QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ

GIÁM ĐỐC SỞ NGOẠI VỤ TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

Căn cứ Quyết định số 1134/2006/QĐ-UBND ngày 27/04/2006 của UBND tỉnh về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ;
Căn cứ Quyết định số 1004/QĐ-UBND ngày 26/4/2008 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy định tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Sở Ngoại vụ;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Sở,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả theo cơ chế “một cửa” thuộc Sở Ngoại vụ tỉnh Thừa Thiên Huế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Các đồng chí: Chánh Văn phòng, Trưởng các phòng chuyên môn thuộc Sở chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY CHẾ

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 522/QĐ-SNgV ngày 21 tháng 5 năm 2008 của Giám đốc Sở Ngoại vụ)

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Quy chế này được xây dựng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Ngoại vụ Thừa Thiên Huế và thực hiện những nội dung yêu cầu theo Quyết định số 1004/QĐ-UBND ngày 26/4/2008 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy định tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại Sở Ngoại vụ.

Điều 2. Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (gọi tắt là Bộ phận TN&TKQ) thuộc Sở Ngoại vụ có trách nhiệm tiếp, hướng dẫn tổ chức, công dân đến liên hệ về những công việc thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ được quy định giải quyết theo cơ chế “một cửa”; nhận hồ sơ đã đủ thủ tục theo quy định, xem xét giải quyết và trả kết quả cho tổ chức, công dân.

Điều 3. Tổ chức, công dân có yêu cầu giải quyết những công việc thuộc các lĩnh vực quy định tại Điều 9 của Quy chế này nộp hồ sơ trực tiếp cho công chức tại Bộ phận TN&TKQ. Những hồ sơ không thuộc các lĩnh vực công việc giải quyết theo cơ chế “một cửa”, nhưng thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ thì các tổ chức, công dân nộp hồ sơ trực tiếp cho bộ phận Văn thư hoặc liên hệ với Văn phòng Sở để hướng dẫn giải quyết theo quy định.

Bộ phận TN&TKQ có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, công dân hoàn chỉnh những hồ sơ thuộc lĩnh vực phụ trách nhưng chưa đầy đủ theo quy định và chỉ tiếp nhận những hồ sơ đầy đủ thủ tục theo quy định.

Chương 2.

CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TN&TKQ

Điều 4. Bộ phận TN&TKQ đặt tại Văn phòng Sở Ngoại vụ, chịu sự quản lý của Văn phòng Sở Ngoại vụ. Bộ phận TN&TKQ có Tổ trưởng và một số cán bộ, công chức được điều động từ Văn phòng Sở và các phòng chuyên môn của Sở làm việc theo chế độ kiêm nghiệm do Giám đốc Sở quyết định thành lập.

Điều 5. Bộ phận TN&TKQ có những nhiệm vụ cụ thể như sau:

1. Tiếp tổ chức, công dân tại phòng làm việc của Bộ phận TN&TKQ khi tổ chức, công dân có yêu cầu giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của Tổ Một cửa đối với các lĩnh vực công việc quy định tại Điều 8 của Quy chế này;

2. Hướng dẫn tổ chức, công dân hoàn tất các thủ tục hành chính, giấy tờ, biểu mẫu theo quy định. Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, đầy đủ, theo đúng quy định đã niêm yết công khai tại Bộ phận TN&TKQ.

3. Trường hợp hồ sơ đầy đủ hợp lệ theo quy định thì tiếp nhận, viết phiếu hẹn trả kết quả và vào sổ theo dõi;

Trường hợp hồ sơ chưa hoàn chỉnh thì hướng dẫn để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh;

Trường hợp hồ sơ của tổ chức, công dân không thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ phận TN&TKQ thì hướng dẫn để tổ chức, công dân đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết;

4. Chuyển hồ sơ cho Phòng/Bộ phận chuyên môn trong Sở giải quyết;

5. Thực hiện đúng quy trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đúng thời hạn;

6. Nhận lại kết quả đã giải quyết, trả lại cho tổ chức, công dân theo đúng thời gian đã hẹn, trường hợp giải quyết hồ sơ không đúng thời gian đã hẹn phải thông báo lại cho tổ chức, công dân biết lý do và hẹn lại thời gian trả kết quả.

Điều 6. Trách nhiệm của công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ.

