UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 6263/QĐ-UBND	Nghệ An, ngày 24 tháng 12 năm 2013

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH NGHỆ AN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;

Căn cứ các Thông tư của Bộ Nội vụ: số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 263/TTr-SNV ngày 04/12/2013,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Nghệ An.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Những quy định trước đây trái với Quyết định này đều bị bãi bỏ.

Điều 3. Giao Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Quyết định này.

Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Giám đốc các Sở, ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan căn cứ Quyết định thi hành./.

 

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Lê Xuân Đại

 

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH NGHỆ AN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 6263/QĐ-UBND ngày 24/12/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Nghệ An; được áp dụng đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã và các cơ quan, đơn vị có liên quan (sau đây gọi chung là cơ quan).

2. Công tác văn thư quy định tại Quy chế này bao gồm các hoạt động về: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu.

3. Công tác lưu trữ quy định tại Quy chế này bao gồm các hoạt động về: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và đơn, thư gửi đến cơ quan, đơn vị dưới mọi hình thức: trực tiếp, chuyển qua mạng, qua máy fax, thư điện tử...

2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành do cơ quan, đơn vị phát hành.

3. Bản thảo văn bản là bản được viết tay hoặc đánh máy, được hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.

4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

5. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan ban hành.

6. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định (bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính).

7. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định (bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính).

8. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

9. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

10. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

11. Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.

12. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

13. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

14. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

15. Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan theo quy định của pháp luật.

16. Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

17. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

18. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

Điều 3. Hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ

1. Cấp tỉnh: Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ. Là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật.

Biên chế của Chi cục do UBND tỉnh quyết định trong tổng số biên chế hành chính và sự nghiệp của Sở Nội vụ và phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Cấp huyện: Phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho UBND huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện và chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Nghệ An. Biên chế công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ do Phòng Nội vụ bố trí trong biên chế được giao và phải có đủ tiêu chuẩn của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

3. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; các đơn vị sự nghiệp nhà nước và các tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc cấp tỉnh, cấp huyện tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp.

4. Cấp xã: Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ và phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ.

Điều 4. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

1. Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh, có sự phân công, phân cấp trách nhiệm, quyền hạn quản lý đối với các cơ quan, tổ chức.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành các chế độ, quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ; hướng dẫn kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan trên địa bàn tỉnh và Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.

2. Phòng Nội vụ các huyện, thành, thị tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện, thành, thị hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan trên địa bàn chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan trên địa bàn thuộc phạm vi quản lý.

3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm trực tiếp quản lý kho lưu trữ; tiếp nhận tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh; thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ; phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

4. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện,thị xã thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trong phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ được giao có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

5 . Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm thực hiện quy định này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 5. Nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ

1. Nhiệm vụ của văn thư cơ quan:

a) Thực hiện quy trình văn bản đi.

b) Thực hiện quy trình văn bản đến.

c) Hướng dẫn lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

d) Sắp xếp, bảo quản bản lưu và phục vụ tra cứu, sử dụng theo yêu cầu công tác của cơ quan.

e) Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan.

2. Nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan:

a) Giúp người đứng đầu cơ quan hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

b) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

c) Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

1. Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Người đứng đầu các cơ quan trực tiếp quản lý bí mật nhà nước phải thường xuyên kiểm tra, chỉ đạo thống kê, cất giữ, bảo quản bí mật nhà nước trong phạm vi quyền hạn của mình. Mỗi lần kiểm tra đều lập biên bản lưu tại bộ phận có nhiệm vụ bảo mật.

3. Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ cam kết bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

1. Hàng năm, Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo việc lập dự trù kinh phí, trang thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

2. Sở Tài chính, Phòng Tài chính - Kế hoạch (đối với cấp huyện) căn cứ quy định của Nhà nước và nhu cầu của mỗi ngành, mỗi cấp để xác định bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ theo phân cấp quản lý.

3. Thủ trưởng các cơ quan, Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị và UBND các xã, phường, thị trấn phải bảo đảm kinh phí được cấp, tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phù hợp với tình hình phát triển chung và hội nhập quốc tế.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 8. Hình thức văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật

Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND gồm:

- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp;

- Quyết định và Chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp.

