo dục và Đào tạo thông báo để trường biết và thực hiện./.