1. Tổ trưởng:

- Giúp Giám đốc Sở: Điều hành, điều phối hoạt động của Bộ phận TN&TKQ; quyết định những vấn đề thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận TN&TKQ; đảm bảo cho Bộ phận TN&TKQ thực hiện các nhiệm vụ quy định tại Điều 5 Quy chế này;

- Phối hợp cùng các Phòng chuyên môn thuộc Sở triển khai thực hiện Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận TN&TKQ của Sở và Quy định về việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế “một cửa”;

- Theo dõi, tổng hợp tình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của công chức thuộc Bộ phận TN&TKQ, báo cáo kết quả hoạt động của Bộ phận TN&TKQ tại cuộc họp giao ban hàng tuần.

2. Công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ có trách nhiệm:

- Hướng dẫn, tiếp công dân, tổ chức đến liên hệ về những công việc thuộc lĩnh vực chuyên môn thuộc thẩm quyền giải quyết.

- Tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả theo quy định;

- Chuyển hồ sơ đến Phòng/Bộ phận chuyên môn trong cơ quan xử lý theo đúng quy định;

- Trả lời các ý kiến, thắc mắc của tổ chức, công dân liên quan đến kết quả mà mình có trách nhiệm hoàn trả.

- Nhận lại hồ sơ kết quả đã giải quyết từ Phòng/Bộ phận chuyên môn, trả kết quả đã giải quyết cho tổ chức, công dân.

Chương 3.

NHỮNG QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI CÁN BỘ CÔNG CHỨC BỘ PHẬN TN&TKQ

Điều 7. Bộ phận TN&TKQ chỉ nhận và trả hồ sơ trong giờ hành chính vào các ngày trong tuần, trừ ngày lễ và Chủ nhật, cụ thể:

- Buổi sáng: Từ 7h30 đến 11h00

- Buổi chiều: từ 14h đến 16h30

Điều 8. Cán bộ công chức trong Bộ phận TN&TKQ phải đeo thẻ cán bộ công chức, ghi rõ họ tên và chức danh.

Chương 4.

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 9. Công việc thuộc các lĩnh vực sau đây được giải quyết theo cơ chế “một cửa” tại Tổ Một cửa.

1. Xuất cảnh của cán bộ, công chức, viên chức. Hồ sơ 1 bộ gồm:

- Công văn cho phép hoặc cử cán bộ đi công tác nước ngoài + Danh sách trích ngang của cán bộ được cử đi công tác nước ngoài trong đó nêu rõ các thông tin sau: Họ và tên; Ngày sinh; Chức vụ; Hộ chiếu; Ngày cấp; Mã ngạch; Hệ số lương (Bản chính);

- Thư mời của các cơ quan tổ chức, cá nhân trong nước hoặc nước ngoài (trường hợp đi theo kinh phí phía mời) (Bản sao);

- Văn bản đồng ý của UBND tỉnh (Nếu sử dụng kinh phí từ nguồn ngân sách) (Bản sao);

- Văn bản đồng ý của Thường vụ Tỉnh ủy (Nếu là Tỉnh ủy viên) (Bản sao);

- Văn bản đồng ý của Sở Nội vụ (Nếu cán bộ công chức, viên chức xin đi đào tạo từ Thạc sỹ) (Bản sao);

2. Nhập cảnh của chuyên gia nước ngoài hoạt động trên địa bàn tỉnh. Hồ sơ 01 bộ gồm:

- Công văn xin thủ tục nhập cảnh cho chuyên gia của Tổ chức quản lý chuyên gia đó đính kèm danh sách trích ngang của chuyên gia và thông báo rõ thời gian nhập cảnh; loại thị thực; nơi nhận thị thực; cơ quan tổ chức đón tiếp (Bản chính);

- Nội dung, chương trình làm việc cụ thể của chuyên gia trong thời gian hoạt động tại tỉnh (Bản sao);

- Giấy phép hoạt động của Dự án, Tổ chức nơi chuyên gia đến làm việc (Bản sao);

3. Cấp giấy phép hoạt động tại khu vực biên giới đối với chuyên gia, phóng viên nước ngoài. Hồ sơ 01 bộ gồm:

- Văn bản của cơ quan đón tiếp hoặc các văn phòng NGO (đối với các chuyên gia hoạt động tại NGOs trên địa bàn tỉnh) (Bản sao).

- Văn bản của Bộ Ngoại giao thông báo hoạt động của đoàn (đối với phóng viên nước ngoài) (Bản sao);

- Giải trình nội dung chương trình hoạt động (Bản sao);

- Giấy phép hoạt động của phóng viên (Đối với phóng viên nước ngoài hoạt động tại địa bàn tỉnh) (Bản chính);

- Hộ chiếu, thị thực của chuyên gia/phóng viên nước ngoài (Bản sao);

- Giấy CMND của người Việt Nam đi kèm (Bản sao);

4. Tổ chức hội thảo có yếu tố nước ngoài. Hồ sơ 01 bộ gồm:

- Công văn đề nghị của các cơ quan đơn vị (Bản chính);

- Chương trình Hội thảo (Bản chính);

- Giải trình về tổ chức, nội dung hội thảo (Bản sao).

