THÔNG TƯ

Ngày 02 tháng 7 năm 1971, Thủ tướng Chính phủ đã ra thông tư số 186-TTg quy định cách xử lý và hạch toán đối với một số khoản chi phí liên quan đến giá thành và phí lưu thông thay thế các thông tư số 115-TTg và 75-TTg ban hành năm 1963, 1964.

Thông tư này hướng dẫn cách giải quyết đối với thiệt hại do thiên tai, hỏa hoạn thay cho Thông tư số 28-TT/KV ngày 18-4-1966 của Bộ Nông trường.

I. NẮM VỮNG QUY LUẬT THỜI TIẾT, CHỦ ĐỘNG VÀ TÍCH CỰC PHÒNG TRÁNH THIÊN TAI, TRIỆT ĐỂ PHÒNG TRÁNH HỎA HOẠN

Thiên tai như hạn, lụt, úng, gió bão, sương muối đều xảy ra theo quy luật thời tiết nhất định, ở những vùng nhất định. Qua kinh nghiệm sản xuất của tổ tiên ta cũng như qua kinh nghiệm sản xuất của bản thân các xí nghiệp, trong nhiều năm, chúng ta có thể biết tương đối chính xác ở vùng đất nào và trong lúc nào thường xảy ra thiên tai, do đó, chúng ta có thể có biện pháp để ngăn ngừa thiên tai như chống hạn, chống úng bằng các công trình thủy lợi, bằng rừng chắn gió, v.v…. hoặc nếu chưa có điều kiện để ngăn ngừa thiên tai thì phải phòng tránh thiên tai bằng cách thay đổi mùa vụ, thay đổi loại cây trồng, v.v….

Còn sản xuất nhỏ thì làm ăn nhờ trời, bấp bênh, thiệt hại xảy ra còn ít, nhưng càng tiến lên sản xuất lớn mà vẫn sản xuất bấp bênh, không chủ động đối với khí hậu thời tiết và đất đai thì thiệt hại sẽ rất to lớn.

Vì vậy, các xí nghiệp trong ngành, phải nắm vững tư tưởng tích cực tiến công, nắm vững quy luật của khí hậu, thời tiết, chủ động và tích cực phòng tránh thiên tai để hạn chế đến mức thấp nhất thiệt hại do thiên tai. Phương hướng sản xuất của xí nghiệp, kế hoạch dài hạn cũng như kế hoạch hàng năm đều phải thể hiện tinh thần đó.

Từ nay trở đi, đối với những diễn biến của thời tiết đã thành quy luật thì phải chủ động phòng và tránh. Quy trình kỹ thuật phải đề cập đến các vấn đề phòng tránh đó và chi phí cần thiết để phòng tránh, theo quy trình, sẽ chi và hạch toán vào các khoản vốn thích hợp (vốn kiến thiết cơ bản, kinh phí chuyên dùng hay tính vào giá thành sản phẩm).

Chi những trường hợp đột xuất, thời tiết thay đổi không theo quy luật nào hoặc xảy ra dịch bệnh cho cây trồng và gia súc mà ta chưa có phương pháp phòng và trị thì thiệt hại xảy ra mới được xem là thiệt hại do thiên tai.

Cũng với tinh thần trên, xí nghiệp phải có các biện pháp đầy đủ để phòng hỏa hoạn. Phải có nội quy cụ thể phòng hỏa hoạn ở nơi làm việc, nơi sinh hoạt, giáo dục và đôn đốc, kiểm tra chặt chẽ việc thi hành nội quy, nghiêm khắc thi hành kỷ luật đối với những người vi phạm nội quy phòng hỏa của xí nghiệp. Nếu không có nội quy phòng hỏa thì giám đốc xí nghiệp phải chịu trách nhiệm về thiệt hại xảy ra. Nếu đã có nội quy rồi, đã phổ biến và giáo dục đầy đủ rồi mà chấp hành không nghiêm túc thì thủ trưởng bộ phận phải chịu trách nhiệm và khi xảy ra thiệt hại phải liên đới chịu trách nhiệm với người gây ra thiệt hại.

II. XÁC ĐỊNH THIỆT HẠI VÀ CÁCH GIẢI QUYẾT

Thông tư số 186-TTg Thủ tướng Chính phủ quy định: “Hiện nay ở nước ta, chưa thành lập quỹ bảo hiểm sản xuất cho nên tạm thời hạch toán các thiệt hại vào lỗ lãi của xí nghiệp.

Thiệt hại xảy ra trong trường hợp xí nghiệp đã tích cực đề phòng, ngăn ngừa, sẽ được châm chước khi xét hoàn thành kế hoạch lãi”.

