Xác định chi phí hợp lý cho doanh nghiệp

Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định như sau:

“Điều 4. Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:

 “Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng

… "

Theo quy định trên, cần xác định rõ công ty bạn thuê xe hay mượn xe?

Thứ nhất, hợp đồng thuê xe:

* Nếu công ty bạn thuê xe của cá nhân thì căn cứ Điều 4 Thông tư 92/2015/TT-BTC quy định: Hộ gia đình, cá nhân cho thuê tài sản có tổng doanh thu trong năm dương lịch của các hợp đồng cho thuê tài sản lớn hơn 100 triệu đồng/ năm thì phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN.

Theo đó, khi công ty đã có hóa đơn thuê xe từ người cho thuê xe thì chi phí thuê xe sẽ được tính làm chi phí doanh nghiệp.

– Hợp đồng thuê xe

– Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của việc thuê xe

– Chứng từ thanh toán

– Mục đích của việc thuê xe phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh

Để chi phí xăng xe của xe đi thuê được tính là chi phí hợp lý, công ty cho thuê xe phải cung cấp thêm các chứng từ:

– Lịch trình hoạt động xe

– Định mức sử dụng nhiên liệu

– Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy.Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng

– Hóa đơn GTGT của xăng

Thứ hai, hợp đồng mượn xe: Trường hợp này thì công ty không phải đóng thuế như trường hợp thuê xe, nhưng không được tính chi phí thuê xe, chỉ được tính chi phí xăng xe.

Căn cứ theo Công văn số 4708/TCT-CS của Tổng cục thuế đã có hướng dẫn về chính sách thuế TNDN thì để những chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng xe đi mượn được tính vào chi phí doanh nghiệp thì cần những giấy tờ sau:

Hợp đồng mượn xe ô tô.

Các chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng phải được quy định cụ thể trong hợp đồng mượn xe.

Các chi phí này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Đáp ứng đủ các điều kiện về khấu trừ, tính vào chi phí theo quy định của pháp luật.

Do vậy, trong trường hợp này công ty bạn nên làm hợp đồng thuê xe để có thể hợp lý hóa đơn xăng dầu và các chi phí khác.

Trên đây là câu trả lời của Hệ Thống Pháp Luật Việt Nam liên quan đến yêu cầu câu hỏi của bạn. Hy vọng câu trả lời của chúng tôi sẽ hữu ích cho bạn.

Nếu có bất cứ vướng mắc gì về pháp lý mời bạn tiếp tục đặt câu hỏi. Chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp.

Trân trọng cảm ơn.

BBT.Hệ Thống Pháp Luật Việt nam