5. Gia hạn thị thực cho người nước ngoài. Hồ sơ 01 bộ gồm:

- Văn bản đề nghị của cơ quan chủ quản (Bản chính);

- Đơn đề nghị cấp, bổ sung, sửa đổi thị thực, gia hạn tạm trú (Bản chính);

- Bản sao hộ chiếu, thị thực;

- Hợp đồng lao động của người nước ngoài hoặc giấy phép hoạt động tại Việt Nam (Bản sao);

- Giấy phép hoạt động của văn phòng cơ quan, tổ chức của người nước ngoài đang làm việc nếu đương sự đang làm việc tại các NGO hoặc các tổ chức nước ngoài trên địa bàn tỉnh (Bản sao).

6. Tổ chức khám chữa bệnh của các tổ chức NGO nước ngoài. Hồ sơ 01 bộ gồm:

- Đơn, công văn hoặc tờ trình đề nghị của các cơ quan tổ chức NGO xin khám chữa bệnh không vì mục đích lợi nhuận tại tỉnh Thừa Thiên Huế (Bản chính hoặc bản scan);

- Giấy phép hoạt động tại Việt Nam do Ủy ban Công tác về các Tổ chức PCP cấp (theo Quyết định 340/TTg ngày 25 tháng 5 năm 1996 của Thủ tướng Chính phủ); nếu chưa có phải nêu rõ lý do (Bản sao);

- Bản kê khai danh sách nhân sự của Đoàn (họ, tên, tuổi, nghề nghiệp, trình độ chuyên môn) (Bản sao);

- Bản sao hợp pháp hộ chiếu, văn bằng, chứng nhận trình độ chuyên môn liên quan của nước sở tại cấp (Bản sao);

- Chứng chỉ hành nghề hợp pháp hoặc Giấy xác nhận hợp pháp đã hành nghề trên 3 năm của nước sở tại (Bản sao);

- Danh mục thuốc cấp phát miễn phí, ghi rõ hạn sử dụng và công dụng của từng loại thuốc (Bản chính);

- Danh mục trang thiết bị, dụng cụ y tế, hộp thuốc chống choáng (Bản chính).

Chương 5.

QUY TRÌNH, THỦ TỤC, HỒ SƠ HÀNH CHÍNH GIẢI QUYẾT THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA”

Điều 10. Các quy định về thủ tục hành chính thuộc các lĩnh vực thực hiện theo cơ chế “một cửa” được niêm yết công khai tại phòng làm việc của Bộ phận TN&TKQ.

Điều 11. Quy định về việc tiếp nhận, xử lý, giải quyết và giao trả hồ sơ như sau:

1. Tiếp nhận hồ sơ:

Khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân, công chức Bộ phận TN&TKQ có trách nhiệm kiểm tra kỹ các loại giấy tờ cần thiết của từng loại hồ sơ, hướng dẫn cho tổ chức, công dân kê khai, bổ sung (nếu thiếu). Việc hướng dẫn được thực hiện theo nguyên tắc một lần, đầy đủ, đúng quy định đã niêm yết công khai.

Sau khi kiểm tra, nếu hồ sơ đã đúng nội dung và đủ số lượng các loại giấy tờ theo quy định thì công chức hồ sơ và viết phiếu nhận hồ sơ (phiếu hẹn) trong đó ghi rõ thời gian trả kết quả cho tổ chức, công dân.

Công chức của Bộ phận TN&TKQ có trách nhiệm ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận - trả hồ sơ (nếu có) và chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn thụ lý.

2. Xử lý, giải quyết hồ sơ:

Sau khi Bộ phận TN&TKQ chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn thụ lý, phòng chuyên môn phải tiến hành kiểm tra thành phần, nội dung hồ sơ do cán bộ trực Bộ phận TN&TKQ chuyển giao theo Phiếu tiếp nhận hồ sơ; nghiên cứu, đề xuất phương án giải quyết, báo cáo dự thảo văn bản giải quyết cho Lãnh đạo Sở xem xét phê duyệt.

Nếu hồ sơ có vướng mắc về nội dung thủ tục phải báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Sở. Trong thời hạn tối đa 0,5 ngày làm việc kể từ ngày có ý kiến phải dự thảo văn bản trình lãnh đạo ký trả lời cho tổ chức, cá nhân yêu cầu điều chỉnh, bổ sung hồ sơ trước khi tiến hành lại việc tiếp nhận hồ sơ.