2. Văn bản hành chính bao gồm: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Bản ghi nhớ, Bản cam kết, Bản thỏa thuận, Giấy chứng nhận, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Thư công.

3. Văn bản chuyên ngành, văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

4. Văn bản trao đổi với cơ quan hoặc cá nhân nước ngoài.

Điều 9. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

4. Đối với văn bản thực hiện trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan thuộc tỉnh Nghệ An thống nhất sử dụng phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

5. Văn bản trao đổi với cơ quan hoặc cá nhân nước ngoài: Thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam và theo thông lệ quốc tế.

Điều 10. Soạn thảo văn bản

1. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2004; Quyết định số 11/2008/QĐ-UBND ngày 21/01/2008 của Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An ban hành quy định về trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật trên địa bàn tỉnh Nghệ An.

2. Soạn thảo văn bản hành chính và các văn bản khác được quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

b) Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản soạn thảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trình duyệt dự thảo văn bản;

- Căn cứ vào tính chất, nội dung công việc trong văn bản nếu thấy cần đăng tải thông tin trên mạng thì tại phần “Nơi nhận” phải gửi thêm Cổng thông tin điện tử tỉnh Nghệ An.

Điều 11. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1. Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo phải trình kèm theo các văn bản, tài liệu có liên quan.

2. Bản thảo văn bản do người có thẩm quyền ký duyệt. Trường hợp thấy cần phải sửa đổi, bổ sung bản thảo đã được duyệt, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo phải trình người có thẩm quyền ký văn bản xem xét, quyết định.

Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Người chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành, phải ký nháy vào vị trí kết thúc nội dung văn bản (sau dấu ./.); đề xuất mức độ khẩn, mật; đối chiếu với các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký ban hành.

2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp hoặc người phụ trách công tác hành chính (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng) giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Điều 13. Ký văn bản

1. Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức; người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu; cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

2. Đối với các cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể

a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo Điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;

- Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể ký thay (KT.) người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

b) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng hành chính hoặc Trưởng một số tổ chức ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản hành chính thông thường. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

3. Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

4. Ký thừa uỷ quyền

Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa uỷ quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền.

5. Chức vụ, họ và tên của người ký

a) Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản. Chỉ ghi chức danh, như: Giám đốc, Phó Giám đốc... không ghi lại tên cơ quan, trừ các văn bản liên ngành.

b) Chức vụ ghi trên văn bản của các tổ chức tư vấn, như: Ban, Hội đồng của cơ quan ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban, Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan của người ký ở dưới.

c) Họ và tên bao gồm: họ, chữ đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với những văn bản hành chính, trước họ và tên của người ký, không ghi học hàm, học vị hoặc các danh hiệu khác (TS, ThS...).

Điều 14. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.

2. Việc sao văn bản do người có thẩm quyền ký sao văn bản quyết định; đối với các văn bản có dấu chỉ mức độ mật thì thực hiện theo quy định của pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Hình thức, thể thức bản sao văn bản được thực hiện theo Điều 16, Điều 17 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật và có giá trị pháp lý như bản chính.

5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định Khoản 1 Điều này chỉ có giá trị thông tin tham khảo.

6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến nghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 15. Nguyên tắc chung

1. Văn bản đi, văn bản đến của các cơ quan, tổ chức, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại Văn thư của cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan, thì cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “HỎA TỐC” (kể cả “HỎA TỐC HẸN GIỜ), “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

3. Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại Quyết định số 88/2010/QĐ-UBND ngày 17/11/2010 của UBND tỉnh Nghệ An .

Điều 16. Quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến cơ quan phải được quản lý theo trình tự sau đây:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến;

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

b) Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

c) Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức để xử lý.

d) Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.

e) Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến

a) Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

b) Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.

c) Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

a) Sau khi nhận được văn bản đến, người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời văn bản đến.

b) Người đứng đầu cơ quan và cá nhân được chuyển giao văn bản đến căn cứ nội dung văn bản có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

c) Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.

d) Văn thư có trách nhiệm tổng hợp văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

e) Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.

Điều 17. Quản lý văn bản đi

Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản;

- Đăng ký văn bản đi;

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Lưu văn bản đi.