Quy định mới này phù hợp với tinh thần chủ động và tích cực để phòng, ngăn ngừa thiệt hại do thiên tai hỏa hoạn, như đã nói trên. Nếu xí nghiệp để xảy ra thiệt hại thì xí nghiệp phải chịu trách nhiệm và thiệt hại đó hạch toán vào lỗ của xí nghiệp.

Tuy nhiên cũng cần phân biệt các loại thiệt hại để xử lý cho đúng.

Thiệt hại do thiên tai, hỏa hoạn có thể xảy ra cho công trình xây dựng cơ bản, cho tài sản cố định, cho tài sản lưu động của xí nghiệp hoặc làm ngừng trệ công tác của công nhân.

1. Đối với công trình xây dựng cơ bản:

a) Trường hợp công trình xây dựng cơ bản bị thiệt hại có thể phục hồi: số thiệt hại là số chi phí để phục hồi lại công trình co bằng tình trạng trước lúc xảy ra thiệt hại.

Trong trường hợp này, xí nghiệp phải lập dự toán xin bổ sung vốn kiến thiết cơ bản để phục hồi công trình. Khi lập dự toán xin kinh phí phục hồi, phải tính toán phần thu hồi được để trừ bớt đi.

b) Trường hợp bị thiệt hại hoàn toàn không thể phục hồi được nữa, phải thanh lý: số thiệt hại là toàn bộ số vốn đã đầu tư vào công trình đến ngày xảy ra thiệt hại, cộng với chi phí thanh lý, trừ đi giá trị vật liệu thu hồi được (nếu có).

Sau khi cấp trên duyệt y cho thanh lý, số thiệt hại được quyết toán với nguồn vốn cấp phát.

c) Đối với công trình xây dựng cơ bản bằng vốn tự có của xí nghiệp (quỹ xí nghiệp, quỹ phát triển sản xuất, quỹ phúc lợi) thì chi phí phục hồi, chi phí thanh lý đều chi bằng quỹ tự có của xí nghiệp. Trường hợp quỹ của xí nghiệp không đủ để phục hồi thì vay vốn ngân hàng (nếu có điều kiện trả nợ cho ngân hàng trong thời gian quy định) hoặc xin ngân sách cấp bổ sung vốn kiến thiết cơ bản (nếu công trình không thuộc đối tượng cho vay của ngân hàng).

d) Đối với công trình xây dựng cơ bản bằng vốn vay ngân hàng thì chi phí phục hồi được giải quyết bằng vốn vay thêm của ngân hàng theo sự thỏa thuận mới giữa ngân hàng và xí nghiệp.

2. Đối với tài sản cố định:

a) Trường hợp tài sản cố định bị hư hỏng, có thể sửa chữa được: số thiệt hại là chi phí để sửa chữa tài sản cố định đó.

- Trường hợp tài sản cố định bị hư hỏng nhẹ thì hạch toán chi phí sửa chữa vào sửa chữa thường xuyên và tính vào giá thành hoặc phí lưu thông.

- Trường hợp tài sản cố định bị hư hỏng nặng phải trung tu, đại tu thì chi bằng nguồn vốn sửa chữa lớn. Nếu vốn sửa chữa lớn không đủ thì vay thêm ngân hàng về sửa chữa lớn (theo chế độ hiện hành).

b) Trường hợp tài sản cố định bị hư hỏng hoàn toàn thì thiệt hại là giá trị còn lại của tài sản cố định theo sổ sách, cộng với chi phí thanh lý (nếu có) trừ đi giá trị vật liệu có thể thu hồi được.

Tài sản cố định bị thiệt hại được xử lý và hạch toán theo chế độ thanh lý tài sản cố định hiện hành.

3. Đối với tài sản lưu động:

a) Cây trồng: nếu vì thiên tai mà mất trắng thì toàn bộ chi phí đã bỏ ra đều được tính là thiệt hại.

Nếu bị thiệt hại nhưng vẫn còn sản phẩm thu hoạch thì tất cả chi phí phải đầu tư thêm ngoài quy trình kỹ thuật để gieo trồng, chăm sóc đều tính là thiệt hại. Phần chi phí còn lại, tính vào giá thành sản phẩm.

b) Gia súc: số thiệt hại là giá trị của gia súc đến ngày xảy ra thiệt hại, trừ phần có thể thu hồi lại được.

c) Vật tư, sản phẩm: Nếu bị mất hoặc hư hỏng hoàn toàn, số thiệt hại là giá trị vật tư sản phẩm tính theo giá thành thực tế.

Nếu bị kém phẩm chất thì thiệt hại là số chênh lệch giữa giá thành thực tế và tiền thu về vật tư sản phẩm có thể tiêu thụ được.

d) Vật rẻ tiền mau hỏng: thiệt hại là giá trị còn lại của vật rẻ tiền mau hỏng theo sổ sách.

4. Thiệt hại về ngừng sản xuất:

Tiền lương phải trả cho công nhân phải ngừng sản xuất do thiên tai, hoặc phải trả cho công nhân làm các công việc để thanh toán hậu quả của thiên tai như thu dọn nhà cửa, khai thông đường sá, v.v…. đều tính vào thiệt hại do thiên tai.

Các khoản thiệt hại nói ở điểm a, b, c, d và thiệt hại về ngừng sản xuất nói ở mục 4 trên đây đều hạch toán vào lỗ.

Đối với thiệt hại do hỏa hoạn phải giải quyết theo chế độ trách nhiệm vật chất của công nhân, viên chức ban hành theo nghị định số 49-CP ngày 09-4-1968 của Hội đồng Chính phủ.

Số tiền phải bồi thường hạch toán vào tài khoản Thanh toán các khoản bồi thường vật chất. Số thiệt hại không bồi thường được hoặc không có người bồi thường hạch toán vào lỗ.

Sau khi biên bản xác nhận thiệt hại do thiên tai hỏa hoạn được cơ quan chủ quản xét duyệt, số thiệt hại về vốn lưu động sẽ được giảm vốn hoặc được trừ vào lãi nộp cấp trên (đối với xí nghiệp có kế hoạch lãi) hoặc được cấp trên cấp bù lỗ (đối với xí nghiệp có kế hoạch lỗ) theo quyết toán quý, năm gần nhất.

Trong khi chờ đợi cấp trên cấp bù lỗ, nếu xí nghiệp thiếu vốn để giải quyết hậu quả của thiên tai, hỏa hoạn, nhanh chóng phục hồi sản xuất, thì được vay ngắn hạn của ngân hàng.

Khoản vay này coi như là vay nhu cầu tạm thời, ngoài kế hoạch tín dụng đã được xác định, cần được theo dõi riêng. Thời gian trả nợ không quá 3 tháng. Nguồn trả nợ là khoản cấp bù lỗ về thiên tai hoặc trích một phần tiền lãi thực hiện hàng quý. Trường hợp khoản tiền cấp bù lỗ hoặc khoản lãi trích thấp hơn số tiền vay ngân hàng để phục hồi sản xuất thì phần nợ chưa trả hết được chuyển thành nợ vay trong kế hoạch và trong doanh số vay vốn của kế hoạch quý, phải trừ giảm một khoản tiền bằng số nợ chưa trả hết.

Khoản vay này nhằm đáp ứng yêu cầu vốn cần thiết để phục hồi sản xuất, sau khi bị thiên tai, chứ không phải để bù đắp giá trị tổn thất do thiên tai gây ra.

Đối với khối lượng công việc đã hoàn thành hoặc sản phẩm đã sản xuất ra bị thiệt hại do thiên tai, vẫn được tính là khối lượng hoàn thành để tính chi trả lương khi xí nghiệp xin rút tiền lương về chi cho công nhân, viên chức.

III. THỦ TỤC XỬ LÝ

Thông tư số 186-TTg đã quy định là:

“Ngay sau khi gặp thiên tai, hỏa hoạn, xí nghiệp phải chủ động mời một hội đồng, thành phần gồm:

- Đại diện của Ủy ban hành chính từ cấp huyện trở lên,

- Đại diện cơ quan tài chính từ cấp huyện trở lên,

- Đại diện cơ quan công an từ cấp huyện trở lên,

- Đại diện ban giám đốc xí nghiệp và ban chấp hành công đoàn xí nghiệp (nếu là công trường kiến thiết cơ bản đại diện cả bên A và bên B).

Hội đồng này có nhiệm vụ:

- Kiểm kê và trị giá số thiệt hại;

- Tính số chi phí để thanh toán hậu quả của thiên tai, hỏa hoạn;

- Nêu nguyên nhân, quy trách nhiệm;

- Lập biên bản gửi Bộ Tài chính và bộ chủ quản xí nghiệp (đối với xí nghiệp địa phương thì gửi Ty tài chính, Ty chủ quản xí nghiệp và Ủy ban hành chỉnh tỉnh, thành phố) để làm căn cứ xử lý.

Trường hợp thiệt hại ít, theo quy định của bộ chủ quản xí nghiệp (đối với xí nghiệp trung ương) hoặc Ủy ban hành chính tỉnh, thành phố (đối với xí nghiệp địa phương), ban giám đốc xí nghiệp và ban chấp hành công đoàn xí nghiệp có trách nhiệm làm các việc nói trên không phải mời hội đồng”.

