ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÀ NAM
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Hà Nam, ngày 31 tháng 12 năm 2015

Nơi nhận:
- Bộ Tư pháp (Cục KSTTHC- để b/c);
- TTTU, TTHĐND tỉnh (để b/c);
- Chủ tịch, các PCTUBND tỉnh;
- Như Điều 3;
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Đài PTTH tỉnh Hà Nam, Báo Hà Nam;
- VPUB: LĐVP (3), NC, CB-TH;
- Lưu: VT, NC(H).

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Bùi Quang Cẩm

STT

Tên thủ tục hành chính

Lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ

1

Thủ tục cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ

1

Thủ tục phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc

2

Thủ tục cấp bản sao, chứng thực lưu trữ

Trình tự thực hiện

- Bước 1: Cá nhân có đủ năng lực, điều kiện hành nghề lưu trữ nộp hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại Sở Nội vụ;

Bước 2: Sở Nội vụ quyết định cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định.

- Bước 3: Cá nhân nhận kết quả tại Sở Nội vụ.

Cách thức thực hiện

Tiếp nhận trực tiếp tại Văn thư Sở Nội vụ.

Hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ bao gồm:

1. Đơn đề nghị cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề;

2. Bản sao chứng thực bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp với lĩnh vực hành nghề;

3. Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề lưu trữ;

4. Giấy chứng nhận kết quả nghiệp vụ lưu trữ;

5. Sơ yếu lý lịch có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền;

6. 02 Ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm (không quá 6 tháng)

b) Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)

Thời hạn giải quyết

15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Đối tượng thực hiện TTHC

Cá nhân có nhu cầu cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Cơ quan thực hiện TTHC

Sở Nội vụ

Kết quả của việc thực hiện TTHC

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Phí, lệ phí

Không

Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

Đơn đề nghị cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ và giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề lưu trữ theo Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Căn cứ pháp lý của TTHC

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.

1.

Bản sao có chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có)

□

2.

Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề

□

3.

Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ

□

4.

Sơ yếu lý lịch

□

5.

Hai (02) ảnh 2x3 cm

□

NGƯỜI LÀM ĐƠN
(Ký và ghi rõ họ, tên)

1.

Hết thời hạn sử dụng

□

2.

Bổ sung nội dung hành nghề

□

3.

Bị hư hỏng

□

4.

Bị mất

□

1.

Bản sao có chứng thực văn bằng, chứng chỉ

□

2.

Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực hành nghề (trường hợp bổ sung nội dung hành nghề)

□

3.

Hai (02) ảnh 2 x 3 cm

□

NGƯỜI LÀM ĐƠN
(Ký và ghi rõ họ, tên)

NGƯỜI KHAI
(Ký và ghi rõ họ, tên)

XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu)

Trình tự thực hiện

- Bước 1: Độc giả đến sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh phải có chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác;

- Bước 2. Độc giả ghi các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu.

- Bước 3: Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên chức phòng đọc đăng ký độc giả vào sổ, viên chức phòng đọc hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu

- Bước 4: Viên chức phòng đọc trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh phê duyệt

- Bước 5: Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được phê duyệt, viên chức phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu

Cách thức thực hiện

Tiếp nhận Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu và phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu của độc giả đến nghiên cứu tại phòng đọc của Lưu trữ Lịch sử cấp tỉnh

Hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ bao gồm:

1. Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu;

2. Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp cơ quan cử đi);

3. Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu;

4. Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu;

b) Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)

Thời hạn giải quyết

 - Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu;

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

Đối tượng thực hiện TTHC

Các cá nhân, cơ quan và tổ chức cấp địa phương.

Cơ quan thực hiện TTHC

Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thuộc Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh

Kết quả của việc thực hiện TTHC

Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu.

Phí, lệ phí

Thực hiện theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu và Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

Căn cứ pháp lý của TTHC

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

- Mẫu phiếu đăng ký sử dụng tài liệu và Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH

…………, ngày ….. tháng ….. năm ……. Người đăng ký
(Ghi rõ họ và tên)

Số thứ tự

Tên phông/ khối tài liệu, mục lục số

Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu

Tiêu đề hồ sơ/tài liệu

XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH

Ý kiến của Phòng đọc

Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên)

Trình tự thực hiện

a) Thủ tục cấp bản sao

- Bước 1: Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu.

- Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu cần sao tài liệu, viên chức Phòng đọc sẽ trình hồ sơ cho người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh phê duyệt.

- Bước 3: Viên chức Phòng đọc ghi vào sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu.

b) Thủ tục cấp Chứng thực lưu trữ

- Bước 1: Độc giả có nhu cầu chứng thực lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực.

- Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực, viên chức Phòng đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực.

- Bước 3: Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh ký xác nhận và đóng dấu của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

Cách thức thực hiện

Tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao tài liệu và chứng thực tài liệu của độc giả; trả tài liệu đã sao và chứng thực cho độc giả tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

Hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ đối với cấp bản sao

- Phiếu yêu cầu sao tài liệu;

- Bản lưu bản sao tài liệu.

b) Thành phần hồ sơ đối với cấp bản chứng thực tài liệu

- Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;

- Bản lưu bản chứng thực tài liệu.

c) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Thời hạn giải quyết

Thời hạn trả tài liệu đã sao và chứng thực cho độc giả theo quy định của Lưu trữ lịch sử tỉnh

Đối tượng thực hiện TTHC

Các cá nhân, cơ quan và tổ chức cấp địa phương.

Cơ quan thực hiện TTHC

Lưu trữ lịch sử tỉnh thuộc Chi Cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh.

Kết quả của việc thực hiện TTHC

Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được sao và chứng thực tài liệu.

Phí, lệ phí

Thực hiện theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

Phiếu yêu cầu sao tài liệu và phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

Căn cứ pháp lý của TTHC

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

- Mẫu phiếu yêu cầu sao tài liệu và phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử

Số thứ tự

Tên phông

Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu

Tên văn bản/tài liệu

Từ tờ đến tờ

Tổng số trang

Ghi chú

Số thứ tự

Tên phông

Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu

Tên văn bản/tài liệu

Từ tờ đến tờ

Tổng số trang

Ghi chú

XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH

Ý kiến của Phòng đọc

Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên)