KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2020

Căn cứ Công văn số 6532/BNV-VTLTNN ngày 26 tháng 12 năm 2019 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020, Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Bến Tre xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

- Nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

- Tổ chức thực hiện tốt các quy định về quản lý, giải quyết văn bản điện tử trong môi trường mạng theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

- Tiếp tục thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 35/2017/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; Chỉ thị số 06/2013/CT-UBND ngày 26 tháng 9 năm 2013 của UBND tỉnh Bến Tre.

II. NỘI DUNG

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

a) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ

Tăng cường tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đến cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý qua các hình thức: sao gửi văn bản, thông qua tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ; đăng tải trên cổng thông tin điện tử, báo, đài của tỉnh.

b) Công tác tổ chức nhân sự và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ

- Các cơ quan, đơn vị tiếp tục bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo quy định về tiêu chuẩn nghiệp vụ, chức nghề nghiệp tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV, Thông tư số 14/2014/TT-BNY ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ; trường hợp thay đổi, bố trí người mới thì phải qua bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; đồng thời, thực hiện tốt các chế độ, phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho người làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành;

- Tiếp tục tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ theo chuyên đề như quản lý và sử dụng chữ ký số, lập hồ sơ điện tử trong môi trường mạng, chỉnh lý tài liệu tích đống, xác định giá trị tài liệu,...;

- Thực hiện cấp chứng chỉ hành nghề và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

c) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ

- Các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh tiếp tục rà soát để sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ như: quy chế công tác văn thư, lưu trữ, quy định về tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu; hướng dẫn lựa chọn tài liệu để số hóa;

- Ban hành Danh mục hồ sơ năm 2020; cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Vnpt-iOffice, phục vụ cho việc lập hồ sơ hiện hành đối với văn bản bằng giấy và văn bản điện tử.

d) Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.

2. Quản lý tài liệu

a) Tại văn thư, lưu trữ cơ quan

- Đăng ký, lưu văn bản đi bằng giấy và điện tử đúng theo quy định của Bộ Nội vụ;

- Bố trí diện tích nhất định làm kho chứa, nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức thu tài liệu từ các phòng, bộ phận chuyên môn; chủ động giải quyết tài liệu tích đống qua nhiều năm; tiêu hủy tài liệu loại theo quy định.

b) Tại Lưu trữ lịch sử

- Tiếp tục tổ chức thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

- Hướng dẫn, chỉnh lý tài liệu cho các cơ quan, đơn vị (khi có yêu cầu);

- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

- Thực hiện việc thống kê, xác định lại giá trị tài liệu và tổ chức tiêu hủy tài liệu đã hết hạn bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

- Tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ qua hình thức khai thác tài liệu: chứng thực, trả lời theo thư yêu cầu; công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên báo, đài, cổng thông tin điện tử;

- Phối hợp với cơ quan chức năng tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ (khi có điều kiện).

3. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

a) Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

- Tiếp tục hoàn thiện tính năng của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Vnpt- iOffice theo quy định của Bộ Nội vụ;

- Tăng cường sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số trong giao dịch hành chính, từng bước thực hiện việc số hóa tài liệu lưu trữ.

b) Cải tiến quy trình văn thư, lưu trữ của cơ quan theo quy định của pháp luật khi áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ.

4. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Cơ quan, đơn vị bố trí kinh phí mua sắm giá, hộp, bìa hồ sơ bảo quản và chỉnh lý tài liệu tích đống trong nguồn chi thường xuyên theo Điều 39 Luật Lưu trữ năm 2011.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

- Tham mưu UBND tỉnh chủ trì, phối hợp với cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai, theo dõi và báo cáo kết quả thực hiện Kế hoạch này;

- Tổ chức kiểm tra công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tối thiểu 02 huyện; thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ và chuyên đề về sử dụng chữ ký số, quản lý, giải quyết văn bản điện tử đối với các cơ quan hệ ngành dọc đóng trên địa bàn tỉnh, cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh;

- Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Viễn Thông Bến Tre hoàn thiện tính năng “Hồ sơ điện tử” đã có theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Đồng thời, phát triển tính năng “Lưu trữ điện tử” trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Vnpt - iOffice theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019.

2. Các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện

a) Xây dựng kế hoạch cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ hoặc bổ sung vào chương trình công tác năm 2020 cho phù hợp với tình hình thực tế và tổ chức triển khai đến các đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi quản lý.

b) Tiếp tục mở các lớp tập huấn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ theo các chuyên đề: soạn thảo, ban hành văn bản điện tử, quản lý và sử dụng chữ ký số; quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử.

c) Tập trung chỉ đạo quyết liệt trong sử dụng chữ ký số, số hóa toàn bộ văn bản đến bằng giấy đúng theo hướng dẫn tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ; tổ chức lập hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Vnpt-iOffice khi giải quyết công việc của cán bộ, công chức - viên chức thuộc phạm vi quản lý. Đồng thời, có giải pháp hành chính bắt buộc phải thực hiện việc lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, đơn vị.

d) Chủ động kinh phí, tổ chức chỉnh lý dứt điểm tài liệu tích đống để nộp vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

đ) Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố tổ chức kiểm tra tối thiểu đối với 50% cơ quan chuyên môn cấp huyện và 05 xã, phường, thị trấn.

Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020, Ủy ban nhân dân tỉnh đề nghị Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố nghiêm túc triển khai thực hiện./.