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản.

a) Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

b) Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

- Ghi số của văn bản

+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng;

+ Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng;

+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Ghi ngày, tháng của văn bản

+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành;

+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

c) Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

2. Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.

a) Lập sổ đăng ký văn bản đi

- Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp và theo đúng quy định hiện hành;

- Văn bản mật đi được đăng ký riêng.

b) Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp cổ truyền (đăng ký bằng sổ) hoặc đăng ký trên máy vi tính.

3. Đánh máy, nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

Việc đánh máy, nhân văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

a) Văn bản phải được đánh máy sạch sẽ, rõ ràng, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

b) Nhân bản

- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu văn thư;

- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.

- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

- Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.

c) Đóng dấu cơ quan

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái.

- Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.

- Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

- Đóng dấu giáp lai: Đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định sau:

- Đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lý chuyên ngành.

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

d) Đóng dấu mức độ khẩn, mật

- Việc đóng dấu các mức độ khẩn (“HỎA TỐC”, “HỎA TỐC HẸN GIỜ”, “THƯỢNG KHẨN”, “KHẨN”) trên văn bản được thực hiện theo quy định sau:

Con dấu độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm; 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên dấu khắc các từ: “HỎA TỐC”, “HỎA TỐC HẸN GIỜ”,“KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Mực để đóng dấu độ khẩn là mực màu đỏ tươi.

- Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2012/TT-BCA (A11) của Bộ Công an; mực để đóng dấu độ mật là mực màu đỏ tươi.

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Thủ tục phát hành văn bản đi: Văn thư cơ quan tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:

- Lựa chọn bì;

- Viết bì;

- Vào bì và dán bì;

- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

b) Chuyển phát văn bản đi

- Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản;

- Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính;

- Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;

- Văn bản đi có thể được chuyển bằng máy fax, qua mạng để thông tin nhanh, sau đó gửi bản chính (không áp dụng đối với văn bản có độ mật).

- Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ, quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an và Điều 8 Quyết định số 88/2010/QĐ-UBND ngày 17/11/2010 của UBND tỉnh Nghệ An.

c) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý.

5. Lưu văn bản đi

a) Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại văn thư cơ quan và bản chính lưu trong hồ sơ công việc của cá nhân phụ trách.

b) Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan phải được đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

c) Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Mục 3. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 18. Quản lý con dấu

1. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.

2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức, con dấu của đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau đây:

a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan và chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ và ngoài giờ làm việc;

b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức, văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.

4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách, sáp nhập hoặc giải thể phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

Điều 19. Sử dụng con dấu

1. Những văn bản do cơ quan nào ban hành phải đóng dấu của cơ quan đó.

2. Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan.

3. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền; đóng dấu phải đối chiếu với bản gốc và đúng số lượng nhân bản đã được ghi ở nơi nhận văn bản.

4. Đối với văn bản đóng dấu độ Mật, Tối mật, Tuyệt mật phải là mực tươi màu đỏ.

5. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

Mục 4. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 20. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

b) Thu thập văn bản vào hồ sơ

- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc, vụ việc vào hồ sơ;

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách, báo không cần để trong hồ sơ;

- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

2. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành hồ sơ.

b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải liên quan chặt chẽ với nhau, phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 21. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu

1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

c) Đối với hồ sơ, tài liệu của các cơ quan tố tụng được nộp lưu trữ sau khi kết thúc quy trình tố tụng.

2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

a) Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại, hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.

b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.

c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trong trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì).

d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

3. Thủ tục nộp lưu:

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu, mỗi bên giữ mỗi loại một bản.

Điều 22. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra việc xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan của cơ quan.

2. Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:

a) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

b) Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan.

c) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan chỉ đạo việc kiểm tra, hướng dẫn công chức, viên chức và các đơn vị trực thuộc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan cấp dưới.

3. Người đứng đầu đơn vị trực thuộc các cơ quan có trách nhiệm: tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ của cơ quan.