Căn cứ vào những điểm trên đây, Ủy ban Nông nghiệp trung ương quy định cụ thể như sau:

1. Trường hợp phải mời hội đồng và thành phần hội đồng:

Xí nghiệp phải mời hội đồng trong trường hợp thiệt hại nghiêm trọng, làm đảo lộn cả kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính của xí nghiệp, phải thay đổi, điều chỉnh lại kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính, kế hoạch xây dựng cơ bản, hoặc trong trường hợp số thiệt hại về tài sản lớn (từ 10.000đ trở lên đối với xí nghiệp địa phương, 15.000đ trở lên đối với xí nghiệp trung ương).

Thành phần hội đồng:

a) Đối với xí nghiệp quốc doanh trực thuộc huyện, hội đồng gồm đại diện Ủy ban hành chính huyện hoặc đại diện Ủy ban nông nghiệp huyện nếu được Ủy ban hành chính huyện ủy quyền, cơ quan tài chính, cơ quan ngân hàng huyện.

b) Đối với xí nghiệp trực thuộc tỉnh, thành phố, hội đồng gồm đại diện Ủy ban hành chính tỉnh hoặc đại diện Ủy ban nông nghiệp tỉnh, thành phố nếu được Ủy ban hành chính tỉnh thành phố ủy quyền, cơ quan tài chính, cơ quan ngân hàng nơi xí nghiệp có tài khoản.

c) Đối với xí nghiệp trực thuộc Ủy ban Nông nghiệp trung ương, hội đồng gồm đại diện của cơ quan quản lý cấp trên của xí nghiệp, (cục, ban, viện trực tiếp quản lý, và khi cần có thể có cả đại diện của Vụ kinh tế kế hoạch, Vụ kế toán tài vụ), đại diện của Ty tài chính thuộc địa phương mà xí nghiệp của trung ương hiện đóng, đại diện cơ quan ngân hàng nơi xí nghiệp mở tài khoản.

d) Trong tất cả các trường hợp thiệt hại đến công trình xây dựng cơ bản, đều phải mời đại diện của ngân hàng kiến thiết có trách nhiệm cấp phát và quản lý công trình (đối với công trình do Nhà nước cấp phát) hay đại diện cơ quan ngân hàng Nhà nước (đối với công trình dùng vốn vay của ngân hàng Nhà nước).

e) Trong tất cả các trường hợp hỏa hoạn có nghi vấn về nguyên nhân thì phải mời đại diện của cơ quan công an.

g) Trong tất cả mọi trường hợp đều có đại diện của ban giám đốc và ban chấp hành công đoàn xí nghiệp.

Khi xét phải mời hội đồng xí nghiệp phải dùng phương tiện nhanh nhất để triệu tập và quy định giờ ngày họp.

Đối với hỏa hoạn, hội đồng phải bắt đầu làm việc trong vòng 24 giờ ngay sau khi hỏa hoạn.

Đối với thiên tai, hội đồng phải bắt đầu làm việc trong vòng 5 ngày, sau khi xảy ra thiên tai.

Hội đồng phải đến tận nơi, để xem xét tại chỗ và lập biên bản theo quy định trong thông tư số 186-TTg. Nếu đến ngày quy định mà có đại biểu vắng mặt thì hội đồng vẫn làm việc và trong biên bản, ghi rõ đại biểu vắng mặt.

Xí nghiệp huy động các cơ quan chuyên môn, nghiệp vụ của mình để giúp hội đồng làm các công việc kiểm kê, trị giá thiệt hại, tính chi phí thanh toán hậu quả của thiên tai, hỏa hoạn, xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm v.v.

Trong khi chờ đợi hội đồng họp, xí nghiệp vẫn có thể tiến hành các công việc cần thiết để bảo vệ tài sản, phục hồi sản xuất, phục hồi sinh hoạt (trừ trường hợp phải giữ nguyên hiện trường về hỏa hoạn để điều tra tìm nguyên nhân hoặc thủ phạm) xí nghiệp cần tổ chức theo dõi, ghi chép các công việc đã làm để báo cáo lại với hội đồng.

2. Trường hợp không phải mời hội đồng:

Ngoài những trường hợp quy định trên đây thì ban giám đốc xí nghiệp và ban chấp hành công đoàn lập biên bản, nhưng cũng phải đảm bảo nội dung yêu cầu về nhiệm vụ của hội đồng.

IV. ĐIỀU KIỆN THI HÀNH

Thông tư này thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 1974.

Kèm theo thông tư này là mẫu biên bản xác định thiệt hại do thiên tai, hỏa hoạn^([*])