Đối với hồ sơ đòi hỏi có sự phối hợp liên ngành của các cơ quan chuyên môn khác, phòng chuyên môn phải xây dựng quy trình phối hợp giải quyết theo hướng:

+ Phát hành văn bản xin ý kiến thống nhất trong việc thụ lý hồ sơ.

+ Tổ chức họp với các ngành để lập biên bản về những nội dung thống nhất và kiến nghị đề xuất với cấp trên.

Sau khi giải quyết xong, phòng chuyên môn chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho thành viên của Bộ phận TN&TKQ được phân công trực để giao cho tổ chức, cá nhân đảm bảo đúng thời gian hẹn trả.

Trường hợp đến ngày hẹn trả nhưng phòng chuyên môn chưa giải quyết xong hồ sơ thì phải lập Phiếu gia hạn trả hồ sơ gửi cho tổ chức, cá nhân có liên quan, nêu rõ lý do chậm trễ; thời gian gia hạn tùy tình hình thực tế nhưng không, được vượt quá thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định cho từng loại hồ sơ.

Đối với các hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, phòng chuyên môn chuyển hồ sơ và văn bản tham mưu đến Bộ phận TN&TKQ của Sở Ngoại vụ để viết Phiếu chuyển gửi Bộ phận TN&TKQ của Văn phòng UBND tỉnh, sau đó chuyển lại cho Văn thư của Sở để chuyển lên UBND tỉnh. Sau khi nhận kết quả giải quyết từ UBND tỉnh, Văn thư Sở chuyển lại cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả để giao cho tổ chức, cá nhân.

Thời gian thụ lý cho từng loại thủ tục phải thực hiện theo đúng Quyết định số 1004/QĐ-UBND ngày 26/4/2008 của UBND tỉnh.

3. Thẩm quyền ký giải quyết hồ sơ:

- Đối với những loại hồ sơ theo Quy chế làm việc quy định thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc, thì Giám đốc giải quyết, sau đó chuyển lại cho công chức phụ trách hồ sơ.

- Đối với những loại hồ sơ theo Quy chế làm việc của Sở quy định thuộc thẩm quyền giải quyết của Phó Giám đốc Sở thì Giám đốc Sở duyệt chuyển cho Phó Giám đốc giải quyết, sau đó chuyển lại cho công chức phụ trách hồ sơ.

4. Trả hồ sơ:

Bộ phận TN&TKQ có trách nhiệm trả kết quả hồ sơ cho tổ chức, công dân theo đúng thời gian đã hẹn. Trường hợp không thể giải quyết hồ sơ theo đúng thời gian quy định như đã hẹn, thì công chức của Bộ phận TN&TKQ có trách nhiệm giải thích cho tổ chức, công dân biết lý do và phải viết phiếu hẹn lần 2, trong phiếu ghi rõ lý do viết phiếu lại, thời gian hẹn trả kết quả lần 2; Công chức phải báo cáo với Trưởng bộ phận về việc lỡ hẹn lần 1 và phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở về việc chậm trễ do mình gây ra.

Ghi chép và cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận giao trả hồ sơ theo quy trình sử dụng phần mềm.

Yêu cầu tổ chức, cá nhân ký nhận kết quả vào sổ theo dõi và thu hồi phiếu tiếp nhận hồ sơ.

Chương 5.

XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 12. Trong khi thi hành nhiệm vụ, công chức của Bộ phận TN&TKQ và các công chức khác thuộc Sở phải chấp hành Pháp lệnh công chức và phải thực hiện đúng các quy định tại Quy chế này, nếu làm trái quy định của pháp luật và Quy chế này, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật và nếu gây thiệt hại thì phải bồi dưỡng theo quy định của pháp luật.

Tổ chức, công dân trong quá trình yêu cầu giải quyết công việc phải chấp hành các quy định của cơ quan hành chính nhà nước về việc bảo đảm trật tự, an ninh, thực hiện theo đúng quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật khác của Nhà nước, nếu phát hiện thấy những dấu hiệu tiêu cực, nhũng nhiễu, gây phiền hà cho tổ chức, công dân của công chức trong Sở, cần thông báo ngay với Giám đốc Sở hoặc cấp có thẩm quyền để có hình thức xử lý theo quy định của pháp luật.

Chương 6.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 13. Bộ phận TN&TKQ, CBCCVC thuộc Sở tổ chức thực hiện Quy chế này.

Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc cần góp ý bổ sung, điều chỉnh thì báo cáo kịp thời để Ban Giám đốc xem xét, chỉ đạo giải quyết./.