4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan:

a) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc; cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Điều 17 Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ và công văn số 1606/SNV-VTLT ngày 27/11/2013 của Sở Nội vụ tỉnh Nghệ An. Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc để làm căn cứ giải quyết công việc hàng ngày.

b) Trường hợp đơn vị, tổ chức hoặc cán bộ, công chức, viên chức có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc chuyên môn thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu gửi lại cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

c) Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác đến đơn vị mới thì cán bộ, công chức, viên chức phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm tiếp nhận. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận của hai bên.

5. Trách nhiệm của Văn thư (phòng, ban) trực thuộc các cơ quan:

a) Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của từng cá nhân trong đơn vị (phòng, ban) xác định hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu.

b) Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

c) Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho lưu trữ cơ quan.

6. Trách nhiệm của Văn thư các cơ quan

a) Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan.

b) Đầu năm, Văn thư cơ quan, tổ chức sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị trực thuộc, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thư cơ quan chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho các đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ (tiêu chuẩn bìa hồ sơ, hộp bảo quản, giá bảo quản tài liệu lưu trữ thực hiện theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố tiêu chuẩn Quốc gia Bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ);

c) Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.

7. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

a) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu;

b) Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp thấy thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết; hồ sơ bao gồm:

- Viết bìa theo mẫu, đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ;

- Lập mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ có thời hạn riêng;

- Sắp xếp hồ sơ vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp đưa lên giá.

c) Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

Điều 23. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm, cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

2. Phối hợp với các cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức xác định những hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ.

3. Phối hợp, hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Điều 24. Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử

1. Lưu trữ lịch sử tỉnh (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) có thẩm quyền thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và các tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức sau:

a) Các cơ quan, tổ chức nhà nước cùng cấp ở địa phương;

b) Các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật;

c) Các tổ chức khác theo quy định của pháp luật;

d) Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ.

2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

a) Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập;

b) Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo; vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.

3. Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử tỉnh: Lập kế hoạch thu thập tài liệu; phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập; hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.

“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Lưu trữ của cơ quan, tổ chức và Chi cục Văn thư - Lưu trữ giữ mỗi loại một bản.

4. Danh mục và thành phần tài liệu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An phê duyệt.

5. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, các cơ quan trong Danh mục cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

b) Tài liệu ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác được quy định, như sau:

- Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành công an, quốc phòng, ngoại giao phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày;

- Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức.

6. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận tài liệu được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn.

Điều 25. Chỉnh lý tài liệu

1. Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

2. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ.

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập).

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan.

3. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:

a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ.

b) Được xác định thời hạn bảo quản.

c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá.

d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu.

đ) Có danh mục tài liệu hết giá trị.

4. Nghiệp vụ chỉnh lý thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước.

Điều 26. Thời hạn bảo quản tài liệu

1. Đối với tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố thực hiện theo quy định tại Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

2. Đối với tài liệu được hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành (nếu có).

3. Tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn thực hiện theo quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Điều 27. Xác định giá trị tài liệu

1. Văn thư, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xác định, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan mình sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo nguyên tắc và đạt các yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn;

b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Điều 28. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, cơ quan phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan quyết định thành lập. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:

- Lãnh đạo cơ quan, tổ chức - Chủ tịch Hội đồng;

- Đại diện của cơ quan lưu trữ cấp trên (nếu có) - Uỷ viên;

- Lãnh đạo phòng, ban, đơn vị có tài liệu - Uỷ viên;

- Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan - Uỷ viên (thư ký hội đồng);

- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị - Uỷ viên.

3. Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Lãnh đạo cơ quan, tổ chức quyết định mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị.

4. Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

a) Từng thành viên trong Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại. Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần).

b) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến loại. Biên bản cuộc họp có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng và được lập thành 02 bản, một bản lưu tại hồ sơ huỷ tài liệu, một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.

c) Thông qua biên bản trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức quyết định.

5. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan; đồng thời lựa chọn hồ sơ, tài liệu lưu trữ để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; Việc hủy tài liệu hết giá trị theo Điều 29 của Quy chế này.

Điều 29. Huỷ tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Đối với nhóm tài liệu lưu trữ có thời hạn, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Phông Lưu trữ lịch sử tỉnh Nghệ An.

2. Trình tự, thủ tục, nguyên tắc, hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị

a) Quy trình tiêu huỷ tài liệu:

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị;

- Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét huỷ tài liệu hết giá trị;

- Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

b) Hồ sơ trình xét huỷ tài liệu hết giá trị:

- Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

- Dự thảo quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu đơn vị chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu).

c) Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ:

- Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

d) Hồ sơ tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm:

- Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị;

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (đối với đơn vị chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu);

- Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;

- Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;

- Biên bản về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Các tài liệu khác có liên quan.

3. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Mục 2. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỐNG KÊ

Điều 30. Thống kê tài liệu lưu trữ

1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ lịch sử tỉnh Nghệ An, tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý. Thống kê lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật và tài liệu hạn chế sử dụng.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện báo cáo thống kê của cơ quan, tổ chức mình theo quy định hiện hành của nhà nước.

3. Đối tượng thống kê:

a) Công tác văn thư gồm: văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư; tổ chức văn thư; nhân sự làm công tác văn thư; văn bản đi, văn bản đến; hồ sơ; trang thiết bị dùng cho văn thư.

b) Công tác lưu trữ: văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ; tổ chức lưu trữ; nhân sự làm công tác lưu trữ; tài liệu lưu trữ; thu thập và loại hủy tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ.

c) Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ.

4. Thống kê về công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định sau:

a) Quy định việc gửi báo cáo thống kê cơ sở:

- UBND cấp xã, các phòng, ban và cơ quan thuộc huyện gửi báo cáo về Phòng Nội vụ các huyện, thành, thị để tổng hợp;

- Các cơ quan trực thuộc các Sở, ban, ngành gửi báo cáo về đơn vị chủ quản để tổng hợp.

b) Quy định việc gửi báo cáo thống kê tổng hợp:

- Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo Sở Nội vụ (gửi Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh);

- Phòng Nội vụ các huyện, thành, thị tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã và báo cáo Sở Nội vụ (gửi Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh);

- Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh) tổng hợp số liệu của các cơ quan cấp tỉnh và cấp huyện và báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

c) Các bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê tài liệu đang giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ, tài liệu, sổ đăng ký các Phông lưu trữ, mục lục hồ sơ của từng Phông, sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ.

5. Kỳ hạn báo cáo và thời hạn gửi báo cáo

a) Kỳ hạn báo cáo: 01 năm, tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm báo báo.

b) Thời hạn gửi báo cáo:

- Trước ngày 15 tháng 01 năm liền kề với năm báo cáo đối với báo cáo thống kê cơ sở;

- Trước ngày 31/01 năm kế tiếp của năm báo cáo: cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh theo mẫu báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ;

- Trước ngày 15/02 năm kế tiếp của năm báo cáo: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh tổng hợp báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước theo mẫu báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ.

Mục 3. BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 31. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Nguyên tắc

a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan do các cán bộ, công chức, đơn vị bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó.

b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ trang thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.

2. Trách nhiệm

a) Chánh Văn phòng cơ quan và Lãnh đạo các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy trình về bảo quản tài liệu lưu trữ:

- Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định;

- Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

- Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

- Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.

b) Cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm:

- Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu;

- Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu trên cơ sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế.

Điều 32. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan

a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan và các nhu cầu riêng chính đáng.

b) Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan do Thủ trưởng cơ quan quyết định.

2. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử

a) Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật theo quy định của pháp luật.

b) Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đối với những loại tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được phép sử dụng rộng rãi.

c) Giám đốc Sở Nội vụ quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.

d) Chủ tịch UBND tỉnh quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật của tỉnh.

đ) Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật của các Bộ, ngành và đơn vị khác được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

e) Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng theo quy định tại Chương IV Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.

b) Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan nơi công tác; vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh nhân dân; đối với độc giả là người nước ngoài phải xuất trình hộ chiếu. Trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có đề cương.

3. Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.

b) Giám đốc Sở Nội vụ quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử tỉnh để sử dụng trong nước, trên cơ sở đề xuất của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

c) Chủ tịch UBND tỉnh quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trên cơ sở đề xuất của Giám đốc Sở Nội vụ.

d) Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử trước khi mang ra khỏi Lưu trữ lịch sử tỉnh để sử dụng trong nước hay mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

4. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

a) Lưu trữ cơ quan phải có Nội quy phòng đọc.

b) Công chức, viên chức lưu trữ phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu. Ngoài ra cơ quan có thể sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ.

c) Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước.

d) Đơn vị, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật thông tin và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu.

5. Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ

a) Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thực hiện.

Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.

b) Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý.

Cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

c) Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí.

d) Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.

Mục 3. HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ

Điều 33. Hoạt động dịch vụ lưu trữ

1. Tổ chức, cá nhân được hoạt động dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về: Đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ; cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp; có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

2. Tổ chức, cá nhân đã được cấp có thẩm quyền cho phép thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ trước khi Luật Lưu trữ và Nghị định quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ có hiệu lực, nếu tiếp tục thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ phải đảm bảo các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này.

3. Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên phạm vi địa bàn tỉnh.

Điều 34. Cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

1. Cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

2. Trường hợp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hết thời hạn sử dụng hoặc bị hỏng, bị mất; hoặc cá nhân có nhu cầu bổ sung nội dung hành nghề thì được cấp có thẩm quyền xem xét cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

3. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị thu hồi trong một số trường hợp theo quy định tại Khoản 2 Điều 37 Luật Lưu trữ; Điều 23 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ.

4. Giám đốc Sở Nội vụ cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Sở Nội vụ xem xét và cấp, cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Trường hợp cơ quan, tổ chức cá nhân không được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ thì Sở Nội vụ phải thông báo và nêu rõ lý do bằng văn bản và niêm yết tại trụ sở cơ quan.

Điều 35. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ

1. Tuân thủ các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ và pháp luật có liên quan và thực hiện đúng những nội dung theo hợp đồng đã ký kết.

2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả chuyên môn nghiệp vụ và phải bồi thường thiệt hại trong quá trình thực hiện dịch vụ theo quy định của pháp luật.

3. Cơ quan, tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ chịu trách nhiệm quản lý hoạt động nghề nghiệp của các nhân viên thuộc quyền quản lý của mình và có trách nhiệm báo cáo kịp thời về cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền những nhân viên vi phạm các quy định của pháp luật trong quá trình hành nghề.

4. Giải trình hoặc cung cấp các thông tin, số liệu liên quan đến kết quả thực hiện dịch vụ khi có khiếu nại hoặc theo yêu cầu bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

5. Bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ; lưu trữ hồ sơ, tài liệu về việc thực hiện dịch vụ lưu trữ.

6. Hàng năm, các cơ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản về Sở Nội vụ nơi cơ quan, tổ chức cá nhân đăng ký hoạt động dịch vụ về việc thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ (kèm theo Danh sách các hợp đồng cung cấp dịch vụ trong phạm vi giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân và các hợp đồng đã thực hiện).

Điều 36. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ

1. Lựa chọn cơ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Quản lý, giám sát đối với hoạt động cung cấp dịch vụ lưu trữ theo hợp đồng đã được ký kết giữa cơ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Điều 37. Trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh

Sở Nội vụ có quyền kiểm tra, thanh tra về hoạt động dịch vụ lưu trữ.

1. Kiểm tra, thanh tra Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ và Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của các cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý.

2. Giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ.

3. Hàng năm tổng hợp và báo cáo Bộ Nội vụ về hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 38. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Các tập thể, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định hiện hành. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ được đánh giá, xếp loại hàng năm và đưa vào đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức.

2. Mọi tổ chức và cá nhân có hành vi vi phạm các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ hoặc cố tình gây khó khăn cho công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 39. Khiếu nại và tố cáo

1. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Điều 40. Hướng dẫn, triển khai thực hiện

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện Quy chế tại các cơ quan thuộc phạm vi quản lý; Chủ trì phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức phổ biến quy chế này trên trang Website của tỉnh.

2. Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm:

a) Phổ biến, triển khai thực hiện các nội dung tại Quy chế này;

b) Căn cứ Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan chỉ đạo việc xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan phù hợp tình hình và điều kiện thực tế của cơ quan, tổ chức.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề cần điều chỉnh, sửa đổi hoặc phát sinh mới, các đơn vị phản ánh về Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.